人工智能在企業(yè)檔案有效利用工作中的應(yīng)用

王秋艷

（河南省兒童醫(yī)院 河南省鄭州市 450018）

1 引言

當(dāng)今社會(huì)伴隨著信息化、智能化、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案管理都在朝著人工智能方向不斷發(fā)展。通過(guò)對(duì)人工智能技術(shù)的應(yīng)用能夠擴(kuò)大檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，創(chuàng)造檔案管理新的處理方法，很大程度提升了檔案管理工作的效率。檔案管理工作是搭建智能政務(wù)與智能社會(huì)的重要一環(huán)，達(dá)到智慧檔案管理及智慧檔案服務(wù)的新需要，提升處理自然語(yǔ)言的能力、深度學(xué)習(xí)及處理的技能，可以更好地提升檔案管理工作效率并且提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

2 檔案應(yīng)用技術(shù)的特點(diǎn)

2.1 人工智能技術(shù)

2.1.1 人工智能的基本概念

人工智能技術(shù)是一種通過(guò)仿真，擴(kuò)展和研究智能理論，技術(shù)，方法和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)行擴(kuò)展的新技術(shù)。人工智能是計(jì)算機(jī)科學(xué)的領(lǐng)域之一，該領(lǐng)域的研究包括語(yǔ)言識(shí)別，機(jī)器人技術(shù)，專家系統(tǒng)，自然語(yǔ)言等。人工智能研究的一個(gè)重要目標(biāo)是允許計(jì)算機(jī)總體上處理各種文件，數(shù)據(jù)和幾何信息，它通常需要人工智慧，最后一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)大文件的管理。

2.1.2 人工智能的研究?jī)r(jià)值

人工智能研究使計(jì)算機(jī)可以模擬人類的智力行為和思維過(guò)程（例如，推理，學(xué)習(xí)計(jì)劃，思維等），以計(jì)算機(jī)達(dá)成智能的原理為主體，制造出類似于人類大腦智慧的計(jì)算機(jī)設(shè)備，讓計(jì)算機(jī)能夠達(dá)到更高層次的應(yīng)用價(jià)值。

2.2 數(shù)據(jù)處理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息數(shù)據(jù)處理的效率和移動(dòng)性得到了提高。計(jì)算機(jī)可以快速處理，請(qǐng)求收集，存儲(chǔ)和交換來(lái)自大量無(wú)序數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。通過(guò)各種計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用程序提供數(shù)據(jù)和產(chǎn)品的價(jià)值和重要性是數(shù)據(jù)處理的重要組成部分。在企業(yè)檔案管理中，不斷開發(fā)和創(chuàng)新新技術(shù)，如今檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中，可以根據(jù)各種計(jì)算機(jī)設(shè)備的結(jié)構(gòu)和工作來(lái)分析時(shí)間和空間的分布。

2.3 人工智能技術(shù)應(yīng)用的要點(diǎn)分析

人工智能在檔案網(wǎng)站建立中的落地是人工智能技術(shù)應(yīng)用的關(guān)鍵。目前來(lái)講，人工智能的網(wǎng)站應(yīng)用可以概括為以下三點(diǎn)來(lái)進(jìn)行：

（1）網(wǎng)站各模塊的智能化應(yīng)用水平較為落后，很多檢索、分類的設(shè)置都缺乏人性化，整體應(yīng)用效果缺乏科學(xué)性。通過(guò)人工智能的有效應(yīng)用，可以幫助網(wǎng)站建立智慧檔案館系統(tǒng)，一方面可以提現(xiàn)多樣化、多層次的文件信息服務(wù)模式，幫助使用者更加順暢地進(jìn)行網(wǎng)站檢索和瀏覽，另一方面也能通過(guò)人工智能優(yōu)化當(dāng)前的信息網(wǎng)絡(luò)化設(shè)置，促進(jìn)數(shù)字檔案館的有效推進(jìn)和使用壽命的提高。伴隨著網(wǎng)絡(luò)科技日益發(fā)達(dá)的社會(huì)發(fā)展背景，數(shù)字檔案館已經(jīng)可以成功結(jié)合云上存儲(chǔ)和計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)+應(yīng)用技術(shù)以及與人工智能相結(jié)合的技術(shù)應(yīng)用方式，讓數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相結(jié)合，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同促成檔案技術(shù)化、科學(xué)化的轉(zhuǎn)變進(jìn)程。

（2）先進(jìn)的數(shù)據(jù)集成理念落實(shí)滯后，需要加強(qiáng)檔案資源收集的信息集成化管理。檔案信息內(nèi)容龐雜、繁瑣，并且會(huì)隨著時(shí)間的推進(jìn)產(chǎn)生后續(xù)更多的信息，這就需要先進(jìn)的數(shù)據(jù)集成技術(shù)來(lái)支持檔案機(jī)構(gòu)的資源整合和數(shù)據(jù)集成理念的有效應(yīng)用。例如網(wǎng)站智能化應(yīng)用規(guī)則，可以幫助用戶建立起簡(jiǎn)單可行、詳細(xì)靈活的信息使用規(guī)則，并針對(duì)用戶的權(quán)限設(shè)置提供隨時(shí)可變更、可調(diào)整的人工智能設(shè)置。

（3）檔案網(wǎng)站維護(hù)需要大量的人力支持，缺乏有效的人工智能運(yùn)用。在千人千面的技術(shù)應(yīng)用方面，人工智能要注重一個(gè)應(yīng)用要點(diǎn)，那就是以人為本，將用戶作為最終的服務(wù)目標(biāo)來(lái)進(jìn)行標(biāo)注。例如在信息索引和用戶個(gè)性化信息推送方面，要充分利用好人機(jī)交互智能化服務(wù)模式的技術(shù)應(yīng)用，讓不同的用戶有不同的平臺(tái)體驗(yàn)；或者針對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)過(guò)程中較為繁瑣的信息檢索程序，優(yōu)化人工智能檢索模式，提高用戶滿意度；在建立客戶檔案方面，人工智能也能做到“一鍵建檔”，簡(jiǎn)化用戶的建檔程序。

3 人工智能對(duì)企業(yè)檔案的有效利用產(chǎn)生的影響

人工智能這項(xiàng)技術(shù)在企業(yè)檔案的高效利用中起到了至關(guān)重要的作用，相關(guān)工作人員對(duì)于檔案文件的充分利用和高效信息提取能夠有效提高企業(yè)工作效率、完善企業(yè)工作流程。同時(shí)，人工智能能夠在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上充分利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，強(qiáng)化檔案信息資源的使用率和現(xiàn)代科技技術(shù)含量，對(duì)于優(yōu)化信息標(biāo)的、細(xì)化信息分類具有重要的價(jià)值[1]。

人工智能技術(shù)的應(yīng)用簡(jiǎn)化了現(xiàn)有文件信息的輸入，分類，分類和存儲(chǔ)的機(jī)械操作，提高了文件信息的準(zhǔn)確性，并有效防止了由于文件信息失真或人為錯(cuò)誤而導(dǎo)致的人工數(shù)據(jù)信息丟失；同時(shí)，對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)，訪問(wèn)查詢和文件很方便。用戶可以直接從信息設(shè)備終端搜索存檔關(guān)鍵字，并找到需要立即咨詢的存檔信息。

進(jìn)而，智能的文檔管理系統(tǒng)可以滿足使用者對(duì)文檔靈活調(diào)取和自動(dòng)化篩選等方面的使用要求，它提供了非?？斓男畔?shù)據(jù)傳輸速率，因此可以極大地滿足歸檔用戶的信息需求。

3.1 提高企業(yè)工作效率

從企業(yè)以往對(duì)于財(cái)務(wù)管理的工作來(lái)看，不僅是對(duì)企業(yè)的工作模式或是對(duì)企業(yè)工作的內(nèi)容看，都會(huì)存在重復(fù)出現(xiàn)的情況，特別是對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作人員來(lái)說(shuō)，日常工作中大部分工作內(nèi)容都在圍繞要對(duì)數(shù)據(jù)信息的收集、整理、核對(duì)工作上進(jìn)行，不僅要花費(fèi)大量的人工在數(shù)據(jù)的核對(duì)和整合上，更要將其匯總成報(bào)表方便部門查閱，造成企業(yè)人力資源的浪費(fèi)情況，而且企業(yè)成本會(huì)不斷增加；進(jìn)而，企業(yè)的財(cái)務(wù)人員必須執(zhí)行長(zhǎng)期的機(jī)械工作才能重復(fù)執(zhí)行某些任務(wù)，容易發(fā)生錯(cuò)誤[2]。

因此，將人工智能技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)單位相關(guān)數(shù)據(jù)的記錄、整理和總計(jì)工作，可以有效解放人力、防止人力資源和生產(chǎn)成本的浪費(fèi)，同時(shí)也能提高工作效率，減少錯(cuò)漏情況的發(fā)生。

對(duì)于企業(yè)檔案資料的有效整合和利用，人工智能同樣具有這方面的優(yōu)勢(shì)。不僅能夠有效減少員工在檔案查詢、利用工作中過(guò)于繁榮、復(fù)雜、重復(fù)性的操作環(huán)節(jié)，更能有效防止錯(cuò)漏的發(fā)生。例如：自動(dòng)查詢、企業(yè)集成、自動(dòng)審核及電子檔案等技術(shù)，這些技術(shù)幫助企業(yè)檔案部門工作人員從枯燥、乏味的工作中得到解放，讓企業(yè)檔案信息處理工作更有針對(duì)性，推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展與可持續(xù)發(fā)展。

3.2 有利于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的高效運(yùn)用

在人工智能的模式下，可以有效地將企業(yè)檔案信息、資源進(jìn)行整合，使得企業(yè)特殊資源成為可快速操作的部分，為企業(yè)管理決策、運(yùn)營(yíng)決策起到?jīng)Q定性的作用；對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，對(duì)業(yè)務(wù)管理的優(yōu)化和調(diào)整，能夠加快信息傳遞的速度，有益于為企業(yè)管理瞄準(zhǔn)時(shí)機(jī)，為加快在市場(chǎng)立足打下基礎(chǔ)[3]。

人工智能技術(shù)能夠在企業(yè)檔案信息庫(kù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間建立鏈接，并成為承載企業(yè)運(yùn)營(yíng)、管理及發(fā)展等相關(guān)信息數(shù)據(jù)的有效載體，將二者充分結(jié)合起來(lái)，不僅能夠加快企業(yè)決策的執(zhí)行力度，更能有效提高企業(yè)決策的戰(zhàn)略高度，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

因此，在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大背景下，企業(yè)更要跟隨時(shí)代發(fā)展的浪潮，充分利用人工智能的優(yōu)勢(shì)，將其應(yīng)用到企業(yè)發(fā)展和管理的各個(gè)方面，尤其是在企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的有效開發(fā)和利用方面，這不僅能夠幫助企業(yè)更好地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、推陳出新，更能防微杜漸，為企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展藍(lán)圖提供堅(jiān)固的理論支持。

3.3 有利于大數(shù)據(jù)的集成處理

在人工智能模型中，可以有效地集成企業(yè)的信息和資源，在有機(jī)整體上創(chuàng)建統(tǒng)一的資源，并為企業(yè)的業(yè)務(wù)和運(yùn)營(yíng)決策奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；優(yōu)化和協(xié)調(diào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，加快信息技術(shù)的發(fā)展速度，將有助于企業(yè)抓住市場(chǎng)上的更好機(jī)會(huì)[4]。

同時(shí)，人工智能業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)商，也能夠有效推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間的充分結(jié)合，這不僅可以有效提高公司的決策能力，也能進(jìn)一步保證公司生態(tài)的可持續(xù)發(fā)展能力。

為實(shí)現(xiàn)電子檔案大數(shù)據(jù)信息集成的技術(shù)應(yīng)用，大型科研所針對(duì)數(shù)字檔案館的信息化建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行了深入的研究，并卓有成效。其中對(duì)于“增量電子化”和“存量數(shù)字化”這兩種硬核技術(shù)的引入，不僅可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的立體化呈現(xiàn)、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的深度和廣度上的檔案服務(wù)拓展，更能幫助檔案知識(shí)服務(wù)水平實(shí)現(xiàn)自我規(guī)劃和自我提升，形成良性的行業(yè)發(fā)展態(tài)勢(shì)。

4 人工智能在企業(yè)檔案信息有效利用工作中的具體應(yīng)用

4.1 人工智能相關(guān)技術(shù)應(yīng)用

伴隨著改革開放的不斷推進(jìn)，現(xiàn)代公司逐漸步入激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，這對(duì)企業(yè)的檔案信息處理和有效整合提出了更高的要求，不僅需要各種獲取信息的方法，而且要更加注意獲取信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。具體來(lái)說(shuō)有以下幾項(xiàng)應(yīng)用重點(diǎn)：

（1）圖像掃描識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用。圖像文字識(shí)別應(yīng)用系統(tǒng)屬于新興技術(shù)，利用人類感知、外界交互識(shí)別的智能識(shí)別系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，在基礎(chǔ)的圖像信息采集的基礎(chǔ)上，進(jìn)行深度學(xué)習(xí)的特征提取、重組和構(gòu)建的識(shí)別模型，借用AI 攝像機(jī)進(jìn)行檔案信息的識(shí)別和提取，提高提取效率的同時(shí)，也加強(qiáng)信息的再利用效率。

（2）應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)開放環(huán)境中的安全問(wèn)題。利用IT 系統(tǒng)安防技術(shù)，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的后門預(yù)置功能和自身漏洞的智能修補(bǔ)，增強(qiáng)企業(yè)檔案信息的安全性。具體來(lái)說(shuō)就是利用機(jī)器的“學(xué)習(xí)模式”與“防御模式”相結(jié)合的入侵特征檢測(cè)技術(shù)，將人工智能的專家級(jí)預(yù)判和檢測(cè)功能應(yīng)用到檔案信息門戶檢測(cè)系統(tǒng)中，提高企業(yè)檔案的安全級(jí)別。

另外，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，人工智能技術(shù)能夠保證在一臺(tái)電腦出現(xiàn)病毒感染的情況下，不進(jìn)行大面積波及，保護(hù)了統(tǒng)一網(wǎng)域內(nèi)其他信息系統(tǒng)的安全和持續(xù)運(yùn)行。

（3）網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、社會(huì)化、“互聯(lián)網(wǎng)+”的有效應(yīng)用，以及語(yǔ)音語(yǔ)義識(shí)別系統(tǒng)的引入，提高人機(jī)互交智能化應(yīng)用的發(fā)展水平；在檔案推送技術(shù)領(lǐng)域，建立檔案信息獲取模型、組織模型、推送模型以及需求模型等，完善檔案信息共享模型建立。

4.2 人工智能技術(shù)與信息跟蹤技術(shù)的有效結(jié)合

人工智能在信息追蹤和管理中的應(yīng)用其實(shí)是一種綜合應(yīng)用能力的實(shí)體軟件應(yīng)用，不僅涉及到對(duì)知識(shí)庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)的提取，更涉及到相關(guān)信息庫(kù)的再加工和重組。尤其是對(duì)于用戶瀏覽記錄、關(guān)鍵詞設(shè)置等信息的提取和追蹤，結(jié)合當(dāng)下“大數(shù)據(jù)應(yīng)用”背景的人工智能應(yīng)用現(xiàn)狀，進(jìn)行有效的信息傳輸，進(jìn)而提高系統(tǒng)對(duì)用戶信息的有效把控，完善“千人千面”的有效應(yīng)用。

通過(guò)對(duì)檔案文件應(yīng)用程序的改進(jìn)，在技術(shù)上充分結(jié)合人工智能技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)做出相應(yīng)的調(diào)整，可以從以下幾點(diǎn)著手來(lái)進(jìn)行：首先，人工智能系統(tǒng)可以幫助建立“智能搜索程序”，提供“智能化的關(guān)鍵字搜索”功能；其次，強(qiáng)大的編程可以輔助人工智能實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的“網(wǎng)絡(luò)追蹤”能力，對(duì)于信息的泄露、盜用和非法查詢起到可追溯、可跟蹤、可監(jiān)控的功能。再次，利用人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的快速運(yùn)算、傳送和分析功能，形成良性的輸入與輸出交互環(huán)境，這依賴于處理器對(duì)人工智能的強(qiáng)大模擬和學(xué)習(xí)功能，同時(shí)這也是智能化信息處理技術(shù)的核心思想，在信息追蹤技術(shù)領(lǐng)域有著越來(lái)越廣泛的發(fā)展前景。

4.3 完善企業(yè)檔案錄入機(jī)制

企業(yè)各部門錄入的各式檔案信息資源都有著一定的邏輯，在檔案錄入后，人工智能就會(huì)根據(jù)不同部門職責(zé)、工作性質(zhì)的劃分標(biāo)準(zhǔn)將數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行歸類、統(tǒng)籌和整理，并建立起數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)字段和程序之間的聯(lián)系；對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案錄入工作而言，在進(jìn)行公開化的信息錄入系統(tǒng)建立的同時(shí)，也要注重企業(yè)信息安全化和完整性的程序設(shè)置，通過(guò)制定統(tǒng)一的標(biāo)注、類目和部門模塊等方式，既建立部門之間的有效聯(lián)系，又防止錯(cuò)漏的發(fā)生。

4.4 人工智能在信息規(guī)則制定中的應(yīng)用

人工智能本質(zhì)上是對(duì)人腦思維模式的模擬和應(yīng)用，因此在企業(yè)檔案信息的智能化應(yīng)用過(guò)程中，不僅要注重信息處理過(guò)程的技術(shù)應(yīng)用，同樣要注重信息規(guī)則制定的人腦過(guò)程模擬設(shè)置。

在制定規(guī)則的過(guò)程中，要合理規(guī)避技術(shù)壁壘的局限性，從多種數(shù)據(jù)信息模塊中尋找人腦操作與機(jī)器操作的技術(shù)相通性和融合性，結(jié)合編程語(yǔ)法、規(guī)則的錄入，進(jìn)行人工智能技術(shù)的應(yīng)用實(shí)效提升。

5 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)文件管理應(yīng)用程序不僅滿足了時(shí)代發(fā)展的需要，還滿足了企業(yè)文件管理革命的需求。人工智能通過(guò)增強(qiáng)存檔功能并向檔案管理員提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，以提高公司財(cái)務(wù)運(yùn)作的質(zhì)量和效率并避免風(fēng)險(xiǎn)，在作出與傳統(tǒng)的手工工作相比無(wú)法做出的科學(xué)合理的決定中發(fā)揮著重要作用。在各個(gè)領(lǐng)域成為重點(diǎn)關(guān)注的發(fā)展方向。檔案管理中不但要處理大量的信息資源，還要使用新技術(shù)優(yōu)化管理，這些都和人工智能技術(shù)密不可分。