黨政機關公文須強化規(guī)范意識

■蔡振康

（作者為江蘇省干部教育培訓《黨政機關公文寫作處理》名課名師）

公文擬制是公文處理工作中的重要內容，包括公文起草、審核、簽發(fā)等，代表著各級黨政機關的工作作風和文風，應在嚴格規(guī)范其格式及標注上把好關口。

黨政機關公文以白紙黑字的“紅頭文件”形式出現(xiàn)，應當依據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳2012 年4 月16 日印發(fā)、2012 年7 月1 日施行的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)范擬制。公文擬制是公文處理工作中的重要內容，包括公文的起草、審核、簽發(fā)等。本文圍繞公文規(guī)范擬制中的規(guī)范格式及其標注的問題談幾點初淺認識。

規(guī)范發(fā)文機關標志編排

《條例》明確，發(fā)文機關標志“由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加‘文件’二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱?！爆F(xiàn)實中，這些規(guī)范精神沒有得到全面、完整、準確落實。表現(xiàn)之一：標志編排擁擠，影響美觀。有的發(fā)文機關標志在一行編排字體小、字間距擁擠；有的臨時性機構發(fā)文機關標志分上下兩行編排，仍顯字體小、字間距擁擠。究其原因，主要是沒有合理使用規(guī)范化簡稱所致。如“××市新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作領導小組醫(yī)療救治組文件”，如使用規(guī)范化簡稱、刪去“文件”二字、變換字號、“醫(yī)療救治小組”通過發(fā)文字號體現(xiàn)等，就可在一行中比較美觀地編排；又如“中共××省人力資源和社會保障廳黨組”，因使用了規(guī)范化簡稱且沒有出現(xiàn)“文件”二字，在一行中編排就顯得美觀大方。表現(xiàn)之二：聯(lián)合行文標志不按規(guī)范標準編排?！稐l例》《格式》明確，“聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱”“如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般將主辦機關名稱排列在前”“公文首頁必須顯示正文”。這些既是公文擬制的規(guī)范也是格式標注的標準，需要融會貫通地理解、把握和應用。曾有一份51 個部門、機構、單位的聯(lián)合行文，因標志行間距和字體過小且擁擠在公文首頁不規(guī)范編排，致使無法正常辨認而成為“網紅”；曾有不“單獨用主辦機關名稱”作公文標志，不僅首頁未能顯示正文，還將發(fā)文機關標志延續(xù)到第二頁標注，而成為“網紅”；有的聯(lián)合行文主辦機關名稱不在前列編排，給相關各方和人民群眾咨詢、釋疑和檢索該文帶來不便而備受質疑。表現(xiàn)之三：同一發(fā)文機關標志不統(tǒng)一。主要表現(xiàn)在發(fā)文機關標志使用字數(shù)多少、字體大小、印刷色度深淺等不一致。如：有的標志中有“文件”二字，有的則沒有；有的標志使用小標宋體字，有的則沒有；有的標志顏色為紅色，有的紅色偏淡、近乎淡黃。地方黨政機關及其部門、機構、單位的發(fā)文機關標志，應當按照《格式》要求使用小標宋體字，特別是同一機關或同一部門、機構、單位的發(fā)文標志，應以醒目、美觀、莊重為原則，由辦公廳（室）統(tǒng)一標準制作，不得由其他內設機構各行其是。

規(guī)范“公文首頁版式”“信函格式首頁版式”使用

《條例》明確，“部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文”?！陡袷健访鞔_，“信函格式發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱”“聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志”?，F(xiàn)實中，“公文首頁版式”不規(guī)范使用主要表現(xiàn)在一些部門、機構、單位，除辦公廳（室）外的內設機構使用“公文首頁版式”行文，如“××市××××××××局××××處文件”或“××市××××××××局××××處”等?！靶藕袷绞醉摪媸健辈灰?guī)范使用主要表現(xiàn)有四種：表現(xiàn)之一，發(fā)文機關標志不正確。主要是在發(fā)文機關標志中加“文件”二字；表現(xiàn)之二，雙紅線標注不正確。主要是將“發(fā)文機關標志下4mm 處印一條紅色雙線（上粗下細），”變成了一條紅色單線，或變成了上細下粗的紅色雙線；“距下頁邊20mm 處印一條紅色雙線（上細下粗），”變成了一條紅色單線，或變成了上粗下細的紅色雙線；表現(xiàn)之三，不按《格式》“信函格式首頁版式”的“首頁不顯示頁碼”要求，在首頁標注頁碼；表現(xiàn)之四，份號、密級和保密期限、緊急程度等標注位置不正確。這類格式要素應當在第一條紅色雙線下編排，而不是在第一條紅色雙線上出現(xiàn)。

“發(fā)文字號”組成及位置編排規(guī)范

《條例》明確，“發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號”。公文有上行文、平行文、下行文之分?！稐l例》明確，“上行文應當標注簽發(fā)人姓名”。上行文與平行文和下行文的發(fā)文字號標注位置應有區(qū)別?！陡袷健访鞔_，“上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行”。平行文、下行文的發(fā)文字號編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1 不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。發(fā)文字號編排不規(guī)范現(xiàn)象嚴重，如：“〔2021〕10 號”，缺少發(fā)文機關代字；“×辦發(fā)〔21〕10 號”，年份號標注不全；“×辦發(fā)〔2021〕010 號”，發(fā)文順序號編了虛位；“×辦發(fā)〔2021〕第10 號”，發(fā)文順序號加了“第”字；“×辦發(fā)（2021）第10 號”，年份沒有用六角號“〔〕”括入。

規(guī)范正文要素標注位置

《條例》明確，“公文的主體，用來表達公文的內容”。《格式》明確，“公文首頁必須顯示正文”“當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決”。公文首頁和印章所在頁，應當有一行以上正文?，F(xiàn)實中，或是公文首頁不顯示正文，或是印章所在頁沒有正文的現(xiàn)象并不少。《格式》明確，“文中結構層次序數(shù)依次可以用‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用宋體字標注?！爆F(xiàn)實中，這一規(guī)范遵循不到位，甚至一些規(guī)范性文件的標注也不規(guī)范。

公文并不博大精深，但絕非雕蟲小技。行錯一文，用錯一句、一詞、一字，有可能造成不可估量的損失和產生意想不到的負面影響。各級黨政機關及其部門、機構、單位的負責人，一定要履職盡責，在公文擬制中嚴格按《條例》和《格式》精神，規(guī)范充當公文文稿的起草者、審核者、簽發(fā)者角色。