企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)中存在的問題及對策研究

陸 平 浙江歐詩漫集團(tuán)有限公司

引言

企業(yè)無論是面臨來自市場的競爭還是在自身發(fā)展過程中，會遇到各種風(fēng)險(xiǎn)及挑戰(zhàn)。內(nèi)部控制的產(chǎn)生主要基于權(quán)利分散思想，是企業(yè)在經(jīng)營與內(nèi)部管理中風(fēng)險(xiǎn)防控的重要手段[1]。國家也對企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)內(nèi)容作出了規(guī)定，并擬定了相關(guān)的法律法規(guī)，給企業(yè)建設(shè)和完善自身的內(nèi)部控制工作提供了參考價(jià)值。雖然大部分企業(yè)內(nèi)建立了一定的內(nèi)部控制制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，但由于各種人為因素或客觀因素的影響，仍有部分企業(yè)在內(nèi)部控制工作中忽視制度的重要性?；诖?，越來越多的企業(yè)開始著手于內(nèi)部控制信息化建設(shè)，讓內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)發(fā)揮內(nèi)部管理的作用，鞏固所有員工的風(fēng)險(xiǎn)防控思想，以此從根本上保障企業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)運(yùn)營。

一、企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重要意義

企業(yè)的內(nèi)部控制工作覆蓋面廣泛，涵蓋了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的方方面面。傳統(tǒng)的人力操作內(nèi)部控制工作效率低下，隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等數(shù)字信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各類數(shù)據(jù)的數(shù)量及傳輸速度也在不斷增加，傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)處理手段明顯無法滿足企業(yè)在新時(shí)期的發(fā)展需求。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部控制也面臨著新挑戰(zhàn)，即如何將真實(shí)有用的信息從繁多的信息中快速提取出來，并準(zhǔn)確識別風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供幫助。此外，隨著國家電子發(fā)票、數(shù)字化會計(jì)檔案等的大力推進(jìn)，內(nèi)部控制信息化建設(shè)也是企業(yè)內(nèi)部控制工作的必然發(fā)展趨勢。

進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)，首先可以將企業(yè)經(jīng)營各環(huán)節(jié)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行快速分類、整理，有效保障信息數(shù)據(jù)處理時(shí)的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性及連續(xù)性，進(jìn)而提高企業(yè)數(shù)據(jù)的處理效率。其次，有利于提高企業(yè)內(nèi)部控制工作的有效性，由于內(nèi)部控制的信息化建設(shè)可以使將企業(yè)各部門的職責(zé)、制度標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)等錄入信息系統(tǒng)中，各部門及各人員可以對其有更加清晰明確的認(rèn)知，有效減少了因人為因素而導(dǎo)致的內(nèi)部控制工作失誤；減少時(shí)間及空間對內(nèi)部控制審核流程、信息傳輸?shù)南拗?，?shí)現(xiàn)多人、多地同時(shí)線上操作，改善了傳統(tǒng)內(nèi)部控制中審批、簽字等繁瑣的流程，極大程度上提高了信息傳輸及處理的速度及工作效率。此外，在信息計(jì)劃的內(nèi)部控制系統(tǒng)中，企業(yè)業(yè)務(wù)資料及數(shù)據(jù)已經(jīng)上傳至系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部人員可在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行線上查詢、自主打印等操作，不用像以往的查閱紙質(zhì)檔案那樣浪費(fèi)大量的時(shí)間及精力。

二、企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)中存在的問題

(一)企業(yè)缺乏對內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重視

當(dāng)前有許多的企業(yè)管理者在進(jìn)行企業(yè)的內(nèi)部管理工作時(shí)，缺乏對企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重視，不僅會導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部控制工作依舊局限于傳統(tǒng)的方式方法，同時(shí)也會對企業(yè)的發(fā)展道路造成阻礙[2]。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者沒有以身作則，重視起企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)，那么下屬員工也會降低對內(nèi)部控制的信息化建設(shè)工作的重視程度，認(rèn)為其與自身的本職工作之間沒有必然的聯(lián)系，進(jìn)而嚴(yán)重限制企業(yè)的內(nèi)部控制信息化建設(shè)進(jìn)程與企業(yè)的整體發(fā)展。

(二)缺乏統(tǒng)一的內(nèi)部控制規(guī)則

一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)內(nèi)部中，各部門與各部門人員之間不應(yīng)各自為政，而應(yīng)具有密切的聯(lián)系，這樣才能保證企業(yè)的整體管理質(zhì)量。例如，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門與生產(chǎn)部門之間在內(nèi)部控制工作的信息數(shù)據(jù)上存在較大的差異性，如果在開展整體企業(yè)內(nèi)部控制工作時(shí)，這兩個(gè)部門之間的聯(lián)系較少，會使內(nèi)部控制工作很難順利開展，也無法保障內(nèi)部控制信息化的順利建設(shè)。

(三)缺乏長遠(yuǎn)的內(nèi)部控制信息化建設(shè)目光

我國的大部分企業(yè)更為看重經(jīng)濟(jì)效益的最大化，在進(jìn)行內(nèi)部控制信息化建設(shè)的過程中，只考慮其是否能為企業(yè)當(dāng)前的經(jīng)營帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了內(nèi)部控制信息化建設(shè)對企業(yè)未來長遠(yuǎn)發(fā)展的影響。企業(yè)習(xí)慣將更多的資金投入到當(dāng)前的生產(chǎn)項(xiàng)目中，而內(nèi)部控制信息化建設(shè)缺少足夠的資金支持，導(dǎo)致其難以有效開展；或者是在建設(shè)初步的內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)后，沒有充足的資金對其進(jìn)行后續(xù)的運(yùn)維及完善，導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)停滯不前，無法滿足企業(yè)后續(xù)的發(fā)展需求。正是因?yàn)槠髽I(yè)管理者缺乏長遠(yuǎn)的內(nèi)部控制信息化建設(shè)目光，才導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)各種問題，或是無法真正發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的真正價(jià)值。

(四)缺乏專業(yè)的內(nèi)部控制信息化建設(shè)人才

首先，隨著企業(yè)逐漸意識到內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重要性，各企業(yè)開始逐漸建設(shè)符合自身發(fā)展實(shí)際情況的內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，但在建設(shè)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)時(shí)企業(yè)往往需要將其外包給專業(yè)的信息技術(shù)公司，加上企業(yè)與信息技術(shù)公司就內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)建設(shè)時(shí)的溝通較少，導(dǎo)致信息技術(shù)公司在建設(shè)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)時(shí)沒有充分了解企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，企業(yè)在后續(xù)使用該系統(tǒng)時(shí)也存在障礙，最終造成內(nèi)部控制的信息化建設(shè)效果不理想[3]。其次，建立內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)后，由于企業(yè)內(nèi)缺乏技術(shù)人才，在系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)時(shí)需要聘請外部人員，成本較高；由于企業(yè)內(nèi)的系統(tǒng)操作人員流動性較大，對于新接手內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的員工來說，學(xué)習(xí)并熟悉系統(tǒng)的使用及操作技巧需要大量的時(shí)間，不利于企業(yè)內(nèi)部控制工作的效率，進(jìn)一步增加了時(shí)間成本的消耗。上述種種問題造成了多數(shù)企業(yè)出現(xiàn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)投入成本高，但實(shí)用性低下的現(xiàn)象，也在一定程度上導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制信息數(shù)據(jù)交互緩慢，信息無法共享或信息重復(fù)。此外，企業(yè)內(nèi)部控制工作人員水平良莠不齊，其計(jì)算機(jī)及信息化技術(shù)手段水平也不同。企業(yè)在選取內(nèi)部控制人員時(shí)，往往會選擇資歷較高，經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工，但也隨之產(chǎn)生了這部分員工老齡化嚴(yán)重、不愿學(xué)習(xí)新事物、計(jì)算機(jī)操作技巧匱乏的弊端，加之這些企業(yè)內(nèi)部控制工作人員在工作時(shí)依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄及人工操作，不僅無法發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的真正價(jià)值，還會進(jìn)一步阻礙企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的發(fā)展。

三、企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的對策

(一)重視內(nèi)部控制信息化建設(shè)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)意識到，內(nèi)部控制信息化建設(shè)是對企業(yè)經(jīng)營理念、人力資源管理、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控工作的一次重大改革，是企業(yè)提高內(nèi)部控制工作及保持市場競爭力的重要保障。企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)必須涵蓋企業(yè)上下的大小事宜，企業(yè)管理者必須改變自身的固有理念，重視起內(nèi)部控制信息化建設(shè)，并有計(jì)劃、有序開展建設(shè)工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)為骨干，成立內(nèi)部控制信息化建設(shè)項(xiàng)目小組、相應(yīng)的技術(shù)小組及監(jiān)督小組與運(yùn)維小組；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)內(nèi)部控制信息化建設(shè)中的各項(xiàng)重大決策；技術(shù)小組負(fù)責(zé)為內(nèi)部控制信息化建設(shè)提供技術(shù)支持；監(jiān)督小組負(fù)責(zé)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)建設(shè)過程的全程監(jiān)督，做好內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)建設(shè)的全過程記錄，并及時(shí)將建設(shè)過程中的問題與難點(diǎn)記性匯總，上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)小組，以幫助其及時(shí)對決策作出調(diào)整；而后續(xù)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的日常使用及維護(hù)由專門的運(yùn)維小組負(fù)責(zé)。

(二)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)各部門之間的聯(lián)系，加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享

首先要突破傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部之間各自為政的瓶頸，在保持原有工作效率的基礎(chǔ)上，每個(gè)部門派出代表，結(jié)合自身部門在內(nèi)部控制工作中的信息數(shù)據(jù)開展討論交流，并與信息系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)人員充分溝通，整合優(yōu)化現(xiàn)有信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一化與集中化管理。例如，以資金使用為主線，將各部門采購成本、投資數(shù)額、銷售業(yè)績、費(fèi)用報(bào)銷、財(cái)務(wù)報(bào)表等數(shù)據(jù)信息均在統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)中進(jìn)記錄和整理，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者將資金的具體流向及在各項(xiàng)企業(yè)活動中的使用情況進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)督管理，以達(dá)到內(nèi)部控制的目標(biāo)[4]。其次，加強(qiáng)反饋與完善，企業(yè)內(nèi)部控制工作人員在使用內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的過程中，要注意對問題的收集與上報(bào)，定期將使用數(shù)據(jù)與運(yùn)維部門的運(yùn)維數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，不斷地對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。此外，加強(qiáng)信息安全保護(hù)，企業(yè)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息安全防護(hù)，不僅要抵御來自外部的黑客攻擊及網(wǎng)絡(luò)病毒，同時(shí)對內(nèi)也要明確系統(tǒng)使用權(quán)限，監(jiān)督各部門在授權(quán)范圍內(nèi)使用系統(tǒng)，以避免不懷好意者造成數(shù)據(jù)信息的泄露。

(三)培養(yǎng)內(nèi)部控制信息化建設(shè)人才隊(duì)伍

首先，要加強(qiáng)原有的內(nèi)部控制工作人員專業(yè)素養(yǎng)，提高內(nèi)控管理團(tuán)隊(duì)的工作經(jīng)驗(yàn)及工作技巧；其次，大力培養(yǎng)綜合型新人才，使其不僅具備專業(yè)的內(nèi)控管理知識，還要具備信息技術(shù)知識，從而使企業(yè)內(nèi)部控制工作隊(duì)伍能夠精準(zhǔn)地把握內(nèi)部控制信息化建設(shè)中的重點(diǎn)難點(diǎn)，進(jìn)一步優(yōu)化內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)。與此同時(shí)，企業(yè)可以積極從外部聘請專家進(jìn)行內(nèi)部控制信息化理念、知識及系統(tǒng)操作的培訓(xùn)；也可以通過抽查考核的方式檢閱員工對內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的掌握程度；并通過領(lǐng)導(dǎo)起到帶頭作用，以提高全員對內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重視程度，使全員能夠使用內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，從而發(fā)揮其在識別風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)中的真正作用，最終不斷提高內(nèi)部控制工作效率與水平。

四、結(jié)語

綜上所述，目前我國正處于科技技術(shù)手段飛速發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)也應(yīng)意識到科技手段為自身帶來的巨大幫助，充分利用信息化手段不斷提升內(nèi)部控制工作的質(zhì)量，才能與時(shí)代發(fā)展接軌，保障自身的發(fā)展。內(nèi)部控制信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，基于此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)起到帶頭作用，提高每個(gè)員工的內(nèi)部控制信息化建設(shè)意識，以幫助企業(yè)拓寬未來發(fā)展的道路。