綜合辦公平臺建設(shè)與發(fā)展思考

文/湖北省天然氣發(fā)展有限公司 包靜文

近年來，我國信息技術(shù)的發(fā)展十分迅猛，種種跡象表明，人們已經(jīng)全面進入信息化時代。信息時代，政府機關(guān)的首要任務(wù)是合理應(yīng)用信息化技術(shù)構(gòu)建科學(xué)高效的政府綜合辦公平臺，通過該平臺來提高信息收發(fā)、公文處理的效率，有效保障政府機關(guān)內(nèi)部與外部的信息共享。

一、對政府綜合辦公平臺的主要構(gòu)件目標(biāo)進行分析

依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建政府綜合辦公平臺的目的是進一步提高政務(wù)工作的效率及質(zhì)量，使政府工作人員通過綜合辦公平臺能開展日常的辦公工作、處理綜合性事務(wù)。通過政府綜合辦公平臺，還能使傳統(tǒng)的公文管理形式朝著智能化演變。除此以外，通過政府綜合辦公平臺還能對各級政府工作人員進行更好的日常管理，保證在規(guī)定時間內(nèi)在平臺上簽到簽退，若有特殊事項需在平臺中記錄，否則將視為遲到早退現(xiàn)象。另外，在研發(fā)政府綜合辦公平臺的過程中，還可以研發(fā)出政府內(nèi)部人員使用的移動APP，打破空間與時間的限制，使政府工作人員隨時隨地可以辦公，對事件處理效率的提高有極大的促進作用。

二、構(gòu)建政府綜合辦公平臺需遵循的原則

（一）實用性的設(shè)計原則。在設(shè)計政府綜合辦公平臺的構(gòu)建方案時，首先必須遵循實用性的設(shè)計原則，設(shè)計工作人員必須對政府部門網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)及特征進行全面綜合深入分析，隨后結(jié)合政府部門的網(wǎng)絡(luò)類型來設(shè)計適合的構(gòu)建方案，確保構(gòu)建出來的政府綜合平臺可以正常運行并且具有較強的實用性。

（二）可維護性原則。考慮到可維護性的原則，設(shè)計工作人員在設(shè)計政府綜合辦公平臺的維護模塊時，應(yīng)盡量簡單易操作。綜合辦公平臺的維護工作是一個長期性的工作，若設(shè)計人員將維護模塊設(shè)計得難操作，一定程度上會增加政府綜合辦公平臺維護工作的難度，可能會對政務(wù)工作的開展造成不良影響。

（三）經(jīng)濟性原則。相關(guān)工作人員在開發(fā)政府綜合服務(wù)平臺的過程中，還需遵循經(jīng)濟性原則，政府機關(guān)需面向社會開展招標(biāo)工作，在確保設(shè)計質(zhì)量的基礎(chǔ)上，從眾多的設(shè)計方案中挑選出最具性價比的方案，這樣可以有效保障政府的每一筆支出都用在實處。

三、對政府綜合辦公平臺的建設(shè)內(nèi)容進行分析

（一）對門戶進行有效統(tǒng)一。在構(gòu)建政府綜合辦公平臺時，設(shè)計工作人員需將統(tǒng)一的用戶認證體系作為基礎(chǔ)，將其他業(yè)務(wù)平臺的用戶登錄界面與政府綜合辦公平臺的登錄界面進行有效統(tǒng)一，這樣一來，便可以全面實現(xiàn)單點登錄，有利于提高政府工作人員的辦事效率。

（二）公文管理模塊。1.公文共享。設(shè)計者在設(shè)計政府綜合辦公管理平臺時，可將各區(qū)縣的綜合管理平臺與市政務(wù)管理平臺進行橫向聯(lián)通，這樣一來，相關(guān)管理部門之間便可以實現(xiàn)公文的共享。2.收文處理。綜合辦公平臺可將需要查閱處理的公文劃分為已閱文件、待辦文件及緊急文件等。當(dāng)工作人員的綜合辦公平臺賬號接收到新的公文后，相關(guān)工作人員的手機便會接到短信提醒，提示接收到新的公文文件，工作人員接到提示登錄綜合辦公平臺，打開我的專送件后，標(biāo)題為加粗黑色字體的文件便是最新的公文，當(dāng)工作人員點進閱讀文件后，標(biāo)題便會變?yōu)槠胀ǖ淖煮w。另外，政府工作人員還可手動對公文進行批注，批注的類型有“已閱、擬同意、不同意及返回重辦等”，工作人員還可將重要公文進行歸檔，方便日后查詢。3.發(fā)文處理。工作人員借助綜合辦公平臺發(fā)布公文時，首先需進入我的專送件中點擊新建按鈕，隨后點擊發(fā)送至用戶這一按鈕，從跳出的列表中選擇發(fā)送人員，隨后點擊附件按鈕上傳電子公文，最后點擊發(fā)送按鈕即可。當(dāng)工作人員需要給某一政府部門發(fā)送專送件時，工作人員只需點擊發(fā)送至部門這一按鈕，便可以從跳出的列表中選擇要發(fā)送的政府部門。

四、事務(wù)處理

（一）干部日常管理模塊。政府工作人員通過使用政府綜合辦公平臺的干部日常管理模塊，不僅可以在日程安排中記錄自己的重要行程，還可以通過這一模塊中的請休假申請進行請假。為了更好地對干部進行管理，政府部門應(yīng)要求工作人員每日填寫工作紀(jì)實，從日常管理模塊中，工作人員可以知道自己的工作紀(jì)實填寫率，干部日常管理模塊中的工作年歷還會根據(jù)工作人員填寫的工作紀(jì)實來生成相應(yīng)的報告。

（二）短信中心模塊。在日常的政府工作中，短信中心這一模塊十分有用。工作人員不僅可以利用這一模塊給同事發(fā)送重要提醒，還可以利用這一模塊通知參加政府活動的群眾準(zhǔn)時參加。例如，以某區(qū)總工會為例，該區(qū)工會組織了一場文藝匯演活動，為了避免報名參加的民眾遺忘了具體的時間，相關(guān)工作人員可以進入短信中心這一模塊中，點擊新建，在外部手機中輸入?yún)⒓踊顒尤藛T的手機號，隨后只需在文本框中輸入提醒的內(nèi)容便可以點擊發(fā)送，工作人員還可以結(jié)合實際情況考慮是否需要勾選定時發(fā)送。

（三）工具下載模塊。在工具下載模塊中，政府工作人員可在這一模塊中下載具體的移動綜合辦公平臺的使用手冊、電子公文登錄及應(yīng)用的注意事項、針對不同人群的電子公文用戶手冊及使用綜合辦公平臺過程中常見的故障類型及具體的解決措施。除此以外，這一模塊中還設(shè)置了病毒防護專欄，政府工作人員可在這一專欄中下載具體的病毒防范與應(yīng)急手冊和防火墻的一鍵加固軟件。

（四）政務(wù)簡報模塊。在政務(wù)簡報模塊中，工作人員可以看到其他政府部門關(guān)于開展政務(wù)工作的簡報，對其他政府單位的具體工作有一個全面了解。同時，政府工作人員也可以對這些政務(wù)簡報的內(nèi)容加以研究，學(xué)習(xí)其中的行文邏輯等。

（五）大調(diào)研大走訪模塊。為了積極響應(yīng)習(xí)總書記提出的大調(diào)研大走訪，認真落實調(diào)研工作，解決民眾的問題。政府綜合辦公平臺中還設(shè)置了大調(diào)研大走訪的模塊，政府工作人員在這一模塊中可將自己在大調(diào)研大走訪中遇到的問題進行錄入登記，將相關(guān)問題轉(zhuǎn)發(fā)給下屬單位進行處理。通過這一模塊，政府工作人員還可以實時了解具體問題的處理情況，可以有效避免大調(diào)研大走訪工作流于形式。

（六）移動客戶端。設(shè)計者在開發(fā)政府綜合辦公平臺系統(tǒng)時，為了使工作人員更為便捷地開展工作，還可以開發(fā)配套的移動綜合辦公平臺APP。移動客戶端可將政府綜合辦公平臺中的模塊進行保留，這樣政府工作人員借助手機APP便可以收發(fā)公文，進行請假、安排行程等事宜。

五、對工作人員使用政府綜合辦公平臺的思考

構(gòu)建政府綜合辦公平臺的初衷是為了提高政府部門的辦事效率，對現(xiàn)階段政府部門工作人員的平臺應(yīng)用情況進行分析后，發(fā)現(xiàn)其中仍然存在大量問題，例如個別工作人員不知道如何應(yīng)用綜合辦公平臺，未構(gòu)建成熟完善的規(guī)章制度等。為了進一步強化政府綜合辦公平臺的應(yīng)用，真正做到電子政務(wù)辦公，有關(guān)政府部門可采取以下措施來提高政府綜合辦公平臺的應(yīng)用效果：

（一）政府部門的領(lǐng)導(dǎo)需發(fā)揮帶頭作用。為了使政府部門的工作人員習(xí)慣應(yīng)用綜合辦公平臺來開展工作，有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)需以身作則，在日常處理工作時通過辦公平臺來進行處理，給下屬起到一個良好的榜樣作用，使工作人員逐漸養(yǎng)成利用綜合辦公平臺來處理政務(wù)的習(xí)慣。

（二）構(gòu)建完善的規(guī)章制度。為了對政府綜合辦公平臺的應(yīng)用情況進行規(guī)范，有關(guān)政府部門需結(jié)合本單位情況構(gòu)建具有針對性的規(guī)章制度，通過規(guī)章制度來督促工作人員更好地應(yīng)用政府綜合辦公平臺。

（三）組織政府工作人員開展相關(guān)培訓(xùn)工作。面對多數(shù)政府工作人員不知如何正確操作綜合辦公平臺的情況，政府部門需組織不同單位的具體負責(zé)人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，通過培訓(xùn)讓大家熟悉具體的流程操作。這些負責(zé)人員參加完培訓(xùn)后，回到本單位，需組織單位的全體員工進行平臺應(yīng)用方面的培訓(xùn)，確保每一位政府工作人員都能學(xué)會正確操作綜合辦公平臺。

六、結(jié)語

綜上所述，我國政府單位需積極響應(yīng)國家號召，大力推進綜合辦公平臺建設(shè)。建設(shè)綜合辦公平臺意在提高政府工作人員的工作效率，使工作流程更為精簡，因此設(shè)計人員在設(shè)計辦公平臺時需以高效率為基本準(zhǔn)則。構(gòu)建綜合辦公平臺的目的并不是為了完全取代傳統(tǒng)辦公，因此在實際應(yīng)用平臺時，政府工作人員可將電子辦公模式與傳統(tǒng)辦公模式的優(yōu)點進行有機結(jié)合，為自己的工作提供更大的助力。另外，在應(yīng)用綜合辦公平臺時，政府工作人員還需對平臺的安全性加以重視，定期查殺電腦的病毒，避免病毒對平臺的應(yīng)用產(chǎn)生影響，否則將有可能出現(xiàn)公文流失的不良后果。