就業(yè)服務(wù)視角下的檔案管理信息化探究

摘要：就業(yè)服務(wù)是公共服務(wù)中重要組成部分，主要是學(xué)生求學(xué)之路結(jié)束后將檔案遷回到戶口所在地進(jìn)行保存，同時(shí)也涉及入職后檔案遷出到企業(yè)的業(yè)務(wù)，在就業(yè)服務(wù)視角下，檔案管理工作越來(lái)越繁忙，檔案遷入遷出業(yè)務(wù)辦理較為繁瑣，紙質(zhì)檔案的遷入遷出存在諸多問(wèn)題，因此，積極探索檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效提升檔案管理的有效性，具有積極意義。

關(guān)鍵詞：就業(yè)服務(wù)視角;檔案管理信息化

引言：

檔案管理是地區(qū)公共服務(wù)中非常重要的組成部分，檔案代表著對(duì)具有自然屬性、社會(huì)屬性的人的生涯詳細(xì)記錄，是人們不可缺少的一部分，見(jiàn)證了人的發(fā)展過(guò)程，是一種寶貴的資料財(cái)富，做好檔案管理，能更好地服務(wù)于人民，也因此，還需要加強(qiáng)檔案管理才行，信息化建設(shè)就是不錯(cuò)的突破方向，能有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

一、檔案管理工作簡(jiǎn)單說(shuō)明

檔案是對(duì)具有自然屬性、社會(huì)屬性的人的生涯詳細(xì)記錄，對(duì)于一個(gè)人的檔案管理，從求學(xué)開(kāi)始，檔案在學(xué)校中管理，在學(xué)校之間轉(zhuǎn)檔;當(dāng)求學(xué)之路結(jié)束后，檔案有去第三方所在人才市場(chǎng)、托管回生源地人才與就業(yè)中心、去簽約單位等多種檔案管理途徑，如簽署三方協(xié)議，檔案可以派發(fā)到各地的人才市場(chǎng)，如未簽三方協(xié)議或選擇托管，檔案大多回生源地人才與就業(yè)中心;當(dāng)簽約正式單位，且正式單位需要檔案時(shí)，檔案要?dú)w入單位，則從檔案所在地遷入單位。

可以看出，個(gè)人檔案是個(gè)人過(guò)往求學(xué)、求職、工作等多個(gè)過(guò)程的見(jiàn)證，是寶貴的資料財(cái)富，對(duì)檔案進(jìn)行精確化的管理，能夠有效了解個(gè)人求學(xué)就業(yè)情況，其蘊(yùn)含有很多價(jià)值，讀取檔案資料中的價(jià)值，為就業(yè)服務(wù)工作提供數(shù)據(jù)支持，幫助社會(huì)更好、更快發(fā)展。同時(shí)，隨著社會(huì)發(fā)展，檔案形式變得越來(lái)越多樣，檔案總量變得越來(lái)越多，對(duì)于劃分、存取和調(diào)用，都帶來(lái)更多的挑戰(zhàn)，落后的管理方法勢(shì)必影響檔案管理的質(zhì)量，因此來(lái)重視檔案信息化建設(shè)才行[1]。

二、檔案信息化建設(shè)的意義和建設(shè)難點(diǎn)

（一）檔案管理信息化的意義

1.提高管理效率：如果以紙質(zhì)檔案為載體，工作量較大，管理起來(lái)比較麻煩，如果以電子檔案為載體，各類型數(shù)據(jù)的劃分、歸整、調(diào)取會(huì)較為簡(jiǎn)單，同時(shí)檔案的遷出遷入等都會(huì)變得方便，舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，在就職某一單位后，需要將檔案轉(zhuǎn)入，紙質(zhì)檔案的遷出遷入會(huì)比較麻煩，而依靠電子檔案，可一鍵申請(qǐng)，一鍵遷出遷入，管理更加方便[2]。

2.減少損耗：紙質(zhì)檔案必將面臨各種形式的損耗，蟲(chóng)叮鼠咬、災(zāi)害情況等都會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)問(wèn)題，甚至失效，而檔案所在就業(yè)與人才服務(wù)中心，需要花費(fèi)大量人力物力進(jìn)行檔案防治、檔案?jìng)浞?、檔案修復(fù)等工作，而信息化檔案就沒(méi)有這方面的煩惱。

（二）檔案管理信息化建設(shè)難點(diǎn)

1.缺乏創(chuàng)新動(dòng)力：就業(yè)與人才服務(wù)中心現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制仍然適用，只是檔案管理的質(zhì)量和效率不高，而創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)也并不輕松，檔案信息化系統(tǒng)前期投入較大、檔案管理人員不適應(yīng)，電子檔案安全性問(wèn)題，檔案信息化建設(shè)規(guī)劃費(fèi)時(shí)費(fèi)力等，可以說(shuō)檔案信息化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種顛覆，這也就導(dǎo)致很多時(shí)候缺乏創(chuàng)新動(dòng)力，檔案管理信息化建設(shè)總是雷聲大雨點(diǎn)小。

2.配置與機(jī)制滯后：想要實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理系統(tǒng)，需要精良的硬軟件信息軟件系統(tǒng)，需要信息化技術(shù)的支持，需要保證檔案的安全性，多方面都要做好，而很多情況下，檔案管理信息化技術(shù)與配置較為滯后，多停滯在基礎(chǔ)層面未曾深入，這導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)有華無(wú)實(shí)。另外，在構(gòu)建了檔案信息化系統(tǒng)之后，使用機(jī)制也需要隨之完善，比如調(diào)取權(quán)限，比如信息安全防護(hù)等，這些機(jī)制還未完善。

3.缺乏專業(yè)人才：檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)的信息化人才來(lái)推動(dòng)落實(shí)，目前我國(guó)在全面推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，各地就業(yè)和人才服務(wù)中心也在推動(dòng)監(jiān)理信息化的電子檔案平臺(tái)，但檔案信息化建設(shè)中，多為檔案管理專業(yè)方面的人才，卻缺乏信息化技術(shù)方面的人才，人才配置不夠全面，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)并未完善。

三、推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的策略和建議

（一）搞好檔案管理信息化建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，對(duì)信息化檔案價(jià)值的認(rèn)知程度，很大程度上決定了檔案管理工作的改革創(chuàng)新，上文提到，檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新動(dòng)力不足，就這一點(diǎn)，還需要領(lǐng)導(dǎo)階層重視檔案信息化建設(shè)才行，將檔案管理信息化建設(shè)大事要事來(lái)辦，引入信息化系統(tǒng)，選聘人才，組建框架。

（二）切實(shí)提高檔案工作人員信息化素養(yǎng)

切實(shí)提高檔案工作人員信息化素養(yǎng)需要從選聘以及培養(yǎng)兩方面入手。首先在選聘的時(shí)候，注重對(duì)信息化人才的選聘，放寬視野，抬高門檻，從實(shí)際需求出發(fā)，對(duì)服務(wù)中心的人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，讓專業(yè)的人完成專業(yè)的工作。其次要加強(qiáng)檔案人員信息化素養(yǎng)培養(yǎng)，及時(shí)和相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行溝通，積極組織信息化培養(yǎng)，加強(qiáng)總體規(guī)劃，不斷進(jìn)行信息化系統(tǒng)的應(yīng)用、檢查、維護(hù)各方面能力培養(yǎng)，保證檔案信息化建設(shè)能夠順利開(kāi)展[3]。

（三）管理制度的完善

檔案管理信息化建設(shè)需要隨之建設(shè)完善的電子檔案管理制度，服務(wù)中心需要建立完善的規(guī)章制度，相關(guān)工作人員必須按照標(biāo)準(zhǔn)化、具體化、規(guī)范化的工作流程開(kāi)展，在檔案的遷入遷出管理上規(guī)范化作業(yè)，讓工作人員在檔案管理時(shí)有法可依、有理可循。同時(shí)也要加強(qiáng)電子檔案管理工作的監(jiān)督審查，實(shí)行追責(zé)制，誰(shuí)管理誰(shuí)負(fù)責(zé)，提高檔案管理工作人員的警惕心與責(zé)任心，以更好地完成電子檔案管理工作，更好地推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)型[4]。

（四）信息化系統(tǒng)安全防護(hù)

重視信息化檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，如發(fā)生檔案泄露問(wèn)題，容易引發(fā)社會(huì)不信任。具體來(lái)說(shuō)，規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)IP地址，制定網(wǎng)絡(luò)IP地址分配策略，對(duì)線路和區(qū)域安全提供線路備份和硬件冗余，降低系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)置專業(yè)級(jí)防火墻，進(jìn)行檔案加密管理，設(shè)置訪問(wèn)規(guī)則，多方面提升檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。

四、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，本文首先對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)單說(shuō)明，其次分析了在就業(yè)服務(wù)視角下，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案管理信息化信息化的意義以及建設(shè)的難點(diǎn)所在，最后從領(lǐng)導(dǎo)重視、人員選聘培養(yǎng)、制度完善、安全防護(hù)四點(diǎn)來(lái)分析了推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的策略，希望上文分析能有幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]劉仁江.基于信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新研究[J].自然科學(xué)：全文版，2016（7）：00214-00215.

[2]孫凈.信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展探究[J].新絲路：上旬，2019，000（007）：P.1-1.

[3]張忠良.信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式探究[J].檔案管理，2019，237（02）：96-97.

[4]白幸.信息化視角下的檔案管理探究[J].卷宗，2017，000（010）：80-80.

作者簡(jiǎn)介：

包文虎， 1976.12，男，漢族，安徽池州人，學(xué)歷：本科，研究方向：公共就業(yè)人力資源信息管理。