探討全面推進企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)

文/云南電網(wǎng)有限責任公司 吳冬梅

隨著當前科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模正在不斷擴大，在經(jīng)營中所涉及的業(yè)務(wù)范圍正在不斷拓展，因此企業(yè)檔案數(shù)量不斷增加。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方式，目前已無法滿足企業(yè)的實際發(fā)展需求。為了使企業(yè)信息可以突破傳統(tǒng)管理方式實現(xiàn)信息資源共享，強化企業(yè)管理工作的有效性，必須要加強企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)。本文將探討全面推進企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的合理方案，希望可對企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)提出建設(shè)性意見。

一、企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的影響

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)提高企業(yè)核心競爭力。企業(yè)檔案會詳細記錄企業(yè)的各項發(fā)展和相關(guān)業(yè)務(wù)，可對企業(yè)的管理提供一定的信息幫助和數(shù)據(jù)支持，對于企業(yè)的管理工作將會起到至關(guān)重要的影響。但目前企業(yè)管理工作者認為，檔案管理并不會對企業(yè)的發(fā)展起到直接促進作用，因此企業(yè)檔案管理工作成為企業(yè)管理最為薄弱的環(huán)節(jié)。大部分企業(yè)管理工作者缺乏專業(yè)素養(yǎng)、工作技能，專業(yè)水平相對較低，甚至部分企業(yè)檔案管理工作部門成為企業(yè)的“養(yǎng)老部門”。隨著當前信息技術(shù)的快速發(fā)展，無紙化辦公成為可能，加強企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，可幫助信息在企業(yè)內(nèi)部快速傳遞，提高企業(yè)內(nèi)部管理控制，保證檔案安全。

（二）企業(yè)的信息數(shù)字化是技術(shù)發(fā)展的必然要求。隨著信息技術(shù)在企業(yè)管理工作中的不斷普及，大部分企業(yè)已開始采用無紙化辦公，并且在日常工作中，電子文件和電子檔案成為信息傳遞的主要工具。如果企業(yè)檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案為主，那么將會對檔案管理工作造成不必要的麻煩。同時紙質(zhì)檔案管理相對困難，難以長期保存，并且在提取檔案時需要人工查詢，這樣的工作方式導(dǎo)致檔案查閱浪費大量的時間，同時占用大量儲藏空間，嚴重拖慢了企業(yè)的實際工作效率。

二、全面推進企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

（一）加強企業(yè)管理工作者檔案信息數(shù)字化建設(shè)意識。企業(yè)管理者是企業(yè)發(fā)展的領(lǐng)頭羊，所以企業(yè)管理者首先要意識到檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重要性，這樣才能夠在企業(yè)內(nèi)部推進檔案信息數(shù)字化建設(shè)。首先應(yīng)當加大學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)的力度。《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》是指導(dǎo)我國企業(yè)加強信息化建設(shè)的主要規(guī)定。管理者需要認真學(xué)習(xí)兩份文件，充分認識到檔案信息化建設(shè)對于企業(yè)管理工作和企業(yè)發(fā)展的重要性，以此來大力推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)。同時企業(yè)管理者必須要結(jié)合企業(yè)實際情況，以科學(xué)發(fā)展觀為主導(dǎo)思想，加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)。最后需要加強企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的投資，從企業(yè)規(guī)劃和發(fā)展宏觀層面對企業(yè)檔案信息化建設(shè)投入專用資金，建設(shè)信息化平臺以及企業(yè)專屬網(wǎng)絡(luò)，以保證信息化建設(shè)融入企業(yè)管理工作中。除此以外，還需要加強企業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)工作，保證所有領(lǐng)導(dǎo)擁有檔案信息數(shù)字化建設(shè)意識，要求所有部門按照檔案信息化工作標準定時提交部門檔案。

（二）制定企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理制度。想要快速提高企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理工作水平，必須做到如下幾點：首先，要對企業(yè)規(guī)章制度進行改革，建設(shè)統(tǒng)一的制度規(guī)范和標準，這樣才能夠保證所有企業(yè)部門所提供的檔案資料規(guī)格統(tǒng)一，符合檔案管理儲存標準，也可幫助信息利用者快速搜索相關(guān)檔案信息。所以企業(yè)管理工作者需要制定企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的信息管理制度和操作流程，能夠保證所有部門在信息錄入、存儲、查詢、搜索時能夠按照統(tǒng)一的規(guī)范來完善信息管理工作。保證檔案信息可隨時按照需求來進行搜索與查找。其次，加強企業(yè)檔案信息的收集歸檔工作，企業(yè)檔案信息是否科學(xué)有效，最主要的工作是檔案信息收集歸檔是否正確。在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作中，由于對檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致部分檔案資料沒有獲得及時的歸檔和整理，檔案不全將會對檔案數(shù)字化建設(shè)造成巨大的影響。所以必須要加強檔案信息歸檔整理工作，將未及時歸檔的檔案進行全面整理分析，隨后對所有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理。數(shù)字化處理先后順序，需要根據(jù)檔案的重要性來進行。最后，選擇符合企業(yè)實際需求的企業(yè)檔案管理軟件，當前市場中企業(yè)檔案管理軟件多元化，但并不是所有軟件都符合企業(yè)的實際需求，因此在選擇管理軟件時，需要檔案管理工作者進行深入分析討論，在市場中尋找出符合國家相關(guān)法律規(guī)定，功能齊全，符合企業(yè)日常辦公需求的計算機軟件。在選擇軟件時，盡可能使用正版軟件，防止軟件質(zhì)量不良而造成企業(yè)信息泄露。

（三）結(jié)合企業(yè)實際情況建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫。企業(yè)應(yīng)結(jié)合實際情況建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫。首先，在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)內(nèi)網(wǎng)與服務(wù)器，將企業(yè)檔案數(shù)據(jù)以電子化的方式儲存在服務(wù)器或者硬盤中。這樣可將企業(yè)檔案由傳統(tǒng)紙張數(shù)字頁面的線性順序轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)式的網(wǎng)狀順序。同時檔案信息數(shù)據(jù)庫要加入人工搜索及聯(lián)想搜索。在建設(shè)信息檔案數(shù)據(jù)庫時可加入人工語言搜索以及聯(lián)想搜索，幫助工作者更加方便快捷地找出檔案信息。在企業(yè)產(chǎn)生新的檔案數(shù)據(jù)時，可以要求直接以數(shù)字信息的方式存入數(shù)據(jù)庫中。企業(yè)職能部門較多，業(yè)務(wù)較廣，所以需要對企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫目錄進行細化，按照企業(yè)實際需求建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，以幫助管理者及時瀏覽處理企業(yè)信息。目前，常用的企業(yè)信息檔案數(shù)據(jù)庫目錄建設(shè)為“人事檔案數(shù)據(jù)庫、會計檔案數(shù)據(jù)庫、聲音影像檔案數(shù)據(jù)庫、行政檔案數(shù)據(jù)庫”，如果是金融機構(gòu)，還可以針對業(yè)務(wù)對接人員，建立信貸檔案。

（四）加強人員培訓(xùn)，建設(shè)專業(yè)化企業(yè)信息檔案管理團隊。傳統(tǒng)企業(yè)信息檔案管理工作者，職業(yè)技能相對較弱，大部分企業(yè)認為信息檔案管理工作可有可無，管理人員并非專業(yè)工作者，為了提高信息管理工作的有效性，需要全面提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。首先，需要培養(yǎng)工作者專業(yè)意識，從傳統(tǒng)被動封閉的服務(wù)觀念中脫離出來。檔案信息管理工作者，并非只對檔案信息進行歸檔，同時還需要對檔案信息進行整理分析，檔案信息是記錄企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)和工作的主要依據(jù)，所以企業(yè)檔案管理工作者在對檔案進行整理分析時，將更加全面了解企業(yè)的實際情況，可以結(jié)合檔案信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供合理的管理措施和意見，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出更加準確有效的管理決定。其次，加強檔案信息管理工作者信息職業(yè)技能，目前大部分企業(yè)檔案管理工作者缺少信息化專業(yè)技能。最后，需要注重內(nèi)部人員培養(yǎng)工作，從外部引進專業(yè)人員的資本投入要明顯高于內(nèi)部員工培養(yǎng)，在進行企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)時，要對企業(yè)所有員工進行數(shù)字化培訓(xùn)，要求所有員工按照數(shù)字化要求來完成檔案錄入。同時，注重人員的挖掘培養(yǎng)，如果企業(yè)員工符合檔案信息數(shù)字化管理需求，那么可作為重點培養(yǎng)對象，未來吸引該員工加入企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作中。

（五）檔案信息數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)信息技術(shù)部門相結(jié)合。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理與信息技術(shù)管理強強聯(lián)合，提高企業(yè)內(nèi)部管理的有效性。首先，企業(yè)信息技術(shù)部門需要為企業(yè)檔案管理部門建設(shè)數(shù)字化平臺，檔案管理工作者基本不擅長檔案信息數(shù)字化建設(shè)，所以信息部門需要幫助企業(yè)其他部門完成信息化建設(shè)。其次，信息部門需要在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)完善的信息化技術(shù)硬件基礎(chǔ)設(shè)施，硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要由計算機、打印機、服務(wù)器、攝像機、防磁柜等組成。培訓(xùn)其他部門靈活利用硬件設(shè)備，并且定期維護好硬件設(shè)備。需要加強軟件配置和開發(fā)，每一個企業(yè)都有不同的經(jīng)營項目，所以每一個企業(yè)對于檔案信息管理的軟件需求有所不同。技術(shù)部門需要結(jié)合其他部門的實際需求，幫助調(diào)整軟件應(yīng)用功能，保證軟件的實際作用能夠符合企業(yè)的實際發(fā)展需求。再次，調(diào)整好企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)上傳渠道，檔案信息數(shù)字化建設(shè)可有效降低檔案管理工作者的工作壓力，其主要原因是建立統(tǒng)一的上傳制度和上傳渠道。在各部門完成相關(guān)工作后，相應(yīng)的信息檔案可以直接以數(shù)字形式上傳至云端，這樣不僅能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部信息檔案統(tǒng)一化，還能夠增強檔案信息的協(xié)調(diào)性。以遼寧電力有限公司為例，在企業(yè)內(nèi)部檔案文件的生成傳閱歸檔，基本已全部采用計算機管理，從而實現(xiàn)了文檔管理一體化。

（六）管理者合理使用企業(yè)信息化檔案。企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)可有效增強數(shù)據(jù)的回饋效果，所以企業(yè)管理工作者可以第一時間查看企業(yè)的實際經(jīng)營情況。因此企業(yè)管理工作者在日常管理工作中，應(yīng)當以企業(yè)信息化檔案為可靠的管理依據(jù)，在改善相關(guān)項目和經(jīng)營業(yè)務(wù)時，需要參考企業(yè)信息化檔案。同時企業(yè)管理者還需要對企業(yè)信息化方案進行定期檢測和查閱，信息化檔案能夠直觀展現(xiàn)出企業(yè)當前的運營狀況。

三、結(jié)語

綜上所述，在當前信息技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境下，企業(yè)的信息數(shù)字化建設(shè)是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)管理工作者必須要充分認識到檔案信息數(shù)字化建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的重要性，采用更加科學(xué)合理的方案來完成企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，全面推動企業(yè)管理模式的改革，促使企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。