強(qiáng)化發(fā)電廠檔案管理信息化建設(shè)的方法研究

張乃慶

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，發(fā)電廠的建設(shè)越來越完善。當(dāng)前發(fā)電廠檔案管理工作正面臨信息化的改革，為了保障檔案管理信息化建設(shè)順利開展，需要相關(guān)部門進(jìn)行創(chuàng)新。本文針對(duì)發(fā)電廠檔案管理目前存在的問題以及檔案管理信息化建設(shè)的具體策略進(jìn)行分析探討。

關(guān)鍵詞：發(fā)電廠;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

發(fā)電廠檔案管理工作對(duì)發(fā)電廠的發(fā)展有著舉足輕重的影響，應(yīng)時(shí)刻朝著信息化建設(shè)的方向前進(jìn)，使其能夠健康發(fā)展。在平時(shí)的工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，在工作的時(shí)候認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)檔案管理工作做到細(xì)致入微。對(duì)現(xiàn)階段的發(fā)電廠檔案管理信息化建設(shè)工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出相應(yīng)的解決方案，不斷提高發(fā)電廠的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1信息化背景下發(fā)電廠檔案管理工作的特征

基于新時(shí)代背景下，可以明顯地看到發(fā)電廠檔案管理工作也正在朝著信息化的方向發(fā)展，這一舉措使得檔案管理工作具備以下兩方面的特征：第一，管理對(duì)象發(fā)生了轉(zhuǎn)變，以數(shù)字檔案為主。新時(shí)代視域下，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案管理都以電子檔案為主。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案具有一定的虛擬性且具備多種功能，如復(fù)制功能、拷貝功能以及壓縮傳輸功能等。第二，檔案管理核心方向有所轉(zhuǎn)變，現(xiàn)已從保管儲(chǔ)藏向收集利用方向轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量時(shí)間以及人力的消耗下完成的，且工作效率還非常的低下。而信息化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理工作人員只需要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的收集、整理與儲(chǔ)存等工作，大大促進(jìn)了發(fā)電廠檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率的提升。

2發(fā)電廠檔案信息化管理工作中存在的問題

2.1檔案管理機(jī)制不健全

通常情況下，在發(fā)電廠檔案管理工作中常常會(huì)出現(xiàn)以下2種情況：第一，檔案運(yùn)輸;第二，檔案換機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。這2種情況的出現(xiàn)在一定程度上加大了檔案管理工作難度，具體表現(xiàn)為職責(zé)劃分不明確以及缺乏良好且有效的檔案管理措施。首先是職責(zé)劃分不明確，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)檔案管理單位都沒有完善的檔案管理制度，因此，常常出現(xiàn)檔案在運(yùn)輸或換機(jī)構(gòu)管理的過程中出現(xiàn)信息重復(fù)收錄的情況，這種情況不僅會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)，還會(huì)在一定程度上造成檔案信息資源的浪費(fèi)。其次是有效檔案管理措施的缺乏。因檔案管理制度的缺乏，導(dǎo)致部分單位或機(jī)構(gòu)在日常檔案管理工作中只是簡(jiǎn)單地將檔案進(jìn)行堆放與存儲(chǔ)，等到需要使用檔案時(shí)再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞或移交，而有關(guān)于檔案的整理都是在臨時(shí)有需求時(shí)才會(huì)進(jìn)行。

2.2檔案管理硬件設(shè)備落后

檔案管理要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，離不開必要的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備的支持，但是由于一部分發(fā)電廠的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，他們投入在檔案管理這塊的工作重心比較少，大多資金用于開拓市場(chǎng)以及新產(chǎn)品的研發(fā)。因?yàn)闄n案信息管理現(xiàn)在還是最新興起的，目前在廣大發(fā)電廠中其重視程度與認(rèn)可度不是很高，再有就是領(lǐng)導(dǎo)層和基層工作人員對(duì)于這項(xiàng)工作沒有足夠的熱情，沒有在這個(gè)領(lǐng)域投入大量的資金，又因?yàn)橛布O(shè)施的缺失，才會(huì)導(dǎo)致檔案信息化管理難以順利進(jìn)行。

2.3專業(yè)化管理人才較為匱乏

為了保證發(fā)電廠檔案管理工作的信息化建設(shè)水平，促進(jìn)其向著現(xiàn)代化的方向邁進(jìn)，相關(guān)單位要培育優(yōu)秀專業(yè)管理人才，這樣才可以將信息化管理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來。然而，受多個(gè)方面的因素所影響，機(jī)關(guān)單位缺少專門的優(yōu)秀管理人員。在具體工作的時(shí)候，檔案管理人員沒有充分掌握管理工作實(shí)際程序，缺少對(duì)信息化技術(shù)的廣泛運(yùn)用，難以運(yùn)用信息化設(shè)備保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。機(jī)關(guān)單位工作人員也非常容易被傳統(tǒng)理念所影響，出現(xiàn)不作為的現(xiàn)象，難以全面落實(shí)發(fā)電廠檔案信息管理工作，這樣會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)單位的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

3強(qiáng)化發(fā)電廠檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1建立檔案管理信息化制度，提升檔案信息安全管理水平

在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員需要明確一點(diǎn)，即檔案信息安全。如果不能夠保障所有檔案信息的安全，那么發(fā)電廠所為檔案管理工作付出的努力則會(huì)歸之于零。如果想要切實(shí)保障檔案信息化安全，相關(guān)檔案管理人員可以結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律文件來進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)制度，例如，可以結(jié)合國(guó)家新近頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》來進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)制度的制定與完善，以此來保障檔案資源信息安全。對(duì)那些尚未取得授權(quán)、通過非法途徑獲取相關(guān)檔案信息資源的用戶進(jìn)行嚴(yán)格懲罰，必要時(shí)追究其法律責(zé)任。

3.2對(duì)使用的設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)更新

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，需要有非常重要的硬件設(shè)備來支撐，這一點(diǎn)與紙質(zhì)檔案有著很大的不同。對(duì)當(dāng)前的發(fā)電廠進(jìn)行調(diào)查可知，自身的信息化管理設(shè)備的情況與檔案管理有著密切的聯(lián)系，所以，相關(guān)設(shè)備應(yīng)該跟上時(shí)代進(jìn)步的速度。第一步要做的是為發(fā)電廠的檔案管理科提供打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備;第二步，嚴(yán)格依照“高效、節(jié)約、可靠、通用”八字原則，對(duì)發(fā)電廠的軟件設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，提高其安全性，做好共享工作;第三步，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的工作做好總結(jié)，收集各項(xiàng)數(shù)據(jù)，擴(kuò)大覆蓋范圍，做好適用于發(fā)電廠檔案管理的相關(guān)軟件的引入工作。

3.3提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在檔案信息化管理過程中，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)會(huì)對(duì)其起到重要作用，所以機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的定期培訓(xùn)，指引他們掌握更多的知識(shí)技能。一方面，機(jī)關(guān)單位應(yīng)設(shè)置完善合理的部門，實(shí)現(xiàn)工作人員配置的全面合理優(yōu)化。對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，在檔案信息管理過程中，某些工作缺少專門人員，是其他部門人員兼職。與此同時(shí)，有些工作人員的年齡比較大，信息素養(yǎng)與總體素質(zhì)有待提高，導(dǎo)致檔案信息化管理工作難以順利進(jìn)行。因此，發(fā)電廠應(yīng)重視管理人員的實(shí)際配置，掌握更多的機(jī)關(guān)單位發(fā)展歷程，也要確定發(fā)電廠的實(shí)際發(fā)展前景，意識(shí)到檔案管理工作的實(shí)際作用。另一方面，檔案管理工作人員應(yīng)該更新理念，不斷提高服務(wù)認(rèn)知。發(fā)電廠要求工作人員持證上崗，重視對(duì)他們綜合素質(zhì)的培育，也要提升他們的職業(yè)素養(yǎng)與道德認(rèn)知。另外，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有人員架構(gòu)的全面優(yōu)化，確定工作人員的實(shí)際工作職能與內(nèi)容。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段的檔案信息化建設(shè)工作得到社會(huì)的廣泛重視。這是日后的主要發(fā)展方向。傳統(tǒng)的管理方式比較簡(jiǎn)單，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)電廠發(fā)展。因此，必須跟上時(shí)代進(jìn)步的步伐，對(duì)檔案部門工作人員的工作方式進(jìn)行改革，提高工作效率。要在實(shí)際的發(fā)展過程中，對(duì)遇到的難題進(jìn)行解決，促進(jìn)我國(guó)發(fā)電廠蓬勃發(fā)展。

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