電子招投標供應(yīng)商關(guān)系管理信息系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用

劉永剛，謝 磊，武文娟，陳 旺

（1.中國人民大學 信息學院，北京 100872；2.國家電網(wǎng)有限公司信息通信分公司，北京 100053）

0 引言

隨著物資招標采購管理的正規(guī)化、科學化，采購人與供應(yīng)商的關(guān)系正在從傳統(tǒng)的一買一賣逐步轉(zhuǎn)向為合作共贏的狀態(tài)。良好的供應(yīng)商關(guān)系管理，有利于提高采購業(yè)務(wù)的效率，有利于保證采購業(yè)務(wù)的穩(wěn)定性，有利于提高采購標物的質(zhì)量，經(jīng)過供應(yīng)鏈的帶動，最終推動整個社會生產(chǎn)的進步［1］。我們認為供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)的建設(shè)完全具備可行性，因為隨著各個政府部門、采購單位的信息化建設(shè)，信息化基礎(chǔ)設(shè)施壁壘早已基本消除。同時，國家正在大力推廣電子招投標，信息公開上網(wǎng)、數(shù)據(jù)電子化為供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)的建設(shè)提供了可能，也提出了要求［2］。

1 需求分析

從采購業(yè)務(wù)流程分析，供應(yīng)商關(guān)系管理可以貫穿全部流程：一方面，供應(yīng)商關(guān)系管理可以向前延伸到采購需求提報、采購文件編制、評標評審；另一方面，供應(yīng)商關(guān)系管理可以向后擴展到合同簽訂、履約過程管理和質(zhì)量管理［3］。向前延伸通常為供應(yīng)商關(guān)系管理的應(yīng)用，如采購需求提報與采購文件編制過程中，可以充分挖掘供應(yīng)商歷史數(shù)據(jù)，提高采購需求的精準度和采購文件的編制水平；評標、評審過程中，可以將供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績、績效評價情況納入廢標、打分工作中。向后擴展通常為供應(yīng)商關(guān)系管理的數(shù)據(jù)來源，合同簽訂、履約過程中供應(yīng)商的表現(xiàn)可以為供應(yīng)商關(guān)系管理提供數(shù)據(jù)支撐。前后兩端形成協(xié)同管理模式［4］，利用管理信息系統(tǒng)建設(shè)方法［5］，建設(shè)供應(yīng)商關(guān)系管理信息系統(tǒng)，分別對應(yīng)供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績管理功能和供應(yīng)商績效評價與不良行為管理功能。

2 供應(yīng)商關(guān)系管理信息系統(tǒng)建設(shè)

對于政府采購與大型企業(yè)采購，其供應(yīng)商可能遍布全國，供應(yīng)商關(guān)系管理可以遵循“統(tǒng)一管控、靈活應(yīng)用”的原則。“統(tǒng)一管控”是指在供應(yīng)商關(guān)系管理信息系統(tǒng)的各個業(yè)務(wù)模塊實現(xiàn)全國統(tǒng)一匯總管理，“靈活應(yīng)用”是指各采購單位可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求靈活應(yīng)用。供應(yīng)商分布不廣的企業(yè)，也可參照該思路簡化建設(shè)。

2.1 供應(yīng)商服務(wù)機構(gòu)建設(shè)

要實現(xiàn)“統(tǒng)一管控”需要委托專門的供應(yīng)商服務(wù)機構(gòu)，負責面向供應(yīng)商提供咨詢、信息發(fā)布等基礎(chǔ)性服務(wù)，負責供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的審核、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計等基礎(chǔ)性工作，負責按物資品類組織資質(zhì)業(yè)績填報模板、績效評估體系的研究制定。其中：按物資品類制作資質(zhì)業(yè)績填報模板的原因是，資質(zhì)業(yè)績管理的前提是根據(jù)采購物資的特點對所有物資進行科學分類，分類后為每類物資制作資質(zhì)業(yè)績填報模板，以便供應(yīng)商根據(jù)自身產(chǎn)品填寫相應(yīng)產(chǎn)品分類的資質(zhì)業(yè)績信息；按物資品類建立績效評價體系的原因是，不同物資品類所需的績效評估方法不同，參與評估的角色不同，涉及業(yè)務(wù)過程不同，例如基礎(chǔ)設(shè)施類設(shè)備需要基層運維單位參與供應(yīng)商評價，以提高評價的客觀性。

同時，可以利用網(wǎng)上服務(wù)、熱線電話和現(xiàn)場服務(wù)等多種方式為供應(yīng)商提供業(yè)務(wù)咨詢、業(yè)務(wù)辦理、接收合理化建議和信息發(fā)布等“一站式”服務(wù)，使供應(yīng)商服務(wù)機構(gòu)成為公開、透明、高效、有序的雙向溝通平臺。

2.2 建立供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績評估模式

基于上述原因，按物資品類制作資質(zhì)業(yè)績填報模板，確定資質(zhì)業(yè)績評估范圍，并對評估模式進行標準化和統(tǒng)一，實現(xiàn)對供應(yīng)商全面、科學的資質(zhì)業(yè)績評價，為招標采購的評標環(huán)節(jié)提供數(shù)據(jù)支持。供應(yīng)商結(jié)構(gòu)化的資質(zhì)業(yè)績評估范圍包括企業(yè)基本信息、財務(wù)信息、產(chǎn)品目錄、研發(fā)設(shè)計、試驗檢測、資質(zhì)信息、產(chǎn)品業(yè)績、生產(chǎn)制造、原材料組部件和售后服務(wù)等模塊。

通過定期資質(zhì)業(yè)績評估、專項資質(zhì)業(yè)績評估兩種模式來完成供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績評估的三個目標：對供應(yīng)商進行整體資質(zhì)業(yè)績評價，建立科學評價體系和全面、完善且定期核實更新的供應(yīng)商評價數(shù)據(jù)庫；規(guī)范評估方法，結(jié)構(gòu)化評估內(nèi)容，實現(xiàn)專家在線評估；為招標采購提供評標數(shù)據(jù)支持，提高評標工作效率。

2.3 建立供應(yīng)商績效評估體系

構(gòu)建供應(yīng)商績效評估指標體系和績效評級標準，建立績效評估數(shù)據(jù)庫，收集數(shù)據(jù)，分析評估整個供應(yīng)商管理過程的績效，作為招標采購業(yè)務(wù)、供應(yīng)商分類和發(fā)展的依據(jù)?？冃гu價工作機制和評價指標需要持續(xù)優(yōu)化，不斷提高評價的科學性。下一步可以考慮實現(xiàn)橫向系統(tǒng)間的集成，從消協(xié)、質(zhì)檢等外部系統(tǒng)取得系統(tǒng)數(shù)據(jù)，更科學、客觀地評價供應(yīng)商績效表現(xiàn)及產(chǎn)品質(zhì)量。

2.4 建立供應(yīng)商不良行為處理機制

在簽訂合同前，完善關(guān)于物資質(zhì)量問題等供應(yīng)商不良行為處理的合同條款，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。針對供應(yīng)商重復(fù)發(fā)生重大質(zhì)量問題、產(chǎn)品以次充好等不良行為，業(yè)務(wù)上應(yīng)約談供應(yīng)商并按照規(guī)定在采購環(huán)節(jié)進行處罰，建立供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題召回機制。

3 供應(yīng)商關(guān)系管理信息系統(tǒng)主要功能與流程設(shè)計

3.1 供應(yīng)商基礎(chǔ)信息管理

一個完整的供應(yīng)商關(guān)系管理信息系統(tǒng)首先需要有供應(yīng)商注冊功能，具體包括用戶注冊、注冊信息變更、注冊信息查詢、注冊信息審核等功能。供應(yīng)商填報名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、證件掃描件等基本注冊信息，由專門的供應(yīng)商服務(wù)機構(gòu)審核，審核通過后成為電子招投標采購業(yè)務(wù)潛在供應(yīng)商，供應(yīng)商即可查詢績效評價數(shù)據(jù)，以及主動填報資質(zhì)業(yè)績、不良行為反饋等數(shù)據(jù)。

供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫有助于加強供應(yīng)商行為研究，未來可以對供應(yīng)商產(chǎn)能過剩、無序競爭、重投標輕履約、違規(guī)轉(zhuǎn)包分包、違規(guī)代理投標等現(xiàn)象進行深入研究，利用大數(shù)據(jù)理論方法分析原因，從而為改良采購制訂針對性措施。

3.2 供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績管理

本功能是為了建設(shè)統(tǒng)一的供應(yīng)商資質(zhì)信息庫，指的是業(yè)務(wù)上按照統(tǒng)一的資質(zhì)業(yè)績填報、審核標準，為潛在供應(yīng)商開展資質(zhì)業(yè)績信息評價。如對接電子招標投標平臺，可以便于供應(yīng)商快速選擇所需資質(zhì)業(yè)績投標；如對接電子評標系統(tǒng)，可以方便采購人在評標階段根據(jù)資質(zhì)業(yè)績信息庫對供應(yīng)商進行否決、澄清工作。

資質(zhì)業(yè)績管理功能具體包括：產(chǎn)品檢驗檢測報告管理、產(chǎn)品結(jié)論管理、現(xiàn)場評估清單管理等。針對部分重點大件物資，采購人可以強化供應(yīng)商資質(zhì)審核把關(guān)，專門設(shè)置資質(zhì)業(yè)績核實工作，即通過建設(shè)供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績核實專家?guī)?，抽選專家開展資質(zhì)業(yè)績核實工作，將核實結(jié)果按時間段更新至供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績數(shù)據(jù)庫，相應(yīng)數(shù)據(jù)可以直接應(yīng)用到評標環(huán)節(jié)，供評標專家重點參考，可以顯著提升評標效率。

3.3 供應(yīng)商績效評價與不良行為處理

供應(yīng)商績效評價管理功能包括績效評級規(guī)則配置、打分、數(shù)據(jù)審核、匯總計算、查詢績效結(jié)果、歷史數(shù)據(jù)導入等功能。系統(tǒng)最終將績效評估結(jié)果發(fā)布給供應(yīng)商，供應(yīng)商可以根據(jù)績效評估結(jié)果有針對性地不斷改善并提高。

供應(yīng)商不良行為處理功能是指對不良行為進行記錄、處理和通報，將不良行為處理結(jié)果反饋給供應(yīng)商，追蹤供應(yīng)商不良行為的整改。具體包括不良行為提報、供應(yīng)商查詢不良行為、查詢供應(yīng)商說明材料、查詢整改情況報告、審核不良行為處理報告、審核整改情況報告、生成不良行為處理報告等功能。

供應(yīng)商績效評價與不良行為處理功能的目的是提高供應(yīng)商對誠信履約、質(zhì)量管控的積極性。在實際應(yīng)用中，可以對有未消除的不良行為記錄的供應(yīng)商，在評標過程中進行扣分，保證業(yè)績優(yōu)秀的供應(yīng)商中標，加大對供應(yīng)商不良行為的懲罰力度。

4 系統(tǒng)應(yīng)用成效與總結(jié)

本文所設(shè)計的系統(tǒng)已經(jīng)在國內(nèi)能源行業(yè)某大型企業(yè)得到深度應(yīng)用，帶有資質(zhì)業(yè)績核實和績效評價模塊的供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)已經(jīng)成為該企業(yè)電子招投標業(yè)務(wù)的核心。該企業(yè)通過建立含注冊信息、資質(zhì)業(yè)績信息、績效評估信息等信息的全面的統(tǒng)一供應(yīng)商信息庫，為物資招標采購業(yè)務(wù)提供了數(shù)據(jù)支持，并為采購過程提供了決策依據(jù)，實現(xiàn)了統(tǒng)一規(guī)范的采購流程、以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的高效評標、統(tǒng)一可視的合同管理、高效的供應(yīng)商協(xié)同、完善的供應(yīng)商績效管理、全面的采購過程監(jiān)控與完整的采購數(shù)據(jù)分析。較系統(tǒng)應(yīng)用前每年可節(jié)約采購成本約5%，有效提高了物資采購水平。

綜上所述，本系統(tǒng)按照“統(tǒng)一管控，靈活應(yīng)用”的思路，致力于打造對政府采購或企業(yè)采購所有供應(yīng)商的統(tǒng)一注冊窗口，建立全面統(tǒng)一的一級供應(yīng)商信息庫，通過構(gòu)建資質(zhì)業(yè)績、績效評估和不良行為管理體系，力求實現(xiàn)與供應(yīng)商的在線業(yè)務(wù)協(xié)同。通過實現(xiàn)供應(yīng)商評價由靜態(tài)定性評價向動態(tài)量化評價的轉(zhuǎn)變、供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)由割裂封閉向整合統(tǒng)一的轉(zhuǎn)變，使采購人與供應(yīng)商的關(guān)系向穩(wěn)定、有序競爭和合作共贏的方向發(fā)展。