新時(shí)期推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的研究

王平

摘要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作直接關(guān)系著我國社會發(fā)展進(jìn)程。新時(shí)代，檔案管理實(shí)踐中構(gòu)建完善、合理的管理體系，并致力于推動檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文分析了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要意義，提出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)在邏輯、原因、原則及要求，并提出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的具體對策措施，對推進(jìn)新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化;事業(yè)單位

1機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要意義

檔案管理工作的順利開展是機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利開展的基礎(chǔ)，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人才深度挖掘、利用檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)人才挖掘、積極促進(jìn)員工工作積極性的有效途徑。將檔案材料應(yīng)用于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作實(shí)踐，可以為全面了解職工的職業(yè)能力提供依據(jù)，也可以通過檔案材料實(shí)現(xiàn)對職工工作實(shí)踐的良好評價(jià)，結(jié)合職工的評價(jià)進(jìn)行合理調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化配置。在此基礎(chǔ)上，可以提升單位職工的工作積極性，實(shí)現(xiàn)單位工作效率的全面提升。

2新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)在邏輯及原因

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，突出強(qiáng)調(diào)要實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理，由傳統(tǒng)的重經(jīng)驗(yàn)，朝著更加注重制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，適應(yīng)新時(shí)期信息化、數(shù)字化檔案管理要求。

2.1檔案集中統(tǒng)一管理

根據(jù)《檔案法》第四條之規(guī)定，我國的檔案管理體制堅(jiān)持的是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，以確保檔案“完整”“安全”。具體到實(shí)踐中，主要表現(xiàn)在由國家設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)關(guān)（檔案局），實(shí)行分層（省、市、縣級）檔案局對其所屬轄區(qū)內(nèi)檔案進(jìn)行監(jiān)督、檢查及指導(dǎo)。而其他具體的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和企業(yè)、團(tuán)體等形成的具有保存價(jià)值的檔案資料，則需要按照相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)集中向檔案室、檔案館移交。因此，新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是落實(shí)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的重要體現(xiàn)，從而有效規(guī)避部門、行業(yè)各自為政，影響檔案管理效率。立法部門、行政機(jī)關(guān)以及部門出臺統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，以此來統(tǒng)領(lǐng)全國、各個行業(yè)檔案工作，從而使我國檔案管理工作更加規(guī)范、有序。

2.2檔案由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理邁進(jìn)

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，以及社會各行各業(yè)的進(jìn)步，只有實(shí)行科學(xué)管理，才能更好地揭示機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案活動的客觀規(guī)律，從而提煉出同類檔案業(yè)務(wù)的基本特征、規(guī)律，將日常檔案管理工作程序、工作方法上升為檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，從而用“標(biāo)準(zhǔn)”“規(guī)范”的形式將其固化下來，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理由傳統(tǒng)依靠經(jīng)驗(yàn)管理為主的“人治”，向依靠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)管理為依據(jù)的“法治”，從雜亂、繁瑣向統(tǒng)一規(guī)范、簡單化管理邁進(jìn)，極大地提升檔案管理工作效率。

2.3檔案數(shù)字化、信息化管理需要

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，以及信息化、數(shù)字化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、檔案管理專業(yè)軟件等先進(jìn)技術(shù)紛紛投入到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展的時(shí)代背景下，只有通過標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制定和實(shí)施，才能有效約束數(shù)字化、信息化管理背景下的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理行為，防止出現(xiàn)“信息孤島”，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的廣泛共享，發(fā)揮機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案價(jià)值最大化。

3新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化原則及要求

新時(shí)期，做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，既要堅(jiān)守檔案原貌這一底線，也要把握經(jīng)濟(jì)適用導(dǎo)向，將各項(xiàng)成熟的檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供技術(shù)支持和保障。

3.1維護(hù)檔案原貌

機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化不能脫離檔案的基本特征，即，檔案工作的完整性、原始性。機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案工作的一切前提和基礎(chǔ)都要圍繞“真實(shí)”“原始”，要保證記載于檔案中的只字片語不能有改動。例如，根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》中就要求在機(jī)關(guān)事業(yè)單位在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，以保證電子公文“真實(shí)性”，完整保留電子檔案的“背景信息”，使其體現(xiàn)檔案的本真、原貌。

3.2經(jīng)濟(jì)適用導(dǎo)向

經(jīng)過各級檔案管理部門鑒定，納入歸檔范疇的檔案資料，需要對其進(jìn)行永久或長期保存。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能的履行，長久保存的檔案資料會越來越多，因此，在制定和落實(shí)檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，既要本著長期保存原則，也要結(jié)合檔案領(lǐng)域?qū)嶋H，從經(jīng)濟(jì)、社會、科技等方面考量，制定并實(shí)施技術(shù)可行、經(jīng)濟(jì)適用的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

3.3應(yīng)用成熟技術(shù)

將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。如，檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO磁帶應(yīng)用、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別技術(shù)、電子檔案存儲用可錄類藍(lán)光光盤技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、檔案修裱技術(shù)、縮微膠片數(shù)字化技術(shù)，等等。避免因使用淘汰或不穩(wěn)定的技術(shù)、載體，導(dǎo)致后期管理的不必要支出。

4新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化對策措施

4.1基礎(chǔ)前提：公文制發(fā)

具體來說，既要注重機(jī)關(guān)、事業(yè)單位公文文種的規(guī)范應(yīng)用，格式的規(guī)范選擇，以及標(biāo)題、正文等行文規(guī)范。也要選用規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的公文紙張，幅面規(guī)格要標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、規(guī)范，符合公文制作的相關(guān)規(guī)定和要求。公文排版、裝訂格式要符合規(guī)范要求。公文主送、抄送單位要準(zhǔn)確，字跡，甚至是筆墨選用要符合要求，草擬、繕印等公文要規(guī)范，高質(zhì)量的公文制發(fā)是確保機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提和基礎(chǔ)。

4.2關(guān)鍵環(huán)節(jié)：“以我為主”立卷原則

應(yīng)從實(shí)效性、責(zé)任性和完整性等三個方面落實(shí)“以我為主”的立卷原則。首先是時(shí)效性要求。要以現(xiàn)階段公文任務(wù)完成為基礎(chǔ)，待公文任務(wù)完成后，方可對其立卷歸檔。其次是責(zé)任性要求。根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作職責(zé)，明確機(jī)關(guān)事業(yè)單位的立卷歸檔重點(diǎn)，減少不必要的重復(fù)歸檔或信息冗余，為提升檔案利用效率奠定基礎(chǔ)。再次是完整性要求。在“以我為主”的原則基礎(chǔ)上，維護(hù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案“全宗”標(biāo)準(zhǔn)，將同類、具有內(nèi)在聯(lián)系的文件資料組卷在一起，確保立卷歸檔的完整性，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

4.3有效途徑：利用計(jì)算機(jī)管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，要將計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用到機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案管理中，為檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理提供可靠技術(shù)支持和保障。具體來說，就是要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)庫，做好檔案著錄，用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化檔案管理質(zhì)量和效率。

4.4重要保障：嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化流程及要求

從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的理論與實(shí)踐來看，要從檔案收集、整理、鑒定、著錄、保管、利用等各個環(huán)節(jié)做起，嚴(yán)格按照相應(yīng)的流程及相應(yīng)的規(guī)范化管理方法要求，使機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。以件為單位進(jìn)行檔案管理，結(jié)合單位實(shí)際，規(guī)范著錄工作。嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好規(guī)范著錄。

結(jié)束語

總之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展不可或缺的核心環(huán)節(jié)，檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和發(fā)展是新時(shí)期檔案管理工作的新要求，也是促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息價(jià)值最大化的關(guān)鍵。

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