信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用

文/鄒城市疾病預(yù)防控制中心 魏勝月

疾病預(yù)防控制中心保存的檔案是疾病治療與管理的重要參考材料，其準確記錄了疾病的特點、病程、治療方案和典型案例，為我國相關(guān)衛(wèi)生部門作出重大決策、出臺相關(guān)政策和制定工作計劃提供了重要的參考依據(jù)，同時也為我國醫(yī)學臨床疾病的研究提供了重要數(shù)據(jù)支撐。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，我國越來越重視疾病的預(yù)防和控制工作，疾控中心的工作模式和格局現(xiàn)狀也發(fā)生了很大的改變，尤其是逐年遞增的疾病檔案信息，大大增加了檔案管理工作人員的工作難度和壓力。另外，在信息化時代的大環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也被廣泛應(yīng)用到了人們生產(chǎn)生活的方方面面，疾控中心也要順應(yīng)趨勢，積極開展信息化檔案管理，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，將信息技術(shù)應(yīng)用到疾控中心檔案管理中，不僅能夠快速便捷地查詢、整理和更新疾病信息檔案，大力提升檔案管理的工作效率，減輕檔案管理人員的工作壓力，增強疾控中心的綜合管理能力，還能有效減少檔案丟失、遺漏等現(xiàn)象的出現(xiàn)。對此，將信息技術(shù)應(yīng)用到疾控中心的檔案管理工作中是百利而無一害的。

一、當前我國疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施、管理機制不健全?，F(xiàn)階段，疾病預(yù)防控制中心的基礎(chǔ)設(shè)備和管理制度還不完善。疾控中心對于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入相對較少，設(shè)備尚未及時更新，因此，在檔案管理上有很大的局限性，部分音頻、視頻等珍貴的檔案信息沒能得到很好的保存。另外，各個疾控中心的檔案管理大多尚未實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，很難實現(xiàn)信息資源共享，不僅降低了疾控中心的服務(wù)質(zhì)量，同時也不利于醫(yī)學研究的進一步發(fā)展。并且，大部分已存檔的檔案信息由于受傳統(tǒng)管理系統(tǒng)的限制，無法得到及時的更新和完善，特別是年代久遠的老檔案，基本是紙質(zhì)材料儲存，容易隨著時間的流逝而磨損，出現(xiàn)紙張破損、字跡模糊不清、缺頁漏頁等現(xiàn)象，導致部分信息缺失，無法準確錄入信息系統(tǒng)。以上問題主要是因為缺乏妥善的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和健全的管理體系機制，這會給醫(yī)學科研等帶來一定的麻煩。

（二）管理模式落后，信息化程度低。在實際工作中，疾病預(yù)防控制中心仍沿用較為落后的傳統(tǒng)的管理模式，經(jīng)調(diào)查研究顯示，大部分疾控中心已歸檔的疾病案例等資料質(zhì)量較低，出現(xiàn)了很多問題，比如資料存檔的信息化程度低，大多以紙質(zhì)材料為主，且圖紙上的筆記較為雜亂，無法清晰地辨認，圖紙也多為復(fù)印件留存，并非原件，加大了查閱難度。然而即便是有的疾控中心采取了信息化管理，也僅僅只是做到了目錄級管理，即可以在疾控中心檔案管理的系統(tǒng)中搜索到檔案目錄，但暫無電子檔存檔。另外，受疾控中心工作的特殊性質(zhì)影響，慢性疾病、傳染病、疫苗接種、健康教育等各方面均有大量的數(shù)據(jù)信息需要儲存，檔案信息繁多復(fù)雜，這更加需要及時科學合理地整理歸檔，以便有需要的時候可以隨時提取，由此才能保障疾控工作的順利有序展開，同時也有利于我國醫(yī)學科研方面更好發(fā)展，因此當下傳統(tǒng)的疾控中心檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段疾控工作和社會發(fā)展的需要。

（三）管理意識淡薄。隨著時代的發(fā)展，檔案管理在疾控中心日常工作中的重要性也日益凸顯了出來，舉個最近的例子，2020年，新冠肺炎疫情發(fā)生，我國之所以能夠在這么短的時間里控制住疫情，減少擴散，除了奮戰(zhàn)在一線人員舍生忘我的努力以外，也和默默在背后與時間與生命奔跑的科研人員有著不可割舍的關(guān)系，其中疾控中心的檔案管理就發(fā)揮了重要的作用。因為有抗擊“非典”的經(jīng)驗借鑒，才為新冠肺炎的抗擊提供了參考依據(jù)。然而在實際的工作當中，大部分工作人員對檔案管理的重視程度仍然不夠，對于檔案管理的認知還僅停留在存檔材料即可，忽視了對資料進行分類整理歸檔和及時更新，甚至領(lǐng)導也淺顯地認為檔案管理就是一項簡單輕松的工作，由此很少把關(guān)管控檔案管理的工作。正是由于檔案管理觀念的落后和不重視的態(tài)度，導致疾控中心檔案管理水平較低，檔案存儲和管理質(zhì)量較差。

（四）管理人員綜合素質(zhì)有待提高。疾控中心檔案管理工作和檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著密不可分的關(guān)系。但目前的疾控中心檔案管理的崗位上，有絕大部分工作人員屬于外聘人員，尚未經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的培訓便上崗工作，缺乏系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理知識和技術(shù)，極易造成檔案存儲方式不合規(guī)、信息分類歸檔不合理等問題，導致疾控中心檔案管理工作效率偏低，管理質(zhì)量低下。

二、信息技術(shù)在檔案管理中的作用

檔案管理是一個涵蓋方方面面的復(fù)雜工作，而信息技術(shù)的出現(xiàn)不僅造福了國家社會經(jīng)濟的發(fā)展，豐富了人們的生活，同時也為管理工作帶來了福利，大大減輕了管理工作的壓力和負擔，因此加速檔案管理的信息化是大勢所趨。

（一）提高工作效率和檔案的利用率。傳統(tǒng)的檔案收集存儲管理不僅需要工作人員親力親為，還需要足夠的儲存空間存放，耗費了大量的人力物力資源，并且工作效率極低，而信息技術(shù)的出現(xiàn)則徹底解決了這一難題。信息化管理有效改善了資料的歸檔和保存方式，并且可以通過計算機直接收集和分類歸檔資料，工作效率得到了顯著提高。實現(xiàn)信息化檔案管理方式后，只要在有互聯(lián)網(wǎng)的地方，即可通過手機、電腦等終端對所需檢索的信息隨取隨用，方便快捷。

（二）節(jié)約空間，實現(xiàn)資源共享。信息化檔案管理使得部分材料可直接通過計算機進行收集整理儲存，不僅節(jié)省了很大的空間，更有利于實現(xiàn)信息資源共享，各單位、單位各部門可通過終端建立一套內(nèi)部檔案檢索系統(tǒng)，并通過終端將檔案信息上傳至管理中心，工作人員可通過內(nèi)部賬戶和密碼進行登錄，進入客戶端查詢、下載所需相關(guān)信息，同時也加強了檔案信息的保密性。

三、信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中進一步完善的措施

（一）提升電子檔案的可靠性與穩(wěn)定性。隨著信息時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的運用，但同時計算機的網(wǎng)絡(luò)安全也成為日益嚴峻的問題，信息數(shù)據(jù)一旦丟失或者是泄露都會造成十分嚴重的后果。因此，疾控中心檔案信息化管理需要加強網(wǎng)絡(luò)安全的警惕性，及時備份數(shù)據(jù)，加強數(shù)據(jù)管理，實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)安全，制定應(yīng)急方案，提升電子檔案的可靠性和穩(wěn)定性。

（二）加強信息化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善運行機制。毋庸置疑，疾控中心檔案管理信息化離不開軟硬件的支持，但是由于檔案管理的信息化尚未成熟，疾控中心對于檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，導致其軟硬件設(shè)備不健全，存在電子檔案被竊取等隱患，信息化進程較慢。因此，疾控中心需要加大對信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的物力、人力、財力，資源投入，合理配置各項資源，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，積極推進檔案管理信息化進程。

（三）創(chuàng)新檔案管理工作理念。檔案管理工作人員以及相關(guān)領(lǐng)導需要創(chuàng)新工作理念，重視檔案管理工作，采取先進的管理模式，根據(jù)實際情況，積極采用信息技術(shù)對收集和分類整理檔案，從而有效地提高檔案管理水平，保障疾控中心工作順利進行，推動我國醫(yī)學領(lǐng)域向前發(fā)展。

（四）加強檔案管理人才隊伍培養(yǎng)。在這個高速運轉(zhuǎn)的信息時代，科學技術(shù)不斷創(chuàng)新，疾控中心持續(xù)發(fā)展，意味著其檔案資料也在與日俱增，對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力及綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。在新形勢下，信息技術(shù)越來越多地應(yīng)用到了各項工作當中，疾控中心檔案逐漸實現(xiàn)信息化管理，因此，亟須加強對于檔案管理工作人員的專業(yè)培訓，不斷提高檔案管理人員的技能水平，要求其積極學習計算機信息技術(shù)、檔案管理和疾病防控等知識，不斷完善自我，以跟上時代發(fā)展的潮流趨勢。

四、總結(jié)

綜上所述，隨著科技的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，疾控中心檔案管理信息化已經(jīng)是大勢所趨，但目前，我國疾控中心的檔案管理仍然存在著基礎(chǔ)設(shè)施差、管理機制不健全、管理模式落后、信息化程度低、管理意識薄弱和管理人員綜合素質(zhì)偏低的問題，因此更加需要加大信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用，同時加強信息化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和管理機制，提高網(wǎng)絡(luò)安全的警惕性，以提升電子檔案的安全性和穩(wěn)定性，并加強管理人才隊伍的培養(yǎng)，創(chuàng)新管理理念，從整體上提升管理質(zhì)量，同時也有利于推動我國醫(yī)學科研的不斷發(fā)展。