基于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建議

文/中國振華集團(tuán)永光電子有限公司（國營第八七三廠） 龍遠(yuǎn)瓊

所謂企業(yè)檔案信息化，簡單來說就是利用現(xiàn)有的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)的檔案信息資源進(jìn)行有效儲(chǔ)存、管理和使用，進(jìn)而最大限度提高企業(yè)檔案管理的效率和信息的使用程度，讓企業(yè)的發(fā)展更加穩(wěn)定、信息使用更加快捷，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、企業(yè)檔案信息化的必要性

（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)文檔一體化辦公趨勢加強(qiáng)的重要選擇。由于網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，催生了電子文件，當(dāng)前企業(yè)檔案信息化發(fā)展的方向已經(jīng)向著文檔一體化的趨勢發(fā)展，其不僅使得檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)、文書處理等業(yè)務(wù)相融合，而且還進(jìn)一步提高了工作的效率，降低了生產(chǎn)成本。然而，由于現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息化程度較低，檔案管理工作與實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營管理等業(yè)務(wù)融合較為困難，所以，在企業(yè)檔案信息化管理逐漸發(fā)展的前提下，企業(yè)要想得以健康發(fā)展，就必須加快檔案信息化建設(shè)。

“君子務(wù)本，本立而道生”，作為“傳道、授業(yè)、解惑”的教育工作者，應(yīng)該首先抓好德育，要真正把德育放在整個(gè)教育的基礎(chǔ)地位、首要地位來抓。我校深入貫徹落實(shí)立德樹人根本任務(wù)，切實(shí)將中小學(xué)德育工作的要求落細(xì)落小落實(shí)，以“中和位育”的思想為指導(dǎo)，實(shí)行全員育人、全程育人、全方位育人。

（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)是增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力的重要途徑。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，給企業(yè)帶來機(jī)遇的同時(shí)也帶來新的挑戰(zhàn)，每個(gè)企業(yè)都希望能夠及時(shí)了解重要的市場信息和自身的優(yōu)勢與劣勢。對(duì)于市場信息來說，其具有時(shí)效性、全面性和準(zhǔn)確性，所以必須及時(shí)收集、存儲(chǔ)有關(guān)信息，并將收集來的信息進(jìn)行及時(shí)歸檔。只有全面分析、對(duì)比有關(guān)信息，并在最短的時(shí)間內(nèi)得出分析結(jié)果，才有利于企業(yè)作出正確決策。為此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說至關(guān)重要。

平衡條件：55 ℃，30 min；萃取頭解吸條件：250 ℃，3 min；萃取頭吸附條件：55 ℃，40 min；氣相色譜條件：進(jìn)樣口溫度：230 ℃，質(zhì)譜條件為四極桿溫度：150 ℃，離子源溫度：230 ℃，電離電壓：70 eV，方式為：EI，質(zhì)量掃描范圍：20～500 u[13,14]。

（三）企業(yè)管理流程未涉及檔案管理流程。對(duì)于很多企業(yè)來說，其在管理的過程中，僅僅涉及業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營管理，而沒有涉及檔案管理流程。為此，很多檔案管理工作只是依據(jù)檔案工作人員的經(jīng)驗(yàn)，只會(huì)簡單的文字信息錄入，檔案管理系統(tǒng)并沒有和整個(gè)企業(yè)的管理系統(tǒng)相掛鉤，所以嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)。

二、檔案信息化遵循的原則

由于很多企業(yè)普遍推行無紙化和網(wǎng)絡(luò)信息化辦公的新模式，所以企業(yè)在進(jìn)行管理工作的過程中，還要不斷提高現(xiàn)代技術(shù)，從而逐漸轉(zhuǎn)變老舊的手工作業(yè)形式。對(duì)于檔案管理工作來說，由于電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，逐步改變了檔案的生成和管理模式。例如，電子檔案與紙質(zhì)版檔案在本質(zhì)上有很大差異，所以檔案管理人員所面臨的挑戰(zhàn)非常嚴(yán)峻。對(duì)于檔案管理人員來說，只有在確保檔案管理工作系統(tǒng)性、真實(shí)性的前提下，才能真正為各個(gè)部門提供最為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）制定檔案信息化建設(shè)的制度與方案，加強(qiáng)質(zhì)量控制。對(duì)于檔案信息化來說，其基礎(chǔ)在于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。如果沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)就不能整合與共享檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息建設(shè)。為此，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的初期，就必須制定與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能真正從根本上解決檔案數(shù)字化和信息化的缺陷。在制定檔案信息化建設(shè)方案的過程中，必須嚴(yán)格遵守檔案信息化建設(shè)的有關(guān)制度。制定好檔案信息化建設(shè)方案，才能進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

（三）優(yōu)先原則。對(duì)于檔案信息化建設(shè)來說，其基礎(chǔ)工作就是通過彩色掃描儀將庫存以及新增的檔案逐一分頁掃描成圖片信息，并標(biāo)注目錄，從而儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中，供有關(guān)人員查閱。然而，這些工作非常復(fù)雜，而且工作量較大，必須交由專業(yè)人員集中進(jìn)行錄入。在錄入的過程中，應(yīng)優(yōu)先考慮兩個(gè)原則：第一，優(yōu)先錄入需求量大、使用次數(shù)多的檔案。第二，基于安全性考慮，還要優(yōu)先錄入那些永久性不便隨時(shí)取出翻閱的珍貴材料。

三、企業(yè)檔案信息化存在的問題

（一）分級(jí)管理原則。在管理檔案信息化的過程中，還要對(duì)人員權(quán)限進(jìn)行分級(jí)管理。對(duì)于不同級(jí)別的人來說，其對(duì)不同性質(zhì)和級(jí)別的文件要有不同的使用權(quán)限，才能逐步建設(shè)成一個(gè)更為安全的信息資源管理共享系統(tǒng)。

基因編輯技術(shù)對(duì)農(nóng)作物基因改良的速度在加快，一些消費(fèi)者和環(huán)保組織開始擔(dān)心該領(lǐng)域的發(fā)展已經(jīng)大大超過監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)管范疇。該項(xiàng)技術(shù)的倡導(dǎo)者和反對(duì)者都認(rèn)為，具有30年歷史的轉(zhuǎn)基因作物審查法律的框架未能跟上CRISPR和TALENs等基因編輯技術(shù)的創(chuàng)新步伐。

（二）企業(yè)的檔案觀念落后于檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求?，F(xiàn)階段，企業(yè)很多檔案管理人員認(rèn)為，其職責(zé)僅在于為有關(guān)人員提供查詢服務(wù)，很少員工將企業(yè)的發(fā)展考慮在內(nèi)，而且“多一事不如少一事”的思想觀念阻礙了檔案管理工作的開展。在檔案信息化建設(shè)的過程中，不僅需要專業(yè)的檔案管理人員，還需要建立檔案管理系統(tǒng)。然而，對(duì)于很多企業(yè)的管理人員來說，其認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，所以沒有給予重視，這使得很多檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度較差，而且工作缺乏主動(dòng)性。

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一。對(duì)于很多大中型企業(yè)來說，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求有所差異，而且企業(yè)內(nèi)部的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系也沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。另外，檔案數(shù)據(jù)的格式和錄入信息的內(nèi)容不同，很容易使得數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤甚至丟失。在檔案信息化建設(shè)的過程中，除了需要更改和遷移歷史數(shù)據(jù)之外，還要不斷規(guī)劃管理新建的數(shù)據(jù)，為此，要想盡快貫徹落實(shí)好數(shù)字化、信息化建設(shè)，就必須不斷規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

（五）開展各環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查 按國家農(nóng)業(yè)部的要求，實(shí)行市場準(zhǔn)入制度，對(duì)豬、牛、羊配戴有二維碼耳標(biāo)，持有動(dòng)物檢疫合格證明的才能進(jìn)入市場、屠宰場，準(zhǔn)許流通。對(duì)不具備上述條件的，一律按《畜牧法》、《動(dòng)物防疫法》動(dòng)物處罰。保證了標(biāo)識(shí)工作的正常開展。

（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。要想建立企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)，就必須依靠人，這就要求管理人員必須要具備較高的知識(shí)水平和先進(jìn)的技術(shù)?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)的檔案管理部門高科技人才較缺，而且檔案、信息處理的復(fù)合型人才更為緊缺，很多檔案管理人員都不具備先進(jìn)的技術(shù)。即使引進(jìn)了較為高端的設(shè)備，也難以發(fā)揮真正的作用。

四、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑

（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須納入企業(yè)信息化建設(shè)總體框架內(nèi)。對(duì)于企業(yè)來說，其在檔案管理的過程中遇到了很多困難，要想促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，就必須將其納入單位的總體規(guī)劃中，并分階段實(shí)施，才能真正促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。企業(yè)檔案管理工作，必須先為生產(chǎn)服務(wù)，然后再為企業(yè)經(jīng)營服務(wù)。為此，在進(jìn)行企業(yè)檔案信息化管理的過程中，不能完全封閉，只有將企業(yè)檔案信息化管理和企業(yè)生產(chǎn)決策信息化建設(shè)相結(jié)合，并找準(zhǔn)自己的定位，才能真正發(fā)揮檔案信息化的作用。要想真正確保檔案信息化建設(shè)有效推行下去，就必須將檔案信息化建設(shè)融入企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃中去。對(duì)于企業(yè)來說，只有在建設(shè)實(shí)施企業(yè)信息化的過程中，從檔案信息化建設(shè)的需求出發(fā)，并加大對(duì)資金的投入、引進(jìn)設(shè)備、培養(yǎng)高素質(zhì)人才，才能確保檔案信息化建設(shè)順利開展。

西方主宰世界方式：財(cái)富追逐。“自13世紀(jì)以后，威尼斯人就一直在通過開發(fā)和印度的海上貿(mào)易，遠(yuǎn)渡重洋跨過非洲南端而不是討價(jià)還價(jià)來聚集財(cái)富?！盵7]316葡萄牙的行為更為迅速，西班牙從此進(jìn)入了一個(gè)完全地“新世界”，并將自己的所有附屬地對(duì)外承包。在西伯利亞地區(qū)和美洲，一些亡命之徒都會(huì)在地圖上未標(biāo)明的位置四處聚財(cái)，占領(lǐng)了令人難以置信的大片土地。財(cái)富聚集的方式和狂熱達(dá)到了前所未有的程度，加速了西方人主宰世界的野心和抱負(fù)。

（二）安全原則。為了確保電子文件的真實(shí)性、原始性和完整性，必須根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況來建立一套較為科學(xué)、合理的電子檔案影像管理方案。要想完善電子檔案影像信息，就必須進(jìn)行檔案信息化管理，才能在無須查找原件的前提下，輕松快捷找到所需的檔案資源。這樣既提高了檔案信息的使用效率，也有效避免了檔案原件的損壞。然而，對(duì)于電子檔案來說，其必須做到安全可靠，只有盡可能避免病毒及可篡改性等不安全因素，并做好電子檔案的備份及異地保存等業(yè)務(wù)，才能真正有利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，培養(yǎng)積極服務(wù)企業(yè)和社會(huì)的思想。首先，企業(yè)的檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，并樹立開放意識(shí)，只有這樣才能確保檔案管理工作不局限于為有關(guān)人員提供查詢服務(wù)，才能真正深層次挖掘檔案信息資源。為此，對(duì)于企業(yè)檔案部門來說，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思想，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要意義，并真正將檔案信息化管理工作納入企業(yè)重要的戰(zhàn)略體系，使得企業(yè)的檔案資源得以有效利用。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)，使其服務(wù)更加多元。

（四）培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才。在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要大量的復(fù)合型人才，不僅要求其有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，還要熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù)，另外，還需要具備較強(qiáng)的英文閱讀水平和翻譯能力以及現(xiàn)代管理能力等。在培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才的過程中，企業(yè)一方面要引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)、管理能力和較強(qiáng)英文水平的高校人才來充實(shí)檔案管理團(tuán)隊(duì)，還要定期、不定期對(duì)其進(jìn)行專門的培訓(xùn)，并開展各種類型的檢驗(yàn)活動(dòng)，才能使得企業(yè)的用人制度越來越規(guī)范。另外，為了真正培養(yǎng)有才能的檔案信息化人才，還需要建立健全企業(yè)的人才評(píng)價(jià)機(jī)制和競爭機(jī)制。

（五）提升企業(yè)管理水平。為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，必須利用流程再造來提升企業(yè)管理。對(duì)于企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)來說，其具體流程在于，當(dāng)各業(yè)務(wù)部門形成文件后，利用文件管理系統(tǒng)將其編入檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，然后由檔案管理人員審核待歸檔的檔案，審核合格并填寫合格信息后，才能將其歸檔，對(duì)于那些未審核成功的數(shù)據(jù)資料，應(yīng)當(dāng)退還給有關(guān)業(yè)務(wù)部門，并由其進(jìn)行修改。這樣不僅使得檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有效結(jié)合起來，還使得文件真正實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸，從而有效提升了檔案歸檔的準(zhǔn)確性和完整性。

（六）實(shí)現(xiàn)資源整合。對(duì)于企業(yè)來說，其發(fā)展服務(wù)的信息基礎(chǔ)在于整合資源，收集社會(huì)中關(guān)于本行業(yè)的有關(guān)政策、制度和未來發(fā)展前景等信息，并加以整合研究，有利于促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。為此，企業(yè)要根據(jù)自身的特點(diǎn)和行業(yè)特點(diǎn)來收集相關(guān)資料，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)立與之相關(guān)的版塊，可以為專業(yè)人士提供便利。同時(shí)，要盡可能豐富企業(yè)相關(guān)信息資源，不僅要對(duì)企業(yè)所有的檔案進(jìn)行管理，還要收集很多優(yōu)秀企業(yè)甚至是其他同類型企業(yè)相關(guān)信息。

五、結(jié)語

總而言之，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)具有較強(qiáng)的整體性，需要制度、設(shè)備、人員等全方位的支持。企業(yè)在發(fā)展的過程中離不開檔案信息化工作，為此，只有采取積極的應(yīng)對(duì)措施，并提前做好準(zhǔn)備，才能建設(shè)好企業(yè)的檔案信息化，從而使其更加科學(xué)規(guī)范。