淺議高校院系人事秘書應(yīng)具備的素質(zhì)及培養(yǎng)

李 霞 武漢大學(xué)測(cè)繪學(xué)院

在高校行政管理工作中，人事管理工作至關(guān)重要，高校人事管理人員在高校發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。高校的各項(xiàng)制度改革和健康發(fā)展，都離不開一支高素質(zhì)的、穩(wěn)定的、具有良好職業(yè)道德的人事管理隊(duì)伍。近些年來，隨著教育模式的不斷改變，人事制度的不斷深化，高校人事管理工作已從傳統(tǒng)的人事管理轉(zhuǎn)向人力資源管理。[1]新時(shí)代的人力資源管理，在工作內(nèi)容和工作方式上都有別于傳統(tǒng)的人事管理，其核心內(nèi)容主要包括人才招聘、薪酬管理、師資培訓(xùn)、職稱評(píng)聘、專家申報(bào)、各類考核等。工作方式也從傳統(tǒng)的收發(fā)抄寫轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)型、人文綜合型和信息化管理。人事秘書，作為院系的人事管理人員，是高校人事管理的最基層人員，也是院系和學(xué)校人事主管部門的橋梁和紐帶。院系人事秘書素質(zhì)的提升，不僅有助于學(xué)院人事工作的推動(dòng)與順利進(jìn)展，而且也關(guān)系著全校人事管理工作的具體落實(shí)與發(fā)展。

一、人事秘書所應(yīng)具備的素質(zhì)

(一)良好的職業(yè)道德

道德修養(yǎng)是一種社會(huì)意識(shí)形態(tài)，是人們調(diào)整自身及相互關(guān)系意識(shí)和行為準(zhǔn)則。作為高校院系的人事秘書，須恪守的基本職業(yè)道德有以下幾點(diǎn)：首先，熱愛本職工作，具有強(qiáng)烈的責(zé)任心。只有熱愛本職工作，才能在工作中積極主動(dòng)，熱心服務(wù)他人，充分發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性，在平凡的崗位上干出不平凡的成績，作出不平凡的貢獻(xiàn)。強(qiáng)烈的責(zé)任心可以使人在工作中不怕困難，勤于鉆研，做事腳踏實(shí)地，認(rèn)認(rèn)真真地把事情做好。其次，要誠實(shí)守信，嚴(yán)守秘密。誠實(shí)守信是人際交往的道德基礎(chǔ)，是社會(huì)行為的基本準(zhǔn)則。人事秘書在工作中一定要誠實(shí)守信，說老實(shí)話，辦老實(shí)事，不弄虛作假，不口是心非，按時(shí)完成工作任務(wù)，不拖延，及時(shí)處理日常事務(wù)。人事秘書要熟知國家《保密法》和單位的保密制度，既要嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，也不能泄露單位和領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系到教職工利益的事情。

(二)較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是指對(duì)人事管理工作的學(xué)習(xí)能力、理解深度、思維角度及辦事能力。[2]人事管理工作涉及人才招聘、職務(wù)晉升晉級(jí)、人才項(xiàng)目申報(bào)、業(yè)績考核、培訓(xùn)進(jìn)修、人事信息管理、薪酬管理、博士后管理、國內(nèi)訪問學(xué)者的管理等，涉及面廣。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，人事管理的內(nèi)容和形式發(fā)生了很大的變化。人事秘書要與時(shí)俱進(jìn)，更新管理理念，掌握科學(xué)管理方法；自覺加強(qiáng)對(duì)人力資源開發(fā)與管理的理論知識(shí)學(xué)習(xí)，結(jié)合實(shí)際，勤于思考，在工作過程中勇于探索與創(chuàng)新；對(duì)于業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的政策與規(guī)章制度，更是要熟記于心，運(yùn)用自如。高校的人事制度改革涉及到很多新的變革和政策，作為院系的人事秘書，要學(xué)習(xí)吃透相關(guān)政策、條例、文件精神，深刻領(lǐng)悟其內(nèi)涵，提高處理和解決問題的能力。除了熟練掌握和運(yùn)用人事業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)一些相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)軟件操作，以現(xiàn)代化的管理手段來提高工作效率和整體工作水平。

(三)較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)

要做好高校人事管理工作，必須要轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，樹立以人為本的管理理念和優(yōu)良的服務(wù)作風(fēng)。人事工作多涉及到教師們的切身利益，在日常工作中，人事秘書需要從保護(hù)教師的利益出發(fā)，注意教師的感受，設(shè)身處地地為教師著想，對(duì)待工作細(xì)致耐心，盡可能地為教師們解決實(shí)際問題。其次，要做到公平公正公開。對(duì)于一些政策性工作，如人才引進(jìn)、職稱評(píng)審、人才項(xiàng)目申報(bào)中，要嚴(yán)格按照文件程序執(zhí)行，做好公示環(huán)節(jié)，增加透明度，接受大家的監(jiān)督，認(rèn)真傾聽教職工的意見和建議。院系人事秘書作為學(xué)校和院系人事工作的一個(gè)橋梁，需要傾聽并總結(jié)學(xué)院教師的人事訴求，反映給學(xué)校的人事部門，同時(shí)，把學(xué)校的相關(guān)政策落實(shí)到院系中去。通過全心全意的服務(wù)，充分調(diào)動(dòng)教師們的工作積極性，為學(xué)院的長期發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

二、人事秘書所應(yīng)具備的能力

(一)組織協(xié)調(diào)能力

組織協(xié)調(diào)能力是高校院系人事秘書必須具備的一項(xiàng)重要能力。在學(xué)院內(nèi)部，人事秘書要處理好教師與教師之間、教師與領(lǐng)導(dǎo)之間、甚至是領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，在學(xué)校范圍內(nèi)則要協(xié)調(diào)好學(xué)院與學(xué)校各職能部門的關(guān)系。因此，在工作過程中，既要抓住主要矛盾和關(guān)鍵問題，也要注意到一些細(xì)節(jié)與相關(guān)問題，協(xié)調(diào)各方的矛盾，快速處理一些問題。人事秘書還要善于組織調(diào)動(dòng)各方面的力量和積極性，例如在人才項(xiàng)目的申報(bào)中，挖掘潛在的人才力量，組織專家為候選人修改申請(qǐng)材料并提供幫助等，擁有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力可以使工作順利開展，并取得良好的效果，促進(jìn)學(xué)院的健康發(fā)展。

(二)溝通表達(dá)能力

溝通與表達(dá)是相互促進(jìn)的兩種能力。溝通交流有助于提高表達(dá)能力，良好的表達(dá)能力有助于有效的溝通。溝通不僅包括信息的傳遞和交流，也包含個(gè)人情感、思想和觀點(diǎn)的交流。溝通能力對(duì)于做人事工作的人事秘書相當(dāng)重要。在工作中接觸各個(gè)層面的教師和領(lǐng)導(dǎo)，既要理解、關(guān)心他人，有時(shí)又要去說服別人，妥善地去解決一些問題，處理人際關(guān)系的矛盾。表達(dá)分為口頭表達(dá)和書面表達(dá)，傳達(dá)上級(jí)政策、工作部署、文件方案的起草等等日常工作都離不開表達(dá)能力，具備良好的表達(dá)能力是人事秘書的必備條件。

(三)創(chuàng)新學(xué)習(xí)能力

高校要在激勵(lì)的競爭中立于不敗之地，保持生機(jī)與活力，需要對(duì)人事制度進(jìn)行深化改革。這就要求人事秘書要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和工作方法，改變墨守成規(guī)，一成不變的工作模式，用創(chuàng)新意識(shí)指導(dǎo)工作，將創(chuàng)新思維融入工作。創(chuàng)新學(xué)習(xí)能力具體體現(xiàn)在：不盲目聽從領(lǐng)導(dǎo)的決策，敢于向領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)自己的想法和建議；獨(dú)立思考，善于分析問題并根據(jù)實(shí)際情況作出判斷；不為舊有的條條框框所束縛，與國際接軌，學(xué)習(xí)先進(jìn)的文化和信息技術(shù)。

三、人事秘書素質(zhì)和能力的提升途徑

院系人事秘書作為高校管理隊(duì)伍的一支特殊群體，在高校管理體制改革中充當(dāng)著非常重要的角色，是一支不可或缺的中堅(jiān)力量。培養(yǎng)、造就一支高素質(zhì)、能力強(qiáng)的人事秘書隊(duì)伍，是學(xué)院順利開展人事管理工作的需要，也是高校建設(shè)和發(fā)展的需要。那么，如何來培養(yǎng)和提升人事秘書素質(zhì)和能力？

(一)自身建設(shè)

自身建設(shè)即自我提高。首先是思想的轉(zhuǎn)變。在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，知識(shí)的更新日新月異。那種認(rèn)為人事管理就是做熟一套業(yè)務(wù)，憑經(jīng)驗(yàn)辦事的日子一去不復(fù)返了。從思想上樹立終身學(xué)習(xí)，不斷精進(jìn)的觀念至關(guān)重要。不斷豐富和精進(jìn)自身的思想政治水平、業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)，是人事秘書自我建設(shè)的迫切需求[3]。要達(dá)到這些要求，院系人事秘書要堅(jiān)持以下兩點(diǎn)：第一，主動(dòng)學(xué)習(xí)，勤于思考。理論是行動(dòng)的方向盤，擁有扎實(shí)的理論知識(shí)是做好工作的基礎(chǔ)和前提。人事秘書的日常工作涉及到管理與服務(wù)，首先，可以學(xué)習(xí)管理學(xué)的知識(shí)來指導(dǎo)自己的實(shí)際工作，包括如何計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)等等；其次，學(xué)習(xí)心理學(xué)的理論和知識(shí)，在處理人與人的關(guān)系中，運(yùn)用心理學(xué)知識(shí)，把握好分寸與尺度，工作才會(huì)游刃有余。此外，學(xué)習(xí)教育學(xué)、檔案管理學(xué)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的知識(shí)，不斷地進(jìn)行知識(shí)儲(chǔ)備，增強(qiáng)綜合能力。第二，勇于實(shí)踐，敢于創(chuàng)新。有了理論做指導(dǎo)，在工作中要有針對(duì)性地為我所用，不斷的學(xué)習(xí)實(shí)踐，提高個(gè)人分析、處理問題的能力，培養(yǎng)知人善用的管理能力。

(二)高校培養(yǎng)

從高校自身的發(fā)展來看，培養(yǎng)優(yōu)秀的人事管理干部不僅確保人事管理工作正常、高效運(yùn)行，提高學(xué)校的管理水平，還有利于把學(xué)校建成和諧的國內(nèi)外高水平大學(xué)。高校在培養(yǎng)人事干部方面可以注意以下幾點(diǎn)：首先，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)?？梢越M織人事秘書進(jìn)行現(xiàn)代人力資源管理方面的知識(shí)培訓(xùn)、新技術(shù)培訓(xùn)、人事政策學(xué)習(xí)、公文寫作等等，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)不斷提升院系人事秘書綜合素質(zhì)，也可以組織到兄弟院校進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，座談參觀等，以拓寬思路與視野。其次，高校應(yīng)建立科學(xué)合理的崗位責(zé)任制，明確人事秘書的崗位職責(zé)，全面貫徹落實(shí)各項(xiàng)管理制度。此外，高校應(yīng)建立科學(xué)的考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，嚴(yán)格考核人事管理干部的各項(xiàng)素質(zhì)和能力，以激發(fā)管理干部的工作積極性。[4]只有將人的因素與制度因素有機(jī)結(jié)合，才能從內(nèi)因和外因兩個(gè)方面做好相關(guān)方面的工作。

總之，院系人事秘書是高校人事管理隊(duì)伍中的最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，作為院系人事工作的組織執(zhí)行者[5]，人事秘書必須加強(qiáng)職業(yè)道德和素質(zhì)等方面的修養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。同時(shí)，學(xué)校也要重視對(duì)人事秘書的培養(yǎng)，加強(qiáng)人事管理制度建設(shè)，激勵(lì)人事秘書不斷提升管理水平，更好地支持高校的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展?！?/p>