企業(yè)財務(wù)共享中心的優(yōu)化和升級

余贄瑋 云天化集團有限責任公司

引言

伴隨計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，過去很多需要依靠人力重復(fù)執(zhí)行的單一性質(zhì)工作開始由電腦、網(wǎng)絡(luò)云平臺等載體完成，大幅提升了系統(tǒng)運算能力，降低了結(jié)果誤差率，能夠保障信息的高效輸出和促進決策的準確性。財務(wù)共享中心作為搭建在電腦硬件和網(wǎng)絡(luò)平臺上的集成軟件系統(tǒng)，體現(xiàn)出較為明顯的互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展特征，其實用價值被企業(yè)接受，很多企業(yè)開始基于這樣的契機構(gòu)建財務(wù)共享中心，大跨步變革管理思路，調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新管理方式，提升管理效率，目的都在于確保自身在激烈的市場競爭中能夠把握先機，降低成本，提升軟實力，使自己在激烈的市場競爭中能夠游刃有余。

一、企業(yè)財務(wù)共享中心的基本概念、作用以及價值

企業(yè)共享是指通過建立統(tǒng)一的組織機構(gòu)，將具有重復(fù)性、簡單性以及同質(zhì)性的工作進行流程化建構(gòu)以及標準化處理，通過對軟件以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的深度應(yīng)用，降低企業(yè)運作成本，實現(xiàn)規(guī)模效益，提高工作效率。財務(wù)共享中心一般為人員素質(zhì)較高的企業(yè)所屬各分支機構(gòu)、辦事處等服務(wù)，這些分支機構(gòu)、辦事處一般只會承擔銷售任務(wù)，而不需要較高的財務(wù)核算需求。對于企業(yè)而言，構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心具有十分重要的意義和價值，主要表現(xiàn)在三個方面：

（一）加強內(nèi)部控制，有效促進企業(yè)戰(zhàn)略目標的最終實現(xiàn)

企業(yè)財務(wù)共享中心作為內(nèi)部一個相對獨立，但又與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的組織單元，其成立目的是為協(xié)助管理者實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標，幫助企業(yè)提升財務(wù)管控能力，讓管理者可以了解企業(yè)內(nèi)部各個運營模塊的財務(wù)情況以及經(jīng)營情況。在過去一段時間，相關(guān)部門持續(xù)加強對企業(yè)內(nèi)部控制能力提升的要求，特別是央企和國企對內(nèi)部控制的關(guān)注達到了歷史高點，財務(wù)共享作為互聯(lián)網(wǎng)時代產(chǎn)生的管理工具，很好地契合了提升內(nèi)控水平的訴求。

（二）提升會計核算效率，有力降低企業(yè)經(jīng)營成本

標準化、流程化、集成化是每一個財務(wù)共享中心建設(shè)的基本邏輯和底層思維。從目前主流的共享模式看，集中管理的運作模式強調(diào)對信息技術(shù)以及高科技的有效應(yīng)用，輔以標準的業(yè)務(wù)處理流程，精準按照會計核算要求處理每一單業(yè)務(wù)，能夠最大限度地提高會計核算效率。同時，通過統(tǒng)一的會計處理機制，減少了原來會計核算處理模式下的資源浪費。

（三）推動核算會計和管理會計的相互分離以及財務(wù)人員轉(zhuǎn)型

財務(wù)共享中心的建立可以將更多接受過系統(tǒng)財務(wù)培訓(xùn)的專業(yè)人員從基礎(chǔ)、重復(fù)、煩瑣的工作中解放出來，能夠從財務(wù)后端前移到業(yè)務(wù)一線，在整體提升一線業(yè)務(wù)人員素質(zhì)的同時，能夠通過業(yè)務(wù)知識和財務(wù)知識的整合，為企業(yè)的決策、分析等提供專業(yè)意見，有效促進會計人員向管理人員轉(zhuǎn)變。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，企業(yè)財務(wù)共享中心發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

當前，是一個為互聯(lián)網(wǎng)環(huán)繞的時代，大數(shù)據(jù)以及云計算的出現(xiàn)，為信息共享構(gòu)建了強有力的技術(shù)平臺，財務(wù)共享中心作為信息時代的產(chǎn)物，其建設(shè)和發(fā)展不可避免地受到時代文化和先進技術(shù)的影響，在完成既定的企業(yè)階段性目標的要求下，更好地構(gòu)建財務(wù)共享中心體系，企業(yè)急需解決一系列的問題，直面新時代的各項挑戰(zhàn)。

（一）傳統(tǒng)思維模式與網(wǎng)絡(luò)文化的高度沖突

以互聯(lián)網(wǎng)為載體的網(wǎng)絡(luò)文化其最為突出的特點便是個性化，從某種意義來說這與傳統(tǒng)文化教育和傳承存在一定程度的背離。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，如何將集成系統(tǒng)的規(guī)則與企業(yè)和人員的個性業(yè)務(wù)需求有機結(jié)合，提高共享的運作效率，讓共享中心的功能得到最大化地釋放，是企業(yè)在建立運行共享中心過程中不可或缺的一個環(huán)節(jié)。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”時代管理層和基層員工訴求之間存在差異

在互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)管理層的真實需要和基層員工的訴求會存在明顯差異，如果員工能夠掌握熟練的技能，對于優(yōu)化共享中心和其他平臺的對接會產(chǎn)生積極的促動作用。但是當下一些企業(yè)組織更多的是關(guān)注共享中心在系統(tǒng)前端的互動，很難及時處理大量的內(nèi)部管理的信息并對其進行必要的整合，容易忽視基層員工的訴求，員工個人成長受限制，長此以往將會導(dǎo)致基層員工失去工作信心，造成人員流失，不利于公司發(fā)展和共享中心職能發(fā)揮。

（三）共享管理模式和手段容易固化，缺少必要的創(chuàng)新

在互聯(lián)網(wǎng)科技快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)財務(wù)共享中心的運營管理模式一旦確定以后，容易形成固定的系統(tǒng)集成機制，業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)換成本高，由于財務(wù)核算內(nèi)容的相對固定性，成形的財務(wù)共享中心模式將面臨缺少必要創(chuàng)新的窘境。

三、企業(yè)財務(wù)共享中心優(yōu)化和升級過程中可能面臨的風險

（一）組織結(jié)構(gòu)設(shè)計存在的風險

企業(yè)在對共享中心進行優(yōu)化升級時，必須先對管理方向以及企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略進行定位，并圍繞共享中心的建立做好組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計工作。一般情況下，服務(wù)模式的框架會比較簡單，但是共享中心所主導(dǎo)的管理系統(tǒng)框架會相對復(fù)雜，應(yīng)該呈現(xiàn)出扁平化的特征，如此不僅能夠滿足基礎(chǔ)的服務(wù)要求，提高信息平臺的合理性和科學性。但在實際工作中，組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計以及模式的存在表現(xiàn)出一定的模糊性。

（二）信息保密領(lǐng)域存在的風險

企業(yè)內(nèi)部的各類業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息是經(jīng)營管理形成的核心成果，在財務(wù)共享運行過程中，大量內(nèi)部信息會在網(wǎng)絡(luò)平臺傳遞，一旦出現(xiàn)財務(wù)信息泄漏的情況，會直接給企業(yè)管理造成負面影響，甚至帶來巨大損失。很多行業(yè)的重點企業(yè)的財務(wù)共享中心面臨更多的外部“入侵”，對企業(yè)信息安全管理，提升信息防護水平提出較高要求。

（三）財務(wù)與業(yè)務(wù)不融合所導(dǎo)致的風險

企業(yè)在構(gòu)建共享中心時必須保證財務(wù)和業(yè)務(wù)工作具有足夠的協(xié)調(diào)性，才能充分發(fā)揮流程管理的作用，調(diào)動業(yè)務(wù)資源。從共享中心建設(shè)的過程來看，必須要督促企業(yè)各部門人員思想統(tǒng)一，一起努力推進共享項目，才能正常促進財務(wù)共享中心的建立及后續(xù)運行。但在實際工作中，業(yè)務(wù)體系和財務(wù)體系之間存在明顯的時間差異、專業(yè)差異、結(jié)果差異，不同職能部門人員之間往往對企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容和管理流程有不同的意識偏差，不能有效形成業(yè)務(wù)財務(wù)的閉環(huán)鏈條，難以形成完整高效的融合體系，因此會導(dǎo)致財務(wù)共享的建設(shè)和運行形同虛設(shè)，難以完成期初建設(shè)目標。

（四）業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理存在的風險

企業(yè)共享中心在實際應(yīng)用中與傳統(tǒng)的內(nèi)部運營管理工作存在一定的差異性，一旦共享系統(tǒng)沒有高質(zhì)量的管理系統(tǒng)作為支撐，就很難有效開展內(nèi)部管理業(yè)務(wù)。在共享業(yè)務(wù)處理過程中，如果因為客觀原因造成系統(tǒng)不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)流程紊亂或數(shù)據(jù)差錯，會對實際的業(yè)務(wù)造成難以估計的影響，后果甚至比傳統(tǒng)業(yè)務(wù)更嚴重。

（五）流程管理存在的風險

因為企業(yè)原有的內(nèi)部管理制度、流程很大程度上已經(jīng)不契合財務(wù)共享管理的實際訴求，尤其是當一些規(guī)模較大的企業(yè)在管理流程和內(nèi)部制度方面存在問題時，如此很容易觸發(fā)其他方面的危險。除此之外，流程管理所面臨的風險與企業(yè)共享中心的實際運行效果也是關(guān)聯(lián)甚深，究竟怎樣讓流程以更加合理、科學和規(guī)范的狀態(tài)出現(xiàn)，減少控制風險，提高共享中心應(yīng)用的效果，是非常關(guān)鍵和值得思索的問題。

四、企業(yè)共享中心優(yōu)化和升級的具體思路和措施

（一）以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向，減少資源浪費

在對企業(yè)財務(wù)共享中心進行功能定位時，要堅持以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向，強調(diào)其能夠在運行的整個過程中都能貫徹這一原則。對于企業(yè)而言，戰(zhàn)略可以視作對企業(yè)發(fā)展予以支撐和引導(dǎo)的手段，存在的意義在于解決企業(yè)戰(zhàn)略實施過程中的各項信息資源訴求。

首先，企業(yè)架構(gòu)影響到共享中心的管理架構(gòu)，也間接決定了業(yè)務(wù)流程、組織人員、運營管理以及信息系統(tǒng)的建構(gòu)方向，對共享服務(wù)中心的定位以及發(fā)展方向十分重要。共享中心離不開企業(yè)的財務(wù)管理戰(zhàn)略，需要為企業(yè)的成本管理和風險控制提供參考和支持，最終幫助企業(yè)實現(xiàn)增值；

其次，共享中心的建設(shè)和運營需要將企業(yè)戰(zhàn)略貫徹始終，這樣有助于降低成本，減少冗雜環(huán)節(jié)，也會降低企業(yè)運營管理過程中存在的風險，更能減少對公共資源的占用。

（二）加強技術(shù)應(yīng)用，提高信息系統(tǒng)的整合水平

企業(yè)共享中心必然包括多種業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，必須對其進行高度整合，而且要與企業(yè)實際管理情況相符合，如此才能保障共享中心的順利運行。比如進行數(shù)據(jù)信息的編碼必須要多個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行相互融合以及流通，保證數(shù)據(jù)流通的高效性以及全面性。

首先，企業(yè)必須提高共享中心的控制以及承壓能力，確保提高系統(tǒng)運行的速度和銜接的合理性；

其次，不斷提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性，確保共享中心數(shù)據(jù)儲存和傳遞的安全性；

再次，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)移動辦公，有效提高業(yè)務(wù)的處理效率，不斷提高廣大客戶以及員工的滿意程度；

最后，酌情加大有關(guān)技術(shù)研究和創(chuàng)新的投入。技術(shù)的發(fā)展需要相關(guān)人員的管理和控制，對于發(fā)展中的企業(yè)而言，節(jié)約成本最佳的突破口就是積極鼓勵企業(yè)的財務(wù)會計進行轉(zhuǎn)型，因為這些人員在處理財務(wù)信息、應(yīng)對相關(guān)流程會更加輕松自如，并且共享中心所承擔的一部分工作原本就是由他們來完成的，所以這有助于刺激他們提高自身的能力，實現(xiàn)資源的共享和利用。

（三）克服共享中心優(yōu)化與升級所面臨的實際障礙

1.變革管理方式

首先，通過和企業(yè)員工進行溝通能夠及時了解其思想、心理方面存在的情緒以及障礙，要在促使其了解財務(wù)共享運行的可行性及必要性的基礎(chǔ)上，讓他們真正意義上接受管理方式以及管理模式的變革，可以在有效溝通的基礎(chǔ)上鼓勵員工積極參與工作；

其次，圍繞財務(wù)共享所需的相關(guān)操作對企業(yè)員工展開專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，可以通過定期舉辦講座、交流會等方式打消廣大員工對于自身工作技能以及無法適應(yīng)共享中心工作模式的焦慮感，促使其能夠提前適應(yīng)變革。

2.變革管理節(jié)奏

任何管理節(jié)奏的變革都不是一蹴而就的，其必然循序漸進，如此會導(dǎo)致管理者有更多的時間慢慢發(fā)現(xiàn)問題，發(fā)現(xiàn)不足，也更有助于改進共享中心，促使其能夠在助力企業(yè)管理方面發(fā)揮更多的作用。共享中心的存在對于很多企業(yè)而言是一種全新的存在，倘若要在企業(yè)當中立刻貫徹執(zhí)行，就必須進行相當長時間的鋪墊和推廣，如此及能夠讓廣大員工慢慢適應(yīng)，也不會在短期內(nèi)造成不同職能人員之間的思想沖突。

3.變革管理的范圍

企業(yè)共享中心的管理和服務(wù)范圍從小到大有助于發(fā)現(xiàn)中心本身的優(yōu)點和不足之處，很大程度上能夠控制不必要的管理成本，而且一旦發(fā)現(xiàn)管理有待改進之處，可以在全面推廣之前節(jié)約掉不必要的投入。

（四）加強團隊管理建設(shè)，實現(xiàn)財務(wù)共享中心的可持續(xù)發(fā)展

對于企業(yè)而言，共享中心是一個非常相對獨立且龐雜的機構(gòu)，只有加強團隊建設(shè)才能確保其實現(xiàn)高質(zhì)量的可持續(xù)發(fā)展。具體，其可以從這樣幾個角度來予以貫徹和落實：

首先，必須加強對企業(yè)員工的崗前培訓(xùn)以及持續(xù)教育工作，確保其能夠不斷提高自身的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。

其次，生成共享中心輪崗機制，可以讓員工接觸到更多的業(yè)務(wù)模塊，提高自身的職業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。與此同時，也可以激發(fā)更多員工的潛能，促使其在工作崗位上展現(xiàn)更多的價值，這樣也有助于促進企業(yè)團隊內(nèi)部工作人員之間的交流，有助于提高其凝聚力。

最后，建立健全績效考核評估體系，鼓勵廣大員工積極學習，提高服務(wù)管理質(zhì)量，在讓廣大員工看到自身的發(fā)展?jié)摿桶l(fā)展前景的同時，也幫助企業(yè)減少人才的波動和流失。

隨著共享中心業(yè)務(wù)的不斷增加，其必然需要更多經(jīng)驗豐富的員工、善于思考的員工參與到此項工作中來，所以企業(yè)必須加強團隊建設(shè)，引導(dǎo)更多擁有良好心態(tài)、創(chuàng)新思維的工作人員開展業(yè)務(wù)處理工作。要引導(dǎo)企業(yè)的原有工作人員積極應(yīng)對轉(zhuǎn)型的壓力，及時調(diào)整心態(tài)，在變革中尋找更多的發(fā)展契機。

（五）持續(xù)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高單位內(nèi)部多方管理的參與度

財務(wù)共享中心相關(guān)工作的開展以及業(yè)務(wù)處理必然有一定的標準，但是這套標準并非一成不變，也需要結(jié)合業(yè)務(wù)的特點做出及時的調(diào)整和更新。因此，企業(yè)共享中心需要設(shè)置專門的用于流程優(yōu)化的團隊，定期對共享中心操作人員的工作方式、工具以及流程執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時進行優(yōu)化和改進。

首先，重點關(guān)注流程改造的標準化以及規(guī)范化，一旦出現(xiàn)新增業(yè)務(wù)時要將其納入共享中心的管理和服務(wù)范疇當中，及時精簡冗余的流程；

其次，企業(yè)必須明確共享中心后臺的職能分工情況，要將重復(fù)的、不需要辦理較多手續(xù)的業(yè)務(wù)盡可能交付給后臺進行自動化處理，如果是內(nèi)容比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)，則可以委托其他管理人員代為完成；

再次，企業(yè)有必要發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)以及優(yōu)勢，在不斷規(guī)范流程、精簡流程的過程中，發(fā)掘企業(yè)的自主研發(fā)和創(chuàng)新能力，盡可能使用內(nèi)部人才來解決共享中心開發(fā)、建設(shè)以及后期維護的問題；

最后，企業(yè)在應(yīng)用共享中心的過程中，需要及時對內(nèi)部管理措施進行優(yōu)化和改善，不僅要實現(xiàn)多部門聯(lián)動，還要對內(nèi)部崗位職責以及績效管理方式進行創(chuàng)新。

結(jié)語

總而言之，企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)化和升級伴隨社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展變得十分有意義。所以，企業(yè)需要構(gòu)建財務(wù)共享，提高內(nèi)部管理和其他工作的效率，這既是順應(yīng)時代的選擇，也是推動企業(yè)更好地發(fā)展、前行的關(guān)鍵之舉。