預(yù)算管控與數(shù)字化分析在汽車研發(fā)項目中的應(yīng)用

中汽研汽車工業(yè)工程(天津)有限公司 馬健 閆志璞

隨著國內(nèi)新車更迭速度不斷加快,研發(fā)周期日益縮短的市場要求,汽車研發(fā)企業(yè)整車開發(fā)項目管理數(shù)字化備受關(guān)注,尤其是項目預(yù)算管控與分析領(lǐng)域,亟待實現(xiàn)對傳統(tǒng)業(yè)務(wù)進(jìn)行數(shù)字化提升改造,以達(dá)成降本增效的企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)。本文介紹了汽車工程研發(fā)企業(yè)利用數(shù)字化平臺技術(shù)在汽車開發(fā)項目中的預(yù)算管理、控制與分析的探索,總結(jié)了初步可實現(xiàn)的建設(shè)效果。

1 預(yù)算管理的形勢與要求

1.1 預(yù)算管理要求

國務(wù)院于2021年4月印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步深化預(yù)算管理制度改革的意見》,部署進(jìn)一步深化預(yù)算管理制度改革的具體措施?！兑庖姟分赋?預(yù)算體現(xiàn)了國家的戰(zhàn)略和政策,是推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要支撐。同時,《意見》也明確了6個方面的重點改革措施:(1)加大預(yù)算收入統(tǒng)籌力度,增強財政保障能力。(2)規(guī)范預(yù)算支出管理,推進(jìn)財政支出標(biāo)準(zhǔn)化。(3)嚴(yán)格預(yù)算編制管理,增強財政預(yù)算完整性。(4)強化預(yù)算執(zhí)行和績效管理,增強預(yù)算約束力。(5)加強風(fēng)險防控,增強財政可持續(xù)性。(6)增強財政透明度,提高預(yù)算管理信息化水平。預(yù)算改革重要性不言而喻,政府及廣大國有企業(yè)需要貫徹落實,切實按要求努力提升預(yù)算管控水平,從國有企業(yè)預(yù)算管理提升帶動廣大民營企業(yè)預(yù)算管理穩(wěn)步改善,從而達(dá)到整個社會和企業(yè)環(huán)境的預(yù)算全面改革。

1.2 預(yù)算管控需求

從企業(yè)全面預(yù)算數(shù)字化改革訴求出發(fā),預(yù)算管理普遍存在以下問題:(1)預(yù)算編制沒有逐級下沉到項目,往往只停留在部門,或僅核算到重點項目的直接成本。(2)項目預(yù)算費用核算不夠精準(zhǔn),如人員工資和機器折舊歸集精確不高,存在同時在多個項目上消耗的資源沒有按照實際發(fā)生的工時或機時進(jìn)行分?jǐn)偟那闆r。(3)項目預(yù)算控制不到位,有的企業(yè)僅僅按照總投預(yù)算額控制預(yù)算執(zhí)行,并沒有按照明細(xì)科目進(jìn)行控制,容易造成總額超支失控。(4)項目預(yù)算執(zhí)行沒有實時歸集造成項目審查困難,有的企業(yè)沒有將數(shù)字化平臺與周邊系統(tǒng)進(jìn)行集成,各種業(yè)務(wù)執(zhí)行數(shù)據(jù)不能實時歸集到項目預(yù)算執(zhí)行中,項目財務(wù)信息反饋滯后造成預(yù)算決策失誤。(5)項目沒有進(jìn)行滾動核算,沒有與收入匹配,沒有校驗預(yù)算計劃的科學(xué)性與合理性,對未來同類型項目無法進(jìn)行指導(dǎo)。

在諸多項目預(yù)算問題的困擾下,企業(yè)如何響應(yīng)國家要求并根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營發(fā)展目標(biāo),集成企業(yè)數(shù)字資源建設(shè)一套卓有成效的預(yù)算管控與分析平臺,已經(jīng)被越來越多的汽車企業(yè)關(guān)注并著手實踐。

2 預(yù)算管控與分析業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)模式(PAS模式)

預(yù)算管控與分析數(shù)字化平臺(以下簡稱預(yù)算平臺)建設(shè)重點關(guān)注以下三大管理領(lǐng)域(見圖1),分別為Process &Account & System,即流程覆蓋-科目全面-系統(tǒng)集成,簡稱PAS預(yù)算模式。三個管理領(lǐng)域分別側(cè)重于業(yè)務(wù)制度與流程完善、財務(wù)核算精細(xì)與數(shù)字系統(tǒng)高度串聯(lián)的管理課題,共同組成完整的預(yù)算平臺建設(shè)內(nèi)容,與企業(yè)運營、項目管理、合同管理、財務(wù)管理等業(yè)務(wù)相互融合,創(chuàng)建更為嚴(yán)謹(jǐn)高效的項目預(yù)算平臺。

圖1 項目預(yù)算管控與分析數(shù)字化建設(shè)模式(PAS)Fig.1 Project budget control and analysis digital construction mode(PAS)

2.1 PAS管理模式-以預(yù)算流程全面覆蓋為核心

2.1.1 多級滾動協(xié)同預(yù)算計劃

(1)雙向試算。首先,企業(yè)會根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃與年度經(jīng)營指標(biāo)制定各業(yè)務(wù)板塊的運營成本及重大支撐項目預(yù)算,而后將預(yù)算分解至各部門,各部門制定當(dāng)年部門級項目預(yù)算及運營預(yù)算。其中,每個項目均要選擇合理的預(yù)算結(jié)構(gòu),該結(jié)構(gòu)往往在企業(yè)預(yù)算制度中進(jìn)行規(guī)定,在數(shù)字化平臺預(yù)置,需支持不同級別的項目調(diào)用匹配與校驗。預(yù)算制定過程是一個反復(fù)試算平衡的過程,既要保障預(yù)算的充裕合理又不能顧此失彼擠壓其他項目。為此,預(yù)算試算功能也是數(shù)字化平臺的設(shè)計需求,需要按照科目占比自動拆解總預(yù)算形成建議,也需支持預(yù)算制定者動態(tài)調(diào)優(yōu),從總額到明細(xì)進(jìn)行雙向試算以達(dá)到預(yù)算計劃均衡合理。

(2)滾動預(yù)算。很多企業(yè)僅制定項目總額預(yù)算,缺乏對執(zhí)行的監(jiān)督明細(xì)基準(zhǔn)。通過數(shù)字化平臺,結(jié)合預(yù)算結(jié)構(gòu)配置,可以按照項目執(zhí)行展期自動拓展至年度、季度、月度分別進(jìn)行預(yù)算拆解,并在每個特定的滾動調(diào)整期進(jìn)行后續(xù)預(yù)算的調(diào)整申請。

(3)多方協(xié)同。在整車開發(fā)項目中,往往由多部門、科室及專業(yè)方向共同參與,故在平臺設(shè)計時,要充分考慮多方協(xié)同編制預(yù)算的方式。既要保證各個專業(yè)方向的經(jīng)理申報預(yù)算,也能按照比例結(jié)構(gòu)進(jìn)行校對復(fù)查,防止在預(yù)算結(jié)構(gòu)上出現(xiàn)金額失衡的問題。

2.1.2 預(yù)算執(zhí)行過程控制

(1)采購環(huán)節(jié)管控。在項目預(yù)算執(zhí)行過程中,直接材料及服務(wù)費是占比較大的預(yù)算項,把握好這幾個預(yù)算項的執(zhí)行,才能保障項目預(yù)算的執(zhí)行方向沒有偏離。為此,在數(shù)字化平臺設(shè)計時,要著重考慮采購申請的預(yù)算控制功能。在需求人員進(jìn)行采購申請時要關(guān)聯(lián)具體的項目,系統(tǒng)判斷預(yù)算滿足,則通過審核。若預(yù)算不滿足,則系統(tǒng)不予通過,需要返回修訂直至滿足預(yù)算額度要求。將預(yù)算控制在費用發(fā)生的最初階段,防止后續(xù)環(huán)節(jié)失控[1]。

(2)報銷環(huán)節(jié)管控。在項目執(zhí)行過程中會有部分費用由項目成員墊付憑票報銷,比如差旅費。項目成員按照差旅標(biāo)準(zhǔn)完成出差后在財務(wù)報銷系統(tǒng)中錄入報銷,在提交審核前,系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)算計劃執(zhí)行檢查,不符合項不會被提交至審批流。此類費用報銷一般存在兩種模式:一種是總額控制模式,即控制每一個項目的差旅總額不超支即可;二是分項控制模式,不僅控制總額不超支,也要控制具體差旅科目明細(xì),如酒店費用、不同交通工具的預(yù)算科目等。

(3)人工與設(shè)備成本動態(tài)評估。由于人工成本與機器設(shè)備折舊存在核算的滯后性,單純事后核算無法動態(tài)考察項目執(zhí)行過程的費用消耗情況。為此,在PAS數(shù)字化模式下,需要按照標(biāo)準(zhǔn)成本核算機制,按照人工種類與職級制定單位工時成本,按照設(shè)備價值核算單位機時折舊,根據(jù)項目常態(tài)化運行期間定期申報的人工工時與設(shè)備機時進(jìn)行動態(tài)折算以評估預(yù)算消耗,保障項目預(yù)算的可比性與可執(zhí)行性。

2.1.3 預(yù)算分析與智能決策

在PAS數(shù)字化管理模式下,預(yù)算計劃與執(zhí)行過程將得到充分的管理。除非有特批情況,通常不會發(fā)生超支現(xiàn)象。但是從預(yù)算的執(zhí)行率,計劃的科學(xué)性,未來項目的參考價值因素考慮,我們依舊需要進(jìn)行預(yù)算分析。數(shù)字化平臺設(shè)計上,通常會設(shè)計項目的核心財務(wù)指標(biāo),比如毛利率、人工成本完成率等,這些指標(biāo)動態(tài)展示供項目管理層動態(tài)監(jiān)控,協(xié)助第一時間糾偏。另一方面,在做好獨立項目分析基礎(chǔ)上,數(shù)字化平臺提供同類項目的橫向?qū)Ρ?如可按同類項目全預(yù)算要素項進(jìn)行比對,也可結(jié)合同類項目的歷史預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行縱向分析,以便抓住關(guān)鍵,解決矛盾,促進(jìn)企業(yè)對生產(chǎn)經(jīng)營中的關(guān)鍵問題和薄弱環(huán)節(jié)提出措施改進(jìn)工作,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 PAS管理模式-以預(yù)算科目全面覆蓋為基礎(chǔ)

2.2.1 建立數(shù)字化預(yù)算體系結(jié)構(gòu)

進(jìn)行全成本要素的預(yù)算管控前提是將不同類別預(yù)算模板的預(yù)算科目與財務(wù)會計科目進(jìn)行邏輯映射。首先需要梳理公司級別的項目類別,如按照項目預(yù)算金額等級、車型市場目標(biāo)占有率等因素劃分,根據(jù)預(yù)算管理要求分別制定相應(yīng)的預(yù)算模板和控制策略;其次,為不同的預(yù)算模板配置預(yù)算科目,當(dāng)預(yù)算科目與財務(wù)科目存在差異時,需要維護(hù)兩套科目編碼體系。在數(shù)字化平臺設(shè)計中,通常會設(shè)計預(yù)算科目配置功能,將企業(yè)級預(yù)算科目根據(jù)管理會計需求分類編碼,與會計科目映射匹配,實現(xiàn)在創(chuàng)建系統(tǒng)預(yù)置模板時,即可直接完成預(yù)算科目與會計科目的集成。

2.2.2 建立預(yù)算科目控制策略

在預(yù)算計劃中,不同預(yù)算科目的控制策略是不同的,在數(shù)字化平臺標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算模板中會提供配置規(guī)則,通常按照時間周期及預(yù)算層級進(jìn)行配置。如通常將材料費科目拆分至月度,按照月度進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行的控制與考核,對于項目執(zhí)行而言,可以進(jìn)行強控,也可進(jìn)行提示,即允許提前采購或延遲采購,只要在關(guān)鍵的控制節(jié)點達(dá)成預(yù)算進(jìn)度即可。再如出版資料費科目下設(shè)3項子科目:出版費、專利申請費、資料費,可在數(shù)字化平臺中根據(jù)需要來配置是否對末級科目進(jìn)行控制,如果該項費用占比相對較低,且從預(yù)算管理要求上允許不做末級控制,則在預(yù)算執(zhí)行中不同子類預(yù)算額可以共享。

2.3 PAS管理模式-以預(yù)算系統(tǒng)全面集成為突破

2.3.1 財務(wù)系統(tǒng)全面集成

在PAS數(shù)字化平臺下,財務(wù)系統(tǒng)與預(yù)算平臺連接最為緊密,后者為前者提供預(yù)算來源,前者又為后者提供科目及發(fā)生額數(shù)據(jù)。首先,財務(wù)系統(tǒng)會將現(xiàn)行的會計科目表同步至預(yù)算平臺,預(yù)算平臺將預(yù)算科目與之匹配映射,實現(xiàn)財務(wù)會計科目發(fā)生額的實時同步;其次,項目預(yù)算中涉及到費用憑證錄入或者費用報銷的業(yè)務(wù),要將項目及所涉預(yù)算數(shù)據(jù)集成至財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)生控制[2];最后,財務(wù)系統(tǒng)中需二次分?jǐn)偟目颇繑?shù)據(jù)會同步至預(yù)算平臺,按照工時與機時進(jìn)行分?jǐn)?如人工費及折舊費等。

2.3.2 采購系統(tǒng)全面集成

首先,采購系統(tǒng)中需要集成項目管理系統(tǒng)中的項目信息,同時也要將預(yù)算平臺中的采購預(yù)算,如材料費、外協(xié)費預(yù)算進(jìn)行同步,以實現(xiàn)項目型采購下的預(yù)算管控;其次,采購申請?zhí)峤缓?由采購系統(tǒng)判斷預(yù)算滿足,則將采購金額同步至預(yù)算平臺進(jìn)行預(yù)算消耗扣減,預(yù)算不滿足則將駁回記錄存至采購系統(tǒng);最后,采購發(fā)票差異將按照項目同步至預(yù)算平臺進(jìn)行精確采購預(yù)算調(diào)整,確保在預(yù)算平臺同步數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性。

2.3.3 項目管理系統(tǒng)全面集成

首先,項目立項信息需同步至預(yù)算平臺,以供項目經(jīng)理編制項目預(yù)算;其次,項目管理系統(tǒng)中得到批準(zhǔn)的項目工時及設(shè)備機時需同步至預(yù)算平臺,指導(dǎo)成本費用進(jìn)行分?jǐn)傔\算,實現(xiàn)對標(biāo)準(zhǔn)成本實時執(zhí)行預(yù)算評估的修正與比對;最后,預(yù)算平臺下的財務(wù)指標(biāo)信息需實時同步至項目管理系統(tǒng),便于項目管理層在不同維度監(jiān)控項目預(yù)算指標(biāo)變化。

3 預(yù)算管理數(shù)字化效益展望

項目預(yù)算管控與分析數(shù)字化模式(PAS模式)是汽車研發(fā)企業(yè)開展預(yù)算計劃、管控執(zhí)行與分析改善的利器和保障。從經(jīng)濟(jì)效益角度,可以保障項目運行的降本增效,提升項目預(yù)算的控制力度,降低內(nèi)部協(xié)同成本;從社會效益角度,可以為汽車行業(yè)全面預(yù)算管理數(shù)字化提供全新模式的啟發(fā),助力汽車行業(yè)項目預(yù)算管理更上一層樓。

引用

[1] 程平,白沂.大數(shù)據(jù)時代基于財務(wù)共享服務(wù)模式的費用預(yù)算管理[J].會計之友,2016(22):128-131.

[2] 方沅蓉,宋峰.以管理會計信息化建設(shè)促進(jìn)科研經(jīng)費管理提升[J].中國總會計師,2021(4):172-174.