提高辦公室檔案管理工作效率的實踐研究

吉布幾幾

摘要：近年來隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，以往的檔案管理的方法早已無法滿足現(xiàn)如今社會發(fā)展的需要了，另外科技的發(fā)展也逐漸使辦公室檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。所以在各種因素的影響下，如何能夠有效提升辦公室檔案管理工作，已經(jīng)是現(xiàn)如今辦公室管理工作水平的重點問題。同時對于具體的工作單位而言，我們大家都知道辦公室是一項重要的組成部分，其中下達的各類文件和政策都能夠起到承上啟下的重要意義和作用。本文主要針對提高辦公室檔案管理工作效率的實踐展開研究，并給出了幾點可實施措施以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率;實踐研究

目前信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到我們?nèi)粘Ｉ钪辛?，能夠使我們的工作方式煥然一新，另外我們還要知道辦公室管理工作，也是一個單位開展各項工作的基礎(chǔ)。不過信息技術(shù)的發(fā)展也對檔案管理方式提出了更高的要求，要想促進辦公室檔案管理工作的工作水平，就應(yīng)該緊跟時代發(fā)展的趨勢，善于體驗新鮮事物和創(chuàng)新，從而運用一系列的措施和手段進行革新。另外辦公室檔案管理工作，還應(yīng)具備能夠保持檔案完整性和便于檢索的特點，以便能夠在最大程度上體現(xiàn)出檔案的最大價值。在隨著時代的發(fā)展和工作的要求，逐漸提升傳統(tǒng)檔案管理模式中的工作弊端，實現(xiàn)提升工作效率和水平的目的。

一、辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員的素質(zhì)低，

許多辦公室管理工作的相關(guān)人員，普遍都存在對于檔案管理工作認識不全面的現(xiàn)象。在我國檔案管理的工作人員管理意識薄弱的狀況下，再加上管理人員缺乏相關(guān)的管理專業(yè)水平，導(dǎo)致辦公室檔案長期處在堆放的狀態(tài)，那么在這種狀況下檔案的使用價值也就更不用提了。另外因檔案管理人員的知識面不足，在整理檔案時很容易出現(xiàn)各種不利狀況，從而將嚴重影響檔案管理工作的開展[1]。

（二）管理制度落后

在辦公室檔案管理工作中，大部分檔案管理制度或多或少的存在著一定的問題，將無法保障檔案管理工作的規(guī)范性。再加上單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，相關(guān)工作人員也將無視管理制度，從而在整理檔案過程中，將導(dǎo)致不認真和保密工作不足的現(xiàn)象，并嚴重阻礙檔案管理工作的進步和發(fā)展[2]。

（三）檔案管理工作硬件不足

目前科技正處于不斷發(fā)展的階段，運用計算機信息技術(shù)管理檔案的方式也已經(jīng)逐漸普及，不過礙于之前種種原因?qū)е鹿芾砣藛T并無法及時適應(yīng)，再加上他們接受新鮮事物的能力較低，所以大多單位仍然采用傳統(tǒng)的管理方式。

（四）檔案文件的利用效率不足

許多檔案管理工作人員因長期受到落后制度的約束，比如：檔案管理中的借閱就有著多種原則和步驟，其他人在借閱時，就會因為復(fù)雜的借閱原則，而退步放棄借閱的機會，從而一定程度上降低檔案的利用率，無法實現(xiàn)其利用價值。

二、提升辦公室檔案管理工作效率的策略

（一）提升管理意識

提升辦公室檔案管理意識，必然需要單位領(lǐng)導(dǎo)模范帶頭，另外還應(yīng)運用各種有效措施促進單位內(nèi)部工作人員，能夠全面認識和理解辦公室檔案管理工作，營造良好的管理氛圍。另外還應(yīng)及時為辦公室檔案管理工作提供相應(yīng)的人力和物力，使檔案管理人員感受到得到單位的重視，使檔案管理工作人員樹立正確的思想和意識，才能夠投入到辦公室檔案管理工作中去，從而增強辦公室檔案管理工作的工作水平[3]。

（二）提升綜合素質(zhì)

要想有效提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，應(yīng)注重加強對工作人員的教育和培訓(xùn)，如可以采用企業(yè)教育、專家講座、經(jīng)驗總結(jié)等各種方式，來提升和豐富管理人員的相關(guān)知識和經(jīng)驗，增強其自身的檔案管理技能，確保靈活運用各種合理的方式方法，以解決檔案管理中的實際問題。還可以直接聘入優(yōu)質(zhì)專業(yè)型的辦公室檔案管理人員，快速有效促進辦公室檔案管理隊伍的提檔升級，為隊伍注入新鮮血液的目的。

（三）完善管理制度

首先應(yīng)全面考慮管理工作的實際情況，在結(jié)合實際情況和傳統(tǒng)的檔案管理制度，制定出完善全面的管理制度，以便有效管理辦公室檔案管理工作。另外在完善的檔案管理制度中，應(yīng)適當(dāng)融入相應(yīng)的獎懲策略，有效促進辦公室檔案管理人員對于工作的重視度，使工作人員能夠提升自主增強自身職業(yè)素質(zhì)的意識，增強辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（四）增強檔案收集工作的重視程度和發(fā)展信息化管理模式

辦公室檔案管理工作中的檔案收集工作，對于檔案管理工作來說具有重要的作用和地位，同時也是提升工作人員的工作效率和質(zhì)量的必要前提。那么就需要相關(guān)工作人員能夠規(guī)范檔案范文，針對整體的各類檔案進行分類，另外在收集完檔案后還需做好目錄工作。同時在進行分類之后，應(yīng)對檔案進行合理的文字編號和正文提要等方面的工作，以及能夠準確的提取檔案中的主題詞，在開展附件的處理工作時，有效保障后續(xù)檔案的使用和管理工作。之后在開展目錄的編號工作，從而能夠有效保障檢索的速度和效率，同時對檔案管理工作運用信息化管理模式，能夠形成相應(yīng)的檔案檢索體，在有相關(guān)管理軟件從中開展輔助作用，更加能夠全面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式[4]。

三、結(jié)束語

綜上所述，在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，我國已經(jīng)逐步提升了運行和管理體系。另外辦公室檔案管理工作作為內(nèi)部的重要部分，其中工作開展的有效性，對單位今后的進步和發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。所以面對辦公室檔案管理工作，應(yīng)采取有效措施提升管理工作的責(zé)任意識。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時代中，將信息技術(shù)運用在檔案管理工作中已經(jīng)成為時代發(fā)展的主要趨勢，靈活的運用各項新型的管理模式，對于增強辦公室檔案管理工作的工作效率，以及為內(nèi)部工作的進步和發(fā)展提供有力保障。

參考文獻

[1]童文凌.提高辦公室檔案管理工作效率的方法探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，No.345（16）：111+118.

[2]韓炳堃.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].視界觀，2020，（6）：1-1.

[3]劉曉慶，劉帥.探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑[J].消費導(dǎo)刊，2019，（20）：124-124.

[4]宋婕，楊玉清.探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑[J].傳媒論壇，2019，（16）：142-143.