大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的問題和對策分析

吉向芬

摘要：隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷成熟與發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。在企業(yè)檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用將徹底改變傳統(tǒng)人工的檔案管理模式，電子化的檔案管理既能降低企業(yè)在檔案保管存儲上的投入，又能使檔案管理工作更加高效快捷展開，減少傳統(tǒng)人工管理下出現(xiàn)的失誤問題。然而，在實(shí)際檔案管理工作中卻因?yàn)殡娮踊瘷n案的真實(shí)性、保密性、設(shè)備維護(hù)等工作存在一定問題進(jìn)而導(dǎo)致先進(jìn)技術(shù)手段的有益效果得不到充分發(fā)揮。因此，本文通過對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理問題進(jìn)行探究，并結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)特點(diǎn)提出相應(yīng)的改善對策，為企業(yè)檔案管理水平提升提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù);問題;對策

前言

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有低價值密度、數(shù)據(jù)類型多樣、高速數(shù)據(jù)流傳遞、大體量數(shù)據(jù)規(guī)模的特征，在現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)工作、管理工作中具有廣泛應(yīng)用。檔案管理作為企業(yè)管理工作的重要組成，對企業(yè)人力資源調(diào)配、績效考核等工作開展有著深遠(yuǎn)影響，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作模式發(fā)生了較大的改觀，先進(jìn)技術(shù)手段應(yīng)用下檔案管理的效率、準(zhǔn)確性將會大大提升。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的問題分析

大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用效果需要在設(shè)備、數(shù)據(jù)資源、管理體系的完整建設(shè)下才能充分發(fā)揮，但由于大部分企業(yè)對檔案管理工作的重視度、投入度偏低，在實(shí)際的檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的功能應(yīng)用并不完整，檔案管理人員更多的是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對不同數(shù)據(jù)類型的集成處理特性來對電子化檔案信息進(jìn)行管理，這導(dǎo)致在檔案管理工作中存在著大量的問題與不足。其中電子檔案原件真實(shí)性難以驗(yàn)證、檔案內(nèi)容保密性不足及電子檔案管理要求低三個問題是檔案管理工作中最為突出的問題，亟需企業(yè)經(jīng)營管理者針對檔案管理問題作出相應(yīng)的改善處理對策。電子檔案原件真實(shí)性難以驗(yàn)證主要是因?yàn)槠髽I(yè)原始紙質(zhì)檔案在向電子檔案轉(zhuǎn)移過渡過程中容易出現(xiàn)資料丟失，證明材料需要重新補(bǔ)辦的情況，檔案信息的真實(shí)性將大大降低。此外，由于在修改電子檔案信息時難以留下痕跡檔案管理人員無法對檔案真實(shí)性進(jìn)行有效辨別。檔案內(nèi)容保密性不足問題成因則是由于信息時代下數(shù)據(jù)信息交互傳遞次數(shù)過于頻繁，互聯(lián)網(wǎng)工具對用戶資料信息的使用權(quán)限要求越來越低，這導(dǎo)致在檔案管理工作中極易因?yàn)槿藶樾姑芎秃诳凸舻那闆r使得企業(yè)檔案資料發(fā)生泄漏，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益受到巨大影響。而在電子檔案管理要求低問題上主要是因?yàn)槠髽I(yè)對檔案管理工作重視度偏低，在檔案管理工作上沒有配置好相應(yīng)的安全管理系統(tǒng)、軟件資源，檔案管理人員仍是按照過去的工作方式進(jìn)行工作，大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢特征無法體現(xiàn)。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的對策分析

2.1制定規(guī)范嚴(yán)格的檔案管理制度

檔案管理工作規(guī)范有序開展需要完整的制度體系作支撐，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下檔案管理工作對工作人員專業(yè)要求和工作要求較低，更多的是需要保障電子檔案建檔、歸檔、檔案資料遞交等過程中的規(guī)范性，因此在制定檔案管理制度時需要對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，降低工作人員對檔案資料的干預(yù)度。另一方面，對于檔案管理工作中存在的檔案信息惡意更改、檔案信息泄露問題則需要對企業(yè)員工檔案查詢、調(diào)取、更改權(quán)限進(jìn)行明確劃分，以最大化降低檔案資料泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。此外，檔案管理制度還應(yīng)對檔案資料的建檔形式提出標(biāo)注規(guī)范要求，統(tǒng)一企業(yè)檔案信息格式，從而在檔案資料鑒定、更改使避免信息內(nèi)容丟失的情況出現(xiàn)。制度體系的完整建立下企業(yè)檔案管理工作開展將更加規(guī)范高效，為大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用鋪平道路。

2.2做好檔案管理設(shè)備的維護(hù)

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理問題的出現(xiàn)主要是與管理設(shè)備有關(guān)，企業(yè)在加大檔案管理設(shè)備資源配置的同時也應(yīng)做好對管理系統(tǒng)、軟件、設(shè)備的維護(hù)升級工作，保障先進(jìn)檔案管理技術(shù)手段能夠有效運(yùn)行。一方面，可以應(yīng)用數(shù)字簽名技術(shù)、安全協(xié)議技術(shù)為電子檔案數(shù)據(jù)庫提供安全保障，通過嚴(yán)格的數(shù)字認(rèn)證與防火墻保護(hù)檔案信息泄漏風(fēng)險(xiǎn)將會大大降低。另一方面，檔案管理人員應(yīng)定期對管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，對系統(tǒng)軟件中存在的漏洞、故障問題及時進(jìn)行修復(fù)處理，“早發(fā)現(xiàn)，早解決”的工作模式下檔案管理工作中的安全問題、檔案管理設(shè)備故障問題會得到及時有效的處理以進(jìn)一步提高電子檔案管理工作安全性。

2.3做好長期的電子檔案保管工作

大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用需要在一定數(shù)據(jù)規(guī)模下才能實(shí)現(xiàn)。在企業(yè)檔案管理工作中為了更好地推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用需要做好長期的電子檔案保管工作，通過建立多個數(shù)據(jù)庫的方式對企業(yè)經(jīng)營、業(yè)務(wù)工作、人事信息等分別進(jìn)行存儲，并通過信息篩選、信息整合的方式將企業(yè)檔案信息進(jìn)行集中化處理，并設(shè)置權(quán)限等級為企業(yè)經(jīng)營管理者、企業(yè)員工提供數(shù)據(jù)查詢、調(diào)取窗口以便工作人員更好地使用檔案信息。在長期的電子檔案信息積累下企業(yè)數(shù)據(jù)庫資源種類及信息數(shù)據(jù)規(guī)模也會逐步增大這將為大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)行提供有力支持。

總結(jié)

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量水平有了顯著提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案管理工作提供便利的同時技術(shù)缺陷、設(shè)備配置不足、安全風(fēng)險(xiǎn)隱患等問題也將為檔案資料的真實(shí)性、保密性及檔案管理工作要求產(chǎn)生不利的影響。企業(yè)應(yīng)加大對檔案管理工作的資源配置，通過制定嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的管理制度、做好管理設(shè)備維護(hù)及電子檔案長期保管工作，這將有利于大數(shù)據(jù)技術(shù)功能應(yīng)用的充分發(fā)揮。

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