行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化存在的問題及對策

趙東飛 莒南縣發(fā)展和改革局

引言

行政事業(yè)單位管理工作中，內(nèi)部控制尤為重要，通過有效的內(nèi)部控制，可有效防范及管控經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險、保證財務(wù)信息的真實性以及完整性，從而提升自身公共服務(wù)效率。信息化時代的到來，要求行政事業(yè)單位做出進(jìn)一步變革，將信息化技術(shù)應(yīng)用到內(nèi)部控制工作中，不斷完善內(nèi)控信息化建設(shè)。當(dāng)前，如何確保內(nèi)控信息化建設(shè)的良好進(jìn)行，已成為各行政事業(yè)單位重點關(guān)注的問題，本文就此進(jìn)行研究，具體如下。

一、行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)的意義

首先，能夠有效提升抗風(fēng)險能力。在內(nèi)控工作過程中引進(jìn)信息化技術(shù)，可以強(qiáng)化內(nèi)控工作效果，對各項活動風(fēng)險進(jìn)行有效控制，確保行政事業(yè)單位各項運營活動能夠順利開展[1]。并且，在內(nèi)控體系建設(shè)環(huán)節(jié)，通過有效信息化技術(shù)可以詳細(xì)分析各環(huán)節(jié)及流程可能存在的風(fēng)險，針對性的制定出控制方案，從而有效提升單位自身抗風(fēng)險能力，更好地達(dá)到既定目標(biāo)。

其次，可有效推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)。內(nèi)控信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，可以在信息化系統(tǒng)中嵌入內(nèi)部制度及內(nèi)控流程，利用信息化系統(tǒng)預(yù)設(shè)可直接進(jìn)行當(dāng)?shù)刎斦c內(nèi)控制度審批，從而確保業(yè)務(wù)審批更為規(guī)范、高效，除此之外，也會使報銷流程更為標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)，有效防止不良現(xiàn)象的發(fā)生，如越級審批以及審批漏項等，進(jìn)一步提升了內(nèi)控水平，推進(jìn)了內(nèi)控建設(shè)工作良好開展。

最后，保障內(nèi)控工作的良好運行。新時期環(huán)境下，我國財政部門加強(qiáng)了對于行政事業(yè)單位內(nèi)控及財務(wù)管理工作的要求，而只有通過全面的內(nèi)控信息化建設(shè)，才會使行政事業(yè)單位更好地梳理自身各項業(yè)務(wù)流程，提升內(nèi)控及財務(wù)管理工作質(zhì)量，及時傳遞信息，溝通順暢，從而更好地滿足財務(wù)部門及自身發(fā)展的要求，并且精準(zhǔn)、快速地實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。

二、當(dāng)前行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化存在的問題

雖然現(xiàn)階段行政事業(yè)單位逐漸加強(qiáng)了對內(nèi)控信息化的重視程度，但仍存在一些不足，具體表現(xiàn)在以下方面：第一，不具備較強(qiáng)的內(nèi)控信息化意識、信息技術(shù)應(yīng)用水平有待提升。一些單位管理人員并未意識到內(nèi)控信息化建設(shè)的價值所在，實際工作過程中缺乏內(nèi)控信息化建設(shè)意識，在信息技術(shù)應(yīng)用水平上有待提升，無紙化辦公推進(jìn)存在一定阻礙。第二，內(nèi)控制度存在不足，無法很好地應(yīng)用到信息化業(yè)務(wù)中。存在一些行政事業(yè)單位，在內(nèi)控制度構(gòu)建過程中，完成內(nèi)控手冊后就以為完成了內(nèi)控制度建設(shè)，并未從自身管理實際出發(fā)，同時也無法很好的應(yīng)用到信息化業(yè)務(wù)中，并未發(fā)揮出實際的作用，使得內(nèi)控信息化建設(shè)流于表面。第三，缺乏較好的獎勵機(jī)制。由于不具備完善的人力資源激勵制度，影響到了職工的工作積極性，并且激勵制度不足也會影響到單位對優(yōu)秀人才的吸引力，不利于高水平信息化人才隊伍建設(shè)。第四，并不具備較好的執(zhí)行及監(jiān)督力度。由于人手和專業(yè)技術(shù)人員缺乏原因，存在一些行政事業(yè)單位其內(nèi)控組織結(jié)構(gòu)中不具備較強(qiáng)的監(jiān)督力度，未形成崗位的相互制衡及分工控制。并且，行政事業(yè)單位在外部監(jiān)督方面主要來源于國家與社會，不具備統(tǒng)一的監(jiān)督機(jī)制與標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督單位與行政事業(yè)單位不具備良好的溝通及交流機(jī)制并沒有達(dá)到較好的監(jiān)控效果。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)策略

（一）提升內(nèi)控信息化意識及信息技術(shù)應(yīng)用水平

首先，提升人員內(nèi)控信息化意識。行政事業(yè)單位管理人員，是單位的決策者以及制度的制定者，其內(nèi)控意識強(qiáng)弱會對員工產(chǎn)生直接的影響，因此應(yīng)強(qiáng)化管理人員的內(nèi)控意識，充分發(fā)揮出管理人員的帶頭引領(lǐng)作用，要求全體員工遵循相應(yīng)內(nèi)控管理制度，最終實現(xiàn)全體人員內(nèi)控信息化意識的有效提升，并且，管理人員還應(yīng)強(qiáng)化員工信息技術(shù)培訓(xùn)，有效提升員工信息化技術(shù)能力水平，為內(nèi)控信息化建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。除此之外，行政事業(yè)單位還應(yīng)將重點放在人員職業(yè)道德以及法律意識的培養(yǎng)上，從而促進(jìn)內(nèi)控人員的整體素質(zhì)，推動內(nèi)控信息化建設(shè)良好開展[2]。其次，提升信息技術(shù)應(yīng)用水平。針對當(dāng)前我國行政事業(yè)單位信息應(yīng)用水平不高這一問題，需要加大信息技術(shù)應(yīng)用力度，不斷提升信息技術(shù)應(yīng)用水平，滿足內(nèi)控信息化建設(shè)需求。一般而言，行政事業(yè)單位為提升工作效率，會通過信息軟件處理財務(wù)數(shù)據(jù)，不過在內(nèi)控信息化建設(shè)及完善中，可以引入新型的計算機(jī)技術(shù)，更好地滿足內(nèi)控工作需求，在軟件系統(tǒng)中嵌入相關(guān)審批程序，為相應(yīng)工作提供良好的制衡支持。單位需強(qiáng)化自身內(nèi)控信息化分析，找出現(xiàn)存不足，針對性地進(jìn)行整改與完善。最后，為確保設(shè)備的安全性以及完整性，行政事業(yè)單位需要構(gòu)建出完善的內(nèi)控信息化保障體系。并且，還應(yīng)積極借鑒其他企業(yè)成功案例，從自身實際出發(fā)，不斷完善自身內(nèi)控建設(shè)，有效控制風(fēng)險。此外，為保證內(nèi)控工作的穩(wěn)定開展，單位應(yīng)對信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新管理。

（二）建立并完善內(nèi)部控制制度

首先，設(shè)立科學(xué)、合理的內(nèi)控信息化管理組織框架。在內(nèi)控信息化建設(shè)過程中，需要建立并逐漸完善內(nèi)控制度，而這一工作的首要環(huán)節(jié)就是設(shè)立相應(yīng)的內(nèi)控信息化組織框架，實際設(shè)置環(huán)節(jié)，可借鑒企業(yè)內(nèi)控信息化建設(shè)的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置形式，明確規(guī)定出各管理人員的職責(zé)權(quán)限、工作程序以及議事規(guī)則等，此外，還應(yīng)做到監(jiān)督權(quán)、執(zhí)行權(quán)以及決策權(quán)的相互分離，從而達(dá)到互相制衡的目的[3]。將重點放在內(nèi)控效果提升上，嚴(yán)格控制財政性資金的變動情況，還應(yīng)著重關(guān)注績效評價方面的相關(guān)問題。其次，構(gòu)建完善的制度與流程。行政事業(yè)單位應(yīng)分析主要業(yè)務(wù)流程是否存在風(fēng)險，例如在采購工作方面，不可只由一人負(fù)責(zé)支出業(yè)務(wù)，至少應(yīng)安排兩名人員，對于可能存在的風(fēng)險點，制定出針對性的制度、流程，做到有效預(yù)防、控制，并且形成相應(yīng)的內(nèi)控手冊。最后，基于行政事業(yè)單位特點，依據(jù)《內(nèi)控》規(guī)范以及針對性的內(nèi)控設(shè)計理念，建設(shè)完善的內(nèi)控體系，并且引進(jìn)預(yù)算內(nèi)控管理平臺，對單位自身經(jīng)濟(jì)運行狀況實施動態(tài)化管理，有效提升工作效率。

（三）制定完善的內(nèi)控信息化激勵機(jī)制

為確保內(nèi)控信息化工作的順利開展，行政事業(yè)單位還應(yīng)制定激勵機(jī)制，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的用人機(jī)制，增設(shè)非實名制編制，創(chuàng)建與自身實際相符的現(xiàn)代化人事管理制度，有效提升自身用人自主權(quán)。將崗位分類及分級管理工作作為首要前提條件，基于多元化方法下，創(chuàng)建出崗位管理機(jī)制，例如分類設(shè)崗、業(yè)績考核等，發(fā)揮出崗位管理作用，使單位能吸引并留住人才，從而從整體上提升人員素質(zhì)及能力水平，促進(jìn)內(nèi)控信息化工作得以良好進(jìn)行。行政事業(yè)單位可以將重點放在收入分配激勵約束機(jī)制方面，建立明確的制度規(guī)定，包括獎懲機(jī)制、崗優(yōu)薪優(yōu)、崗變薪變以及多勞多得等，并且將考核結(jié)果與人員晉升、薪資直接掛鉤，依據(jù)人員業(yè)績劃分獎勵范圍，促進(jìn)人員內(nèi)控信息化建設(shè)積極性，嚴(yán)格要求自身，規(guī)范自身行為，提升內(nèi)控信息化工作質(zhì)量。

（四）強(qiáng)化內(nèi)控信息化建設(shè)監(jiān)督

內(nèi)控信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，制定出有效的管理制度可以確保內(nèi)控信息化建設(shè)工作順利開展，但為保證各項工作的具體落實質(zhì)量，還需強(qiáng)化內(nèi)控信息化建設(shè)監(jiān)督，提升會計內(nèi)部監(jiān)督力度，在實際業(yè)務(wù)流程中融入監(jiān)督機(jī)制[4]。第一，加大監(jiān)督部門建設(shè)力度。當(dāng)前，我國行政事業(yè)單位內(nèi)控監(jiān)督工作往往由審計部門負(fù)責(zé)，會對其各項經(jīng)濟(jì)活動的重要內(nèi)容及高風(fēng)險環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控，因此需要加大監(jiān)督部門建設(shè)力度，不斷創(chuàng)新監(jiān)督手段及形式，以確保監(jiān)督工作獲得較好成效。第二，加大信息化技術(shù)應(yīng)用力度。通過引入全新的信息化技術(shù)，實現(xiàn)多角度的全面評價，保證監(jiān)督部門及時獲取內(nèi)控評價相關(guān)數(shù)據(jù)信息，掌握行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)現(xiàn)存不足，及時加以處理，實現(xiàn)不斷完善。

（五）創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)信息化管理平臺

當(dāng)前，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展下，已經(jīng)出現(xiàn)了較多更為優(yōu)質(zhì)的信息化管理平臺，行政事業(yè)單位可以依據(jù)自身需求積極引進(jìn)，也可以自主創(chuàng)新，從而強(qiáng)化自身內(nèi)控信息化建設(shè)。待引入或創(chuàng)建出優(yōu)質(zhì)的信息化管理平臺后，需要在平臺中加入所有與內(nèi)控工作相關(guān)的流程、制度、管理要求以及具體操作模式，應(yīng)用信息化平臺前，所有平臺操作人員均要先掌握內(nèi)控制度流程以及管理辦法等內(nèi)容，學(xué)習(xí)完畢才可進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作，通過這樣的方式，強(qiáng)化內(nèi)控制度執(zhí)行力度的同時，也有效提升了整體工作效率。單位領(lǐng)導(dǎo)安排常規(guī)工作時，工作人員首先需要分析是否可以將基層內(nèi)部信息化操作模塊加入其中，可直接在信息化管理平臺中進(jìn)行操作，從而有效減少操作管理失誤，例如可以將固定資產(chǎn)倉庫管理模塊加入國有資產(chǎn)管理平臺，利用平臺進(jìn)行國有資產(chǎn)的一站式分崗位管理，避免發(fā)生國有資產(chǎn)流失問題。在內(nèi)控信息化平臺應(yīng)用下，可使更多的人員參與到內(nèi)控信息化建設(shè)工作中，通過信息化平臺實現(xiàn)無障礙資源共享及交流，進(jìn)一步提升內(nèi)控信息化建設(shè)開展效果。

（六）加大培訓(xùn)力度

由于行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化在我國起步晚，人員業(yè)務(wù)水平相對比較薄弱，國家可以從更高層面上進(jìn)行統(tǒng)一專業(yè)的培訓(xùn)，有利于行政事業(yè)單位人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)提升。

結(jié)語

總而言之，信息化環(huán)境下我國行政事業(yè)單位逐漸加大了自身信息化建設(shè)力度，更多的將信息化技術(shù)引入到了內(nèi)控工作中，不過就當(dāng)前行政事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)而言，仍存在一些問題，在人員意識、制度建設(shè)以及監(jiān)督管理等方面還有些欠缺，因此，行政事業(yè)單位應(yīng)提升內(nèi)控信息化意識及信息技術(shù)應(yīng)用水平；建立并完善內(nèi)部控制制度；制定內(nèi)控信息化激勵機(jī)制；強(qiáng)化內(nèi)控信息化建設(shè)監(jiān)督；創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)信息化管理平臺，通過以上方式全面提升其內(nèi)控信息化建設(shè)質(zhì)量，以促進(jìn)行政事業(yè)單位更好、更快發(fā)展。