事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

陳金榮

摘要：在信息技術(shù)普遍應(yīng)用的環(huán)境中，各行各業(yè)都逐漸的實(shí)現(xiàn)了信息化，運(yùn)用相應(yīng)的信息技術(shù)快速的完成工作，大大的提高了工作效率。事業(yè)單位檔案管理依然采用人工的工作方式，不僅容易出現(xiàn)各種問題，工作效率也降低，并且滯后于時(shí)代的發(fā)展，這不利于檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。為此，在事業(yè)單位檔案管理中，也要重視信息化建設(shè)，管理人員合理的安排建設(shè)工作，在工作人員共同努力的情況下，加快檔案管理信息化建設(shè)，從而盡快的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);問題;對策

引言：現(xiàn)在，多數(shù)的事業(yè)單位都認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，于是在管理中實(shí)施信息化建設(shè)，但是效果不是很好，受到一些因素的影響，使信息化建設(shè)的進(jìn)程比較緩慢。在檔案管理信息化建設(shè)中，工作人員沒有及時(shí)的轉(zhuǎn)變自己的觀念，沒有進(jìn)行繼續(xù)學(xué)習(xí)與深造，對信息技術(shù)掌握不夠，并且各項(xiàng)設(shè)施與設(shè)備也不齊全，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作不能順利進(jìn)行，從而阻礙了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，對事業(yè)單位的發(fā)展也非常不利。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題分析

1、重視度不夠

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，管理人員沒有轉(zhuǎn)變過去的觀念，對信息化建設(shè)不夠重視，在工作中沒有投入更多的時(shí)間與精力，而工作人員也更加不重視，不積極地配合，隨意的敷衍了事，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作不能有效的開展，使信息化建設(shè)只是走形式，沒有實(shí)質(zhì)性變化，從而使檔案管理信息化建設(shè)受到阻礙。

2、缺乏專業(yè)技術(shù)人才

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，對工作人員提出了更高的要求，他們不僅要熟練掌握檔案管理工作，還要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)管理等技術(shù)，這樣才能順利的完成信息化管理工作。但是，在實(shí)際工作中，專業(yè)人才比較缺乏，從事檔案管理人員不具有相應(yīng)的專業(yè)信息技術(shù)，不能熟練的操作計(jì)算機(jī)，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤，丟失檔案信息造成嚴(yán)重的后果，同時(shí)，也阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，這不利于事業(yè)單位未來的發(fā)展。

3、缺少相應(yīng)的管理網(wǎng)站

進(jìn)行信息化網(wǎng)站的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的關(guān)鍵，通過完善的網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)檔案信息快速的傳輸，從而提高檔案的利用率。但是，在事業(yè)單位中受到一些原因的影響，沒有建立完善的網(wǎng)站，使信息化建設(shè)進(jìn)程比較緩慢。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，沒有相應(yīng)的信息化網(wǎng)站，導(dǎo)致檔案的傳輸與查閱受到時(shí)間與地點(diǎn)的限制，不能真正的實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，從而使檔案的利用率不能有效的提高，直接影響了檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

二、談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效對策

1、了解信息化建設(shè)的重要性

為了更好的開展檔案管理信息化建設(shè)工作，首先，要加強(qiáng)對信息化建設(shè)的了解，明白該工作的重要性，然后大力的支持信息化建設(shè)工作開展。檔案管理人員要明白信息化建設(shè)的重要性，并了解該工作的內(nèi)容，合理安排相應(yīng)的工作，并且在管理人員的帶領(lǐng)下，工作人員也會對信息化建設(shè)進(jìn)行重視，并認(rèn)真的對待信息化建設(shè)工作，從而加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。另外，要對檔案管理未來的發(fā)展趨勢進(jìn)行分析，通過真實(shí)的案例相比較信息化建設(shè)的好處，從而真正的了解信息化建設(shè)的重要性，然后在信息化建設(shè)中投入更多的時(shí)間與精力，爭取早日的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，并促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

2、培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人才

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，離不開優(yōu)秀人才的支持與努力，為了能夠加快信息化建設(shè)，應(yīng)該具備大量優(yōu)秀的技術(shù)型人才，讓他們能夠有效地完成工作，并有能力解決工作中遇到的問題，從而使檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程加快。因此，要對從事檔案管理人員進(jìn)行大力培養(yǎng)，不斷的提升他們的專業(yè)技術(shù)與素質(zhì)，增加他們的工作經(jīng)驗(yàn)，為信息化建設(shè)提供人才儲備，早日的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。事業(yè)單位可以通過定期舉辦培訓(xùn)的方式培養(yǎng)人才，制定合理科學(xué)的培訓(xùn)內(nèi)容，讓工作人員積極地參加，經(jīng)過長時(shí)間的學(xué)習(xí)，掌握更多的工作理論知識與新技術(shù)，提升他們的工作實(shí)力，為信息化建設(shè)做出更多的貢獻(xiàn)。另外還可以進(jìn)行公平的考核，制定科學(xué)的考核機(jī)制，對工作人員進(jìn)行有效的考核，同時(shí)也檢驗(yàn)培訓(xùn)的效果如何，如果考核不合格就繼續(xù)進(jìn)行培訓(xùn)，從而使工作人員的綜合能力提升，順利的開展信息化建設(shè)工作，使檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。

3、增加資金的投入

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作開展，需要人才與技術(shù)的支持，以及大量資金的支持，才能順利的開展相應(yīng)工作。如果在信息化建設(shè)中投入的資金較少，將影響相應(yīng)的工作開展，如沒有足夠的資金就不能對落后的設(shè)備與軟件進(jìn)行更新;如果資金不足不能支付人才的基本薪資，專業(yè)的人才會大量的流失，使信息化技術(shù)建設(shè)工作不能順利開展。為此，要在信息化建設(shè)方面投入足夠的資金，保障所有工作順利的開展，為了使資金合理地利用，要加強(qiáng)對資金的管理，對資金使用進(jìn)行嚴(yán)格的控制，使資金用到實(shí)處。其中設(shè)備的更新需要大量的資金，管理人員要對這一過程進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止存在資金浪費(fèi)的情況，在購買先進(jìn)設(shè)備的時(shí)候，要進(jìn)行至少貨比三家，選擇最優(yōu)的供貨商，使設(shè)備的性能得到保障，為檔案信息化建設(shè)增添光彩。

4、升級軟硬件設(shè)施

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，需要相應(yīng)的設(shè)備以及軟硬件設(shè)施，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，選擇合適的軟硬件，使各項(xiàng)檔案管理工作高效的完成?，F(xiàn)在科學(xué)技術(shù)發(fā)展較快，軟硬件更新的速度也比較快，先進(jìn)的軟硬件性能與功能更加齊全，為此，要對落后的軟硬件設(shè)施進(jìn)行淘汰，及時(shí)的更新與升級軟硬件，從而使信息化建設(shè)具備良好的基礎(chǔ)條件。另外，專業(yè)的工作人員要對新軟硬件的運(yùn)用進(jìn)行熟練掌握，在正確的操作下快速的完成相應(yīng)工作，充分的發(fā)揮軟硬件的作用，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

5、建立實(shí)用的信息網(wǎng)站

網(wǎng)站的建立是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重要工作內(nèi)容，實(shí)用的信息網(wǎng)站可以實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，為人們提供更好的服務(wù)，因此，在事業(yè)單位檔案管理中，要建立實(shí)用完善的信息網(wǎng)站，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，進(jìn)行信息網(wǎng)站的建立，并符合檔案管理的要求，能夠提升檔案管理水平。建立實(shí)用的信息網(wǎng)站不是簡單的工作，涉及的工作內(nèi)容比較多，管理人員要進(jìn)行嚴(yán)格控制，首先要選擇合適的管理操作系統(tǒng)，與檔案管理相符合，并具有在開發(fā)與升級的功能，在以后還可以對信息網(wǎng)站進(jìn)行不斷的改進(jìn)，使其更加的完善與實(shí)用。其次，信息網(wǎng)站建立要選擇配套的設(shè)施與設(shè)備，盡量的選擇市場上經(jīng)常用的產(chǎn)品，這樣可以保障設(shè)施正常運(yùn)行，為信息網(wǎng)站的穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。

三、結(jié)語

現(xiàn)在是信息技術(shù)的時(shí)代，很多領(lǐng)域已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，并取得了良好的效果。事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)是發(fā)展的必然選擇，加快信息化建設(shè)才能趕上時(shí)代發(fā)展的步伐，因此，在事業(yè)單位檔案管理中，要積極的進(jìn)行信息化建設(shè)，充分利用相應(yīng)的先進(jìn)信息技術(shù)，準(zhǔn)確快速的完成檔案管理工作，減輕工作人員的壓力。為此，管理人員應(yīng)該大力支持信息化建設(shè)工作開展，并投入更多的精力與資金，為各項(xiàng)工作開展奠定基礎(chǔ)，加快信息化建設(shè)進(jìn)程，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，并挖掘檔案更多的價(jià)值。

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