數(shù)字化技術(shù)背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑探討

汪海英

（中華人民共和國金華海關(guān)，浙江 金華 321015）

0 引言

黨的十九大強調(diào)，要加快構(gòu)建創(chuàng)新型國家。企業(yè)是發(fā)展經(jīng)濟工作的重要主體，要加大自主創(chuàng)新投入，以創(chuàng)新來驅(qū)動管理，增強企業(yè)活力，發(fā)揮企業(yè)在國家創(chuàng)新體系中的中堅力量。檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動中重要的基礎(chǔ)性工作，企業(yè)檔案管理的對象包括各種與企業(yè)相關(guān)的文件材料、企業(yè)歷史檔案及各類信息資產(chǎn)等內(nèi)容。在企業(yè)中，檔案工作與技術(shù)創(chuàng)新交互作用，企業(yè)應(yīng)該與時俱進，運用新思維、新手段、新技術(shù)提升檔案管理水平。

1 數(shù)字化技術(shù)背景下企業(yè)檔案工作創(chuàng)新管理的特征及要素

1.1 企業(yè)檔案工作創(chuàng)新管理的特征

數(shù)字化技術(shù)背景下，企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新的特征體現(xiàn)在創(chuàng)新環(huán)境、創(chuàng)新條件、創(chuàng)新方式3個方面。從創(chuàng)新環(huán)境來看，數(shù)字化技術(shù)將技術(shù)創(chuàng)新與產(chǎn)業(yè)變革相融合，顛覆傳統(tǒng)檔案管理工作模式，實現(xiàn)整個檔案信息資源管理鏈的重構(gòu)［1］，如對多種數(shù)字技術(shù)的集合、綜合，實現(xiàn)檔案協(xié)同管理。從創(chuàng)新條件來看，數(shù)字化技術(shù)是現(xiàn)代信息手段，如大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)，為企業(yè)檔案管理提供了優(yōu)越的技術(shù)應(yīng)用場景。檔案管理人員要具備相應(yīng)的數(shù)字技術(shù)管理能力，提升檔案管理工作效率。從創(chuàng)新方式來看，數(shù)字技術(shù)推動創(chuàng)新路徑多元化發(fā)展，依托信息技術(shù)手段，企業(yè)在檔案管理方式上更加強調(diào)多路徑協(xié)同推進、多要素共同支撐，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作管理縱深發(fā)展，而各類數(shù)字化技術(shù)成為檔案管理模式創(chuàng)新的源動力。

1.2 企業(yè)檔案工作創(chuàng)新管理的要素

隨著規(guī)模擴大，企業(yè)所產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量激增，傳統(tǒng)檔案管理模式面臨挑戰(zhàn)。據(jù)統(tǒng)計，中國石油天然氣集團有限公司每年涉及生產(chǎn)業(yè)務(wù)的檔案數(shù)據(jù)達到近12 PB，檔案數(shù)據(jù)體量大，數(shù)據(jù)類型多樣復(fù)雜，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的鑒定、歸檔工作量大，管理難度高。為此，變革企業(yè)檔案管理模式需要挖掘檔案創(chuàng)新管理的要素。一是技術(shù)要素。數(shù)字化技術(shù)是推動檔案管理創(chuàng)新的重要因素，利用電子化文檔處理軟件可以大大提升檔案信息的管理效率。同樣，區(qū)塊鏈技術(shù)能夠為電子文件提供真實、可信的證明；物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以將檔案管理與庫房安全管理等業(yè)務(wù)銜接起來；人工智能技術(shù)，如科大訊飛通過人工智能實現(xiàn)音、視頻檔案信息自動化整理與利用。二是理念要素［2］。從管理理念上看，數(shù)字化技術(shù)推動了傳統(tǒng)檔案管理空間的變革，即由平面管理走向立體管理，由封閉管理走向多元化管理。三是管理要素。在企業(yè)檔案創(chuàng)新管理中，人是管理的主體，需要從觀念、思維、方法、能力等方面與數(shù)字化管理手段相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理部門要抓住數(shù)字化時代契機，促進檔案資料集約化、高效化管理。四是組織機構(gòu)。從宏觀上看，企業(yè)檔案管理主要由檔案部門來完成，在數(shù)字化技術(shù)背景下，創(chuàng)新檔案管理模式必然需要優(yōu)化檔案管理活動流程。

2 數(shù)字化技術(shù)背景下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新路徑

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，確立綠色管理創(chuàng)新方向

企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新中，觀念轉(zhuǎn)變要放在第一位。黨的十八屆五中全會提出“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念。鑒于此，企業(yè)要將綠色理念融入檔案管理創(chuàng)新實踐中，特別是要引入數(shù)字化檔案管理技術(shù)來實現(xiàn)檔案價值利用最大化目標(biāo)。綠色管理理念主張檔案管理的集約化，將檔案管理的經(jīng)濟效益、社會效益和環(huán)境效益統(tǒng)一起來，堅持綠色導(dǎo)向，使其符合新時代發(fā)展的價值需要。

在企業(yè)檔案管理實務(wù)中，要遵循綠色理念，對各類檔案信息資源進行收集、保管和利用，還要倡導(dǎo)綠色理念。例如，通過數(shù)字化技術(shù)對傳統(tǒng)檔案信息資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，依托現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化檔案在線收集、自動分類、智能整理平臺，引入大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算，對企業(yè)檔案信息資源進行智能化管理。此外，要堅持“人本、低碳”理念，對所收集的檔案信息資源進行綠色評價與監(jiān)控管理，規(guī)避企業(yè)數(shù)字檔案劇增所帶來的“信息污染”“信息泛濫”。

在企業(yè)檔案資料保管環(huán)節(jié)，要融入綠色理念。結(jié)合企業(yè)實際，打造綠色檔案資料保管環(huán)境，變革檔案保管方式，特別是在檔案數(shù)字化形態(tài)管理上，通過數(shù)字化存儲技術(shù)，減少紙質(zhì)檔案量，提升數(shù)字檔案存儲密度和管理效率。數(shù)字化技術(shù)支撐下的數(shù)字檔案可以通過數(shù)字備份、數(shù)字遷移、數(shù)字拷貝等方式長期存儲。

在企業(yè)數(shù)字檔案保管環(huán)境建設(shè)上，要遵循綠色環(huán)境建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。例如，蘇州工業(yè)園區(qū)建設(shè)的綠色智能檔案館將“節(jié)能、生態(tài)”作為重要設(shè)計原則。設(shè)計亮點有呼吸式幕墻、綠色自循環(huán)屋頂微環(huán)境、太陽能發(fā)電技術(shù)、自然光照體系、地源熱泵空調(diào)系統(tǒng)與遮陽系統(tǒng)等，確保庫房滿足恒溫恒濕環(huán)境條件，為保存檔案提供良好條件。

在企業(yè)檔案資源利用上，企業(yè)檔案管理部門要將綠色、環(huán)保理念融入檔案開發(fā)與利用實踐中。將檔案資料的經(jīng)濟效益與生態(tài)效益整合起來，依托節(jié)能、低碳、環(huán)保、高效的數(shù)字化檔案信息平臺，最大化實現(xiàn)檔案資源互通、共享、共用。例如，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)搭建在線式檔案查閱、檢索、傳遞等平臺，提升檔案利用綜合效益。

2.2 以知識技術(shù)賦能，發(fā)揮人力最大管理效能

檔案管理的實施者為人，只有做好人員管理，才能為技術(shù)創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新、流程創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理部門的人力管理多沿用傳統(tǒng)管控方式，按照傳統(tǒng)條框、規(guī)范、制度進行管理，人力效能發(fā)揮不充分。在數(shù)字化時代，企業(yè)要通過為員工賦能，推進企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

一是知識賦能，通過員工培訓(xùn)活動，激發(fā)員工工作活力。重視“人才驅(qū)動、培訓(xùn)賦能”，提高檔案管理部門人力綜合素質(zhì)，使其更好地適應(yīng)創(chuàng)新管理需要。企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新要激活員工的自主性、自覺性、能動性，借助于管理培訓(xùn)，端正員工思想意識，提高員工工作積極性，為轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理模式提供人力支撐。檔案管理培訓(xùn)要改變過去單一模式，要整合管理觀念、技術(shù)、模式、資源，樹立前瞻意識，搭建知識共享學(xué)習(xí)平臺，讓員工從培訓(xùn)活動中獲得新知識、新技能、新本領(lǐng)，切實樹立工作創(chuàng)新意識，助力企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新。

二是技術(shù)賦能，通過一系列專門技能培訓(xùn)，賦予員工勝任數(shù)字化時代工作的必備技能。所謂技術(shù)賦能，就是立足數(shù)字化時代，對員工在檔案管理相關(guān)技術(shù)、技能、方法上進行培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握現(xiàn)代技術(shù)，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理場景需要。數(shù)字化技術(shù)背景下，檔案管理人員要主動學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，掌握數(shù)字化檔案管理方法，才能夠勝任檔案管理崗位工作。依托技術(shù)賦能，各企業(yè)檔案管理者要迅速組織開展數(shù)字化檔案管理專門培訓(xùn)活動，突出技能培訓(xùn)的針對性。檔案管理數(shù)字化技術(shù)包括OA辦公系統(tǒng)、檔案管理射頻識別（Radio Frequency Identification，RFID）技術(shù)、檔案信息數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)附屬存儲（Network Attached Storage，NAS）技術(shù)等。圍繞數(shù)字化檔案管理技能培訓(xùn)，讓廣大檔案管理人員能夠快速掌握相關(guān)技術(shù)方法，推進檔案管理模式由單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

2.3 注重創(chuàng)新管理，為企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供保障

從整個檔案管理創(chuàng)新體系來看，技術(shù)創(chuàng)新是主體，也是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的支撐條件。在數(shù)字化時代，要將各類數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理體系中，這些新興技術(shù)給檔案管理帶來了深刻的影響。事實上，在檔案管理方式、方法上，新興技術(shù)是管理創(chuàng)新的驅(qū)動力量。企業(yè)通過技術(shù)創(chuàng)新實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變。物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)挖掘、區(qū)塊鏈等技術(shù)成為企業(yè)檔案創(chuàng)新管理的重要技術(shù)引擎。

保證檔案信息的真實性是現(xiàn)有檔案管理工作的基本要求。區(qū)塊鏈技術(shù)不易篡改的技術(shù)特性恰好可以滿足檔案真實性管理需要。要想維護檔案數(shù)據(jù)的真實性，就要提高檔案數(shù)據(jù)的安全性，減少檔案數(shù)據(jù)被篡改、被破壞的風(fēng)險。區(qū)塊鏈技術(shù)所采用的是多重技術(shù)的創(chuàng)新集成手段，將分布式數(shù)據(jù)存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等進行融合，以此確保檔案的安全性。借助于區(qū)塊鏈技術(shù)，可利用非對稱加密機制簽名、時間戳、哈希值計算和鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)等技術(shù)手段防范檔案數(shù)據(jù)被事后篡改，確保檔案數(shù)據(jù)信息的唯一性、真實性［3］。區(qū)塊鏈技術(shù)的原理是將前一個區(qū)塊鏈的哈希值植入其后的區(qū)塊鏈中，實現(xiàn)對檔案信息的“塊塊相扣”，只要對任一檔案信息進行非法修改，都會引發(fā)后續(xù)數(shù)據(jù)塊中哈希值的改變。這種技術(shù)手段顛覆了傳統(tǒng)檔案管理思維，賦予了檔案數(shù)據(jù)“生命延續(xù)力”。比如，中國石化引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，確保其業(yè)務(wù)檔案文件在接收、保管、利用的各個階段都具有真實性。在具體操作上，這些檔案文件哈希值上鏈存有歸檔源上鏈存證、歸檔檔案接收上鏈存證、日常巡檢記錄上鏈存證以及借閱利用記錄上鏈存證等信息，檔案人員在對檔案進行真?zhèn)涡则炞C時，可以調(diào)用區(qū)塊鏈驗證服務(wù)，將本地檔案計算的哈希值與存證鏈上存儲的哈希值進行對比［4］，即可驗證檔案信息的可信度。

保證檔案信息的安全性是檔案數(shù)據(jù)管理的重要任務(wù)。可利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案信息智能化管理與防盜報警系統(tǒng)聯(lián)結(jié)，為檔案數(shù)據(jù)安全提供技術(shù)保障。具體來講，在整理檔案時，檔案人員可將檔案數(shù)據(jù)庫的編目信息利用讀寫器寫入RFID標(biāo)簽，標(biāo)簽與檔案形成一一對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)檔案實體資料與檔案信息數(shù)據(jù)庫有效關(guān)聯(lián)。在檔案被借閱后，通過檢索標(biāo)簽信息，實時跟蹤檔案，快速鎖定相應(yīng)的檔案實體資料，完成對檔案信息的跟蹤、監(jiān)控。同樣，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以與防盜報警系統(tǒng)連接起來，構(gòu)建一體化的檔案信息防盜報警系統(tǒng)。例如，無線電波防盜探測門禁系統(tǒng)將電子防盜功能和閱讀設(shè)備進行整合，一旦存在未經(jīng)授權(quán)的檔案資料被帶離檔案庫，就會立即觸發(fā)防盜報警系統(tǒng)。這一系統(tǒng)已經(jīng)在一些大型企業(yè)集團檔案數(shù)據(jù)管理實踐中得以應(yīng)用，如國網(wǎng)江蘇電力公司構(gòu)建的智能檔案庫房管理系統(tǒng)，就是將檔案智能庫房與物聯(lián)網(wǎng)、云計算等平臺整合，引入智能檔案密集架、RFID電子標(biāo)簽歸類管理系統(tǒng)［5］、RFID電子標(biāo)簽打印機、安全防盜門禁報警系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案智能定位、智能上架，大大提高了數(shù)字檔案管理效能，也推進了檔案庫房業(yè)務(wù)管理模式的創(chuàng)新。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案管理者在數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)型背景下，更要積極拓展檔案管理路徑?？紤]到企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容的復(fù)雜性、多樣性，特別是對蘊含檔案價值的非結(jié)構(gòu)化檔案信息的收集、鑒定、著錄、保管和整合［6］，迫切需要引入數(shù)字技術(shù)手段來創(chuàng)新檔案管理模式。企業(yè)可通過搭建創(chuàng)新管理體系，實現(xiàn)檔案管理部門與其他部門的深度協(xié)作，驅(qū)動檔案管理創(chuàng)新。