淺析獨(dú)立學(xué)院的檔案考評(píng)工作
——以西北大學(xué)現(xiàn)代學(xué)院為例

文/西北大學(xué)現(xiàn)代學(xué)院 馬迎彌

檔案工作是獨(dú)立學(xué)院建設(shè)發(fā)展的重要組成部分。2008年教育部頒布了《高校檔案管理辦法》，其中明確規(guī)定，“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平”。依據(jù)此辦法及上級(jí)部門(mén)檢查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，西北大學(xué)現(xiàn)代學(xué)院開(kāi)展了檔案考評(píng)工作，且成效顯著。但與此同時(shí)，考評(píng)工作在實(shí)施過(guò)程中也存在若干問(wèn)題。

一、檔案考評(píng)的現(xiàn)實(shí)意義

在獨(dú)立學(xué)院的檔案工作中，建立健全檔案《考評(píng)制度》是開(kāi)展檔案考評(píng)工作的重要方面，此項(xiàng)工作可提升檔案工作的重要性，提高全校教職工檔案意識(shí)，對(duì)全體檔案工作者起到了一定的激勵(lì)和鼓舞作用，同時(shí)將組織領(lǐng)導(dǎo)、人員管理等內(nèi)容納入考評(píng)指標(biāo)體系，可提高檔案工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性，以保障檔案工作體系的完整性。另外，檔案考評(píng)可為學(xué)校檔案主管部門(mén)和歸檔單位之間搭建橋梁，雙方通過(guò)頻繁的磨合交流，才能發(fā)現(xiàn)科學(xué)合理的歸檔范圍，從而不斷完善其制度建設(shè)?？荚u(píng)獎(jiǎng)罰制度的建立將為兼職檔案員提供評(píng)優(yōu)機(jī)會(huì)，為檔案工作落后部門(mén)提供自查途徑，進(jìn)而調(diào)動(dòng)全校檔案交流學(xué)習(xí)的熱情，提升兼職檔案員的工作積極性，提高整體檔案工作隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平。

二、獨(dú)立學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀

由于獨(dú)立學(xué)院起步較晚，內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)及人員流動(dòng)性大，檔案工作者更換頻繁，導(dǎo)致很難建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。大部分獨(dú)立學(xué)院檔案管理在建立系統(tǒng)的規(guī)章制度上存在一定缺陷，制定的歸檔范圍存在局限性且常年未有拓展，導(dǎo)致歸檔工作在實(shí)踐操作中缺乏制度依據(jù)。另外，獨(dú)立學(xué)院在檔案隊(duì)伍的人才培養(yǎng)力度上相對(duì)較弱，檔案工作者缺少學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，業(yè)務(wù)技能無(wú)法及時(shí)更新，難以緊跟新時(shí)代檔案工作的發(fā)展步伐。

三、檔案考評(píng)中存在的問(wèn)題

（一）認(rèn)識(shí)程度不足。目前多數(shù)獨(dú)立學(xué)院的工作重點(diǎn)是轉(zhuǎn)設(shè)迎評(píng)，大多以教學(xué)、科研、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面為主，對(duì)高質(zhì)量開(kāi)展檔案工作重視程度不夠，普遍認(rèn)為檔案工作就是簡(jiǎn)單的收集、整理、裝訂，只需檔案工作者按部就班的歸檔即可，開(kāi)展檔案考評(píng)徒增工作負(fù)擔(dān)，更是一項(xiàng)耗時(shí)費(fèi)力、可有可無(wú)的工作。這導(dǎo)致檔案工作邊緣化嚴(yán)重。

（二）制度建設(shè)落后。獨(dú)立學(xué)院檔案考評(píng)制度的發(fā)展一般較為滯后，在建立考評(píng)辦法制定考評(píng)指標(biāo)時(shí)可參照的規(guī)范原則較少，制定的辦法、標(biāo)準(zhǔn)往往在實(shí)施中存在內(nèi)容模糊，檢查范圍局限，缺乏操作性，導(dǎo)致各個(gè)環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)脫節(jié)，出現(xiàn)考核內(nèi)容不全面，效率低下等問(wèn)題。

（三）組織機(jī)構(gòu)不完善。獨(dú)立學(xué)院檔案主管單位一般設(shè)為綜合檔案室，隸屬院務(wù)辦公室，并非獨(dú)立的一級(jí)部門(mén)，僅依靠綜合檔案室來(lái)組織開(kāi)展全校性檔案考評(píng)工作。一方面，由于缺乏權(quán)威性而使得工作推動(dòng)力度疲弱；另一方面，由于考評(píng)組織人員結(jié)構(gòu)單一，其公平公正性無(wú)法得到保證，考評(píng)結(jié)果較難服眾。

（四）實(shí)施程序不嚴(yán)謹(jǐn)。多數(shù)獨(dú)立學(xué)院在制定考評(píng)方案時(shí)不能以積極促進(jìn)工作為初衷，實(shí)施程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)，形式化嚴(yán)重，不注重細(xì)節(jié)考究，各個(gè)環(huán)節(jié)不能有效銜接，甚至出現(xiàn)有檢查無(wú)指導(dǎo)、有總結(jié)無(wú)整改，有考核無(wú)表彰的情況，考評(píng)過(guò)程往往走馬觀花，效果大打折扣。

四、改善檔案考評(píng)的實(shí)施措施

（一）提高思想認(rèn)識(shí)。全校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)及檔案業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)從上至下統(tǒng)一思想，轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，拓寬思路，通過(guò)宣傳引導(dǎo)，以點(diǎn)帶面，充分調(diào)動(dòng)教職工參與檔案考評(píng)的積極性，借以形成對(duì)檔案考評(píng)的濃厚氛圍。實(shí)踐證明，科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是建設(shè)全校信息交流中心的有效途徑，可對(duì)全校各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類整合，為學(xué)校建設(shè)發(fā)展，各項(xiàng)評(píng)估提供數(shù)據(jù)支撐。

（二）健全考評(píng)制度。制定考評(píng)方案要多方調(diào)研、深入分析，加強(qiáng)橫向與縱向交流。一方面參照其他高校先進(jìn)的實(shí)施方案，另一方面要在校內(nèi)進(jìn)行意見(jiàn)征求，進(jìn)行有效整理、分析、比較后，擬定出符合本校實(shí)際且操作性強(qiáng)的考評(píng)方案，確保實(shí)施方案各個(gè)環(huán)節(jié)客觀合理、科學(xué)規(guī)范。在制定考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)切記要符合本校工作實(shí)際，緊緊圍繞需提升的重點(diǎn)工作和薄弱環(huán)節(jié)，先明確幾個(gè)大項(xiàng)，如：組織領(lǐng)導(dǎo)、立卷歸檔、平時(shí)預(yù)立卷、安全保密等，再對(duì)大項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行逐一細(xì)化，明確條款內(nèi)容，要求簡(jiǎn)明扼要，可操作性強(qiáng)?？荚u(píng)條款既要注重檔案工作的系統(tǒng)性、整體性、延續(xù)性、協(xié)同性，又要勇于探索、大膽創(chuàng)新，用新的理念、新的方法、新的思路，將檔案考評(píng)延伸至檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)。另外，標(biāo)準(zhǔn)不可一成不變，要適時(shí)調(diào)整、及時(shí)更新，以不斷推動(dòng)檔案工作積極發(fā)展為前提。

（三）建立考評(píng)組織體系。為確保檔案考評(píng)工作的有效開(kāi)展，必須建立權(quán)威性強(qiáng)且科學(xué)完善的考評(píng)組織體系，而搭建合理的歸檔模式是建立考評(píng)組織體系的基礎(chǔ)。根據(jù)獨(dú)立學(xué)院機(jī)構(gòu)設(shè)立特點(diǎn)，要建立至少四級(jí)管理制的檔案歸檔模式，才能保證各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。以西北大學(xué)現(xiàn)代學(xué)院為例，即：檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組→院務(wù)辦公室→綜合檔案室→各歸檔部門(mén)。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組一般由主管檔案工作的副院長(zhǎng)及各歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案考評(píng)重大事項(xiàng)的評(píng)議。院務(wù)辦公室可作為權(quán)威部門(mén)確保各項(xiàng)工作順利推進(jìn)；綜合檔案室則是檔案工作的主管部門(mén)，對(duì)每個(gè)歸檔部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)及監(jiān)督；而歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔等具體的業(yè)務(wù)工作。后兩者為檔案工作主體，雙方是相互依存、雙向互動(dòng)的關(guān)系，而檔案考評(píng)正是兩者之間的溝通橋梁。以此為基礎(chǔ)建立檔案考評(píng)組織體系，首先要從檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組中選派相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成“檔案考評(píng)領(lǐng)導(dǎo)小組”，負(fù)責(zé)考評(píng)辦法審議、督導(dǎo)，制定總體方針政策；再由綜合檔案室牽頭成立檔案考評(píng)辦公室，負(fù)責(zé)具體實(shí)施、檢查、反饋等工作，為保證檔案考評(píng)的公平公正及執(zhí)行力度，在選擇考評(píng)辦公室成員時(shí)要兼容并包有全盤(pán)意識(shí)，從院務(wù)辦公室及人事部門(mén)等權(quán)威性較強(qiáng)的部門(mén)中各抽調(diào)相關(guān)同志作為檔案考評(píng)辦公室成員，切忌成員全由綜合檔案室人員組成。

（四）規(guī)范考評(píng)程序。檔案考評(píng)的實(shí)施過(guò)程要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、環(huán)環(huán)相扣，做到部門(mén)自查扎實(shí)到位、實(shí)地檢查細(xì)致認(rèn)真、總結(jié)整改深入全面、評(píng)優(yōu)表彰合理公正。以西北大學(xué)現(xiàn)代學(xué)院為例，其檔案考評(píng)實(shí)施程序分五個(gè)環(huán)節(jié)，部門(mén)自查→實(shí)地檢查→領(lǐng)導(dǎo)評(píng)議→總結(jié)整改→評(píng)優(yōu)表彰，各個(gè)環(huán)節(jié)缺一不可。1.各部門(mén)自查。在考評(píng)實(shí)地檢查之前，各部門(mén)需根據(jù)考評(píng)指標(biāo)結(jié)合各自工作實(shí)際，進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，自查要客觀全面，同時(shí)可將工作中的問(wèn)題難點(diǎn)及對(duì)檔案工作的意見(jiàn)和建議在自查報(bào)告中體現(xiàn)出來(lái)，以便考評(píng)小組在實(shí)地檢查時(shí)心中有數(shù)，做到有的放矢，避免考評(píng)流于形式。2.檢查小組現(xiàn)場(chǎng)考評(píng)。檔案工作考評(píng)小組成員深入各部門(mén)，要根據(jù)考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)逐條對(duì)照采取聽(tīng)匯報(bào)、看材料、提問(wèn)題、實(shí)地指導(dǎo)等方式進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)。同時(shí)聽(tīng)取對(duì)方意見(jiàn)，了解各部門(mén)在實(shí)地工作中的難點(diǎn)及困惑，雙方在了解實(shí)際工作的前提下，共同協(xié)商，及時(shí)找出解決方案。3.考評(píng)領(lǐng)導(dǎo)小組開(kāi)會(huì)評(píng)議。實(shí)地檢查結(jié)束后，考評(píng)小組要結(jié)合各部門(mén)自查報(bào)告及實(shí)地檢查情況，形成各部門(mén)考評(píng)意見(jiàn)。組織領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)本年度整體檔案工作的特點(diǎn)、取得的成績(jī)、存在的問(wèn)題進(jìn)行研究審議。綜合各部門(mén)最終成績(jī)及整體情況進(jìn)行評(píng)優(yōu)選先。4.總結(jié)整改。領(lǐng)導(dǎo)小組開(kāi)會(huì)審議后要及時(shí)將審議結(jié)果進(jìn)行整理匯總，最終形成全?？荚u(píng)總結(jié)報(bào)告，在深入總結(jié)的基礎(chǔ)上提出整改措施，并定期抽查整改結(jié)果，將考評(píng)落到實(shí)處。5.表彰先進(jìn)、樹(shù)立典型。舉辦大型表彰活動(dòng)是考評(píng)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，有考核無(wú)表彰會(huì)大大削減大家工作積極性，可將表彰活動(dòng)分為兩個(gè)方面：一方面對(duì)獲評(píng)者從榮譽(yù)表彰、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)晉升等方面進(jìn)行嘉獎(jiǎng)；另一方面在表彰的基礎(chǔ)上開(kāi)展“學(xué)先進(jìn)”交流活動(dòng)，組織獲評(píng)者將各自先進(jìn)的工作方法及經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享交流，并通過(guò)在官網(wǎng)上建立學(xué)習(xí)交流專題欄目，大力宣傳推廣其好的經(jīng)驗(yàn)和方法；加強(qiáng)學(xué)習(xí)、鼓勵(lì)創(chuàng)新，提高工作效率和全校教職工檔案意識(shí)。

五、結(jié)語(yǔ)

在獨(dú)立學(xué)院開(kāi)展檔案考評(píng)是推動(dòng)全校檔案工作的動(dòng)力，可以極大地推動(dòng)各部門(mén)檔案工作健康發(fā)展。同時(shí)須注意方式方法，若生搬硬套、走馬觀花，將適得其反，不僅不能取得顯著效果，相反考評(píng)帶來(lái)的壓力會(huì)成為各部門(mén)的工作負(fù)擔(dān)。因此，唯有腳踏實(shí)地、不斷創(chuàng)新、實(shí)事求是開(kāi)展考評(píng)工作，才能切實(shí)發(fā)揮考評(píng)對(duì)檔案管理的作用。