國有企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化分析

文/中陜核工業(yè)集團公司 張爽

近年來，我國國有企業(yè)正在不斷完善財務(wù)檔案管理模式，在很大程度上改變了檔案管理的環(huán)境和對象，也在不斷對財務(wù)檔案管理提出更高的要求。財務(wù)檔案包括會計賬簿、財務(wù)報告等重要資料，如果無法有效保管這些資料，很可能對國有企業(yè)正常發(fā)展產(chǎn)生影響。但是，現(xiàn)階段很多國有企業(yè)還沒有完全實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化，依舊有諸多問題存在，所以應(yīng)該及時解決這些問題，使財務(wù)檔案信息化管理工作擁有更高的質(zhì)量和效率，能夠更好地服務(wù)于國有企業(yè)發(fā)展。

一、國有企業(yè)財務(wù)檔案信息化管理存在的問題

國有企業(yè)的財務(wù)檔案包括會計核算資料和財務(wù)管理資料，其中前者為會計活動和財務(wù)管理中直接形成的財務(wù)報告、會計賬簿、會計憑證等，后者為上級部門下發(fā)的會計法規(guī)、制度、文件等，具有重要的法律意義和經(jīng)濟利益?，F(xiàn)階段，國有企業(yè)財務(wù)檔案信息化管理主要存在以下問題：

（一）缺乏先進的財務(wù)檔案信息化管理理念。個別國有企業(yè)過于重視生產(chǎn)端和銷售端，不夠重視后勤端的財務(wù)檔案管理工作。通常情況下，傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理都是以人工的方式整理和儲存檔案，并且這些檔案大多為紙質(zhì)檔案，對存放空間具有較高的要求。另外，在查找使用時需要的時間較多，財務(wù)檔案使用效率較低。現(xiàn)階段國有企業(yè)在管理財務(wù)檔案時，仍然在使用較為粗放的管理模式，沒有實行統(tǒng)一管理。在進行管理時還沒有完全實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部財務(wù)檔案管理體制統(tǒng)一，缺乏規(guī)范的檔案儲存和使用要求，國家相應(yīng)的法律法規(guī)建設(shè)也不夠完善，無法為財務(wù)檔案管理工作提供有效指導(dǎo)，無法對管理人員行為進行有效約束。由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視財務(wù)檔案信息化管理，導(dǎo)致員工對財務(wù)檔案管理有所忽視，加大了管理過程中出現(xiàn)問題的概率。

（二）國有企業(yè)缺乏專業(yè)的財務(wù)檔案信息化管理人員。在很多國有企業(yè)中，并不是由專業(yè)人員負責(zé)財務(wù)檔案管理，甚至很多財務(wù)檔案管理人員是聘用制員工或老員工，缺乏基本的計算機基礎(chǔ)、財務(wù)檔案管理基礎(chǔ)以及職業(yè)責(zé)任心，導(dǎo)致在進行檔案管理時經(jīng)常出現(xiàn)問題?，F(xiàn)階段國有企業(yè)也在積極改革人事制度，大多存在較為頻繁的人員變動，想要將具備相應(yīng)素質(zhì)的人員調(diào)轉(zhuǎn)到財務(wù)檔案管理工作中具有較大難度。財務(wù)檔案管理工作對管理人員的專業(yè)素質(zhì)具有較高要求，不但需要具備較強的財務(wù)知識，還需要掌握檔案管理知識和計算機知識?，F(xiàn)階段國有企業(yè)培養(yǎng)這種全方位素質(zhì)型人才的力度還不夠，管理人員專業(yè)知識存在較大的差異性，對順利開展財務(wù)檔案信息化管理工作產(chǎn)生不良影響。

（三）沒有合理運用財務(wù)檔案信息化技術(shù)。國有企業(yè)財務(wù)檔案信息化管理是一項復(fù)雜且細碎的工作，需要工作人員具備較強的工作能力和責(zé)任心?，F(xiàn)階段，國有企業(yè)財務(wù)檔案管理工作運用的信息技術(shù)有限，大多僅僅能滿足接受與保存文件的要求，導(dǎo)致收集、整理、保存信息的工作相對滯后，對利用、編研以及開發(fā)檔案產(chǎn)生影響。想要實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化，需要每位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對其重要性形成正確認識，并且在財務(wù)檔案管理工作中利用信息化技術(shù)提升質(zhì)量和效率?，F(xiàn)階段，很多國有企業(yè)的主觀能動性不足，在實現(xiàn)信息化的過程中處于被動接受狀態(tài)，很多領(lǐng)導(dǎo)和員工不會積極地進行自主學(xué)習(xí)，阻礙了財務(wù)檔案管理信息化進程。

二、實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化的關(guān)鍵流程

實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化需要將先進的信息技術(shù)融入日常財務(wù)檔案管理工作中，從而實現(xiàn)檔案信息傳遞、接收、利用和儲存一體化，在企業(yè)內(nèi)部有效共享檔案信息，使檔案管理更加科學(xué)、便捷、高效。

（一）應(yīng)該完成財務(wù)檔案信息平臺的構(gòu)建。在財務(wù)檔案管理信息化過程中首先應(yīng)該實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，只有以此為前提才能有效開展其他工作。信息系統(tǒng)需要及時完成動態(tài)財務(wù)數(shù)據(jù)采集，生成和整理相關(guān)財務(wù)信息，實現(xiàn)各類信息標準化、規(guī)范化，最終轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化。以財務(wù)檔案數(shù)字化為前提，可以根據(jù)財務(wù)檔案的類別完成相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建立，為檔案查找和利用提供方便。

（二）應(yīng)該科學(xué)應(yīng)用財務(wù)檔案信息。財務(wù)檔案的價值實現(xiàn)主要在于利用，而實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化能夠為充分利用財務(wù)檔案信息提供有利環(huán)境。財務(wù)信息通過網(wǎng)絡(luò)收集、傳輸、整理，定性、定量分析，最終被財務(wù)人員、各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門運用，能夠使企業(yè)的財經(jīng)政策和財務(wù)狀況得到直觀反映，提升國有企業(yè)決策質(zhì)量和決策水平。

（三）需要完成財務(wù)檔案信息安全系統(tǒng)的建立。在實現(xiàn)信息化的同時，也應(yīng)該充分重視信息系統(tǒng)的安全性。國有企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)必然會存在較廣的范圍和較大的信息量，更應(yīng)該充分重視信息安全工作。在實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化后，應(yīng)該對破壞、修改、盜取數(shù)據(jù)信息的行為進行有效預(yù)防，完善網(wǎng)絡(luò)信息安全。

三、加強國有企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）充分重視財務(wù)檔案管理信息化工作。國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化的重要前提，所以需要領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案管理的重要性形成正確認識，將其作為企業(yè)日常管理工作中的重要內(nèi)容，整體規(guī)劃，從資金、設(shè)備、人力等方面給予支持，并且由于財務(wù)檔案管理信息化工作需要部門領(lǐng)導(dǎo)長期堅持，確保持續(xù)有效地開展財務(wù)檔案信息化管理工作。

（二）對高素質(zhì)檔案信息化管理人才進行培養(yǎng)。與其他工作相同，財務(wù)檔案信息化管理工作同樣離不開專業(yè)人才的支撐。隨著信息時代的到來，在很大程度上改變了財務(wù)檔案管理工作的形式和內(nèi)容，不僅對管理人員的檔案管理素養(yǎng)提出了更高的要求，還需要具備信息化知識儲備與技能。通過分析當(dāng)前的財務(wù)檔案信息化管理工作可知，需要熟悉檔案管理和財務(wù)知識的高素質(zhì)人才負責(zé)檔案資料的收集、整理，需要專業(yè)計算機人才負責(zé)軟件開發(fā)與網(wǎng)絡(luò)維護，所以國有企業(yè)想要實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化，必須建立一支復(fù)合型高素質(zhì)人才隊伍。在實際開展工作的過程中，國有企業(yè)應(yīng)該加大培訓(xùn)財務(wù)檔案管理人員的力度，進而使管理人員具有更高的知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，幫助管理人員及時了解和掌握新理論、新知識，更好地滿足財務(wù)檔案信息化管理工作需求。同時，國有企業(yè)還可以利用外聘人才的措施來提升財務(wù)檔案管理人員的整體水平。

（三）對信息檔案管理制度建設(shè)進行完善。與傳統(tǒng)檔案管理模式存在差異，財務(wù)檔案信息化管理在進行操作時如果不能根據(jù)規(guī)范的流程進行操作，很容易導(dǎo)致檔案信息泄漏的情況出現(xiàn)。國有企業(yè)財務(wù)檔案涉及企業(yè)的經(jīng)濟信息，如果泄漏，會對企業(yè)造成嚴重影響。所以，企業(yè)應(yīng)該對信息檔案管理制度建設(shè)進行不斷加強，從而使財務(wù)檔案管理中的信息危險得到有效避免。電子檔案管理需要配備完善嚴格的安全措施，從而使信息失真的隱患得到消除。國有企業(yè)應(yīng)該嚴格管理內(nèi)部讀取和使用電子檔案系統(tǒng)的權(quán)限，并且將相關(guān)的責(zé)任落實到個人，使財務(wù)檔案信息化管理工作更加規(guī)范。

（四）對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進行完善。財務(wù)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括軟件環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。軟件基礎(chǔ)設(shè)施在實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化的過程中處于重要地位，是有效傳輸、共享、交換財務(wù)檔案的基礎(chǔ)，所以，國有企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的實際狀況對財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)進行定制，在這個過程中需要與專業(yè)的財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)合作，從而降低系統(tǒng)使用過程中的風(fēng)險。除了加強軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)外，國有企業(yè)想要加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，還必須做好相關(guān)硬件設(shè)施的配備和更新，不斷提高檔案管理信息化水平。另外，應(yīng)該對財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)進行完善，實現(xiàn)各項工作網(wǎng)絡(luò)化，更加充分地利用財務(wù)檔案信息。

四、結(jié)語

綜上所述，對于國有企業(yè)來說，財務(wù)檔案管理工作非常重要，必須加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。在這個過程中，國有企業(yè)可以從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、制度建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等方面入手，更加全面地收集和利用財務(wù)檔案信息，推進財務(wù)檔案管理信息化進程。