創(chuàng)新企業(yè)文書(shū)檔案管理工作探討

馬凱

（山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院，山西太原 030001）

0 引言

在企業(yè)的建設(shè)與各類(lèi)活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程中，企業(yè)檔案在其中發(fā)揮著極其重要的作用，它對(duì)企業(yè)開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)都具有一定的記載功能，同時(shí)還可以為企業(yè)的各項(xiàng)工作與活動(dòng)的開(kāi)展提供指導(dǎo)，因此，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展意義重大。在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，包含的內(nèi)容是比較多的，主要有人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、文書(shū)檔案以及實(shí)物檔案等，但是在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，文書(shū)檔案在其中所占的比例是最大的。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，主要的檔案管理一般都是紙質(zhì)的文檔，但是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展與推動(dòng)過(guò)程中，逐漸進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在各類(lèi)電子系統(tǒng)的運(yùn)用過(guò)程中，電子檔案的比例在不斷的增加，文書(shū)檔案的載體也在不斷的改進(jìn)與更新，對(duì)于企業(yè)來(lái)講對(duì)文書(shū)檔案可以進(jìn)行高效的管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用，同時(shí)也是對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行推進(jìn)的有效保障，因此，提升文書(shū)檔案管理的工作意義重大。

1 企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 管理模式缺乏規(guī)范性

在現(xiàn)代的企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于管理工作都是極為重視的，在企業(yè)中一般都具有比較先進(jìn)的管理模式，同時(shí)在企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中也在對(duì)管理的模式不斷的改進(jìn)與完善。但是在企業(yè)的管理過(guò)程中，文書(shū)檔案具有一定的不可或缺性，但是在日常的管理工作中，對(duì)管理的模式依舊還是比較缺乏的，在管理的過(guò)程中不能對(duì)其引起重視，在機(jī)制上還存在不健全的部分，同時(shí)對(duì)檔案的管理工作不能及時(shí)全面的進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查。在日常的工作過(guò)程中又得不到有關(guān)制度的支持，在工作的過(guò)程中沒(méi)有對(duì)應(yīng)的制度對(duì)其進(jìn)行約束，因此，在具體的工作過(guò)程中也就缺乏一定的規(guī)范性，因此，開(kāi)展文書(shū)檔案管理的工作人員在實(shí)際工作的過(guò)程中也就不能很好的遵循有關(guān)的規(guī)則，在工作中對(duì)管理的數(shù)量比較重視，但是對(duì)質(zhì)量的重視程度卻不夠，在工作的過(guò)程中隨意性比較大，使得在文書(shū)檔案的管理過(guò)程中容易出現(xiàn)各種疏忽，例如檔案缺損、檔案信息錯(cuò)誤、案卷要素缺失等現(xiàn)象，對(duì)檔案的管理也就產(chǎn)生了許多的不方便，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量與效率都產(chǎn)生了極大的影響。

1.2 重視程度不夠高

在發(fā)展的過(guò)程中，經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中一直比較重視的內(nèi)容，因此，對(duì)于企業(yè)發(fā)展過(guò)程中具有支持性的基礎(chǔ)工作重視程度不夠高，尤其是在企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中，企業(yè)中的許多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該管理的工作認(rèn)識(shí)程度不夠，認(rèn)為文書(shū)檔案管理只是普通管理工作中的一個(gè)組成部分，對(duì)人力與物力的需求不是很高，及時(shí)將大量的人力與物力投入其中，也不能獲取很好的經(jīng)濟(jì)效益。在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)對(duì)文書(shū)管理的成本進(jìn)行降低，實(shí)際上也會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行提升。由于企業(yè)對(duì)檔案的管理不夠重視，因此，在其他部門(mén)與檔案管理部門(mén)進(jìn)行配合工作的時(shí)候也會(huì)不同程度的受到影響，還有在企業(yè)中有一部分工作人員認(rèn)為文書(shū)檔案的管理工作沒(méi)有任何技術(shù)的含量，因此，也就不需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)、只要按時(shí)將檔案移交給管理部門(mén)即可，甚至對(duì)檔案的歸檔要求也不一定清楚。

1.3 檔案工作人員能力不足

在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中文書(shū)檔案的管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的工作，因此，檔案管理工作人員的素質(zhì)對(duì)管理工作的質(zhì)量與效率具有決定性的作用。在企業(yè)實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，很少有企業(yè)會(huì)配備專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案管理人員，在企業(yè)中從事檔案管理的工作人員同時(shí)還兼職著其他的工作任務(wù)，同時(shí)也沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，因此，檔案管理人員對(duì)自身的工作認(rèn)識(shí)不到位，在管理的過(guò)程中，也只是對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理與收集工作，因此，企業(yè)的文書(shū)檔案的管理工作效率也就得不到提升。

1.4 信息化發(fā)展程度不高

在科學(xué)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，同時(shí)也應(yīng)該是企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)工作內(nèi)容，但是在實(shí)際的工作過(guò)程中，部分企業(yè)的管理工作依舊停留在紙質(zhì)化的階段，并沒(méi)有實(shí)施數(shù)字化的檔案管理，不管是在存檔工作中還是借閱的環(huán)節(jié)中，都存在極大的不方便。部分企業(yè)為了獲取更高的利益，對(duì)檔案管理的成本一直在進(jìn)行壓縮，不能及時(shí)的對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行完善。但是檔案的管理工作是具有一定的保密性的，保密的程度也是比較高的，因此，管理設(shè)備的管理在更新中也是比較快的。

2 企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1 對(duì)管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新

在科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)不斷更新的時(shí)代，企業(yè)要想發(fā)展也必須進(jìn)行一定的革新。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案的管理也必須與時(shí)代的發(fā)展步伐相統(tǒng)一。企業(yè)的管理人員必須對(duì)自己的理念進(jìn)行改進(jìn)，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)對(duì)檔案的管理模式不斷的進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新。因此，企業(yè)必須要建立一套簡(jiǎn)潔、清晰、有效的管理系統(tǒng)，對(duì)責(zé)任與職責(zé)進(jìn)行明確的劃分。此外還應(yīng)該建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)這些機(jī)制的建立，可以及時(shí)有效的促進(jìn)企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作。

2.2 對(duì)思想觀念進(jìn)行創(chuàng)新

在企業(yè)文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，要想使管理的價(jià)值得到體現(xiàn)，就必須對(duì)管理的思想觀念進(jìn)行改進(jìn)與重視。管理人員要對(duì)管理的觀念進(jìn)行改進(jìn)就需要對(duì)文書(shū)管理在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要性進(jìn)行了解，對(duì)管理人員的職責(zé)要有一定的了解，此外，還應(yīng)該及時(shí)的加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的人員與設(shè)備的投入。在此基礎(chǔ)上，要不斷的加強(qiáng)宣傳的工作，使企業(yè)工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理的重要性進(jìn)行認(rèn)識(shí)，促使企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間可以積極的合作，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的全面管理。

2.3 對(duì)人才培養(yǎng)的手段進(jìn)行創(chuàng)新

文書(shū)檔案管理對(duì)人員的要求比較高，企業(yè)要不斷地加強(qiáng)檔案管理工作人員的素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)性。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，需要對(duì)專(zhuān)職的檔案管理人員提供充足的預(yù)算，對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行理解。建立健全文書(shū)檔案管理的政策，通過(guò)制度與政策對(duì)優(yōu)秀的人才進(jìn)行吸引，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，建立健全文書(shū)檔案管理的工作團(tuán)隊(duì)，使文書(shū)檔案管理工作人員的各項(xiàng)素質(zhì)都可以得到提升。

2.4 對(duì)信息化的工作方式進(jìn)行創(chuàng)新

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)文書(shū)檔案的管理與管理的流程進(jìn)行創(chuàng)新與開(kāi)展對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的作用。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中要對(duì)工作的方式與觀念進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，因此，對(duì)于先進(jìn)的管理理念要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，在企業(yè)管理中建立數(shù)字化的檔案管理模式，使檔案管理的作用與效率得到提升。通過(guò)對(duì)信息管理平臺(tái)的開(kāi)發(fā)，在平臺(tái)運(yùn)行中進(jìn)行檔案的分發(fā)與調(diào)查管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的共享，不斷的對(duì)信息設(shè)備的各種硬件的支持進(jìn)行改進(jìn)。

2.5 提升員工的綜合素質(zhì)

在企業(yè)的檔案管理工作中，管理人員依舊是將工作的主要重心與精力放在了資料的保存部分，使得在后續(xù)的管理工作中，工作人員都是遵循一樣的規(guī)范對(duì)文書(shū)檔案資料進(jìn)行整理，在實(shí)際的工作過(guò)程中，不能與實(shí)際的情況與特點(diǎn)進(jìn)行結(jié)合，也就不能開(kāi)展有針對(duì)性的工作。在企業(yè)的檔案管理工作過(guò)程中，管理人員依舊是工作的主體，因此，工作人員的綜合素質(zhì)與能力直接關(guān)系著企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，想要使企業(yè)的檔案管理工作得到提升，就必須對(duì)工作人員的自身素質(zhì)與綜合能力進(jìn)行提升，依據(jù)管理工作中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)制定有效的培訓(xùn)計(jì)劃與學(xué)習(xí)計(jì)劃，使工作人員的素質(zhì)得到提升，使工作人員的各種狀態(tài)得到一定的優(yōu)化，進(jìn)而使檔案管理的效率與質(zhì)量都得到改進(jìn)。

3 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)講，文書(shū)檔案管理工作是一件長(zhǎng)期且重要的任務(wù)，檔案管理各種的效率與質(zhì)量對(duì)企業(yè)的發(fā)展意義重大。當(dāng)下的企業(yè)文書(shū)檔案管理中依舊存在一定的問(wèn)題，但是通過(guò)對(duì)管理模式、思想觀念、人才培養(yǎng)的手段以及信息化的各種方式進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，可以使文書(shū)檔案管理各種的作用得到充分的發(fā)揮，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。