高校學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀及提升途徑探究

彭衛(wèi)

摘要：在高校繁重的教學(xué)管理工作中，學(xué)籍管理是保障教學(xué)運行不可或缺的重要環(huán)節(jié)，是教學(xué)工作有序開展的必要基礎(chǔ)。本文結(jié)合對高校學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀的分析，探討有效提升學(xué)籍管理工作水平的途徑和措施，以適應(yīng)新時代高校教學(xué)改革的迫切需要，為培養(yǎng)高水平專業(yè)人才保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍管理；工作現(xiàn)狀；提升途徑

中圖分類號：G473.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-3315（2021）6-132-002

隨著高等教育的大眾化普及，高校招生規(guī)模逐年增加，學(xué)籍管理工作的負(fù)擔(dān)和壓力也越來越大。作為貫穿學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)全過程的基礎(chǔ)性工作，學(xué)籍管理的重要性日漸凸顯。在信息時代背景下，高校學(xué)籍管理工作應(yīng)努力提升信息化建設(shè)水平，為維護(hù)良好教學(xué)秩序和提高教學(xué)質(zhì)量做好鋪墊。

一、高校學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀分析

高校學(xué)籍管理作為高校運行體系中的一項日常性事務(wù)工作，具有規(guī)律性、多樣性、復(fù)雜性的特點。學(xué)生的學(xué)籍檔案覆蓋入學(xué)到畢業(yè)離校的全過程，形成規(guī)律適應(yīng)教學(xué)活動的規(guī)律，而檔案內(nèi)容本身比較復(fù)雜，學(xué)生人數(shù)的增多，紙質(zhì)材料和電子檔案不同文件形式的存在，使學(xué)籍管理工作的復(fù)雜性和困難程度越來越高。目前國內(nèi)高校已經(jīng)基本普及應(yīng)用電子檔案，借助信息化手段提高了信息的處理效率，降低了學(xué)籍管理工作的負(fù)擔(dān)。然而學(xué)籍管理工作依然存在著一些問題和不足，具體分析如下：

1.對學(xué)籍管理缺乏準(zhǔn)確認(rèn)識

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間形成的檔案資料，具有查考利用價值。然而，隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，部分高校的管理人員對學(xué)籍認(rèn)識不清，對學(xué)籍管理重視度不夠。受限于自身的工作時間和精力，有些教師的工作存在滯后性，片面認(rèn)為學(xué)籍管理是教務(wù)處的工作，沒有將管理制度落實到實際工作當(dāng)中，比如對違紀(jì)學(xué)生未能及時處理，或是個別學(xué)生檔案存在損壞、錯漏、丟失等問題。

2.學(xué)籍管理制度不完善

目前，部分高校學(xué)籍管理制度建設(shè)不夠完善，管理的規(guī)范性不強(qiáng)。管理制度作為相關(guān)工作的指導(dǎo)性文件，其自身缺乏針對性和可操作性，導(dǎo)致實際工作不夠規(guī)范，一些管理人員依然采用傳統(tǒng)工作理念和方法，對學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的收集、整理存在很多疏漏，管理內(nèi)容不全面，管理方法不得當(dāng)，問題處理不及時，影響學(xué)籍管理的價值發(fā)揮。

比如有些畢業(yè)生的學(xué)籍檔案沒有全面錄入到學(xué)籍管理系統(tǒng)，而有些高校只有學(xué)生簽訂就業(yè)合同后才進(jìn)行檔案傳遞，沒有正式工作的學(xué)生檔案存放于人才交流市場，很容易出現(xiàn)檔案丟失等問題。

再如，不少高校對學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)限制條件過多。學(xué)生在學(xué)習(xí)期間可以申請轉(zhuǎn)專業(yè)，然而高校修訂的轉(zhuǎn)專業(yè)管理制度存在設(shè)定門檻過高等問題，對學(xué)生專業(yè)學(xué)習(xí)成績有特別要求，這與學(xué)生對本專業(yè)興趣欠佳才選擇轉(zhuǎn)專業(yè)的實際情況不符，違背了以學(xué)生為中心的教育理念。究其原因，高校各專業(yè)的招生計劃綜合考量師資、經(jīng)費等多方面因素，轉(zhuǎn)專業(yè)對教學(xué)工作增加了負(fù)擔(dān)，打破了原有教學(xué)條件和師資配給等方面的穩(wěn)定，因而制定一些嚴(yán)格的限定性條件。

3.學(xué)籍管理信息化水平有限

雖然國內(nèi)高校的信息化建設(shè)正在如火如荼的開展，信息技術(shù)的優(yōu)勢作用也在逐漸體現(xiàn)，對學(xué)籍管理工作的開展起到了積極的促進(jìn)作用。然而，目前學(xué)籍管理信息化建設(shè)水平依然不高，不少高校尚處于初級發(fā)展階段，僅實現(xiàn)了學(xué)籍檔案的系統(tǒng)錄入和查詢，對于檔案資料的維護(hù)、利用等方面工作，缺乏進(jìn)一步的開發(fā)建設(shè)，制約了學(xué)籍管理質(zhì)量與效率的提升。

高校學(xué)籍管理經(jīng)由部門眾多，學(xué)業(yè)發(fā)展信息由教務(wù)部門提供，學(xué)生事務(wù)信息由學(xué)生工作部門提供，降低了辦公效率，且增加了出錯的可能性。例如，學(xué)籍異動由教務(wù)部門學(xué)籍管理科負(fù)責(zé)，學(xué)生需要到學(xué)籍管理科申請并拿到業(yè)務(wù)流程單，到各個部門辦理好手續(xù)后再提交到學(xué)籍管理科存檔。由于信息化水平不高，這一過程需要學(xué)生在各個部門之間來回奔走，耗費大量的時間精力，也增加了教務(wù)管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

二、高校學(xué)籍管理工作的提升途徑

針對上述問題，高校學(xué)籍管理工作需要積極開拓創(chuàng)新，在提高重視度的基礎(chǔ)上，完善學(xué)籍管理制度體系，推動學(xué)籍管理信息化建設(shè)發(fā)展，以更好地發(fā)揮學(xué)籍管理的功能作用。

1.樹立正確的學(xué)籍意識和觀念

學(xué)籍是學(xué)生在校期間的一種法律身份或資格，是規(guī)范教學(xué)秩序、推動教學(xué)工作高效開展的重要基礎(chǔ)。學(xué)籍管理內(nèi)容寬泛，不僅涉及入學(xué)注冊和畢業(yè)結(jié)業(yè)，還詳細(xì)記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，以及休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等情況，是學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間主要經(jīng)歷的直觀體現(xiàn)。

學(xué)籍管理之所以得不到足夠的重視，主要原因在于學(xué)生、教師和部分管理人員片面認(rèn)為學(xué)籍管理只是學(xué)籍管理科的職責(zé)，沒有認(rèn)識到自身工作與學(xué)籍的關(guān)系。這導(dǎo)致不少教職人員在遇到學(xué)生學(xué)籍問題時，采取能推就推的策略，對學(xué)籍管理制度缺乏了解，沒有嚴(yán)格執(zhí)行，不同部門之間缺少學(xué)籍管理方面的聯(lián)動，大大影響了學(xué)籍管理的效率和質(zhì)量。

因此高校應(yīng)按照《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》的要求，提高對學(xué)籍管理工作的重視程度，加深對學(xué)籍管理的認(rèn)識，對教職員工進(jìn)行宣傳教育，通過組織培訓(xùn)、宣講、會議等形式，提升學(xué)籍意識，提高輔導(dǎo)員、專業(yè)教師等在學(xué)籍管理工作中的參與度，嚴(yán)格按照學(xué)籍管理制度規(guī)范實施學(xué)籍管理。同時，要組織學(xué)籍管理人員定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時學(xué)習(xí)新理念、新技術(shù)、新方法，能夠熟練運用學(xué)籍管理信息化平臺，妥善做好學(xué)籍信息錄入、監(jiān)管和維護(hù)等方面的工作，并做好學(xué)籍管理人員的創(chuàng)新教育和職業(yè)道德教育，引導(dǎo)管理人員自覺樹立愛崗敬業(yè)、以生為本的職業(yè)道德和服務(wù)意識，牢固樹立底線意識，杜絕官僚主義和形式主義作用。

2.完善學(xué)籍管理制度建設(shè)

學(xué)籍管理工作具有很強(qiáng)的政策性，涉及學(xué)生和教師的切身利益，必須有科學(xué)、全面的制度體系來支撐。學(xué)籍管理制度要對權(quán)力行使進(jìn)行規(guī)范、控制和監(jiān)督，避免個別人員任意使用權(quán)力損害學(xué)生的權(quán)益，這是做好學(xué)籍管理工作的重要基石。學(xué)籍管理制度建設(shè)要按照管理育人、服務(wù)育人的理念，梳理、修訂和完善學(xué)生學(xué)習(xí)、生活相關(guān)的管理制度，做到寬嚴(yán)相濟(jì)。

首先，應(yīng)立足于立德樹人的根本任務(wù)。立德樹人是高校教育教學(xué)工作開展的出發(fā)點和立足點，也是學(xué)籍管理的核心理念，要把立德樹人內(nèi)化到學(xué)籍管理工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)。學(xué)籍管理不能片面強(qiáng)調(diào)行政管理，要注重對學(xué)生的引導(dǎo)和服務(wù)，重視思想政治教育，注重培育社會主義核心價值觀。因此，要通過制度引導(dǎo)和監(jiān)管，把誠信教育、勞動教育等納入學(xué)籍管理制度之中，對失信行為進(jìn)行懲處，勞動教育課程作為必修學(xué)分，關(guān)注學(xué)生的成長成才，致力于培養(yǎng)德智體美勞全面發(fā)展的高素質(zhì)人才。

其次，應(yīng)落實“四個回歸”。學(xué)籍管理要以回歸常識、回歸本分、回歸初心、回歸夢想為指導(dǎo)，挖掘?qū)W籍管理工作的激勵功能，注重對學(xué)生學(xué)習(xí)、生活的正確引導(dǎo)和激勵。比如通過強(qiáng)化學(xué)業(yè)考核來督促學(xué)生端正學(xué)習(xí)態(tài)度，提高學(xué)生專業(yè)學(xué)習(xí)的積極性，通過轉(zhuǎn)專業(yè)管理辦法等激勵性制度，為學(xué)生提供更為寬廣的發(fā)展舞臺，引導(dǎo)學(xué)生明確個人專業(yè)發(fā)展目標(biāo)，提升學(xué)習(xí)興趣，形成良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣。在轉(zhuǎn)專業(yè)管理制度方面，要避免設(shè)置過高的門檻，建議取消對專業(yè)學(xué)習(xí)成績方面的高要求，可以轉(zhuǎn)為對學(xué)習(xí)態(tài)度、道德素養(yǎng)等綜合素質(zhì)能力的考察，關(guān)注學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣和特長，尊重學(xué)生的專業(yè)愿望，為本專業(yè)學(xué)習(xí)有困難的學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)開方便之門，靈活調(diào)控專業(yè)轉(zhuǎn)出比例，推進(jìn)跨專業(yè)選修、輔修和雙學(xué)位制度改革，為學(xué)生提供多樣化發(fā)展的機(jī)會，激勵學(xué)生以端正的態(tài)度、飽滿的熱情、高尚的道德品質(zhì)迎接新的人生。

再次，要鼓勵學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育是高等教育改革的重要突破口，在學(xué)籍管理制度建設(shè)中要落實創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的激勵機(jī)制?？梢圆捎脛?chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)分管理辦法，鼓勵學(xué)生積極投身創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動。應(yīng)為學(xué)生提供創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)籍異動的綠色通道，適當(dāng)延長創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)生彈性學(xué)習(xí)年限制度，讓學(xué)生沒有后顧之憂。對于取得不錯成果的學(xué)生，學(xué)籍管理科應(yīng)積極收集其創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)方面的資料，在給予學(xué)分獎勵的同時，通過評優(yōu)評先等活動向其他學(xué)生宣傳，形成創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的良好氛圍。

最后，要加強(qiáng)學(xué)籍管理的規(guī)范性建設(shè)。學(xué)籍管理制度要具備針對性和可操作性，制定規(guī)范化的工作程序，為相關(guān)工作的開展提供明確的指導(dǎo)。對于學(xué)籍管理工作的各個環(huán)節(jié)內(nèi)容，要規(guī)范到位，學(xué)清楚學(xué)明白，確保執(zhí)行者能夠?qū)φ找?guī)定程序完成規(guī)范作業(yè)，避免出現(xiàn)理解偏差或無法執(zhí)行的問題。比如對于轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動情況，要堅持公示制度，要求信息及時公開，主動接受全校師生的監(jiān)督，規(guī)范權(quán)力行使，增強(qiáng)學(xué)籍管理的公信力，合理維護(hù)學(xué)生的權(quán)益。

3.提升學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)水平

在信息時代背景下，學(xué)籍管理信息化建設(shè)是大勢所趨，直接關(guān)系到學(xué)籍管理工作的質(zhì)量。在妥善保存紙質(zhì)檔案資料的基礎(chǔ)上，應(yīng)建立統(tǒng)一的學(xué)籍管理平臺，整合現(xiàn)行各個部門的資源，實現(xiàn)學(xué)籍統(tǒng)一集中化管理。學(xué)生可以自助注冊學(xué)籍，進(jìn)行學(xué)籍異動申請操作，管理人員可通過管理端進(jìn)行監(jiān)控管理。在信息化平臺的支持下，可以為學(xué)籍信息的收集、整理、發(fā)布提供便利，并對保密性較高的信息進(jìn)行備份存儲。

高校應(yīng)建立功能齊備、管理統(tǒng)一的信息化學(xué)籍管理平臺，為學(xué)生和學(xué)籍管理人員提供一站式服務(wù)。學(xué)生入學(xué)后，可以利用學(xué)號或校園一卡通進(jìn)入學(xué)籍管理系統(tǒng)，按系統(tǒng)提示完成學(xué)籍注冊，使用身份證和實時攝像、指紋驗證完成身份識別。學(xué)籍異動由教務(wù)部門主導(dǎo)管理，其他部門輔助審核，學(xué)生可先向系統(tǒng)提交學(xué)籍異動申請，提交相關(guān)證明材料，由輔助辦理部門進(jìn)行線上審核，提高學(xué)籍異動的辦理效率。檔案信息維護(hù)由學(xué)籍檔案管理人員負(fù)責(zé)，及時錄入學(xué)生在校期間的學(xué)籍信息，登記各類獎懲信息，學(xué)生畢業(yè)離校統(tǒng)一投遞到用人單位，實現(xiàn)學(xué)籍管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

為了進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)籍管理的信息化建設(shè)，應(yīng)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)手段，更新管理認(rèn)識和工作理念，以創(chuàng)新思維開展學(xué)籍檔案管理工作，以全新的視角分析學(xué)籍管理工作，找出現(xiàn)有模式下的問題，創(chuàng)新管理模式。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為后續(xù)工作的開展提供數(shù)據(jù)支持。同時，要加強(qiáng)不同部門之間的聯(lián)系，提高信息數(shù)據(jù)在不同部門之間的流通和共享效率，打造集成化信息平臺，結(jié)合本校學(xué)籍管理工作的需要開發(fā)不同功能與模塊。

綜上所述，高校學(xué)籍管理是關(guān)系到學(xué)生切身利益的重要工作，對維護(hù)正常教學(xué)秩序、提升教學(xué)質(zhì)量有積極意義。作為一項細(xì)致繁雜的事務(wù)性工作，學(xué)籍管理工作的發(fā)展完善需要高校師生上下加強(qiáng)重視，提高學(xué)籍管理工作在高校運行管理體系中的地位，并不斷完善學(xué)籍管理制度體系，堅持以生為本的理念，強(qiáng)化服務(wù)意識，規(guī)范權(quán)力行使，使各項工作的開展有章可循、有據(jù)可依。同時，要積極推進(jìn)信息化建設(shè)，引入大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)手段，提高學(xué)籍管理的信息化水平，完善學(xué)籍管理平臺功能，加強(qiáng)相關(guān)部門之間的溝通協(xié)作，從而進(jìn)一步提升學(xué)籍管理工作的質(zhì)量和效率。

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