檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的合成研究

楊俊萍

摘要：如今，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷成熟，帶動(dòng)了多種產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，對(duì)我國(guó)多個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生了重大的影響。其中，在各大企業(yè)的信息化管理中，檔案信息管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)均已經(jīng)陸續(xù)得到使用，并且在數(shù)據(jù)處理方面展現(xiàn)出了較大的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。不過，唯一不足之處在于目前許多企業(yè)中的兩大系統(tǒng)無法結(jié)合，導(dǎo)致各系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息無法分享，這對(duì)于企業(yè)信息化的建設(shè)而言是急需突破的難點(diǎn)。我們需根據(jù)兩大系統(tǒng)合成的需求，制訂科學(xué)、合理的設(shè)計(jì)方案，確保其具有較高的使用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案;信息管理;OA系統(tǒng)

一、企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)合成的需求分析

1.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)需求

企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)中存在大量的數(shù)據(jù)信息，若采取一定的方式，將兩種系統(tǒng)進(jìn)行合成處理，那么意味著這些數(shù)據(jù)可以在任何某一個(gè)系統(tǒng)中搜索出現(xiàn)，對(duì)于數(shù)據(jù)使用者來說，這種舉措無疑更為便利快捷。在具體的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)過程中，可以將公文的詳細(xì)信息在企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入，所涵蓋的內(nèi)容有編號(hào)、公文的標(biāo)題、發(fā)表時(shí)間、單位等信息，在這些信息錄入后，對(duì)字段、電子公文的格式進(jìn)行設(shè)置，后將文字內(nèi)容、圖像信息等進(jìn)行存儲(chǔ)，將其放在特定的文件夾中，以便后期快速尋找與使用。針對(duì)公文數(shù)據(jù)、電子數(shù)據(jù)的歸檔方式，可采用實(shí)時(shí)歸檔的方式，也可以定時(shí)歸檔。其中，在定時(shí)歸檔前需要將歸檔的具體時(shí)間進(jìn)行設(shè)置，以便系統(tǒng)自動(dòng)完成歸檔。

2.系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳輸安全

在系統(tǒng)數(shù)據(jù)使用過程中，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保護(hù)。需要注意的是，數(shù)據(jù)的保護(hù)不僅涉及在原有數(shù)據(jù)的保護(hù)方面，對(duì)于數(shù)據(jù)的傳輸、使用、儲(chǔ)存過程中，也需要進(jìn)行保護(hù)，確保數(shù)據(jù)內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，從而提高數(shù)據(jù)的使用效率，發(fā)揮其真正的應(yīng)用價(jià)值。另外，企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性狀態(tài)的維持，也是數(shù)據(jù)保護(hù)的一種體現(xiàn)。我們這個(gè)是國(guó)企單位里的檔案系統(tǒng)，不涉及學(xué)校，改為“如果把企業(yè)比作學(xué)校，那么信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)就是學(xué)校以及學(xué)生的各種信息。學(xué)校理所當(dāng)然要保護(hù)好學(xué)生的各種信息。同理，必須做好系統(tǒng)的保護(hù)，避免數(shù)據(jù)遺漏或者遭受損壞，從而影響到數(shù)據(jù)的正常使用，給企業(yè)帶來不必要的麻煩與損失?！?/p>

二、企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的合成方案設(shè)計(jì)

1.聯(lián)機(jī)傳輸文檔的歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)傳輸方式

在企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)合成方案設(shè)計(jì)過程中，想要實(shí)現(xiàn)兩者無縫連接，在聯(lián)機(jī)傳輸文檔歸檔方式的應(yīng)用中，需要借助一定的技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)的支持下，設(shè)置數(shù)據(jù)接口程序，將電子公文數(shù)據(jù)向企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行傳輸并完成數(shù)據(jù)的整理。具體操作方法為：將接口程序在OA系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置，后在用戶頁(yè)面中顯示“歸檔”，在點(diǎn)擊按鈕后，進(jìn)入到了檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。隨后，相關(guān)技術(shù)人員可以通過操作，將電子公文中的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。在數(shù)據(jù)歸檔后，便會(huì)顯示“文件處理已結(jié)束”這一頁(yè)面，后再次出現(xiàn)“歸檔”按鈕。需要注意的是，兩次歸檔按鈕只能是具有導(dǎo)出數(shù)據(jù)權(quán)限的人才能看到并點(diǎn)擊。等到全部操作結(jié)束后，便完成了OA系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的歸檔處理，很好地實(shí)現(xiàn)了兩大系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的融合。從具體的操作流程上來看，操作方法比較簡(jiǎn)單，且容易操作。

2.數(shù)據(jù)庫(kù)傳輸歸檔方式

企業(yè)的信息化建設(shè)應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，正視自身存在的問題，并尋求相應(yīng)的解決措施。另外，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，建設(shè)數(shù)字化企業(yè)，對(duì)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善，提高整個(gè)系統(tǒng)的技術(shù)含量與應(yīng)用價(jià)值，使其更好地服務(wù)于企業(yè)檔案管理。另外，針對(duì)企業(yè)不同的管理部門，包括人事管理、教務(wù)管理、辦公自動(dòng)化管理等，將其設(shè)置為系統(tǒng)的功能模塊，并對(duì)各模塊數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)資源的共享范圍進(jìn)行設(shè)定。為確保各個(gè)部門所使用的資源都能夠互相交換、共同分享，可將其劃分為系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，不論是數(shù)據(jù)的集成還是補(bǔ)充，均能夠很好地展現(xiàn)。

三、企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)合成的實(shí)現(xiàn)

1.保證企業(yè)信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一

要想真正確保電子文檔實(shí)現(xiàn)傳輸?shù)臅r(shí)效性和安全性，那么第一步就應(yīng)該動(dòng)態(tài)、全方位管理電子文檔的形成過程。為此，我們可以根據(jù)中國(guó)現(xiàn)代檔案學(xué)者研究出的“四分法”將電子文檔的形成過程分成以下三個(gè)步驟。一是文件的形成，二是文件被真實(shí)的使用和暫時(shí)保存，三是文件的長(zhǎng)期保存。首先，為了保證四分法的安全完成，需要企業(yè)制定嚴(yán)格的制度以及進(jìn)行保密處理的技術(shù)支持，然后根據(jù)制度和技術(shù)來進(jìn)行全方位的監(jiān)控管理;其次，在電子文檔形成之前做好前端控制，然后在將其運(yùn)用到企業(yè)信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)中去;最后，在運(yùn)用一定的原理將文檔進(jìn)行分類編碼處理。不是說四個(gè)步驟，第四個(gè)哪去了，而且標(biāo)題說的是保證企業(yè)信息管理系統(tǒng)于oa系統(tǒng)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，你這寫的是保證電子文檔傳輸?shù)臅r(shí)效性和安全性

2.制定個(gè)性化的保管方式

由于電子文檔具有安全穩(wěn)定性不足、對(duì)技術(shù)問題太過依賴、容易被他人修改和容易受系統(tǒng)的限制等特征，所以進(jìn)行安全性管理時(shí)需要針對(duì)性地進(jìn)行個(gè)性化的保管。為了能夠制訂個(gè)性化的保管方式，企業(yè)可以將電子文檔進(jìn)行多層次的雙套保管方案，讓其不僅可以以電子版的方式存在也可以以紙質(zhì)的方式存在，而這種保存方式確保了資料的安全性。在進(jìn)行多層次的雙套保管中可以選擇進(jìn)行電子雙套保管，一份電子版文件進(jìn)行秘密保存處理，一份平時(shí)使用。當(dāng)然，也可以選擇進(jìn)行異地儲(chǔ)存管理，因?yàn)檫@種管理方法能夠有效解決在不可抗力條件下形成的電子文件丟失。另外，企業(yè)也可以采用實(shí)時(shí)云備份和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移的方法，這兩種方法都可以有效避免人為因素導(dǎo)致的電子文檔的丟失和更改，能夠在很大程度上增強(qiáng)電子文檔的可靠性。

結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今時(shí)代發(fā)展中，信息化技術(shù)的應(yīng)用仍在許多領(lǐng)域中占據(jù)主導(dǎo)地位，在數(shù)據(jù)信息的整合、處理、分享等過程中，為用戶提供了多種信息資源的獲取路徑，同時(shí)也方便了用戶對(duì)數(shù)據(jù)的使用。針對(duì)企業(yè)的建設(shè)，信息化技術(shù)仍發(fā)揮著重要作用?；谄髽I(yè)檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)所具備的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)兩者的結(jié)合，是企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)力度增強(qiáng)的表現(xiàn)，也是一項(xiàng)利于企業(yè)發(fā)展的重要舉措。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，采取恰當(dāng)?shù)姆绞?，?duì)信息化系統(tǒng)的合成方案進(jìn)行規(guī)劃，并將其投入使用當(dāng)中，充分展現(xiàn)其真正的應(yīng)用價(jià)值。

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