企業(yè)重點工程建設檔案管理新探

李美美

摘要：工程建設檔案管理在企業(yè)發(fā)展中有著非常重要的作用，其可為企業(yè)發(fā)展提供精準全面的數(shù)據(jù)依據(jù)，有利于企業(yè)工程項目管理水平的提升。本文中主要分析了企業(yè)加強重點工程建設檔案管理的重要性，并根據(jù)企業(yè)工程建設項目檔案管理現(xiàn)存問題提出了改進措施，希望能為相關工作人員帶來一定的借鑒意義。

關鍵詞;企業(yè);重點工程;檔案管理

企業(yè)在項目工程建設的過程中會形成大量具有保存價值的文字、圖紙、影像資料，而這些資料統(tǒng)稱為工程建設項目檔案。石油建設企業(yè)的工程建設檔案本身就具有多樣化、復雜化的特征，因此對于檔案管理人員綜合素質有著較高要求。但就目前來看很多企業(yè)的檔案管理人員素質較低，不能很好的勝任此項工作，且關于工程項目檔案管理的制度還有待完善。只有針對這些問題找出切實有行的解決策略，才能進一步提升企業(yè)重點工程建設檔案管理水平，推動石油建設企業(yè)的進一步發(fā)展。

一、加強工程建設項目檔案管理的重要意義

對于企業(yè)工程質量管理來講，工程建設檔案管理是其中的重要環(huán)節(jié)之一，其是企業(yè)不可再生的信息資源，在企業(yè)的財務管理中有著重要的憑證作用和依據(jù)作用。工程檔案記錄著企業(yè)從項目提出、立項、施工乃至竣工各個環(huán)節(jié)的重要內(nèi)容，可以說其是工程建設的縮影。因此說企業(yè)一定要做好工程建設檔案的回收工作，對檔案管理工作引起足夠重視，這樣才能為企業(yè)決策者了解工程建設情況、提高工程管理水平提供有效憑證。其次，工程檔案管理工作的順利開展，可以有效地對工程建設過程進行監(jiān)督，還可為工程結算、驗收、質量檢查等提供真實有效的依據(jù)。此外，在工程項目的維修、擴建過程中，檔案資料是非?？煽康囊罁?jù)，在工程項目檢查發(fā)現(xiàn)問題時也可通過項目檔案快速的查明出現(xiàn)問題的主要原因，并以此為依據(jù)追究相關的事故責任。最后，通過研究工程建設項目檔案的內(nèi)容，可以積累到更多的工程建設經(jīng)驗，有利于石油建設企業(yè)項目管理水平的進一步提升。

二、企業(yè)重點工程建設檔案管理的有效途徑

（一）對相關責任進行明確

項目建設中的責任主體一般為項目主管單位或是項目法人，其在項目建設方面負有主要責任，因此一定要做好重點工程項目檔案的各方面管理工作，在第一時間內(nèi)完成生產(chǎn)檔案的收集和整理工作，并要監(jiān)督、檢查和指導參建單位做好相應的歸檔工作。而工程建設管理者要直接負責檔案的歸檔工作。

各方參建單位應對本單位的歸檔責任進行明確，并將具體的任務劃分到各個部門和人員身上，確保自身能做好職責范圍內(nèi)的各項檔案工作。一些檔案文件材料需要移交給項目主管部門，因此一定要認真的進行收集整理，并在審核無誤之后再將其及時的提交給項目主管部門。項目主管部門對于檔案接收和歸檔工作也要引起足夠重視，并要及時將其移交給相關檔案館。

（二）進行重點工程建設項目檔案相關機制的建立

想要使重點工程建設檔案管理工作切實開展下去，就必須要制定相關規(guī)章制度作為保障，所以項目主管單位或項目法人一定要根據(jù)具體情況制定檔案管理規(guī)章制度，并對各部門及工作人員的職責進行明確，制定項目檔案管理方法。首先，要對建設監(jiān)理以及施工單位資料整理范圍以及分類方案進行細分。確保工程建設項目檔案的全部內(nèi)容都能夠被包含其中，如工程勘測、設計、施工、竣工等文件資料都應包含在內(nèi)，而檔案的資料除傳統(tǒng)文字檔案之外，還應當將音像檔案也納入其中。各個重點工程項目檔案分類方案也要有所區(qū)別，按照工程大小或工程的具體內(nèi)容來進行分類，與此同時，還要對文件資料間存在的關系進行考慮，確保每一個文件都能被歸納到對應的類別當中。最后，還要對案卷要求以及格式進行明確，使施工技術人員能更加方便的進行操作。

（三）對檔案管理人員綜合素質進行提升

石油建設企業(yè)的重點工程檔案管理對于檔案管理人員專業(yè)性要求較高，與此同時還需要其具有強烈的責任感，在實際的工作中要做到耐心、細致。目前很多企業(yè)的檔案管理人員缺乏專業(yè)管理知識，因此要加強對這部分工作人員的培訓工作，使其能夠對相關規(guī)章制度、政策法規(guī)進行了解，具備較強的檔案管理水平，還要能夠熟練的操作計算機。檔案管理人員綜合素質得到提升，才能使重點工程項目檔案管理工作順利開展下去。

（四）要確保全員參與到重點工程項目檔案管理中

重點工程項目檔案管理會涉及到多個部門單位，如監(jiān)理單位，采購、設計、項目部門等，只有這些部門相互協(xié)作，共同參與到項目檔案的管理中，才能使工程項目檔案管理工作順利開展下去。所以一定要調動起各部門參與過程建設檔案管理的積極性，在工程建設各環(huán)節(jié)中安排相應的人員，使其能嚴格按照相關規(guī)范收集和整理工程項目檔案。

（五）實現(xiàn)工程建設檔案全程管理

工程建設項目檔案管理工作貫穿于項目建設的各個過程，因此一定要確保此項工作能和工程建設進程實現(xiàn)同步管理，這樣才能避免工程檔案收集中出現(xiàn)遺漏問題，使工程建設檔案內(nèi)容能夠更加的準確和完整。從工程建設立項開始企業(yè)就要開展檔案工作，檔案管理人員也要深入到施工現(xiàn)場，做好多歸檔文件的檢查工作，確保其準確性，并要指導竣工材料的編制。監(jiān)理部門要在竣工文件提交上來后進行仔細核查，準確無誤之后辦理移交手續(xù)。

（六）檔案管理過程中要做到及時檢查

在重點工程建設檔案管理工作中，項目主管部門及項目法人一定要做好組織管理和監(jiān)督指導工作。在工程質量管理中納入檔案質量，確保歸檔文件材料內(nèi)容完整準確，形式符合相關規(guī)范要求。如圖表整潔、字跡清晰、竣工圖標注的內(nèi)容較為清楚等;要按照統(tǒng)一的要求折疊歸檔圖紙和竣工圖;在整編建設工程檔案時要確保整理軟件的規(guī)范性，并要能統(tǒng)一的按照分類方案進行檔號的標注，裝訂規(guī)范化，正確進行案卷目錄的編制，確保檔案質量能夠符合相應的要求。

結束語

總之，對于石油建設企業(yè)來講，重點工程建設檔案管理工作有著非常重要的意義，因此一定要加強對這一工作的重視程度，并要積極采取有效措施，切實做好工程項目檔案管理工作，推動企業(yè)工程管理水平的提升。

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