企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路

文/國網(wǎng)浙江杭州市蕭山區(qū)供電有限公司 譚小倩

在信息化高速發(fā)展的時代，將網(wǎng)絡技術充分運用在企業(yè)的發(fā)展過程中是社會發(fā)展的必然趨勢，檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響，做好檔案管理工作，不僅能夠保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，還能讓企業(yè)更好地適應當前快速變化的時代背景。企業(yè)在未來的發(fā)展過程中必須將更多的時間和注意力放在檔案管理的信息化建設上，對原有的檔案管理理念進行轉變，充分意識到對檔案管理進行信息化轉變的重要性。采取多樣化的措施不斷加快企業(yè)檔案信息化建設，通過這樣的方式推動企業(yè)管理邁向全新的階段。

一、企業(yè)檔案管理信息化的重要性

之所以一直強調要對企業(yè)檔案管理進行信息化建設，主要是因為加快信息化建設具有許多積極意義。信息化管理對于一個企業(yè)的發(fā)展有著深遠的影響，企業(yè)想要得到可持續(xù)性的發(fā)展，必須以先進的網(wǎng)絡信息技術為依托，真正實現(xiàn)檔案管理信息化建設，對于檔案管理的模式進行優(yōu)化，使得管理工作變得更加規(guī)范，從根本上打破原有檔案管理模式存在的弊端。

（一）提高工作效率。企業(yè)在進行檔案管理信息化建設的過程中，具有許多積極意義，其中最重要的一個意義就是能夠有效提高工作效率。信息化建設完成以后，可以讓檔案管理工作人員隨時對所需的檔案信息進行調取，可以高效完成歸檔處理工作，整個檔案管理工作可以實時進行更新。進行信息化建設以后，可以讓工作人員更加快速地對檔案內部的相關信息進行搜索，工作人員的工作大量減少，同時還能有效提高檔案管理工作的質量和效率。

（二）保持了檔案原貌。企業(yè)檔案信息化建設，能夠有效保留檔案最原始的面貌，管理人員只需要通過掃描儀和數(shù)碼相機等先進的設備對原文件進行掃描，就能直接將原文檔的數(shù)據(jù)信息存入管理軟件中，通過這樣的方式能夠在不改變檔案原貌的基礎上，高效對檔案信息進行管理，通過這樣的方式不會再出現(xiàn)檔案信息丟失和不全的情況。

（三）便于檢索與查詢。企業(yè)的檔案管理工作相較于其他工作較為繁雜，在管理的過程中需要對大量的數(shù)據(jù)信息進行整理和分類，這在一定程度上加大了管理人員的工作難度。在傳統(tǒng)的管理過程中，由于沒有先進的技術作為支持，導致整個檢索和查詢工作變得非常困難，但是進行信息化建設以后則能更方便地進行檢索和查詢。檔案管理信息化建設可以提供模糊檢索和高級檢索等功能，這些功能能夠有效提高檔案管理工作的效率和質量，通過借助網(wǎng)絡可以設置專用的通道，這樣能夠有效實現(xiàn)遠程查詢檔案信息的目標，能夠有效克服傳統(tǒng)檔案管理模式受時間和空間的限制，這樣能夠將檔案的作用更好地發(fā)揮出來，同時整個管理工作也會變得更加高效。

（四）分級管理，利于保密。企業(yè)在進行檔案管理信息化建設后，有各種先進的設備會被應用在檔案管理中，其中最為常見的包括掃描儀、數(shù)碼照相機等設備。這些先進設備的利用能夠有效實現(xiàn)分級管理，在利用掃描儀的過程中可以將文檔瞬間轉移到相應的系統(tǒng)中，可以第一時間對文檔的內容進行查看，通過分級管理的方式能夠更好地對檔案進行保密。分級管理的模式設置了相應的查閱權限，這樣能夠對一些機密檔案進行高效管理，防止檔案在查閱的過程中出現(xiàn)遺失和泄露的情況。相關工作人員在對檔案進行查閱時，還會進行相應的行為記錄，這能更好地對檔案進行安全管理。

二、企業(yè)檔案管理信息化的內容形式

從當前的實際發(fā)展情況看，企業(yè)檔案管理信息化建設實際上是一個轉化的過程。傳統(tǒng)的發(fā)展過程中，企業(yè)所采用的檔案管理模式都以檔案實體保管為主，但是在新時代背景下，逐漸朝著數(shù)字化方式為社會提供服務的方向轉變。企業(yè)檔案管理信息化在建設過程中，具體的內容形式體現(xiàn)在四個方面：第一，是檔案信息化和網(wǎng)絡化建設。檔案信息化和網(wǎng)絡化建設可以說是企業(yè)檔案管理信息化建設最為重要的一個組成部分，通過數(shù)字化和網(wǎng)絡化的轉變能夠更加高效地對檔案信息進行管理，避免檔案信息出現(xiàn)丟失和被篡改的情況。第二，體現(xiàn)在檔案信息的接收、傳遞、儲存和利用一體化上，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，接收、傳遞、儲存以及利用不能在同一時間內完成，但是在信息化建設完成以后能實現(xiàn)一體化。第三，體現(xiàn)在檔案信息的高度共享上，在信息化的基礎上，檔案內部的各項信息都會共享在網(wǎng)絡上，有權限的管理人員可以隨時隨地對其進行調取和利用。第四，體現(xiàn)在對檔案的管理模式進行全面變革，原有實體化的檔案將不復存在，所有的檔案都會變成數(shù)字化檔案。今后的檔案會被分為數(shù)據(jù)型、信息型、知識型等多個不同的類型，每一種類型的檔案會被應用在不同的系統(tǒng)中，檔案呈現(xiàn)出的應用價值能夠得到提高。

三、企業(yè)檔案管理發(fā)展信息化建設的措施

（一）改善軟、硬件設施。企業(yè)在進行檔案管理信息化建設的過程中，需要從多方面入手，信息化建設并不是一件簡單的工作，必須充分考慮多方面的影響因素，這樣才能取得良好的建設成果。想要不斷提高企業(yè)檔案管理信息化建設的速度，必須有相應的軟硬件作為支持。企業(yè)在發(fā)展的過程中，可以專門成立一個研發(fā)部門，該部門主要是對一些專用的軟件設備進行研發(fā)。除此之外，還要加大經(jīng)濟投入力度構建相應的硬件設備。從當前的實際發(fā)展情況來看，企業(yè)在進行檔案管理信息化建設的過程中，所需要的軟件和硬件設備主要包括：計算機軟硬件基礎環(huán)境和各類輔助設施，例如寬帶網(wǎng)、通信子網(wǎng)、內部局域網(wǎng)以及一些配套的路由器，存儲設備以及服務器等等。

（二）加大信息化基礎設施的投入力度。企業(yè)在發(fā)展過程中必須充分意識到檔案管理信息化建設的重要性，并且組建一個專門的項目，對其投入充足的發(fā)展資金，將檔案管理信息化建設放在企業(yè)發(fā)展的重要位置，加大基礎設施的投入力度，使得檔案管理的設備能夠符合實際發(fā)展需求，定期對設備進行維修和保養(yǎng)，對于一些使用年限較長的設備要進行及時更換，積極引進先進的設備，這樣才能為檔案管理信息化建設提供基礎支持。企業(yè)在發(fā)展過程中要從內部檔案管理的實際情況入手，根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況建立科學合理的管理系統(tǒng)，這樣才能保證后續(xù)各項工作的順利開展，避免隨意盲目地進行信息化建設，影響企業(yè)的正常發(fā)展。

（三）培養(yǎng)檔案管理信息化人才。企業(yè)在發(fā)展過程中要積極引進檔案信息化管理方面的專業(yè)人才，對于原有的人才結構進行優(yōu)化，將信息化管理人才作為基礎，定期對管理人員進行系統(tǒng)性培訓，不斷完善管理人員的知識架構，提高管理人員的工作積極性，讓管理人員將自身的能力全面發(fā)揮出來。除此之外，企業(yè)還需要做好相應的宣傳工作，通過高效的宣傳能夠有效提高人們對于檔案管理信息化建設的重視程度，使得信息化建設能夠深入人心，通過這樣的方式能夠更好地對理念進行轉變，從而使多檔案管理信息化建設更好地適應社會的發(fā)展要求。

（四）提高檔案管理的水平。企業(yè)想要推動檔案管理信息化建設，必須不斷提高檔案管理水平，使得企業(yè)的檔案管理工作能夠真正符合時代發(fā)展的需求，從設備、技術以及人員等多方面進行改革，這樣才能有效打破傳統(tǒng)紙質檔案管理模式存在的一些弊端。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式對于技術沒有太高的要求，需要工作人員根據(jù)相關規(guī)定采取相應的管理措施對檔案進行管理。但是在檔案管理信息化背景下，對于各項技術都有較高的要求。必須順應計算機技術、網(wǎng)絡技術以及多種技術發(fā)展的趨勢，這樣才能更好地完成企業(yè)檔案管理信息化建設。企業(yè)在發(fā)展過程中需要對人力資源進行科學有效的管理，按照信息化管理的要求構建先進的設備，積極學習先進的技術，對于檔案管理部門的工作人員進行重新調整和組織，充分發(fā)揮人力資源的積極作用，企業(yè)檔案管理部門要緊隨時代發(fā)展的腳步，積極學習國外先進的檔案管理技術，結合企業(yè)的實際進行更加高效的檔案管理信息化建設。

（五）培養(yǎng)高素質檔案管理人才。目前我國企業(yè)檔案管理信息化建設速度之所以緩慢，主要是由于缺乏高素質的檔案管理人才。檔案管理人才對于信息化建設發(fā)展有著十分重要的作用。在基層檔案管理信息化建設的過程中，不僅需要專業(yè)技術方面的人才，還需要計算機軟件以及硬件方面的人才，管理人員需要對自身的素質進行不斷提高，積極學習先進的經(jīng)驗和理念。企業(yè)檔案管理部門在信息化建設的過程中，要組建一支高素質的檔案管理團隊。團隊中的工作人員要具備較高的檔案業(yè)務素質，同時還要具備較強的綜合分析能力，能夠熟練使用各種計算機操作系統(tǒng)，可以積極應用先進的計算機技術完成檔案管理工作。

四、結語

綜上所述，企業(yè)在發(fā)展過程中要對檔案進行信息化建設，改變傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，積極利用先進的技術手段，更加快速地對檔案信息進行管理，避免檔案信息出現(xiàn)遺漏和丟失的情況，加強對檔案的安全性管理，通過這樣的方式能夠推動企業(yè)更好發(fā)展，同時企業(yè)的檔案管理水平能得到有效提高。