張 玲
(新疆畜牧科學(xué)院,新疆 烏魯木齊 830011)
隨著時代的進(jìn)步,科學(xué)技術(shù)水平的提高,計算機(jī)技術(shù)日益成熟和完善,在多個領(lǐng)域得到了應(yīng)用,并取得了較為理想的應(yīng)用成果。在檔案數(shù)字化管理方面亦是如此,其具有諸多優(yōu)點,可改變以往單一的管理方法,提升管理水平。因此,在檔案管理工作任務(wù)繁重的當(dāng)下,積極探索計算機(jī)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用具有重要的理論意義和現(xiàn)實意義,值得深思。
計算機(jī)技術(shù)具有獨特的優(yōu)勢,在檔案數(shù)字化管理中得到了較為廣泛的應(yīng)用,其應(yīng)用意義主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
傳統(tǒng)檔案管理屬于一項系統(tǒng)性工程,不僅需要花費(fèi)大量的人力物力,而且耗時長,總體管理成本是比較高的。同時,在人工管理下,還會不可避免地受到人為因素的影響,容易造成不必要的損失。而計算機(jī)技術(shù)的合理應(yīng)用,可創(chuàng)新檔案數(shù)字管理方法,在解放人力的同時,還有助于提升管理效率,增強(qiáng)管理質(zhì)量,有效避免了人為失誤等不良現(xiàn)象的發(fā)生[1]。
計算機(jī)在檔案數(shù)字管理中的應(yīng)用,給檔案歸檔提供了較大的便利性。主要是因為該技術(shù)具有時效性強(qiáng)的特點,能夠保證各類檔案的及時歸檔。將相關(guān)檔案統(tǒng)一收集到檔案管理數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,有效降低了信息遺漏等問題的發(fā)生。
信息共享也是計算機(jī)在檔案數(shù)字化管理工作中優(yōu)勢的體現(xiàn)?;谟嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特征,有利于為檔案管理提供充足的空間,進(jìn)行信息資源共享。
檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展的必然趨勢。在此過程中,檔案信息儲存和記錄屬于重要環(huán)節(jié),關(guān)系著整體管理效果[2]。通過不斷提高檔案信息的正確性,優(yōu)化檔案數(shù)字化管理成果。為實現(xiàn)該目標(biāo),應(yīng)該積極引入計算機(jī)技術(shù),以提高檔案數(shù)字化管理水平,高效進(jìn)行檔案信息的儲存工作,既可降低相關(guān)人員的工作強(qiáng)度,又有助于提高信息儲存效率和質(zhì)量。在計算機(jī)技術(shù)具體應(yīng)用的過程中,應(yīng)結(jié)合檔案信息管理的工作需求,針對性地配備計算機(jī)硬件設(shè)備,充分考慮其性能,以此為基礎(chǔ),在數(shù)字管理、系統(tǒng)升級方面進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整。在必要的情況下,還需要做好并落實計算機(jī)軟件更新工作,以將計算機(jī)技術(shù)作用最大化,滿足高速發(fā)展的社會新形勢,為檔案數(shù)字化管理工作開展提供助力,進(jìn)而實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的綜合管理,增強(qiáng)管理質(zhì)量。在依托計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息儲存時,相關(guān)管理部門還需要主動承擔(dān)起自身的職責(zé),積極落實相應(yīng)的監(jiān)督檢查工作,以便減少不必要的問題發(fā)生,確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確無誤,優(yōu)化檔案數(shù)字化管理成果。
在科技環(huán)境下,高新技術(shù)不斷發(fā)展,始終處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)。計算機(jī)技術(shù)亦是如此,也處于不斷更新中[3]。為了增強(qiáng)其在檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用成果,應(yīng)注重對計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新,與時俱進(jìn),開展計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)工作,對于老舊的,或者阻礙檔案數(shù)字化管理的設(shè)備與技術(shù)進(jìn)行更新,促使系統(tǒng)升級。為了提高檔案數(shù)字化管理效率和質(zhì)量,還應(yīng)該注重網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建立健全,以便借助網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機(jī)技術(shù),實現(xiàn)對檔案信息的查詢與傳輸,為檔案的利用提供便捷性,進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能,促進(jìn)檔案信息化管理工作順利進(jìn)行。
計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展,為檔案數(shù)字化管理提供了新思路。為了實現(xiàn)預(yù)期的管理成果,在進(jìn)行計算機(jī)融入的同時,還需要緊跟時代發(fā)展步伐,進(jìn)行檔案管理制度的更新和完善。主要是因為傳統(tǒng)檔案管理制度在信息環(huán)境下呈現(xiàn)了不適應(yīng)現(xiàn)象,制約了管理水平的提高[4]。為此,在應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的過程中,需做好檔案管理制度的建立和完善工作,以實現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的監(jiān)督。這就需要通過運(yùn)用計算機(jī)技術(shù),建立完整的信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),定期進(jìn)行信息數(shù)據(jù)資料的更新,彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理的不足,避免出現(xiàn)以往檔案管理中信息落后現(xiàn)象的發(fā)生,對檔案數(shù)字化管理效果的強(qiáng)化具有重要意義。另外,還應(yīng)以計算機(jī)技術(shù)為支撐,建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案信息分類數(shù)據(jù)庫,以針對多種類型信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的歸類,為檔案數(shù)字化管理工作的開展提供有利條件。
在我國社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新時期,檔案信息量與日俱增,信息數(shù)據(jù)類型多種多樣,致使當(dāng)今的檔案數(shù)字化管理工作呈現(xiàn)了系統(tǒng)性、復(fù)雜性特征,管理難度加大,使用和更新科學(xué)技術(shù)管理手段成為緊迫的任務(wù)。而人作為檔案管理和計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的主體,其綜合素質(zhì)與能力對檔案數(shù)字化管理成效的影響是不可忽視的。從當(dāng)前來看,很多檔案管理人員,未及時更新檔案管理知識,對先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的把握度不夠,阻礙了檔案數(shù)字化管理水平的提升,難以對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效的使用[5]。為此,要想提高檔案管理信息化水平,實現(xiàn)對信息技術(shù)的充分運(yùn)用,需要不斷壯大檔案信息化管理工作隊伍,充分發(fā)揮人才優(yōu)勢,為檔案數(shù)字化管理做出更大的貢獻(xiàn)。要切實落實對相關(guān)人員的培訓(xùn)教育工作,在豐富相關(guān)管理人員專業(yè)知識的同時,還應(yīng)增強(qiáng)其管理技能,督促其強(qiáng)化對計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)和應(yīng)用,以推動檔案數(shù)字化管理模式的更新,以良好的信息化管理能力,促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作順利開展。
由于網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開放性,因此計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用中,應(yīng)對檔案數(shù)字化管理安全問題加以重視,不斷提高安全管理水平。在樹立安全管理意識的同時,還應(yīng)該加強(qiáng)防火墻設(shè)置,以便及時將不良隱患排除在外,減少被病毒侵犯的風(fēng)險,加強(qiáng)對檔案的保護(hù),促使檔案能夠長久且安全的保存。在檔案數(shù)字化管理中,計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,呈現(xiàn)了簡潔性與智能化的特征。另外,計算機(jī)還具有自動篩選功能,可對不同檔案進(jìn)行分類,以針對性進(jìn)行管理。應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)開展檔案管理,既能夠節(jié)約紙張,滿足環(huán)保需求,又可以提高儲存的安全性,降低了檔案被破壞等現(xiàn)象發(fā)生的概率。主要是因為紙張檔案存在一定的缺陷,需要防蛀、防火等,若是某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,如發(fā)生火災(zāi),將會導(dǎo)致整個檔案化為灰燼,造成不可挽回的損失。而計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,會有效防止該問題發(fā)生,有助于確保檔案儲存的安全性。雖然具有紙質(zhì)檔案管理不可比擬的優(yōu)勢,但在計算機(jī)技術(shù)實際應(yīng)用過程中,還存在缺陷和一些不確定的因素,容易引發(fā)突發(fā)事件,對檔案的安全性造成威脅[6]。尤其是在網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲下,若是防范意識不強(qiáng),防護(hù)工作不到位,很可能會出現(xiàn)檔案消失等問題。基于此,在將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案數(shù)字化管理的過程中,應(yīng)提高安全意識,做好相關(guān)防范工作,建立堅實的防火墻,針對重要的資料需要進(jìn)行備份,以便最大限度地降低不利影響,提高計算機(jī)數(shù)字化的安全性,早日實現(xiàn)預(yù)期的檔案數(shù)字化管理目標(biāo)。
總而言之,在檔案數(shù)字化管理中,為實現(xiàn)對計算機(jī)技術(shù)的良好應(yīng)用,應(yīng)該全面學(xué)習(xí)此技術(shù),提高管理隊伍水平,并加強(qiáng)和優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè),加快檔案管理信息化建設(shè)步伐,并提高安全管理水平,以實現(xiàn)對檔案信息的綜合全面管理。