基于正確處理立卷與歸檔關(guān)系的普法檔案管理

文/青海省第三人民醫(yī)院 姚蘭蘭

全國“七五”普法規(guī)劃規(guī)定2020年為收官之年，普法檔案工作作為普法驗(yàn)收的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也提出了明確要求。因此，通過正確認(rèn)識(shí)和處理普法文書立卷與歸檔的關(guān)系，建立健全科學(xué)規(guī)范的普法工作檔案體系，有效發(fā)揮普法檔案的作用，為本地區(qū)本單位全力推進(jìn)法治建設(shè)，做好普法宣傳教育工作具有重要的意義。

一、掌握普法工作特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)普法文書立卷與歸檔關(guān)系

我國從1986年起在全國開展“一五”普法教育至今已有35年，目前已臨“七五”普法最后的考核驗(yàn)收時(shí)期。可以說，在35年的普法宣傳教育過程中，廣大人民群眾通過學(xué)習(xí)國家法律法規(guī)，學(xué)法、知法、懂法、用法、守法的氛圍越來越濃，全民法治意識(shí)明顯提高，取得了顯著成績。從35年普法工作的實(shí)踐來看，普法工作有其自身的特點(diǎn)，本文認(rèn)真總結(jié)分析這些特點(diǎn)，對(duì)于做好“七五”普法工作，尤其是搞好“七五”普法文書立卷與歸檔工作大有好處。

（一）普法工作的第一個(gè)特點(diǎn)是時(shí)間長，跨度大。普法工作時(shí)間很長，一個(gè)五年規(guī)劃一搞就是5年。在5年中，工作千頭萬緒，對(duì)文書處理部門和普法工作部門（如普法辦公室）來說，做好普法工作的文書立卷、歸檔是其最重要的工作內(nèi)容和職責(zé)。因此，要提高對(duì)普法文書立卷和歸檔工作的認(rèn)識(shí)，就要把這項(xiàng)工作當(dāng)成普法工作的有機(jī)組成部分認(rèn)真抓好抓實(shí)抓細(xì)，常抓不懈。

（二）普法工作的第二個(gè)特點(diǎn)是學(xué)習(xí)內(nèi)容多，范圍廣。以“七五”普法為例，從2016年準(zhǔn)備階段起歷時(shí)5年。在5年中，經(jīng)過準(zhǔn)備、學(xué)習(xí)、考試、自查、補(bǔ)課、考核、檢查、驗(yàn)收等階段。在這5年中，大多數(shù)單位要學(xué)習(xí)幾十個(gè)法律、法規(guī)，每一個(gè)學(xué)習(xí)階段結(jié)束后還要進(jìn)行考試，一般要考3次以上。有的單位還結(jié)合學(xué)習(xí)內(nèi)容開展一些普法知識(shí)競賽等活動(dòng)。在5年內(nèi)學(xué)完這么多內(nèi)容，做這么多工作，如果文書工作跟不上去，將會(huì)影響文書立卷和歸檔工作，會(huì)給檔案工作帶來一些不利因素，也會(huì)給以后的查考和利用帶來一些困難。因此，要想普法檔案管理工作做得扎實(shí)有效，普法中文書工作一定要緊隨普法工作的步伐，這是夯實(shí)普法檔案管理的基礎(chǔ)。

（三）普法工作的第三個(gè)特點(diǎn)是學(xué)習(xí)覆蓋面寬。普法學(xué)習(xí)是群眾性的學(xué)習(xí)，就一個(gè)單位而言，也是全覆蓋。在學(xué)習(xí)群體中，有工農(nóng)商學(xué)兵各行各業(yè)的人員，有大人也有中小學(xué)生。文化層次不一樣，學(xué)習(xí)的難易程度也不一樣。面對(duì)如此寬泛的學(xué)習(xí)群體，學(xué)習(xí)安排考慮不周全或不緊湊就會(huì)留下盲區(qū)和死角。如果文書材料工作收集不全，也留存死角，那么文書立卷就會(huì)缺少材料，影響之后的查考和利用工作。

（四）普法工作的第四個(gè)特點(diǎn)是普法注重效果。工作好壞看效果。從普法驗(yàn)收的實(shí)踐看，在普法考核驗(yàn)收時(shí)，都要看單位的普法成效，看依法行政、依法治理單位情況，看制度情況，看綜合治理成效，看領(lǐng)導(dǎo)依法辦事，看群眾遵紀(jì)守法以及法律意識(shí)等等。因此，在普法文書工作中，要注意收集有關(guān)普法成效方面的資料，為普法成果文書立卷做準(zhǔn)備。

二、明確普法檔案內(nèi)容，認(rèn)識(shí)普法文書立卷與歸檔關(guān)系

普法檔案是普法工作部門在開展法制宣傳教育工作中所產(chǎn)生的文字、實(shí)物、聲像等多種載體的材料，反映的是整個(gè)法制宣傳教育自始至終的原始的、客觀、全面的記錄。要結(jié)合本單位檔案建設(shè)實(shí)際，明確普法文書歸檔內(nèi)容，納入普法檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理。普法檔案主要有五類：1.綜合類，內(nèi)容包括：綱要性文件、規(guī)劃、組織領(lǐng)導(dǎo)、研究部署、工作計(jì)劃、階段總結(jié)等情況。2.宣傳教育類，主要包括：憲法和重點(diǎn)法律法規(guī)的宣傳；重點(diǎn)對(duì)象學(xué)法用法情況；通過重大節(jié)日、紀(jì)念日等進(jìn)行法制宣傳活動(dòng)；民主測評(píng)與日常監(jiān)督；法制宣傳教育陣地建設(shè)資料。3.法制治理類，主要包括：“法律七進(jìn)”活動(dòng)；法治創(chuàng)建活動(dòng)；制度建設(shè)；依法行政；法治建設(shè)。4.督查及工作成效類，主要包括：各上級(jí)主管部門工作監(jiān)督或檢查；法治教育效率、學(xué)法用法效果；法治工作獲得的成果。5.法制資料類，包括：法制宣傳圖書資料、包括圖片、照片資料；音像制品資料及其他資料。

三、正確處理普法文書立卷與歸檔的關(guān)系

普法工作的時(shí)間長、跨度大、內(nèi)容多、范圍廣、注重成效等，搞好普法的文書立卷、歸檔工作，對(duì)于總結(jié)推廣普法工作經(jīng)驗(yàn)、考核驗(yàn)收單位的普法工作具有十分重要的意義。因此，要在普法文書工作方面處理好以下幾個(gè)關(guān)系。

（一）處理好普法文件文書與立卷的關(guān)系。俗話說，文書是檔案的“前身”，檔案是文書的“歸宿”，所以文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。在普法宣傳教育工作中，文書處理部門和普法工作部門一定要提高普法文書立卷和歸檔工作重要性的認(rèn)識(shí)，相互支持配合，形成分工明確、各司其職等普法工作格局。普法工作從一開始就要把好關(guān)，注意收集普法工作文書材料，收集資料面要寬，這樣才能收集齊全，便于立卷時(shí)鑒定和整理。所謂收集面要寬，就是從一開始就要注意收集普法工作中的組織領(lǐng)導(dǎo)文件、總體規(guī)劃、工作計(jì)劃、階段安排、總結(jié)、專題會(huì)議記錄、簡報(bào)、音像、考試試卷、分?jǐn)?shù)登記冊、人員花名冊、輔導(dǎo)培訓(xùn)等關(guān)材料，還有自查形成的文件材料，制定的有關(guān)規(guī)章制度，學(xué)法用法的先進(jìn)典型材料等等。只有這樣才能保證立卷時(shí)材料充足、質(zhì)量過關(guān)、有卷可立。

（二）處理好文書立卷與歸檔的關(guān)系。普法工作時(shí)間長，需要數(shù)年的時(shí)間才能完成。這樣長的時(shí)間內(nèi)不可能等工作全部結(jié)束再把文件材料整理立卷。因此，普法工作中的有關(guān)文件材料，在文書處理程序上已經(jīng)完成的即可立卷。立卷工作采用年度立卷，即上一年工作中形成的文書，在次年6月底前完成立卷和歸檔。加強(qiáng)經(jīng)常性的利用，以及在考核檢查、抽查時(shí)使用，在制作文件時(shí)可多復(fù)制幾份，裝訂成冊，放在文書處理部門，供隨時(shí)查閱，這樣做既不影響工作，還減少了檔案原件的頻繁調(diào)閱，防止檔案損壞，更方便了工作的需要。

（三）處理好立卷材料和一般不需立卷材料的關(guān)系。在普法工作中，本單位為完成普法工作而形成的文件材料和上級(jí)機(jī)關(guān)為普法工作下發(fā)的文件材料，這兩類文書直接反映了本單位普法工作的情況，不但是普法工作中的依據(jù)，而且還具有歷史研究價(jià)值。因此，在具體立卷時(shí)留存面要廣，保管期限劃分要寬，收集要齊全，那些與普法工作沒有聯(lián)系、沒有保存價(jià)值的一般材料，待整個(gè)普法工作結(jié)束，即可登記造冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審核簽發(fā)即可銷毀。

四、正確處理普法文書立卷與歸檔關(guān)系，創(chuàng)新普法文書收集立卷方法

普法文書資料的收集是檔案立卷和歸檔的起點(diǎn)，是普法檔案立卷和歸檔最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，普法文書資料收集工作質(zhì)量的高低，會(huì)直接影響到普法工作其他環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。因此，我們要在工作中結(jié)合實(shí)際創(chuàng)新收集立卷的方式方法，做到普法檔案立卷和歸檔完備齊全、科學(xué)合理。

（一）根據(jù)不同部門工作特點(diǎn)進(jìn)行立卷與歸檔。因各個(gè)部門的業(yè)務(wù)性質(zhì)和工作特點(diǎn)不同，那么，各部門的普法檔案工作也各有不同。首先，各部門檔案形成在內(nèi)容上有很大區(qū)別，且種類繁多。其次，在檔案形成的連續(xù)性、階段性上會(huì)有不同。當(dāng)然，還有的在形成中手段和方法比較特殊。因此，這就要求普法檔案人員深入業(yè)務(wù)部門了解和熟悉其工作的特點(diǎn)，全面掌握中心工作開展的過程，特別要全面了解各個(gè)部門各個(gè)環(huán)節(jié)，在工作中要邊處理、邊收集、邊提供利用、邊歸檔，為日常工作提供服務(wù)利用的同時(shí)，確保收集材料的完整性和立卷的科學(xué)性。

（二）要按照普法規(guī)劃要求進(jìn)行立卷與歸檔。檔案管理部門要按照普法規(guī)劃所提出的“六有”要求，即有總體及年度計(jì)劃、年度及五年工作總結(jié)，有工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立或調(diào)整文件，有會(huì)議記錄及職工學(xué)法情況記錄，有參與普法名單和考核記錄，有資料，檔案管理部門按要求收集整理相關(guān)普法資料，用客觀真實(shí)、翔實(shí)全面的記錄普法工作開展取得的成效及先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，有力推動(dòng)普法工作的順利完成。

（三）加大執(zhí)法力度督促檔案立卷與歸檔?！捌呶濉逼辗ㄒ?guī)劃指出，檔案管理部門要對(duì)各部門普法各個(gè)階段的重點(diǎn)，組織執(zhí)法檢查和專項(xiàng)督查，確保普法工作的順利實(shí)施。通過督查普法工作的實(shí)施，一方面是督促其普法要求，高度重視普法檔案資料的收集整理；另一方面是督促其對(duì)標(biāo)對(duì)表進(jìn)行收集整理，對(duì)資料不完整的要及時(shí)進(jìn)行完善，確保普法任務(wù)按期完成。

五、強(qiáng)化普法檔案梳理，推進(jìn)普法檔案開發(fā)利用

檔案管理工作最終的目的是為社會(huì)提供使用，也是更好地保障于工作的順利開展。因此，普法檔案管理要與普法工作有機(jī)結(jié)合，同本單位的實(shí)際工作緊密結(jié)合起來，注重立卷的查考性和實(shí)用性，把普法“死檔案”變?yōu)椤盎顧n案”，真正發(fā)揮普法檔案的作用。

（一）做好既往普法檔案的梳理工作。對(duì)既往普法工作檔案進(jìn)行梳理、歸納及分析，從中發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，并找出工作的一些規(guī)律，能更好地服務(wù)普法工作。同時(shí)，我們可以對(duì)普法檔案的借閱利用情況進(jìn)行調(diào)查分析，如借閱部門、借閱內(nèi)容、使用方法等，對(duì)應(yīng)用較廣的材料進(jìn)行全面的分析，為當(dāng)前的普法工作提供參考，也為開展“八五”普法工作奠定良好基礎(chǔ)。

（二）做好既往普法工作的歸納總結(jié)。對(duì)既往普法工作進(jìn)行歸納總結(jié)，不僅可以有效解決許多日常普法工作中遇到的疑難問題，通過實(shí)例查詢，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，一方面減輕檔案管理人員反復(fù)查閱調(diào)檔的工作壓力，提高工作效率；另一方面可以使上級(jí)主管部門全面系統(tǒng)了解本部門的普法工作成效及進(jìn)程，為普法工作提供科學(xué)的史料和數(shù)據(jù)支持，發(fā)揮檔案的資政作用。因此，檔案管理部門通過對(duì)既往普法工作的分析，要重點(diǎn)總結(jié)本部門的典型普法案例、創(chuàng)新思路及方法等，及時(shí)推廣典型經(jīng)驗(yàn)，并從中發(fā)現(xiàn)普法檔案的立卷和歸檔的規(guī)律，創(chuàng)新并推廣檔案管理適宜技術(shù)。

（三）做好普法檔案的文化建設(shè)工作。檔案文化是社會(huì)文化的重要組成部分，只有做好檔案文化建設(shè)工作，才能使檔案工作發(fā)揮其檔案資源的重要作用。因此，檔案管理部門要高度重視，將檔案文化建設(shè)與普法工作有機(jī)結(jié)合起來，依托建設(shè)檔案普法文化傳播平臺(tái)、重大節(jié)日法制宣傳活動(dòng)等契機(jī)，展示既往普法工作取得的顯著成就，大力弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀和愛國主義精神。并通過當(dāng)代新媒體優(yōu)勢，如檔案館館藏、檔案網(wǎng)站、電視報(bào)刊、政府信息公開查閱中心等，關(guān)切和回應(yīng)群眾關(guān)注的社會(huì)熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，以群眾喜聞樂見的形式，將各種普法產(chǎn)品展現(xiàn)出來，讓普法工作人人皆知，顯現(xiàn)普法檔案的重要性。

六、結(jié)語

綜上所述，普法工作是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，也是各部門相互支持配合才能完成的工作?！捌呶濉逼辗ㄊ展僭诩?，我們要在正確認(rèn)識(shí)和處理普法文書工作立卷和歸檔關(guān)系的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)普法檔案的收集整理以及歸檔利用。檔案管理部門也應(yīng)主動(dòng)作為，熟悉普法中的檔案工作，深入一線經(jīng)常性給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，圓滿完成普法任務(wù)，為全面落實(shí)依法治國做出自己的貢獻(xiàn)。