業(yè)財(cái)融合下出版ERP信息管理系統(tǒng)建設(shè)策略

姚云 云南教育出版社

引言

隨著出版行業(yè)體制改革的深入推進(jìn)和市場經(jīng)濟(jì)多元化的不斷發(fā)展，我國的出版行業(yè)正經(jīng)歷著逐漸從以編輯加工為主體向全面進(jìn)行圖書策劃、生產(chǎn)、營銷以及數(shù)字化出版的現(xiàn)代化企業(yè)轉(zhuǎn)變，而這種轉(zhuǎn)變迫使出版企業(yè)通過業(yè)財(cái)融合來提高管理效率，促進(jìn)企業(yè)價(jià)值最大化。但是出版行業(yè)是一個(gè)信息量大、智力勞動(dòng)密集、工作流程復(fù)雜的行業(yè)，而且研發(fā)出版ERP管理信息系統(tǒng)較其他行業(yè)，如制造、金融等起步較晚，用于出版行業(yè)的ERP信息管理系統(tǒng)軟件相對(duì)較少。但近幾年，全國大量的出版企業(yè)正在建立健全ERP信息管理系統(tǒng)，推動(dòng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)之間真正的融合。

一、出版企業(yè)業(yè)財(cái)融合現(xiàn)存的問題

什么是業(yè)財(cái)融合？業(yè)財(cái)融合就是企業(yè)通過業(yè)、財(cái)一體化的平臺(tái)采集數(shù)據(jù)信息，共享數(shù)據(jù)信息，整合業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)管理流程，融合業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況全面管理的過程。那么目前出版企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合現(xiàn)存的問題是：

第一，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間數(shù)據(jù)相對(duì)獨(dú)立。現(xiàn)實(shí)中，不少出版企業(yè)管理業(yè)務(wù)部門大多隨著業(yè)務(wù)需要分散采購各種應(yīng)用軟件，編輯、印制、發(fā)行、財(cái)務(wù)都是各自使用自己的系統(tǒng)，造成彼此都無法溝通和共享數(shù)據(jù)信息。同時(shí)編輯、印制、發(fā)行數(shù)據(jù)無法傳遞到財(cái)務(wù)，大量基礎(chǔ)信息要靠財(cái)務(wù)人員依靠紙質(zhì)單據(jù)重復(fù)錄入到財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中，各部門的信息報(bào)告很難連貫和銜接，報(bào)出的數(shù)據(jù)很難有一致性，而且出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)都是各執(zhí)一詞，無法查清緣由。建立一個(gè)全面的動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)管理信息的脈絡(luò)延伸到各個(gè)管理領(lǐng)域中去，實(shí)現(xiàn)出版企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一和數(shù)據(jù)共享的業(yè)財(cái)融合，對(duì)出版企業(yè)來說已是迫在眉睫的重要問題。

第二，業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)管理流程存在相悖。當(dāng)今的出版企業(yè)面臨越來越激烈的市場競爭，開始采用多品種、小印量的經(jīng)營策略。目前我國圖書品種數(shù)量的增長速度要高于圖書總印數(shù)的增長速度。而企業(yè)管理層以及業(yè)務(wù)部門由于缺乏相關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)，熟悉財(cái)務(wù)規(guī)定，在流程上圖省事，缺少報(bào)批、比選、合同簽訂等程序，沒有嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行。而財(cái)務(wù)人員也沒能有機(jī)會(huì)到各個(gè)業(yè)務(wù)部門學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)流程，不能對(duì)業(yè)務(wù)流程做到及時(shí)改進(jìn)。

第三，出版行業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化平臺(tái)信息軟件研發(fā)起步較晚，成熟的較少。與其他行業(yè)相比，出版行業(yè)有其獨(dú)特的地方，生產(chǎn)經(jīng)營整套流程要經(jīng)過編、印、發(fā)三個(gè)環(huán)節(jié)，而編、印環(huán)節(jié)所帶來的成本金額在出版物完工之前具有難以可靠計(jì)量的特點(diǎn)，再加上出版物要分版次、印次和期次等特定屬性，這些行業(yè)特點(diǎn)導(dǎo)致我國出版行業(yè)ERP信息管理系統(tǒng)軟件開發(fā)起步較晚，從2003年開始才陸續(xù)有專門從事出版行業(yè)軟件開發(fā)的公司。調(diào)查數(shù)據(jù)表明，在前期，部分出版企業(yè)購買通用軟件產(chǎn)品，這些產(chǎn)品兼容性普遍較差，有部分單位購買了專用軟件但由于沒有后續(xù)的專業(yè)服務(wù)跟進(jìn)，這些企業(yè)已停止使用，導(dǎo)致這些出版企業(yè)遭受損失。同時(shí)多品種的成本核算復(fù)雜性也造成通用的ERP管理信息系統(tǒng)不適合出版行業(yè)。從目前現(xiàn)狀來看，出版信息管理系統(tǒng)軟件有平章科技、用友軟件、云因信息、和佳軟件等技術(shù)提供商，這些技術(shù)提供商已與我國多家出版社進(jìn)行了合作，但在實(shí)施過程中也是邊開發(fā)邊建設(shè)。近幾年，出版行業(yè)ERP信息管理系統(tǒng)軟件應(yīng)用速度迅速提升，但可用的成熟的ERP信息化軟件也只有一兩個(gè)。

第四，缺乏既懂信息技術(shù)又懂出版和財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。目前，出版企業(yè)職工的信息化素質(zhì)相比以前已經(jīng)有了相當(dāng)程度的提升，出版企業(yè)的信息化人才需求量正在增強(qiáng)。但是既熟悉出版業(yè)務(wù)，又掌握財(cái)務(wù)知識(shí)以及具有信息技術(shù)的復(fù)合型人才非常匱乏。而ERP信息管理系統(tǒng)在不斷應(yīng)用中，也因設(shè)計(jì)上的缺陷不能滿足財(cái)務(wù)核算的要求，需要內(nèi)部的復(fù)合型人才不斷地與開發(fā)商溝通、維護(hù)，才能真正解決出版行業(yè)所存在的問題，達(dá)到良好的運(yùn)行效果。

二、出版ERP管理信息系統(tǒng)建設(shè)策略

ERP出版管理信息化建設(shè)不僅是對(duì)一項(xiàng)新的技術(shù)手段的應(yīng)用，實(shí)際上它是用一種全新的、先進(jìn)的業(yè)財(cái)融合管理理念，一種全新的機(jī)制，一種全新的企業(yè)文化來改變以前的管理模式，是一種管理模式的變革。那么如何取得ERP出版管理信息系統(tǒng)建設(shè)成效呢？本文結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，將個(gè)人見解闡述如下。

（一）業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)高度融合是ERP出版管理信息化建設(shè)的核心，要注重有效銜接

出版企業(yè)作為從事圖書生產(chǎn)的企業(yè)，ERP系統(tǒng)實(shí)施圍繞著編務(wù)、出版、發(fā)行、財(cái)務(wù)四個(gè)重要的環(huán)節(jié)，對(duì)出版社的信息流、物流、資金流進(jìn)行控制，提高以編、印、發(fā)業(yè)務(wù)為核心的編輯選題管理、生產(chǎn)過程管理、發(fā)行管理、庫存管理和財(cái)務(wù)管理的集約性和可控性，實(shí)現(xiàn)編輯、出版、發(fā)行、財(cái)務(wù)的信息流、物流和資金流的統(tǒng)一管理，可見財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)處于ERP系統(tǒng)的核心地位。

然而，由于財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的最后“一站”，有的出版企業(yè)認(rèn)為ERP系統(tǒng)建設(shè)是財(cái)務(wù)部門的事情，對(duì)上面“幾站”的工作就疏于管理，等到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)結(jié)束，發(fā)現(xiàn)好多數(shù)據(jù)出錯(cuò)時(shí)，再來調(diào)整，相當(dāng)麻煩，造成延遲報(bào)出相關(guān)的財(cái)務(wù)信息。對(duì)此，財(cái)務(wù)部門也感到很為難，不停地與業(yè)務(wù)部門反饋和協(xié)調(diào)。在ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接產(chǎn)生于業(yè)務(wù)部門，事實(shí)上更多的信息來源于非財(cái)務(wù)的職能部門，業(yè)務(wù)活動(dòng)的數(shù)據(jù)應(yīng)由相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門直接采集輸入完成。如：選題的建立是由總編室根據(jù)審批過的選題進(jìn)行立項(xiàng)，然后錄入到系統(tǒng)中；每本圖書稿費(fèi)支出金額和對(duì)象由相關(guān)的編輯部門采集后，對(duì)應(yīng)圖書編號(hào)錄入到系統(tǒng)中；每本圖書印工費(fèi)用支出也是由出版部門計(jì)算確認(rèn)后，對(duì)應(yīng)圖書編號(hào)錄入到系統(tǒng)中。各個(gè)部門通過系統(tǒng)采編的數(shù)據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，真正形成了信息流。每個(gè)部門是信息流上的一個(gè)環(huán)節(jié)，如果某環(huán)節(jié)未按照既定流程規(guī)則操作，那么信息流一路流到財(cái)務(wù)信息輸出就是錯(cuò)誤的，所以每個(gè)業(yè)務(wù)部門要注重與財(cái)務(wù)部門信息的有效銜接，必須依靠統(tǒng)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，按既定流程規(guī)定去運(yùn)作。否則，財(cái)務(wù)人員無法對(duì)出版社內(nèi)部進(jìn)行有效的管理，不能準(zhǔn)確、及時(shí)地獲知各部門、各項(xiàng)目的收入費(fèi)用收支情況。

還有大部分出版企業(yè)正在數(shù)字化轉(zhuǎn)型，要用數(shù)字化思維重新梳理財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)流程，財(cái)務(wù)管理中業(yè)務(wù)流程的梳理和設(shè)計(jì)要放在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營綜合管理的大流程中去考慮，重點(diǎn)要考慮財(cái)務(wù)與編、印、發(fā)流程的銜接，形成業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)管理流程、會(huì)計(jì)處理相互嵌入的一體化（如合同簽訂與合同款項(xiàng)支付、款項(xiàng)審批與報(bào)銷付款、圖書發(fā)行與收入成本結(jié)算等），從業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)高度融合。

（二）改變思想觀念，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，從上至下強(qiáng)力推進(jìn)

ERP出版管理信息系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)十分復(fù)雜、難度很大的系統(tǒng)工程。其實(shí)施難度不僅在于技術(shù)繁瑣、操作復(fù)雜，更在于ERP系統(tǒng)建設(shè)對(duì)于傳統(tǒng)企業(yè)管理來說，是一場深刻的變革，要求人們的管理理念、管理方式、管理程序都要隨之發(fā)生較大的改變，由此給建設(shè)ERP所帶來的阻力和難度是相當(dāng)大的。出版社雖然正在向現(xiàn)代化企業(yè)轉(zhuǎn)變成為真正意義上的市場主體，但管理思想還沒有擺脫“人治”管理、經(jīng)驗(yàn)式管理、粗放化管理和隨意性管理的窠臼，出版企業(yè)內(nèi)部對(duì)ERP建設(shè)就有不同的認(rèn)識(shí)，有的支持，有的反對(duì)，有的懷疑，主動(dòng)參與配合意識(shí)不強(qiáng)。因此，如果思想觀念不改變，認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一，建設(shè)ERP必然會(huì)遇到較多的阻力。要保證這項(xiàng)建設(shè)順利推進(jìn)，出版企業(yè)各個(gè)部門、所有員工就必須改變思想觀念，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，通過反復(fù)深入的宣傳和引導(dǎo)，從最高領(lǐng)導(dǎo)層至下強(qiáng)力推進(jìn)ERP系統(tǒng)的建設(shè)。

（三）提高出版行業(yè)人員素質(zhì)和操作能力，把ERP建設(shè)到位提升業(yè)財(cái)融合的效果

由于ERP系統(tǒng)是全流程設(shè)計(jì)，比較復(fù)雜，不容易理解，其實(shí)施對(duì)人員素質(zhì)的要求也很高，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：專業(yè)強(qiáng)、肯學(xué)習(xí)、強(qiáng)烈的責(zé)任心。ERP建設(shè)必須通過靈活多樣的形式和手段，提高人員素質(zhì)。

（1）要對(duì)各個(gè)層面的人員進(jìn)行信息技術(shù)和軟硬件操作的培訓(xùn)?？梢栽陧?xiàng)目論證和立項(xiàng)以前，請(qǐng)軟件公司專家為系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)行信息及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)講座，目的是使他們了解信息技術(shù)的基本知識(shí)和最新發(fā)展?fàn)顩r，搞清信息技術(shù)到底能為出版工作做什么，便于他們決策；然后在系統(tǒng)投入試運(yùn)行之前，對(duì)各類系統(tǒng)使用人員進(jìn)行ERP流程以及具體崗位的演示操作的培訓(xùn)，使他們能夠熟練掌握與自己業(yè)務(wù)相關(guān)的操作。

（2）對(duì)財(cái)務(wù)人員單獨(dú)培訓(xùn)。財(cái)務(wù)人員是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的核心人物，財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)直接影響ERP建設(shè)和業(yè)財(cái)融合的最終效果。

（3）建立部門ERP信息聯(lián)系員。由系統(tǒng)開發(fā)商專門對(duì)信息員進(jìn)行培訓(xùn)，使其率先掌握ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路和操作技能。信息員作為本部門實(shí)施ERP的“老師”，要認(rèn)真貫徹ERP建設(shè)的意圖和要求，對(duì)優(yōu)化完善系統(tǒng)建設(shè)提出具體意見和措施，及時(shí)處理實(shí)施中遇到的技術(shù)和出版專業(yè)相結(jié)合的流程難題，對(duì)本部門的所有員工進(jìn)行理念教育和操作指導(dǎo)，通過實(shí)際操作示范，手把手教學(xué)，使每個(gè)員工都達(dá)到懂原理，會(huì)操作，最大限度地減少由于員工不會(huì)操作而影響工作的問題。

三、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)人員做到深入互動(dòng)和交流

在出版企業(yè)發(fā)行、出版、財(cái)務(wù)是業(yè)務(wù)量最大、數(shù)據(jù)積累最多的部門，因此一般會(huì)確定以發(fā)行軟件、出版軟件和財(cái)務(wù)軟件的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為新ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但因ERP系統(tǒng)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性要求較高，因此數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段需要安排專人對(duì)原有數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比、核實(shí)、落實(shí)，在轉(zhuǎn)移財(cái)務(wù)運(yùn)行數(shù)據(jù)之前還需要消除相互間的數(shù)據(jù)不符，完成發(fā)行與財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及實(shí)物的匹配。這一步非常關(guān)鍵，也非常繁瑣。這就要求財(cái)務(wù)人員敢于離開財(cái)務(wù)“位置”，深入交流到發(fā)行和出版業(yè)務(wù)工作中，了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)，從業(yè)務(wù)角度思考財(cái)務(wù)工作的開展，而發(fā)行和出版人員也應(yīng)主動(dòng)找到財(cái)務(wù)人員，提出問題，通過制度的統(tǒng)一和流程的標(biāo)準(zhǔn)共同解決問題，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的整合。這一工作方式要貫穿ERP系統(tǒng)整個(gè)建設(shè)當(dāng)中，否則ERP系統(tǒng)的運(yùn)行必定會(huì)帶來很大的負(fù)面影響，而業(yè)財(cái)融合也失去了實(shí)際意義。

結(jié)語

出版行業(yè)ERP信息管理系統(tǒng)建設(shè)大大提升了出版企業(yè)的管理水平，使業(yè)財(cái)融合達(dá)到財(cái)務(wù)管理的高效化。但ERP建設(shè)和后續(xù)維護(hù)是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工程，它給出版企業(yè)的管理帶來高效、便捷的同時(shí)，對(duì)整個(gè)出版企業(yè)也提出組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、人員素質(zhì)和發(fā)展戰(zhàn)略更高的要求。為此，出版企業(yè)要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)化思維，有力推進(jìn)信息系統(tǒng)的建設(shè)，使出版行業(yè)在科技新時(shí)代實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。但也要充分意識(shí)到信息系統(tǒng)本身也有不足，比如投入資金比較高，與財(cái)務(wù)還未實(shí)現(xiàn)完全對(duì)接，處理突發(fā)的和新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)還存在一定難度，本身系統(tǒng)操作的可調(diào)整性和便捷性還存在一些問題。在ERP出版管理信息系統(tǒng)實(shí)施中，也充分感受到財(cái)務(wù)人員的繁忙和責(zé)任重大，當(dāng)“各路”業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯流到財(cái)務(wù)部門時(shí)，財(cái)務(wù)部門不斷檢查、核對(duì)、協(xié)調(diào)，就發(fā)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)不合理和不正確，只好將錯(cuò)誤的“各路”業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)返回到源頭，反反復(fù)復(fù)、上上下下地“流動(dòng)”。同時(shí)根據(jù)事實(shí)反饋不斷完善、修改業(yè)務(wù)流程，研究和制定出出版行業(yè)財(cái)務(wù)管理策略，從而大力推動(dòng)ERP建設(shè)，保證業(yè)財(cái)融合的真正實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步增強(qiáng)出版企業(yè)的決策支持能力和持續(xù)發(fā)展能力。