紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理創(chuàng)新的研究

王 迪

（雙鴨山市紅興隆管理局黨校，黑龍江 雙鴨山 155800）

1 紙質(zhì)檔案管理的特點

1.1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢

我國自造紙技術(shù)發(fā)明后，信息的書寫和儲存更加的方便和便利。我國的紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了長期的過程，直到今天仍然沿用紙張進行信息的記錄，具有重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，紙張的種類和性能也在變化。社會發(fā)展過程中，信息的傳播和記錄，都需要紙質(zhì)形式完成，因此紙質(zhì)載體具有鮮明的特點，在檔案管理中也主要通過紙張記錄信息?？梢酝ㄟ^對檔案的檢索，快速地找出想要調(diào)閱的檔案，不需要使用其他的輔助方式，具有穩(wěn)定性強，不受外界影響的優(yōu)勢。在信息化技術(shù)的未出現(xiàn)前，檔案管理就是利用紙質(zhì)檢索的方式，檔案管理工作的效果較好。同時，紙質(zhì)檔案也可以長期保存。

1.2 紙質(zhì)檔案的缺點

與信息技術(shù)應(yīng)用相比，紙質(zhì)檔案的不足也十分明顯。紙質(zhì)檔案需要利用大量的紙張來存儲信息，檔案需要占用較大的儲存空間。因此，大型的圖書館檔案館都需要建設(shè)單獨的建筑，建立專門的圖書檔案管理機構(gòu)，用來存儲這些檔案資料。同時，檔案館內(nèi)要做好防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，這需要消耗大量的人力和物力，浪費一定的資源。同時，紙質(zhì)圖書檔案的整理和修編工作也需要付出較多的時間。此外，如果發(fā)生自然災(zāi)害，例如：火災(zāi)檔案較容易出現(xiàn)損失。

2 電子檔案管理的特點

信息化技術(shù)時代下，計算機具有較強的儲存能力，無論是硬件還是軟件都具有較強的功能。在企業(yè)或組織中，目前已經(jīng)建立了電子檔案存儲系統(tǒng)。在信息技術(shù)的支撐下，電子檔案與現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)緊密配合，提高了辦公的精細化，有效地避免了紙質(zhì)檔案管理中存在的問題。

2.1 電子檔案的內(nèi)容多樣

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的形式也更加多樣，包括圖片、視頻、音頻等，這些資料是無法通過文字資料來儲存的，只能通過電子檔案進行存儲。因此，電子檔案的出現(xiàn)豐富了檔案的存儲形式，包括視頻和音頻等，有助于更多的信息和文化內(nèi)容的傳承。

2.2 電子檔案的存儲空間小

電子檔案是以數(shù)字形式存儲的，所占用的空間較小。自計算機技術(shù)出現(xiàn)來，數(shù)字存儲設(shè)備性能也在提高。不僅存儲空間更大，而且具有讀取和傳輸?shù)刃阅堋?shù)字儲存設(shè)備開始的儲存空間較小，但隨著硬件技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字儲存器日益完善，人們可以更加便利和安全地進行電子檔案的管理。

3 紙質(zhì)與電子檔案管理融合發(fā)展的原則

3.1 互動原則

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的方式不同，為了更好地融合兩種方式，需要對缺點進行規(guī)避，實現(xiàn)兩者的互動，結(jié)合不同單位的實際情況來選擇檔案的管理方式，促進兩種方式的相互完善。對于紙質(zhì)檔案來說，可以通過電子檔案管理模式加快管理流程，同時利用電子檔案管理中的快速檢索來提高工作效率。對于電子檔案來說，可以利用紙質(zhì)檔案對電子文件備份，提高檔案信息的安全性。

3.2 共存原則

電子檔案管理存在很多優(yōu)勢，但也是以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的。機關(guān)檔案管理人員可以利用信息技術(shù)提高檔案的管理效率，但是并不意味著傳統(tǒng)的檔案管理方式完全被取代。電子檔案管理時，容易出現(xiàn)檔案的問題，為了提高安全性，就需要紙質(zhì)檔案管理配合，將重要的電子檔案信息利用紙質(zhì)形式備份。此外，部分地區(qū)發(fā)展落后，還不具備電子信息技術(shù)應(yīng)用的條件，主要以紙質(zhì)檔案為主，這可以節(jié)約成本。因此可以看出，紙質(zhì)和電子檔案管理是需要相互共存的。

4 加強紙質(zhì)檔案與電子檔案融合的措施

4.1 完善檔案管理制度

兩種檔案模式的融合，首先，需要完善信息化技術(shù)下的檔案管理制度。檔案管理人員要提高對電子檔案管理的重視。需要依據(jù)現(xiàn)有的檔案管理模式，融入信息化檔案工作要求，建立相互補充和協(xié)調(diào)的檔案管理機制，保證信息化檔案管理的有效性。其次，進行統(tǒng)籌管理，兩種管理模式是獨立又聯(lián)系的。在紙質(zhì)檔案與電子檔案共存下，需要建立兩個數(shù)據(jù)庫，做好兩種檔案的對接。檔案管理人員要理解兩種檔案的特點，在各個環(huán)節(jié)都建立規(guī)范的管理模式，分別建立管理系統(tǒng)，促進兩種檔案存儲過程的隨意切換，提高檔案管理的效率和便捷性。

4.2 加強檔案管理信息化的建設(shè)

目前我國檔案管理的形式主要就是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代化的電子檔案。其中紙質(zhì)檔案管理應(yīng)用時間較長，較為成熟，傳統(tǒng)檔案管理方式在制度上和人員上都較為完善。如果要在現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案管理模式中融入信息化技術(shù)，就需要做好檔案管理的信息化建設(shè)。不同的單位和部門需要依據(jù)自身的不同需求，選擇科學(xué)的檔案管理模式，緊跟時代發(fā)展做好檔案管理模式的創(chuàng)新優(yōu)化。在進行紙質(zhì)和電子檔案融合的管理中，兩種模式可以相互促進，共同存儲。這種融合的信息化建設(shè)，可以充分保障檔案管理的效率和安全性。同時，需要加強檔案管理的全周期性，不僅在儲存和使用中進行管理，還需要注重檔案的產(chǎn)生和銷毀，實現(xiàn)檔案管理的目標。

4.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)也應(yīng)不斷加強，已經(jīng)成為檔案管理工作的重要組成。檔案是重要信息，因此進行檔案管理需要應(yīng)對很多復(fù)雜的工作。人員的工作質(zhì)量會直接影響檔案的完整性和安全性。因此，管理人員需要掌握電子檔案的儲存特點，并要加強檔案業(yè)務(wù)知識和管理能力的培訓(xùn)，在工作中不斷積累經(jīng)驗，逐步完善檔案管理手段，保證檔案工作的順利開展。

4.4 加強兩種檔案的共存性和互動性

現(xiàn)今的檔案管理是電子檔案和紙質(zhì)檔案共同應(yīng)用，兩種模式都不能消失或取代對方。紙質(zhì)檔案應(yīng)用電子信息技術(shù)，可以更符合時代發(fā)展的特點。目前，需要提高紙質(zhì)檔案與電子檔案的互動，促進兩種方式的互補。兩種檔案的共存性十分顯著，電子檔案是近年來出現(xiàn)的，而紙質(zhì)檔案時間較久，因此是管理的主體。對于目前很多的信息，例如：視頻等，需要對資料進行儲存。兩種存儲模式的融合，可以提高檔案管理的安全性。兩種檔案還應(yīng)修飾互補，以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，配合電子檔案存檔。而電子檔案的主要特點就是互助性，可以有助于信息的查詢，是今后檔案建設(shè)的重要方式。

5 結(jié)語

總之，目前我國的檔案管理仍是電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種。在信息化社會背景下，智能生活已經(jīng)成為主流，檔案管理也應(yīng)結(jié)合社會發(fā)展，提高檔案管理的智能化。因此，要做好檔案管理的信息化，融合兩種檔案模式，提高管理效率。檔案從業(yè)人員也應(yīng)不斷提高自身能力，面對檔案管理中的挑戰(zhàn)。