事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

摘要：以檔案管理工作的信息化建設(shè)重要性作為切入點，打造智能化自動化的檔案管理體系，可以有效增強事業(yè)單位的發(fā)展質(zhì)量，確保數(shù)據(jù)信息分析更加合理。但是從實踐的角度來講，在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，管理理念、管理機(jī)制以及管理模式存在一系列的問題，將直接影響檔案信息化建設(shè)的力度和效率。因此必須要完善檔案管理制度，落實好信息化系統(tǒng)以及軟件的優(yōu)化升級，全面提升檔案信息化以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。這樣才可以為事業(yè)單位的日常運行以及發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

本文以理論分析以及技術(shù)分析的方式，打造具有針對性的檔案管理體系，不僅是本文論述的重點，也是進(jìn)一步強化事業(yè)單位內(nèi)部控制質(zhì)量的關(guān)鍵研究課題。

1、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位作為為大眾提供高質(zhì)量公共服務(wù)的重要主體，在滿足人們?nèi)找嬖鲩L的物質(zhì)文化需求的同時，還需要打造具有針對性的內(nèi)部控制體系，全面提升自身的服務(wù)價值以及服務(wù)能力。而事業(yè)單位發(fā)展過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息以及資料，便是檔案管理工作的重要內(nèi)容，其中涵蓋了事業(yè)單位自身的發(fā)展模式、發(fā)展歷史、重點事件、人力資源信息、業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顟B(tài)以及整體社會發(fā)展規(guī)律等多種領(lǐng)域的文字文本[1]。

而原有的檔案管理工作是建立在人工管理以及紙質(zhì)化儲存的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，效率較低，易破損，不易儲存，同時利用價值有限。而通過信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將原本的紙質(zhì)文字進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以數(shù)據(jù)信息的方式記錄下來，能夠有效提升檔案數(shù)據(jù)，分析效率和分析深度，提升數(shù)據(jù)傳輸速度，同時加強數(shù)據(jù)分類和管控的有效性。不僅能夠為檔案資源的整合和分類奠定基礎(chǔ)，也可以有效推動檔案管理體系的發(fā)展水平。

2、事業(yè)單位信息化檔案建設(shè)的主要矛盾

2.1信息化認(rèn)知矛盾

當(dāng)前小部分事業(yè)單位的管理者認(rèn)為檔案管理工作是事業(yè)單位的輔助性工作內(nèi)容，并未認(rèn)識到企業(yè)對事業(yè)單位本身的發(fā)展影響，因此原有的檔案管理模式更新力度不足，關(guān)注力度較差，信息技術(shù)的引進(jìn)缺乏科學(xué)性和合理性，導(dǎo)致檔案工作的信息化建設(shè)始終無法推進(jìn)。

2.2檔案團(tuán)隊優(yōu)化質(zhì)量不佳

檔案信息化建設(shè)必然依賴于大量的信息技術(shù)以及軟硬件設(shè)備，那么就要求原有的檔案工作人員必須要具備較為完善的技能水平。但是當(dāng)前部分事業(yè)單位的檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制無效，內(nèi)容不夠充足，檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)以及基礎(chǔ)管理技能落后，根本無法滿足當(dāng)前的信息化建設(shè)以及升級需求。

2.3檔案管理模式較為單一

即便是利用了信息技術(shù)打造了檔案管理體系，但是部分事業(yè)單位自身的檔案管理工作全面性理念滲透不足，將直接導(dǎo)致檔案管理工作依舊局限在檔案管理部門以及人力資源部門。這導(dǎo)致檔案管理與其他部門、事業(yè)單位的發(fā)展間存在斷層關(guān)系，大量的數(shù)據(jù)信息無法應(yīng)用到實際業(yè)務(wù)中去，在實踐中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息也未能及時的進(jìn)行存檔和整理。整體的模式較為單一，缺乏有效的溝通交流渠道，進(jìn)一步降低了檔案管理的時效性以及共享性。

3、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

3.1落實完善的制度體系優(yōu)化

首先事業(yè)單位必須要結(jié)合當(dāng)前的檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，以信息技術(shù)作為主要依托，重新擬定科學(xué)的檔案管理制度，并且確保制度體系具有可操作性、實踐性以及安全性，例如階段性的檔案信息系統(tǒng)升級制度、設(shè)備優(yōu)化維護(hù)制度;

打造完善的檔案信息化建設(shè)制度體系監(jiān)督模式確保所有的制度可以落地有聲，并且結(jié)合制度執(zhí)行之后的實際發(fā)展情況進(jìn)行分析和總結(jié)調(diào)整制度體系的細(xì)節(jié)，確保整體制度具有科學(xué)性，并且能夠不斷升級;

制定科學(xué)的人員培訓(xùn)制度體系以及績效評價體系，通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)強化工作人員的信息化技術(shù)掌控能力，這樣可以為檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型提供依據(jù)，也能夠為后續(xù)的技術(shù)升級奠定基礎(chǔ)。

這種方式能夠最大限度為檔案管理工作的信息化建設(shè)提供有效保障，避免細(xì)節(jié)存在問題，能夠提供明確的方向和指導(dǎo)思想。

3.2落實好軟件體系和系統(tǒng)升級

事業(yè)單位本身的檔案數(shù)據(jù)信息具有極強的重要性，大量的保密檔案信息在信息化轉(zhuǎn)型過程中必須要進(jìn)行安全控制。這其中不僅要以開放性原則為基礎(chǔ)，構(gòu)建多元主體相交互的檔案管理信息系統(tǒng)，還需要全面提升信息系統(tǒng)的應(yīng)用價值以及安全性能。首先需要以數(shù)據(jù)共享以及資源互通為原則，落實好軟件系統(tǒng)的擴(kuò)充。某企業(yè)結(jié)合該原則，打造了共享信息服務(wù)體系和無障礙數(shù)據(jù)傳播系統(tǒng)，詳細(xì)結(jié)構(gòu)如圖1所示。

用戶以及各個業(yè)務(wù)部門可以直接通過該系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的傳輸存檔以及獲取可以有效提升，但數(shù)據(jù)傳輸?shù)馁|(zhì)量和應(yīng)用價值。

其次需要進(jìn)一步加快綜合性服務(wù)平臺的建設(shè)。主要指的是要以滿足各方主體需求為目標(biāo)，全面拆解事業(yè)單位內(nèi)部的人員組織架構(gòu)以及部門架構(gòu)，以其實際需求為基準(zhǔn)，打造綜合性服務(wù)網(wǎng)站，可以以事業(yè)單位的內(nèi)網(wǎng)為主與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行串聯(lián)。通過大數(shù)據(jù)實現(xiàn)各個部門管理體系以及業(yè)務(wù)開展模式的分析，從而共同完成檔案管理工作的存檔以及數(shù)據(jù)分類。在這個過程中必須要強化防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)、智能網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)體系的應(yīng)用，全面提升數(shù)據(jù)庫的安全性和穩(wěn)定性。

3.3提升檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范性

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，往往直接影響事業(yè)單位本身的發(fā)展水平以及服務(wù)質(zhì)量，因此檔案管理必須要條理清楚，且具備規(guī)范性的管理流程。例如在檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，不僅要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，還需要具備極強的個性化特點，要滿足不同事業(yè)單位自身的管理習(xí)慣以及管理需求。同時檔案設(shè)置的提交、審核、掃描、使用以及歸檔還需要具備規(guī)范流程，每一個流程都要設(shè)置重要節(jié)點。

利用這種方式不僅能夠打造具有極強聯(lián)動性的檔案信息化管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的儲存、分類、應(yīng)用、調(diào)取也更加便捷，具有了規(guī)范性的流程，便能夠為后續(xù)的檔案工作創(chuàng)新提供有效的依據(jù)。

結(jié)束語：

綜上所述，在當(dāng)前的信息化發(fā)展環(huán)境下，事業(yè)單位也必須要及時的做出調(diào)整，通過信息技術(shù)來強化檔案管理工作的效率，打造完善的軟件體系以及網(wǎng)站系統(tǒng)，落實好相關(guān)設(shè)備的維護(hù)，進(jìn)一步強化工作人員的培訓(xùn)質(zhì)量以及技能水平，營造具有規(guī)范性和制度性的檔案管理流程和信息化發(fā)展體系不僅可以提升檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用價值，也可以為事業(yè)單位后續(xù)的業(yè)務(wù)開展奠定創(chuàng)新基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李峰.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（24）：89-90.

作者簡介：趙彬冰（1973年3月）女，漢族，本科學(xué)歷，籍貫：甘肅高臺，研究方向：檔案管理。