事業(yè)單位照片檔案整理存在問題及對策

摘要：照片檔案是事業(yè)單位重要檔案門類之一，長期以來，照片檔案在存檔數(shù)量和利用次數(shù)上遠(yuǎn)低于文書、科技等門類檔案，使得部分事業(yè)單位對照片檔案管理的重視程度越來越低，逐漸成為多數(shù)事業(yè)單位檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)。本文主要針對目前事業(yè)單位照片檔案整理工作中實(shí)際存在的問題和不足，進(jìn)行分析，并提出建設(shè)性建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位照片檔案整理;照片檔案

照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或者個(gè)人在社會活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影為主要反映方式的具有保存價(jià)值和憑證、參考、藝術(shù)欣賞作用的歷史記錄。新時(shí)期，檔案形式豐富多樣，照片檔案更加不可或缺。檔案工作者要結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際，正視并剖析照片檔案整理中存在的問題和原因，提出解決對策，從根本上發(fā)揮好照片檔案的服務(wù)作用，推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)、健康發(fā)展。

一、照片檔案整理存在問題

1.單位及檔案管理人員對照片檔案重視不夠。檔案部門工作往往處于單位中心工作的末端，對重點(diǎn)工作、重要活動(dòng)知之甚少，也不了解各部門工作動(dòng)態(tài)和進(jìn)展，和各部門缺乏有效溝通，在照片收集工作中經(jīng)常處于被動(dòng)狀態(tài)。檔案工作人員參與單位中心工作的局限性易使得檔案工作人員對照片收集歸檔感到無所適從，從而產(chǎn)生不會管、不想管、不敢管的消極思想，導(dǎo)致工作活動(dòng)結(jié)束后照片資料難以集中，照片檔案流失嚴(yán)重[2]。此外，各單位普遍存在業(yè)務(wù)工作重于檔案工作的現(xiàn)象，只注重業(yè)務(wù)骨干和業(yè)務(wù)技能的提升，忽視檔案管理工作。雖無可厚非，但單位領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視和檔案管理人員培訓(xùn)交流機(jī)會的缺失，導(dǎo)致檔案人員檔案管理理論知識積累不足，工作責(zé)任心和緊迫感不強(qiáng)，最終影響單位整體檔案質(zhì)量。

2.單位工作人員數(shù)碼照片檔案歸檔意識淡薄。目前事業(yè)單位歸檔照片一般來源于本單位綜合科專門攝影人員和宣傳人員，存在收集渠道單一和歸檔內(nèi)容固化的問題，且大多數(shù)攝影人員都為業(yè)余，缺少數(shù)碼照片檔案意識，對照片檔案拍攝要求一知半解，拍攝完成后未及時(shí)刪減并編寫照片說明，導(dǎo)致年底移交時(shí)大數(shù)目的照片和未知的活動(dòng)內(nèi)容給檔案工作人員帶來諸多麻煩，嚴(yán)重影響照片檔案收集歸檔質(zhì)量和效率。此外，各部門工作人員缺乏拍攝和留存意識，在攝影人員不便參加的情況下，各部門工作人員大都不拍攝或拍攝后直接將數(shù)碼照片存入個(gè)人電腦作為私有物品，不向檔案部門移交。長時(shí)間后，就再也無法找到該次活動(dòng)或事件形成的資料照片，更無法了解到活動(dòng)或事件的原貌。這不僅影響照片檔案的數(shù)量和質(zhì)量，更嚴(yán)重制約后期的檔案開發(fā)和利用工作。

3.檔案管理人員照片整理歸檔缺乏規(guī)范性。目前，事業(yè)單位檔案管理人員多為辦公室文書兼任，專業(yè)專職檔案管理人員缺乏，崗位及人員調(diào)動(dòng)頻繁，新老檔案人員檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，檔案管理理論知識不足，導(dǎo)致照片整理過程問題頻出，缺乏規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。突出表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是收集不全。檔案人員不清楚本單位照片檔案收集范圍，應(yīng)收未收，影響照片檔案完整性;照片文字說明不全，未揭示照片反映的全部信息，降低照片檔案利用價(jià)值。二是整理少規(guī)范。照片檔案組卷、編號、編寫說明、編目不符合規(guī)定，照片背面未標(biāo)注照片號，不利于利用后歸入原位，照片號和組連號概念模糊，兩者混淆，未填寫案卷內(nèi)封面或編寫不規(guī)范，同年度同月份照片檔案跨本保存。三是歸檔不及時(shí)。

二、照片檔案整理解決措施

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立現(xiàn)代檔案管理意識。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，檔案載體多元化，照片檔案已成為檔案工作的主要對象之一。檔案工作人員要增強(qiáng)檔案意識，主動(dòng)參與到單位業(yè)務(wù)工作中，堅(jiān)持收集、管理、利用并重原則，對接各部門兼職檔案員，強(qiáng)化溝通交流，做好本單位各種重要工作會議、業(yè)務(wù)工作、外事活動(dòng)、重大事件照片檔案的收集指導(dǎo)工作。單位要注重專業(yè)轉(zhuǎn)崗檔案管理人員的招錄和培養(yǎng)，檔案管理人員也要重視檔案管理理論和技能的學(xué)習(xí)更新，以更好的適應(yīng)照片檔案管理工作。

2.單位工作人員要明晰數(shù)碼照片檔案價(jià)值。做好數(shù)碼照片整理歸檔工作，要提高單位全體職工對其價(jià)值的認(rèn)知和歸檔意識。單位各部門可指定一名專業(yè)攝影人員，負(fù)責(zé)本部門牽頭開展的各類重大活動(dòng)、重要會議、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察檢查本單位的工作時(shí)的數(shù)碼照片的拍攝，并由各部門兼職檔案員進(jìn)行收集整理和年底向檔案部門移交。檔案管理人員要指導(dǎo)各部門兼職檔案員對收集照片進(jìn)行保存價(jià)值確定、分類、編寫照片說明等。通過明確責(zé)任和定期指導(dǎo)督促的方式，確保本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的數(shù)碼照片檔案齊全完整[2]。

3.加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。首先，檔案管理人員要清晰本單位照片檔案收集范圍和歸檔時(shí)間，做到應(yīng)收盡收，保證單位照片檔案的完整性。其次，要熟練掌握照片檔案整理流程，規(guī)范整理。特別注意以下幾點(diǎn)：一是確定組卷方法，照片檔案的組卷方法一般建議采用按年度立卷，即直接在一個(gè)年度中按照片形成日期先后整理入冊，挑選內(nèi)容具有代表性的數(shù)碼照片印制成紙質(zhì)照片歸檔組卷，其余數(shù)碼照片刻成光盤保存。二是同年度同月份照片檔案不能跨本保存，如一年有兩卷，則1-6月份為一卷，7-12月份為一卷。每卷照片都從“1”開始編張?zhí)?，并在照片背面寫上相?yīng)照片號，便于利用后歸入原位。三是編寫好文字說明。照片檔案文字說明必須包含事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六個(gè)要素，用不超過200字的文字全面概括揭示照片反映的信息。四是填寫完整案卷內(nèi)封面。第一格填寫單位全稱;第二格按“年度”分類的不填;第三格填寫案卷標(biāo)題，按“年度”分類的，題名填單位名稱—年度—名稱，如：本局（本公司）2021年度工作活動(dòng)照片。

三、結(jié)語

總之，作為事業(yè)單位歷史記錄的照片檔案起著記載和傳承歷史的作用，也見證著單位對檔案工作的不斷重視及檔案工作方式的不斷創(chuàng)新，是一種極其珍貴的資源。為此，各單位要加強(qiáng)對照片檔案的重視，對管理實(shí)踐中存在的問題和不足不斷自查改進(jìn)，以勢在必行的決心規(guī)范照片檔案管理，發(fā)揮其利用價(jià)值，為單位發(fā)展提供有效服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值

參考文獻(xiàn)

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[2]謝春霞.淺談機(jī)關(guān)檔案室數(shù)碼照片檔案歸檔難問題[J].云南檔案.2015，（12）：32-33

第一作者簡介：（胡佳玲，女，漢，江蘇常熟，199511，本科，助理館員，常熟市城市綠化管理處，事業(yè)單位檔案管理）