基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革思考

宋冬

摘要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化時代已悄然到來。信息技術的應用使得信息數(shù)據(jù)管理更加方便和快捷，而海量的數(shù)據(jù)存儲也極大地滿足了信息管理的實際需求。反映在企業(yè)檔案管理中，通過加強信息化技術的應用，將在很大程度上提升企業(yè)的檔案管理水平及時效，使檔案資源更好地服務于企業(yè)發(fā)展。鑒于此，本文總結企業(yè)檔案信息化建設過程中所存在的問題和不足，并提出切實可行的優(yōu)化建議和策略，以期促進企業(yè)檔案管理水平的提高。

關鍵詞：企業(yè)發(fā)展;信息化;檔案管理

引言：檔案管理是重要的企業(yè)管理內容，并且檔案信息準確與否會直接影響企業(yè)發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展離不開檔案管理的支持，為了保證企業(yè)各項活動的有序開展，有必要注重信息化背景下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新改革。針對傳統(tǒng)檔案管理存在的管理人員素質低下、管理制度不完善等缺陷，需要明確檔案管理改革要點，進一步發(fā)揮檔案管理在企業(yè)健康發(fā)展上的推動作用。

一、企業(yè)檔案管理信息化概述

企業(yè)檔案管理信息化，是指應用現(xiàn)代信息技術開展檔案管理活動。檔 案管理信息化是檔案信息資源組織、管理的全新模式，也是提高企業(yè)檔案 管理水平的關鍵。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過程中，低效率的人工管理和紙 質檔案存儲方式，限制了檔案管理的效率和質量，也非常容易導致檔案數(shù)據(jù)的丟失。與此同時，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，企業(yè)經(jīng)營管理流程日漸復雜， 在資金流、物流和供應鏈等海量信息下，要求企業(yè)必須用信息化技術開展 檔案管理工作，從而保證企業(yè)的管理效率及水平，發(fā)揮檔案的信息資源作用，為企業(yè)核心競爭力的提升奠定可靠基礎。

二、企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題

1.欠缺標準規(guī)范

標準規(guī)范的缺乏，是企業(yè)檔案信息化建設所面臨的突出問題。目前， 國內越來越多的企業(yè)開始實施檔案信息化建設和改革，并且投人了大量的資金和精力，但是效果卻并不明顯，甚至連一個像樣的檔案管理體系都沒 有形成。究其原因，主要是由于標準規(guī)范缺乏所造成的。企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化建設，必須明確信息化標準和規(guī)范，這其中包括了信息數(shù)據(jù)的規(guī)格、 文本檔案形式以及檔案分類標準等，但顯然多數(shù)企業(yè)都沒有很好地完成這一工作。特別是在一些規(guī)模較大的企業(yè)，檔案信息化建設過程中經(jīng)常出現(xiàn)朝令夕改的問題，不僅造成了大量資源的無端消耗和浪費，也導致了檔案 信息的零散和雜亂。許多原有的信息數(shù)據(jù)還沒有理順清楚，新的數(shù)據(jù)已經(jīng)錄人進來，最終導致整個檔案信息化建設陷人混亂狀態(tài)。

2.檔案管理的整理服務水平不高

目前，部分企業(yè)在高科技的沖擊下，開始將先進的計算機系統(tǒng)引人， 借助它完成相關的工作，進行檔案的管理和收藏工作。但因為受制于企業(yè)的資金，開始逐漸暴露出企業(yè)資源設備落后的問題。工作資源僅僅能簡單地加工和處理檔案信息，使檔案管理的整體服務水平不高，無法跟上時代 發(fā)展的步伐。

3.有待于進一步提升檔案工作人員的綜合素質

堅持以人為本的理念，是開展信息化工作的前提，企業(yè)檔案管理人員 的綜合素質水平密切關聯(lián)到信息化服務質量。但目前很多企業(yè)還缺少一支強有力的檔案管理隊伍，同時具備計算機網(wǎng)絡技術和檔案開發(fā)的專業(yè)知識。正是由于人員隊伍的參差不齊，對順利開展相關的服務項目，包括市場調 研、分析信息、網(wǎng)絡檢索和信息咨詢等形成了阻礙，對信息開發(fā)的服務質 量也帶來了影響。

三、基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革思考

1.重新構建檔案業(yè)務流程

檔案管理工作主要包括收集、整理以及利用等環(huán)節(jié)，企業(yè)進行檔案管理信息化建設，就必須對這些工作內容進行改革優(yōu)化，重新構建檔案業(yè)務 流程，使檔案業(yè)務能夠朝著信息化的方向發(fā)展。第一，改革優(yōu)化檔案信息 的收集環(huán)節(jié)。檔案管理人員在收集檔案信息時，要合理利用企業(yè)內部信息系統(tǒng)，將任務下達到各部門，并做好分工，部門人員要通過信息管理系統(tǒng)來上傳檔案信息，以便信息的及時接收和收集。第二，改革優(yōu)化檔案信息 的整理環(huán)節(jié)。檔案管理人員要對檔案信息進行集中管理，根據(jù)檔案信息的具體情況，做好歸類和劃分，然后建立不同的文件夾進行保存，為了防止丟失，還要做好備份。檔案信息梳理完后，檔案管理人員需要根據(jù)檔案的所屬部門、檔案的具體類型以及檔案的形成時間等特征逐一進行錄人，并 設立對應的安全管理權限，以提升檔案信息的安全性。第三，做好檔案信息的檢查工作。檔案管理人員要定期進行檔案信息的檢查工作，如果發(fā)現(xiàn) 有信息殘缺等問題的檔案文件，要及時聯(lián)系所屬部門進行檔案信息的確認， 并做好相應的處理工作，確保檔案信息的完整性和有效性，為企業(yè)的決策者提供全面、詳細的數(shù)據(jù)信息支持。最后，改革優(yōu)化檔案信息的利用環(huán)節(jié)。在調取檔案信息時，必須與檔案管理人員進行對接，填寫好調取檔案信息的內容、目的以及責任人等。此外，在調取檔案信息時，需要在避免檔案信息外泄和流失的條件下，給予對方相應的權限。

2.整合檔案信息資源

企業(yè)檔案信息管理需要規(guī)避資源的重復收集和丟失，這樣才能夠保持 信息收集的高效性和全面性，充分發(fā)揮檔案信息作用。特別是隨著企業(yè)規(guī) 模的擴大，企業(yè)部門數(shù)量也在不斷增加，各部門每天都會產生大量信息， 包括生產信息、財務信息、人力資源管理信息等，這些信息都對企業(yè)具有 極高價值。企業(yè)在檔案信息資源管理上，一定要形成一套全面的管理體制， 以實現(xiàn)資源的有效收集和整合。比如，對于財務檔案信息，應由財務人員每天對檔案信息進行匯總，按照時間進行排序，并以周或月為單位上傳檔案信息。財務人員錄人會計信息后，需要設置相應的控制權限，并定期進行數(shù)據(jù)的整理、增加和修改。對于人力資源信息，應由人力資源管理部門 為每位員工制定個人檔案文件夾，將職工文案信息完整地錄人。隨著企業(yè) 內部人員的流動和崗位的調整，人力資源部門一定要及時地對職工檔案信 息進行修改和調整，保證內容的完整性和及時性，便于查看和調取。為了防止部門錄人檔案信息的交叉和沖突，企業(yè)必須形成一套嚴格的檔案信息 管理劃分標準，為各部門劃定清晰的檔案信息管理職責，最大化地避免和杜絕信息重復錄人以及交叉現(xiàn)象，使檔案信息歸類更加明晰。

3.提高檔案利用率

企業(yè)應充分利用檔案信息，在提高信息利用率的條件下，充分發(fā)揮檔 案管理在企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展上的價值。企業(yè)以往的檔案管理上，只能完成信息收集工作，在檔案信息資源開發(fā)利用上存在不足，由此造成檔案利用率低 下。因此，要求企業(yè)能按照以下要求完成檔案管理工作：首先，應建立新的檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)內部應建立起獨立的檔案數(shù)據(jù)庫，方便員工在數(shù)據(jù)庫中查找需要的資料信息，為檔案管理工作高效開展提供基礎條件。其次， 要優(yōu)化服務模式。檔案管理信息資源應用價值的實現(xiàn)在于為企業(yè)各項活動的展開提供參考，管理人員在管理信息資源時，要在后臺設置登記界面， 明確記錄檔案查閱情況。最后，要深人挖掘檔案信息。為企業(yè)提供參考， 推動企業(yè)改革發(fā)展。

結束語：

一個時代的象征，是能夠快速地獲取、利用和傳遞信息，而企業(yè)的信 息化管理需要緊跟時代發(fā)展的步伐。檔案管理工作者應與時俱進，利用信息化的進程，緊緊抓住機遇，以更好地推動企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。

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