關(guān)于大學(xué)生檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

高斌

摘 要：高校學(xué)生檔案是我國(guó)人事檔案管理工作的重要一部分，在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的今天。高校學(xué)生檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。對(duì)于新形勢(shì)，企業(yè)怎樣逐步做到大學(xué)畢業(yè)生檔案保存的安全、有序、便捷，是大學(xué)生檔案管理者需要認(rèn)真思考的問(wèn)題。各部門(mén)要加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的專業(yè)技術(shù)能力，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的全面數(shù)字化，是進(jìn)一步提升學(xué)校學(xué)生檔案管理水平的有效途徑。

關(guān)鍵詞：學(xué)生;檔案信息化;管理基本現(xiàn)狀

引言

高校學(xué)生檔案，就是對(duì)大學(xué)生在校時(shí)期的學(xué)業(yè)情況和各類社會(huì)經(jīng)驗(yàn)的真實(shí)記載，是大學(xué)生就業(yè)，以及今后各類組織招聘、錄取、考評(píng)等的依據(jù)。就是每個(gè)學(xué)生人事檔案建立的重要基礎(chǔ)。近年來(lái)，由于中國(guó)高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展、高等院校學(xué)生入校數(shù)量和規(guī)模的擴(kuò)大以及就業(yè)途徑的不確定性，學(xué)生檔案保存工作也日益表現(xiàn)出了其復(fù)雜化與專業(yè)化，所以，在新形勢(shì)下，對(duì)于提升高校學(xué)生檔案管理的技術(shù)水平，將具有非常重要的意義。

一、目前我國(guó)高校學(xué)生檔案管理的基本現(xiàn)狀

（一）學(xué)生檔案管理方法落后，信息化進(jìn)度差較慢

由于中國(guó)高等教育向大眾化教育方向的轉(zhuǎn)變，大學(xué)擴(kuò)招導(dǎo)致在校生數(shù)量激增，為高等院校學(xué)生工作增加了極大的困難。高校學(xué)生檔案具備存放信息內(nèi)容多、容量大、保管時(shí)間短、周轉(zhuǎn)迅速的優(yōu)點(diǎn)。目前不少院校都還停留在原始落后的手工紙質(zhì)作業(yè)模式，無(wú)法滿足現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需求，要想克服上述問(wèn)題單靠簡(jiǎn)單地增加管理人員數(shù)量是不夠?qū)嶋H的，學(xué)校還需要利用現(xiàn)代化的工具管理系統(tǒng)學(xué)生檔案，才可以促使學(xué)校檔案管理規(guī)范化、科學(xué)性、系統(tǒng)化。

（二）專業(yè)人員匱乏，檔案的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)有待提高

隨著高等教育網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與信息技術(shù)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，高等院校學(xué)生檔案管理工作還急需一些現(xiàn)代化信息管理技能方面的人員。但目前，高校學(xué)生檔案保管的素質(zhì)能夠達(dá)到這些條件的還為數(shù)不多，且在校學(xué)生檔案保管多是兼職，而兼職學(xué)生檔案管理者由于受到專業(yè)的學(xué)生檔案保存的培養(yǎng)較少，所以學(xué)員普遍欠缺學(xué)生檔案保管的基本理論和技術(shù)、我國(guó)現(xiàn)代化管理工作的基本技能和方法、有關(guān)學(xué)生檔案保管的國(guó)家法規(guī)與行業(yè)準(zhǔn)則以及全面的企業(yè)檔案保管專業(yè)知識(shí)，從而難以達(dá)到對(duì)學(xué)生檔案的科學(xué)化管理。檔案管理只適合于裝回口袋，鎖進(jìn)書(shū)柜，而只徘徊于你查我調(diào)的簡(jiǎn)單階段。這些傳統(tǒng)的工作方法都費(fèi)時(shí)長(zhǎng)、工程量大、效率低、管理成本極高，并不符合學(xué)生檔案管理便捷的特點(diǎn)。隨著大學(xué)畢業(yè)生數(shù)量的增加，學(xué)校要將檔案信息化工作達(dá)到現(xiàn)代性、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化。但是，目前學(xué)校電子信息化的進(jìn)度還只能由某些國(guó)家重點(diǎn)高校開(kāi)啟并應(yīng)用，多數(shù)學(xué)校的信息化進(jìn)程發(fā)展還是非常遲緩。

二、關(guān)于加快高校學(xué)生檔案信息化管理步伐的幾點(diǎn)思考

（一）更新觀念，轉(zhuǎn)變思想

現(xiàn)代檔案學(xué)指出現(xiàn)代化管理宗旨的提出是文書(shū)與檔案保管工作蓬勃發(fā)展的必需條件，該現(xiàn)代化代管宗旨將伴隨目標(biāo)、管理含義和技術(shù)條件的改變而完善。在當(dāng)前新形勢(shì)下企業(yè)，學(xué)校必須進(jìn)一步增強(qiáng)學(xué)生對(duì)學(xué)校檔案管理工作重要性的深刻理解，學(xué)校培養(yǎng)學(xué)生檔案保存能力有利于促進(jìn)學(xué)生的全面健康發(fā)展、改善學(xué)校管理工作與教學(xué)質(zhì)量的新觀念：建立學(xué)生檔案科學(xué)化管理工作有利于學(xué)校特殊人才機(jī)制建立的新理念，建立學(xué)生檔案科學(xué)化管理工作有利于學(xué)校就業(yè)招聘和學(xué)生自由選擇管理工作進(jìn)行的新理念：更有培養(yǎng)在新型科技條件下，學(xué)校檔案保管工作要網(wǎng)絡(luò)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的新理念。各類院校都必須把學(xué)校檔案管理工作當(dāng)作學(xué)校行政管理大系統(tǒng)的重要一部分，必須高度重視，大力推廣，全面提高學(xué)校歸檔意識(shí)。把學(xué)生檔案管理工作和學(xué)校其他管理工作、服務(wù)等管理工作置于同樣重要的地位，同規(guī)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)、同評(píng)價(jià)，這是保證提升學(xué)生檔案管理工作建立良好管理水平的一項(xiàng)關(guān)鍵前提。唯有如此，學(xué)校的檔案管理工作才能夠更加科學(xué)合理、規(guī)范性，能夠起到學(xué)校教育檔案的憑證、依據(jù)和參照功能，從而服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)社會(huì)。

（二）改革管理模式，推進(jìn)信息化管理

由于高等教育的擴(kuò)招，在校生總量的大幅度增長(zhǎng)以及全球信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，高等學(xué)校需要變革傳統(tǒng)的教學(xué)手工模式，充分利用網(wǎng)絡(luò)新科技、信息新設(shè)備，并力爭(zhēng)采用以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)，有規(guī)劃地建設(shè)了學(xué)生學(xué)籍、信用、健康和貧困生檔案信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)以紙質(zhì)文檔和電子文檔共存的形式，以自動(dòng)搜索為主要使用方法的現(xiàn)代管理歸檔模式，有步驟地將中小學(xué)生文檔詳細(xì)劃分、保管、傳遞，以達(dá)到學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化。以減少檔案管理的專兼職管理者的日常工作負(fù)荷，并大大提高了工作效率。學(xué)生檔案信息化系統(tǒng)是一個(gè)要求利用多種學(xué)科知識(shí)，多學(xué)科專業(yè)協(xié)同，多部門(mén)協(xié)調(diào)，各環(huán)節(jié)配合的信息系統(tǒng)，在信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)展迅速地目前發(fā)展階段，深入研究探索信息系統(tǒng)的協(xié)同組織建設(shè)、加強(qiáng)民主管理與科研決策工作，是十分必要的。學(xué)校經(jīng)過(guò)核實(shí)后納入學(xué)員個(gè)人檔案，為學(xué)生檔案材料的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。全系統(tǒng)管理的學(xué)生檔案管理人員通過(guò)這份登記表，將所有的基礎(chǔ)信息全面記錄在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)了一次性錄入，多次使用。各系根據(jù)學(xué)員在校平時(shí)歸人的各類相關(guān)材料。及時(shí)記錄了學(xué)校各類最新的信息數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)地記載了一個(gè)大學(xué)生發(fā)展前進(jìn)的歷史。在已經(jīng)建立好基本數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，隨時(shí)記錄著學(xué)校的最新資訊，并適時(shí)地為錄人的信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，這樣能便于學(xué)校學(xué)生求職，各種相關(guān)材料的自行制作和個(gè)人信息的交換。

（三）提高人員素質(zhì)，重視隊(duì)伍建設(shè)

在學(xué)生檔案信息化建設(shè)管理方面，學(xué)校首先必須解決人才問(wèn)題。學(xué)?？梢耘囵B(yǎng)了一批專門(mén)、服務(wù)精良的學(xué)校檔案工作信息化隊(duì)伍，是實(shí)施學(xué)生檔案信息化管理工作的根本保證。大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作有著強(qiáng)烈的政策性、原則性和服務(wù)性特點(diǎn)，這就需要?dú)w檔保管員必須具備過(guò)硬的思想政治理論知識(shí)素質(zhì)、較高的愛(ài)崗敬業(yè)和無(wú)私奉獻(xiàn)，同時(shí)更需要具備比較厚的歸檔保管基礎(chǔ)理論的專業(yè)知識(shí)功底，了解和把握與歸檔學(xué)、歸檔管理理論、歸檔維護(hù)技能等領(lǐng)域相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，并熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能。能運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，形成一個(gè)系統(tǒng)完整的學(xué)校各種文件檔案信息系統(tǒng)資料，學(xué)員能夠非常方便地統(tǒng)計(jì)、查閱、搜索學(xué)校的各類信息資料，從而達(dá)到學(xué)校檔案管理互聯(lián)網(wǎng)、信息化、數(shù)字化。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，由于高等教育學(xué)校在校生數(shù)量和發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大高等教育學(xué)生檔案保管工作應(yīng)當(dāng)大膽開(kāi)拓，主動(dòng)借鑒現(xiàn)代性管理方法，進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)生檔案保管工作。一方面，學(xué)校要盡力創(chuàng)造條件完成學(xué)校學(xué)生檔案保存工作由相對(duì)落后的手工操作向信息化管理的過(guò)渡，另一方面要完成學(xué)校學(xué)生檔案檢索內(nèi)容的全面數(shù)字化管理，讓學(xué)校各個(gè)部分的學(xué)生檔案與信息等資料達(dá)到共享，這不但能夠節(jié)約大量的人力，減少了學(xué)生檔案保管的成本，同時(shí)也能夠達(dá)到更為迅速、系統(tǒng)、全面、精確地提供各種學(xué)生檔案材料的目的。

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