疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理研究

文/?？谑屑膊☆A(yù)防控制中心 黃海金

疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作，在信息技術(shù)的支持下不斷規(guī)范化，不僅提高了檔案管理的效率，同時(shí)也增加了檔案的安全性以及提升了檔案的利用率。但是，從目前疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理的現(xiàn)狀來看，仍然存在一些問題需要改進(jìn)。因此，需要對(duì)其進(jìn)行有針對(duì)性的優(yōu)化和改革。

一、疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理的重要性分析

（一）有利于檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作采取紙質(zhì)檔案的編輯、整理以及保管等，需要消耗大量的人力物力而且效率極低。而檔案信息化管理在提升檔案管理效率方面具有明顯的效果，不僅在檔案整理、歸檔等方面應(yīng)用信息技術(shù)可以有效的提升效率，在收集和應(yīng)用方面也十分便利?？梢?，在疾病預(yù)防控制中心加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)可以有效提升檔案管理的效率。

（二）有利于提升檔案的安全性。疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作是非常重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，除了檔案管理效率對(duì)于日常其他工作會(huì)造成一定的影響之外，檔案的安全性、準(zhǔn)確性也會(huì)嚴(yán)重影響其日常工作進(jìn)展。檔案信息化管理相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式最明顯的特征就是將原來紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案存儲(chǔ)于電腦中不用再受外界環(huán)境的影響，而且電子檔案容易備份，可以有效防止信息的丟失、受損等問題的發(fā)生。即便發(fā)生嚴(yán)重的火災(zāi)、水災(zāi)等也不會(huì)對(duì)檔案的安全造成威脅。可見，加強(qiáng)在疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理的建設(shè)可以提升檔案的安全性。

（三）有利于提升檔案資源的利用率。疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的開展主要是通過利用檔案信息來促進(jìn)其他工作的順利開展，因此，檔案資源的利用率是檔案管理的主要價(jià)值和意義。然而，在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案在使用的時(shí)候會(huì)面臨很大的難度，尤其是在檔案數(shù)量逐年遞增的情況下，在大量的檔案中找出所需要的檔案需要花費(fèi)一定的時(shí)間，而且檔案需要放在規(guī)定的地方有專門的人員保管，無法做到隨時(shí)隨地想用便用，嚴(yán)重影響了檔案資源的利用率。通過檔案信息化管理可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作人員隨時(shí)隨地進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)搜索所需要的檔案信息，可以快速、準(zhǔn)確地找到所需要的檔案，而且通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)還可以對(duì)檔案進(jìn)行分析和整理，為各項(xiàng)工作以及決策提供有效的信息依據(jù)。

二、疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理中存在的問題

（一）缺乏相對(duì)完善的檔案信息化管理體系。檔案管理工作是一項(xiàng)比較系統(tǒng)性的工作，需要對(duì)檔案的各種類型進(jìn)行明確的規(guī)定和分類，同時(shí)對(duì)于檔案的用途等也要進(jìn)行明確，最終實(shí)現(xiàn)檔案的管理有條不紊。但是，就目前疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理方面的實(shí)際情況來看，疾控中心只注重各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)的開展，并不注重檔案管理工作，導(dǎo)致檔案信息化管理過程中仍然比較混亂，缺乏科學(xué)完善的檔案信息化管理體系。

（二）檔案信息化管理方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待加強(qiáng)。為了更好地實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案信息化管理，加強(qiáng)對(duì)信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是非常關(guān)鍵的，基礎(chǔ)設(shè)施的不健全會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息化管理工作的順利開展，因此，疾病預(yù)防控制中心必須要具備完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。但是，從目前情況來看，大部分疾控中心在檔案信息化管理方面的投入非常有限，導(dǎo)致信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)不夠健全，一方面是缺乏應(yīng)有的管理設(shè)備和設(shè)施，另一方面是缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)的支持，從而嚴(yán)重影響了疾控中心檔案信息化管理的質(zhì)量和效果。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。疾控中心檔案信息化管理工作的有效開展還需要有專業(yè)的管理人才支持，相較于傳統(tǒng)的管理方式，檔案信息化管理對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)有了更高要求。但是從現(xiàn)階段的實(shí)際情況來看，疾控中心檔案信息化管理人員在綜合素質(zhì)上還有待提升。一方面，由于大部分疾控中心對(duì)于檔案管理工作不夠重視，沒有安排專業(yè)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致他們嚴(yán)重缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)在管理工作中也缺乏應(yīng)有的責(zé)任心。另一方面，大部分檔案管理人員在信息技術(shù)方面的掌握程度十分有限，難以滿足檔案信息化管理的相關(guān)技術(shù)要求。因此，疾控中心要想提升檔案信息化管理的質(zhì)量就要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升管理人員的綜合素質(zhì)。

三、疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理的具體實(shí)施策略

（一）構(gòu)建相對(duì)完善的檔案信息化管理體系。是保障檔案信息化管理能夠達(dá)到良好效果的前提，因此，疾控中心應(yīng)該注重對(duì)檔案信息化管理體系的完善。一方面，在構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系的過程中要對(duì)相關(guān)的信息化管理制度進(jìn)行明確。結(jié)合疾病預(yù)防控制中心的實(shí)際情況以及檔案資源的特點(diǎn)和應(yīng)用情況等，合理地制定信息化管理制度，在信息化管理的過程中嚴(yán)格按照管理制度來執(zhí)行，使疾控中心檔案信息化管理能夠越來越規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。信息化管理制度的支持是確保疾控中心檔案管理順利實(shí)施的關(guān)鍵，但是一定要結(jié)合自身的實(shí)際情況來進(jìn)行制度的制定，這樣才能確保制度在現(xiàn)實(shí)的檔案管理中發(fā)揮其應(yīng)有的作用；另一方面，在構(gòu)建檔案信息化管理體系的過程中要注重對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，盡可能多地應(yīng)用信息技術(shù)來健全管理體系。信息技術(shù)具有很強(qiáng)的實(shí)用性，尤其是在檔案信息管理方面，能夠優(yōu)化管理流程提升管理效率。因此，檔案管理人員應(yīng)該在檔案信息化管理體系的構(gòu)建中應(yīng)用更多的信息技術(shù)，利用信息技術(shù)創(chuàng)建完善的檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)疾控中心的各項(xiàng)需求對(duì)各種檔案進(jìn)行科學(xué)合理地分類、整理和存儲(chǔ)，最終促進(jìn)檔案無論在整理、保存還是搜索應(yīng)用方面都能夠達(dá)到最佳效果，提升檔案管理的質(zhì)量和效率，同時(shí)也提升了疾控中心檔案應(yīng)用的價(jià)值。

（二）加強(qiáng)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。在疾病預(yù)防控制中心的檔案信息化管理中，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)對(duì)檔案管理工作能夠順利有效地開展起到了關(guān)鍵性的作用，如果缺乏基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)檔案信息化管理工作就可能無法保質(zhì)保量地完成，也會(huì)對(duì)檔案信息化管理工作的順利開展造成嚴(yán)重的阻礙。因此，疾病預(yù)防控制中心需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，具體可以從以下幾方面來落實(shí)：其一，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)需要消耗大量的資金，疾控中心需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理工作的重視度，并在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面加大資金的投入，以確保有足夠的資金來進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，能夠及時(shí)地對(duì)一些老舊的設(shè)施和設(shè)備進(jìn)行更新和換代，只有先進(jìn)的設(shè)備才能支持先進(jìn)的信息技術(shù)。在資金投入方面也要加強(qiáng)管理，確保所投入的資金都能夠運(yùn)用到基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)中。其二，在檔案信息化管理建設(shè)過程中，還應(yīng)該注重對(duì)先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)和開發(fā)，要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，只有硬件設(shè)施的支持還不夠，還要加強(qiáng)軟件方面的開發(fā)，因此，在相關(guān)的軟件系統(tǒng)以及信息技術(shù)的應(yīng)用方面要不斷地開發(fā)和利用，對(duì)已有的軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，以此來滿足檔案信息化管理對(duì)于技術(shù)方面的要求。

（三）加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升人員的綜合素質(zhì)。疾控中心檔案信息化管理工作的有效開展離不開專業(yè)管理人才的支持，因此，疾控中心應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)以及管理水平。在檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的過程中，可以從以下幾方面來進(jìn)行：其一，疾控中心應(yīng)該聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員來負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作。在疾控中心不斷地發(fā)展與運(yùn)營過程中，對(duì)于檔案管理的要求越來越高，這就需要管理人員具備較高的綜合素質(zhì)和管理能力，非專業(yè)的人員很難勝任這一項(xiàng)工作。因此，疾控中心可以面向社會(huì)聘請(qǐng)專業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)、實(shí)操能力強(qiáng)的人員加入檔案管理隊(duì)伍中。其二，疾控中心要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作。對(duì)管理人員的培訓(xùn)是一個(gè)長期的計(jì)劃，因此，疾控中心需要合理設(shè)計(jì)培訓(xùn)計(jì)劃，具體的培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該包括對(duì)疾病知識(shí)的講解、檔案管理專業(yè)知識(shí)的講解以及信息技術(shù)的培訓(xùn)等方面的內(nèi)容，同時(shí)對(duì)于管理人員的職業(yè)操守和職業(yè)素養(yǎng)也要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提升他們對(duì)工作的責(zé)任感。其三，疾控中心需要制定合理的考核制度以及獎(jiǎng)罰制度，以制度來激勵(lì)管理人員在工作中的積極性，同時(shí)也可以約束管理人員的行為，減少工作中出錯(cuò)的概率，提升檔案信息化管理的質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是疾病預(yù)防控制中心的重要工作內(nèi)容，檔案信息化管理可以打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，使檔案管理工作向著信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展。信息技術(shù)在不斷向前發(fā)展，在檔案信息化管理過程中，要不斷發(fā)現(xiàn)問題，并采取有效的措施進(jìn)行針對(duì)性的優(yōu)化和完善，從而提升疾控中心檔案信息化管理的質(zhì)量。