干部人事檔案數(shù)字化管理研究與建設——以西安鐵路職業(yè)技術學院為例

趙攀橋 宋永興 邵千城

隨著社會主義經(jīng)濟建設的快速發(fā)展，數(shù)字化管理技術已經(jīng)滲透到我們的工作和生活當中，而干部人事檔案管理的數(shù)字化仍然發(fā)展比較落后。在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，利用人工進行信息采集、儲存、刪減、查詢等工作。由于人工操作容易出現(xiàn)誤差和漏洞，造成信息儲存不準確，還經(jīng)常會出現(xiàn)檔案信息丟失，對干部人事檔案的私密性造成嚴重影響。近幾年，高校干部人事檔案的數(shù)字化管理備受重視。本文以西安鐵路職業(yè)技術學院為例，分析高校干部人事檔案數(shù)字化管理的重要性，對存在的問題進行深刻研究，構建一個信息安全保密、制度安全、工作流程等嚴格的體系，制定科學有效的數(shù)字化管理模式，確保高校干部人事檔案數(shù)字化管理，促進高校人才培養(yǎng)的發(fā)展，為未來數(shù)字化管理做好基礎。

在互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展下，高校各項管理工作也受到了嚴重的影響。其中，包括高校干部人事檔案管理工作。面對數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化等網(wǎng)絡模式的管理，人事檔案管理工作逐漸發(fā)展到數(shù)字化模式管理。這不僅僅對學校的管理工作有效果，還能夠提高高校的長期發(fā)展。在西安鐵路職業(yè)技術學院中，干部人事檔案仍然依托傳統(tǒng)紙質版管理模式，不利于檔案的使用和長期保存。近年來，大部分高校也都在實施干部人事檔案數(shù)字化管理，因此，對西安鐵路職業(yè)技術學校的干部人事檔案管理模式進行改革和創(chuàng)新，研究干部人事檔案數(shù)字化管理的重要性，對其中存在的問題進行分析，并對數(shù)字化管理提出措施，加強干部人事檔案數(shù)字化管理研究和建設，能夠有效為高校干部人事檔案管理提供工作效率，提高人事檔案安全性地管理。

一、干部人事檔案數(shù)字化管理的概念和重要性

（一）干部人事檔案數(shù)字化管理的概念

干部人事檔案數(shù)字化管理是通過互聯(lián)網(wǎng)的信息技術對人事基本信息進行采集、儲存、更改刪除、以及查詢等管理工作，是一種封閉式的管理模式。在對干部人事檔案實施數(shù)字化管理模式時，能夠提高管理工作效率，提升人事檔案處理效率，為人事檔案管理人員提供準確信息，減少人為原因造成的誤差，確保人事檔案安全性，從而達到對干部人事檔案管理模式的改革和創(chuàng)新。目前，數(shù)字化管理模式的構建是比較安全、可靠、高質量的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，它能夠完成人事檔案的基本信息的收集、整理、統(tǒng)計、刪減、更改以及保存等各項工作。對高校干部人事檔案采用數(shù)字化管理是將紙質的信息儲存結構演變成數(shù)字管理的結構。這樣不僅改變了檔案管理模式，對檔案進行查閱也從線下轉變成線上，管理人員按照管理序號隨時對干部人事信息進行翻閱審批，管理手段逐漸升級為電腦形式，提高了干部人事檔案管理工作效率，節(jié)約了人事檔案管理工作成本。

（二）干部人事檔案數(shù)字化管理的重要性

在高校人事管理系統(tǒng)中，干部人事檔案管理是十分重要的，它記錄著高校干部的成長和發(fā)展經(jīng)歷，還為高校人事實現(xiàn)數(shù)字化管理做出重要貢獻，因此需要優(yōu)化干部人事檔案管理工作。首先，跟隨高等教育數(shù)字化發(fā)展的需求。高校干部人事檔案數(shù)字化管理工作是比較復雜的，需要對干部、教師、工勤等各類人員的檔案信息進行數(shù)字化管理建設。加強學校高等教育數(shù)字化管理，能夠快速查詢到人事檔案相關信息，減少查閱時間。其次，為了滿足立德樹人的需求。高校中，立德樹人是教育的根本工作，而干部人事檔案數(shù)字化管理是推動立德樹人工作的重要手段，如果缺少數(shù)字化管理模式的建設，會使干部人事檔案信息不完整，對人事調(diào)動工作帶來困難，而且在信息安全方面，容易出現(xiàn)人事檔案信息丟失。因此，加強干部人事檔案數(shù)字化管理建設能促進人事檔案管理，保障干部人事檔案的完整性。

二、干部人事檔案數(shù)字化管理存在的問題分析

（一）數(shù)字化管理安全保障工作不到位

干部人事檔案數(shù)字化管理工作是以信息技術為基礎，將人事檔案進行數(shù)字化管理。雖然互聯(lián)網(wǎng)技術在不斷地發(fā)展，但是在檔案數(shù)字化管理應用中并不完全，依然存在信息安全保障問題。對于西安鐵路職業(yè)技術學院來講，干部人事檔案實施數(shù)字化管理模式是初次實驗，仍然缺少經(jīng)驗和不足之處，以及安全保障問題。而且軟件信息不能得到及時的更新，造成干部人事檔案信息儲存出現(xiàn)困難，導致人事檔案信息采集不準確，采集信息方式落后，人事檔案信息容易丟失等安全問題。在這種安全保障工作不到位的情況下，無法完成干部人事檔案數(shù)字化管理的建設，嚴重影響了人事檔案數(shù)字化管理的工作效率。

（二）缺少數(shù)字化管理建設的理念

人事檔案數(shù)字化管理建設理念不夠，嚴重影響著高校干部人事檔案數(shù)字化建設的長期發(fā)展。主要表現(xiàn)在：1.高校人事檔案儲存部門未能夠堅持采取數(shù)字化管理的模式，處于半人工狀態(tài)下的信息管理，沒有將數(shù)字化管理理念融入到干部人事檔案中;2.未堅持改善人工管理理念，沒有改變傳統(tǒng)的人工管理，未相信數(shù)字化管理的建設，未建設干部人事檔案管理隊伍，阻止了人事檔案數(shù)字化管理的建設;3.對干部人事檔案管理模式使用的技術并不了解，隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷更新，數(shù)字化管理模式的技術在不斷升級，需要對技術進行系統(tǒng)的學習，但目前高校并未采取相應的學習措施，造成干部人事檔案數(shù)字化管理模式的建設延遲。嚴重影響了干部人事檔案信息管理工作。

（三）人事檔案管理系統(tǒng)不完善

一個完整的人事檔案管理系統(tǒng)，是干部人事檔案管理的基本需求，也是檔案基本信息儲存工作的需要。由于人事檔案信息存儲過程中出現(xiàn)各種各樣的問題，導致干部人事檔案數(shù)字化管理未得到保障。在網(wǎng)絡技術的使用中，出現(xiàn)原始數(shù)據(jù)丟失，導致人事檔案信息不完整。而干部人事檔案信息對人事管理和變動十分重要，如果出現(xiàn)檔案信息紊亂、信息不全、信息不準確等情況，對人才培養(yǎng)也會造成影響。干部人事檔案數(shù)字化管理是需要一個及時性強、真實性高、準確率高的完整系統(tǒng)，只有完善人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，才能夠最大程度避免人事檔案丟失。同時，數(shù)字化管理能夠增強人事檔案管理的工作效率。

（四）干部人事檔案數(shù)字化管理隊伍技術不專業(yè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的技術快速發(fā)展，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理人員無法掌握數(shù)字化管理的技術，造成干部人事檔案數(shù)字化管理工作進行困難。優(yōu)秀的干部人事檔案管理團隊，需要專業(yè)性強、責任心強、做事專心的技術型人才。他們需要對人事檔案信息建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫、行檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲及刪除、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全管理等基本技術的操作。然而，在西安鐵路職業(yè)技術學院中，雖然有干部人事檔案管理人員，但沒有專業(yè)的數(shù)字化管理團隊、對數(shù)字化操作不靈活、人事檔案數(shù)字化管理過程不規(guī)范、對人事檔案管理安全意識不足等問題，導致對干部人事檔案實施數(shù)字化管理的建設無法實現(xiàn)，這反映了對干部人事檔案管理工作人員培訓不足。而且，干部人事檔案數(shù)字化管理意識不強烈，仍注重傳統(tǒng)的人工存儲，這也是一個比較嚴重的問題。因此，加強高校對干部人事檔案數(shù)字化管理人員的全面培訓至關重要。