如何做好化工企業(yè)存貨管理

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國(guó)資委《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央企業(yè)“兩金”管控工作有關(guān)事項(xiàng)的通知》(國(guó)資發(fā)財(cái)評(píng)〔2020〕454號(hào))要求持續(xù)加大“兩金”管控力度，確保“兩金”規(guī)模、并對(duì)非正?！皟山稹眽航档确矫嫣岢龉芸啬繕?biāo)。[1]央企隨即展開(kāi)“降兩金，降杠桿”的行動(dòng)，將“降兩金”作為考核指標(biāo)。為貫徹落實(shí)國(guó)家重要決策部署，扎實(shí)推進(jìn)中央企業(yè)提質(zhì)增效行動(dòng)，立足當(dāng)前形勢(shì)和市場(chǎng)環(huán)境，持續(xù)改進(jìn)，推動(dòng)公司高質(zhì)量發(fā)展，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)朝著向好的趨勢(shì)發(fā)展。央企加強(qiáng)“兩金”管控和考核力度，提高資產(chǎn)運(yùn)行質(zhì)量，那么“兩金”是什么？所謂“兩金”，主要指應(yīng)收賬款和存貨兩個(gè)會(huì)計(jì)科目。本文就存貨的管理進(jìn)行探討，為企業(yè)存貨管理提供參考。

一、化工企業(yè)存貨管理概述

存貨是指企業(yè)在日常活動(dòng)中持有的以備出售的產(chǎn)成品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程中或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的材料、物料等。存貨通常包括原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、周轉(zhuǎn)材料等。存貨是企業(yè)一項(xiàng)重要的流動(dòng)資產(chǎn)，也是保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)連續(xù)順利進(jìn)行的必要條件。存貨管理是企業(yè)管理的重要組成部分，存貨的日常管理涉及企業(yè)的供產(chǎn)銷(xiāo)等多個(gè)環(huán)節(jié)，企業(yè)存貨品種很多，是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致的管理工作。尤其化工產(chǎn)品或原料危險(xiǎn)性大，對(duì)儲(chǔ)存條件和環(huán)境視產(chǎn)品的性能不同都有很高的要求，對(duì)化工企業(yè)的存貨管理而言是一項(xiàng)難度更大、更復(fù)雜、更細(xì)致的工作。一個(gè)企業(yè)要在市場(chǎng)上占據(jù)優(yōu)勢(shì)，除了產(chǎn)品品質(zhì)以外，產(chǎn)品的及時(shí)供給是重要保障，那么制定合理的存貨規(guī)模，有利于均衡企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷(xiāo)售，否則，不合理的庫(kù)存要么增加企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，要么影響企業(yè)銷(xiāo)售，進(jìn)而影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jī)效。

二、化工企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀

(一)化工產(chǎn)品屬于高危險(xiǎn)源，基礎(chǔ)管理薄弱，安全管理及目視化管理不到位

從狀態(tài)上看化工產(chǎn)品有氣態(tài)、液態(tài)、固態(tài)；從產(chǎn)品特性來(lái)化工產(chǎn)品呈現(xiàn)出易燃、易爆、有毒的特征，屬于國(guó)家重點(diǎn)管控的物資，對(duì)安全、環(huán)保存在很大影響的產(chǎn)品；從生產(chǎn)過(guò)程來(lái)看，不同的化工產(chǎn)品有不同的生產(chǎn)過(guò)程，有的是不間斷連續(xù)生產(chǎn)，有的階段性，總之，化工產(chǎn)品的這些特性決定了化工行業(yè)屬于高危行業(yè)，動(dòng)輒發(fā)生嚴(yán)重的安全事故，近年發(fā)生的特大安全事故包括河北盛華、江蘇響水、天津?yàn)I海新區(qū)等事故，因此化工企業(yè)的存貨管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù)，這些事故的發(fā)生從側(cè)面反映企業(yè)安全管理存在問(wèn)題，要么缺少安全制度和規(guī)定，要么化工產(chǎn)品包裝、儲(chǔ)運(yùn)都有嚴(yán)格的規(guī)定，未按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，同時(shí)也反映了存貨管理的混亂狀態(tài)。企業(yè)庫(kù)存管理標(biāo)識(shí)不清、定置管理無(wú)序，收發(fā)貨流轉(zhuǎn)路線安排不合理，造成存貨管理無(wú)序混亂。

(二)存貨管理內(nèi)控管理不健全

企業(yè)做好良好的存貨管理，必須建立有效的內(nèi)控體系，規(guī)范物料的出入庫(kù)流程以及危險(xiǎn)化學(xué)品管理流程，庫(kù)存存貨的安全管理流程，對(duì)保管員收發(fā)貨關(guān)鍵環(huán)節(jié)以及制定關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制措施，目前絕大多數(shù)企業(yè)內(nèi)控建設(shè)不到位，還局限在局部的修改完善，沒(méi)有從內(nèi)控體系的整體或體系上去系統(tǒng)解決和完善內(nèi)控管理體系。有的核算員兼任保管，這兩個(gè)崗位本身屬于不相容崗位，沒(méi)有遵循內(nèi)控管理不相容職務(wù)進(jìn)行分離的原則，為相關(guān)人員的舞弊行為提供了機(jī)會(huì)。存貨的內(nèi)控體系從存貨管理的流程、存貨管理制度、以及存貨管理的風(fēng)險(xiǎn)矩陣、權(quán)限分工、不相容職務(wù)分離等方面對(duì)存貨的收發(fā)存建立的一套內(nèi)部控制系統(tǒng)。

(三)缺乏庫(kù)存管理的預(yù)警機(jī)制，庫(kù)存規(guī)模不合理

企業(yè)庫(kù)存數(shù)量控制不合理，采購(gòu)沒(méi)計(jì)劃，導(dǎo)致庫(kù)存積壓甚至過(guò)期，尤其有的化工產(chǎn)品有明確的有效期，導(dǎo)致產(chǎn)品過(guò)期失效，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

(四)缺乏信息化管理系統(tǒng)，存貨的管理效率不高

企業(yè)存貨管理信息化水平滯后，導(dǎo)致存貨信息不流暢，不能提供及時(shí)準(zhǔn)確的庫(kù)存數(shù)據(jù)，無(wú)法實(shí)時(shí)掌握庫(kù)存情況，導(dǎo)致存貨的管理效率不高。

三、對(duì)加強(qiáng)化工企業(yè)存貨管理及壓降存貨的建議

(一)熟悉原料、產(chǎn)品特性，滿足物資管理的條件及環(huán)境，強(qiáng)化安全管理和基礎(chǔ)管理

化工產(chǎn)品的特性，決定了化工產(chǎn)品的高危性，那么化工企業(yè)存貨管理安全至上，對(duì)易燃、易爆、有毒產(chǎn)品要進(jìn)行明確的標(biāo)識(shí)，制定切實(shí)可行的安全管理制度，防止燃爆及泄露現(xiàn)象的發(fā)生。除了從制度上嚴(yán)格管理意外，還要加強(qiáng)存貨的定置管理或者可視化管理，對(duì)庫(kù)房的物資進(jìn)行分區(qū)，諸如成品區(qū)、原料區(qū)、包裝材料區(qū)、五金配件區(qū)、廢品區(qū)等等進(jìn)行明確的區(qū)域劃分，對(duì)于區(qū)域內(nèi)的物資，按照產(chǎn)品的特性、包裝等要求進(jìn)行分類(lèi)放置，及時(shí)標(biāo)注產(chǎn)品或物資標(biāo)識(shí)，明確名稱(chēng)、產(chǎn)品數(shù)量、庫(kù)管人員、實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)量、最后數(shù)量確定時(shí)間等等。對(duì)庫(kù)房物資流動(dòng)的路徑或流程設(shè)置要科學(xué)、合理，清晰的物流有利于物資的安全。

(二)完善內(nèi)控體系，明確崗位職責(zé)，抓好關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制

完善存貨的內(nèi)控體系要從五個(gè)方面入手：一是對(duì)存貨管理的業(yè)務(wù)有清晰的描述，對(duì)庫(kù)存有個(gè)整體認(rèn)識(shí)和把握。二是明確庫(kù)存管理的職責(zé)，對(duì)各崗位人員職責(zé)明確，責(zé)任到人。三是梳理庫(kù)存存貨管理流程，對(duì)原材料采購(gòu)入庫(kù)、生產(chǎn)材料領(lǐng)用出庫(kù)、產(chǎn)成品入庫(kù)、產(chǎn)品銷(xiāo)售出庫(kù)、退庫(kù)、物資盤(pán)點(diǎn)等存貨的收、發(fā)、存梳理編制相關(guān)流程，識(shí)別各流程中得關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制進(jìn)行描述，確定具體的控制措施，例如物料領(lǐng)用環(huán)節(jié)，化工原料通常通過(guò)管道輸送，流量計(jì)的控制就是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，流量計(jì)是否定期鑒定，流量計(jì)的計(jì)量控制的準(zhǔn)確性，對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的影響很大。四是存貨管理相關(guān)的制度是否齊全、是否及時(shí)更新，符合管理要求，例如庫(kù)房定置管理和分類(lèi)管理制度、存貨的物資擺放規(guī)范、物料的領(lǐng)用制度、產(chǎn)品退庫(kù)管理制度、計(jì)量器具的鑒定制度、庫(kù)房安全管理制度等等是否齊全。五是存貨管理風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣是否清晰梳理，諸如風(fēng)險(xiǎn)描述、合規(guī)要求、控制描述、主責(zé)部門(mén)、主責(zé)崗位、控制頻次等等是否清晰明確界定，包括各崗位職責(zé)權(quán)限劃分是否清晰，不相容崗位是否分離，有效防范舞弊行為發(fā)生。[2]

(三)運(yùn)用信息化水平，開(kāi)展存貨動(dòng)態(tài)管理，合理控制庫(kù)存規(guī)模

我們已進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，數(shù)據(jù)成為企業(yè)資源，成為企業(yè)管理、決策的依據(jù)，用數(shù)據(jù)打造企業(yè)運(yùn)營(yíng)和管理標(biāo)準(zhǔn)，提升企業(yè)效益已成為趨勢(shì)。那么存貨的管理也不例外，要建立存貨的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，就必須運(yùn)用信息化手段，對(duì)存貨進(jìn)行管理。目前大部分企業(yè)都通過(guò)實(shí)施ERP來(lái)實(shí)現(xiàn)一體化管理，視企業(yè)規(guī)模的大小、生產(chǎn)的特點(diǎn)采用不同的ERP軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)管理，比如SAP、用友ERP系統(tǒng)。ERP有一個(gè)重要的功能，就是對(duì)庫(kù)存量設(shè)置預(yù)警，設(shè)最低庫(kù)存和最高庫(kù)存兩個(gè)預(yù)警線，合理控制庫(kù)存規(guī)模，當(dāng)庫(kù)存量過(guò)低時(shí)，提醒進(jìn)行適當(dāng)采購(gòu)，當(dāng)實(shí)際庫(kù)存量高于最高庫(kù)存量時(shí)，停止采購(gòu)或生產(chǎn)，加快銷(xiāo)售節(jié)奏，把存貨控制在一個(gè)合理的區(qū)間，有利于壓降存貨合理占用資金，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)質(zhì)量。那么如何合理確定庫(kù)存量呢？從供產(chǎn)銷(xiāo)的供應(yīng)鏈來(lái)分析，結(jié)合采購(gòu)水平、生產(chǎn)能力以及銷(xiāo)量來(lái)確定合理庫(kù)存量。例如，某企業(yè)成立供應(yīng)鏈管理小組，由企業(yè)主管生產(chǎn)副總經(jīng)理為組長(zhǎng)，企業(yè)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、儲(chǔ)運(yùn)、財(cái)務(wù)等部門(mén)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)人員組成，每月召開(kāi)供應(yīng)鏈會(huì)議，確定采購(gòu)量、生產(chǎn)量以及銷(xiāo)量，對(duì)大宗原料的市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)、結(jié)合庫(kù)存情況、銷(xiāo)售需求確定原料的采購(gòu)量、生產(chǎn)量、銷(xiāo)量，達(dá)到存貨庫(kù)存以及出入庫(kù)的合理平衡，降低資金占用，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

ERP可以對(duì)存貨采用不同的分析，掌握庫(kù)存存貨的情況，尤其對(duì)存貨的期限也可實(shí)時(shí)掌握，根據(jù)存貨的庫(kù)存時(shí)間，防止化工企業(yè)存貨過(guò)期失效，加強(qiáng)對(duì)逾期存貨及時(shí)采取處理，有效地保證有效的存貨管理，確保存貨的期限在合理的區(qū)間范圍內(nèi)。

(四)對(duì)存貨采用科學(xué)管理方法，加速存貨周轉(zhuǎn)，降低資金占用

存貨的管理方法，常見(jiàn)的有ABC管理法、零庫(kù)存管理法、儲(chǔ)存期控制法，不同的企業(yè)不同的業(yè)務(wù)應(yīng)采用符合公司實(shí)際情況和業(yè)務(wù)特點(diǎn)的存貨管理方法，使得庫(kù)存滿足生經(jīng)營(yíng)的需要，同時(shí)控制存貨管理的規(guī)模和效果，避免資金占?jí)汉彤a(chǎn)品過(guò)期，提高存貨管理的效益。尤其化工企業(yè)，存貨的時(shí)效性很強(qiáng)，加強(qiáng)存貨的周轉(zhuǎn)速度，同時(shí)對(duì)存貨實(shí)施先進(jìn)先出的收發(fā)貨制度。例如，存貨ABC管理法，根據(jù)存貨的重要程度，將存貨分為ABC三種類(lèi)型進(jìn)行管理，具體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和物資特性來(lái)確定，比如A類(lèi)存貨品種占存貨的十分之一，資金占存貨的五分之四左右，對(duì)于這類(lèi)存貨進(jìn)行重點(diǎn)管理，如化工企業(yè)的大宗原料、有毒產(chǎn)品、易燃易爆產(chǎn)品等要進(jìn)行重點(diǎn)管理。B類(lèi)存貨品種占存貨的五分之一，資金占存貨的十分之一左右，對(duì)這類(lèi)存貨采取日常管理，如化工企業(yè)的輔料、包裝材料等等。C類(lèi)存貨品種占存貨的五分之三以上，資金占存貨的十分之一左右，進(jìn)行一般管理，如低值易耗品、五金配件等。存貨通過(guò)ABC分類(lèi)管理后，抓重點(diǎn)存貨管理、控制一般存貨管理，減少資金占用，加速存貨周轉(zhuǎn)。

(五)規(guī)范存貨盤(pán)點(diǎn)，提高存貨管理水平

存貨盤(pán)點(diǎn)是存貨管理的一項(xiàng)重要的監(jiān)督管理制度，部分企業(yè)缺乏規(guī)范的企業(yè)盤(pán)點(diǎn)制度，沒(méi)有定期對(duì)存貨進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，導(dǎo)致實(shí)物和賬面不符，庫(kù)房賬和財(cái)務(wù)賬不符，財(cái)務(wù)賬和物資卡片不符的現(xiàn)象，導(dǎo)致管理混亂，因此，存貨管理必須建立存貨盤(pán)點(diǎn)的制度，對(duì)存貨盤(pán)點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范，每次盤(pán)點(diǎn)，制定詳實(shí)盤(pán)點(diǎn)方案，明確盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃、盤(pán)點(diǎn)過(guò)程控制、抽盤(pán)、監(jiān)盤(pán)、分析盤(pán)點(diǎn)差異原因，撰寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。每年至少進(jìn)行兩次大的盤(pán)點(diǎn)，及半年度和年度，根據(jù)管理需要也可增加月盤(pán)或者季度盤(pán)點(diǎn)，通過(guò)對(duì)盤(pán)點(diǎn)差異分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，改善存貨管理，提高存貨管理的水平。