企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性

婁宇嵐

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理;電子信息化;重要性

【中圖分類號(hào)】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2021）08-0141-03

0 引言

目前，在新冠肺炎疫情的沖擊下，各個(gè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)變得異常激烈，要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中獲得一席之地就必須從企業(yè)內(nèi)部管理做起，要將企業(yè)檔案管理工作落到實(shí)處，將電子信息化及時(shí)運(yùn)用到企業(yè)檔案管理中，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展規(guī)律，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，這樣可以增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)做好企業(yè)的信息化管理具有建設(shè)性的意義。

1 企業(yè)檔案信息化的基本內(nèi)容

企業(yè)檔案管理信息化是指在企業(yè)檔案管理活動(dòng)中，將現(xiàn)代化信息技術(shù)作為主要工具，將網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)的平臺(tái)，對(duì)企業(yè)的檔案信息資源進(jìn)行相關(guān)的處理、管理和開發(fā)，使得整個(gè)檔案工作不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和相關(guān)的管理提供有效的數(shù)字信息為主要的檔案應(yīng)用服務(wù)，在本質(zhì)上將傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，以此為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。

2 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理存在的不足

2.1 企業(yè)檔案管理設(shè)施存在滯后現(xiàn)象

在企業(yè)檔案管理工作中，需要應(yīng)用許多先進(jìn)的管理設(shè)備加強(qiáng)管理。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理設(shè)備主要有資料陳列架、文件柜和書報(bào)架等，檔案管理人員需要用傳統(tǒng)的人工操作對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，這樣既耗時(shí)又費(fèi)力。隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案資料接收量會(huì)越來(lái)越多，特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)應(yīng)產(chǎn)生的檔案資料管理電子信息化技術(shù)設(shè)施已經(jīng)被開發(fā)出來(lái)，但是通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多檔案資料管理工作并沒(méi)有充分利用好這些現(xiàn)代化的管理設(shè)施，大多數(shù)還是依靠傳統(tǒng)的文件柜等管理設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作，這些滯后的管理設(shè)施已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作的需求。

2.2 企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)直接決定企業(yè)檔案管理工作是否能夠有序進(jìn)行，對(duì)于接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)且具備專業(yè)檔案管理素質(zhì)的管理人員來(lái)說(shuō)，需要把所學(xué)檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等專業(yè)知識(shí)運(yùn)用于實(shí)踐工作中，同時(shí)具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，熟悉檔案信息化技術(shù)，才能為企業(yè)管理發(fā)展提供有力支撐。但是通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，不能夠在企業(yè)檔案管理工作中做出較好的工作成績(jī)，沒(méi)有采用合理的檔案管理方式，企業(yè)檔案管理中管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，造成企業(yè)檔案管理工作整體效率偏低，不利于企業(yè)發(fā)展。

2.3 檔案資料的利用率過(guò)低

多樣化的檔案資料不僅能夠滿足企業(yè)管理者的查閱需求，而且對(duì)企業(yè)文化的發(fā)展有重大的意義。企業(yè)文化代表企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向，在發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分利用檔案資料加強(qiáng)企業(yè)管理。然而，通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在開展企業(yè)檔案管理工作時(shí)，大多數(shù)企業(yè)并沒(méi)有將這些檔案資源充分利用，沒(méi)有建立檔案信息化系統(tǒng)，沒(méi)有對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的加工。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，基本上所有的工作都是基于互聯(lián)網(wǎng)開展，通過(guò)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)工具不但可以使人們工作更加高效便捷，并且對(duì)于安全性更有保障。在檔案管理上，如果將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子檔材料，那么就可以使檔案材料發(fā)揮出最大的價(jià)值，能夠使檔案材料不受到破壞，同時(shí)能夠?qū)⑵淅寐首畲蠡?，因此我們需要進(jìn)行數(shù)字化的加工，以此提高檔案利用效率。

3 檔案管理電子信息化的重要性

3.1 共享企業(yè)檔案信息資源

信息時(shí)代，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)滲透到各個(gè)方面，信息共享資源已經(jīng)是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的一部分。在企業(yè)檔案管理中采用電子信息化管理模式，通過(guò)信息化平臺(tái)的構(gòu)建將電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)相結(jié)合，企業(yè)管理者借助辦公平臺(tái)，可以方便快捷地進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)，能夠快速查閱企業(yè)相關(guān)資料信息，利用最短時(shí)間了解和掌握企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展現(xiàn)狀及人力資源、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)技術(shù)等情況。不僅如此，企業(yè)各個(gè)部門可以聯(lián)合辦公，及時(shí)溝通，提高工作效率，共享資源[1]。

3.2 為企業(yè)高層提供可靠信息

企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)施，可以優(yōu)化企業(yè)的信息資源，能夠清晰、準(zhǔn)確地反映出企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)情況，使企業(yè)的檔案管理更規(guī)范化。企業(yè)檔案包含文書、科技、會(huì)計(jì)、人事、電子、實(shí)物、照片等，這些檔案都可以在企業(yè)檔案管理中體現(xiàn)出來(lái)，企業(yè)高層管理者可以便捷地對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢和掌握，當(dāng)用于企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、人事管理、生產(chǎn)技術(shù)時(shí)，能以最快的速度搜索到需要的檔案資料進(jìn)行相關(guān)分析，從而做出對(duì)企業(yè)最有利的決策，這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有良性促進(jìn)作用，也是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的表現(xiàn)。當(dāng)前，世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展速度都很快，信息化時(shí)代各行各業(yè)對(duì)于高價(jià)值的檔案信息需求增加，并且要保證整個(gè)使用期間的實(shí)效性，對(duì)于檔案管理的電子信息化要求也就更高，這是傳統(tǒng)的檔案管理模式所不能匹配的。傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求，企業(yè)檔案管理的電子信息化改革迫在眉睫。做好企業(yè)檔案信息化管理是確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，不僅可以發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)優(yōu)秀的人才，還可以造就大批人才為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理相比，不僅可以降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，還能夠提高企業(yè)的工作效率。通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代電子信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行處理，使得企業(yè)的檔案資源得到更加充分的開發(fā)和利用。

3.3 提升企業(yè)工作效率

在企業(yè)的日常工作中，要想有一個(gè)高效率的工作節(jié)奏和高質(zhì)量的工作結(jié)果，就必須制定出規(guī)范的辦公流程，就需要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)合作，尤其是細(xì)化到每一個(gè)員工，要讓每一個(gè)員工明白企業(yè)的檔案信息資源需要共享，各部門間、各員工間都應(yīng)加強(qiáng)溝通，交換資源，共享信息。當(dāng)需要相關(guān)信息數(shù)據(jù)時(shí)，只需登錄電子信息化平臺(tái)，即可查詢到需要的資料，節(jié)省大量時(shí)間，最大限度地提高員工的工作效率。檔案管理電子信息化是提升檔案管理水平的需要，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案基本上都是紙質(zhì)的，需要企業(yè)長(zhǎng)期保存。為了維持一個(gè)良好的企業(yè)環(huán)境，避免可能造成企業(yè)文檔紙張受潮、蟲蝕及火災(zāi)等不確定的危害，我們必須采用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，要積極利用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，要從根本上提高企業(yè)檔案管理和利用的水平。我們必須將企業(yè)檔案管理和電子信息化平臺(tái)相結(jié)合，只有這樣，才能夠提升整個(gè)企業(yè)的工作效率，同時(shí)為企業(yè)節(jié)省大量的資源，降低企業(yè)的成本[2]。

4 企業(yè)檔案管理電子信息化的策略

4.1 提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

當(dāng)今時(shí)代，企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不僅體現(xiàn)在能夠?qū)n案進(jìn)行規(guī)范化管理，而且體現(xiàn)在能夠充分利用電子信息化檔案管理技術(shù)高效地進(jìn)行檔案管理工作，這就要求檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)。首先，企業(yè)管理人員應(yīng)該對(duì)本單位的檔案管理工作高度重視，這是提高企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)的前提條件，讓他們從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作可以為企業(yè)的重大決策與措施提供科學(xué)有效的依據(jù);其次，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育工作。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加快學(xué)習(xí)步伐，爭(zhēng)取全面提升自身素質(zhì)，讓自己能夠盡快適應(yīng)電子信息化時(shí)代的檔案管理工作。此外，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行日常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也是十分必要的，在培訓(xùn)的過(guò)程中提升其專業(yè)素質(zhì)。

4.2 對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的人工化企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足各方面的需求。為了進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理的效率，應(yīng)充分借助電子信息化的管理技術(shù)，來(lái)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。首先，相關(guān)管理工作人員要借助專業(yè)的電子信息化管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)便利的管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效率的企業(yè)檔案查詢等相關(guān)服務(wù)，以及通過(guò)系統(tǒng)互聯(lián)共享的功能實(shí)現(xiàn)相關(guān)企業(yè)檔案的共享功能，從而給企業(yè)帶來(lái)更大的便利。其次，管理部門應(yīng)當(dāng)加快檔案管理的信息化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)更加高效的管理。最后，加強(qiáng)對(duì)檔案管理流程的改進(jìn)和優(yōu)化，為企業(yè)提供高質(zhì)量、流暢化的檔案查詢服務(wù)。

4.3 購(gòu)置電子信息化的檔案管理設(shè)備

電子信息化檔案管理設(shè)施和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)企業(yè)智能化管理檔案的必要條件，企業(yè)要結(jié)合用戶的使用需求和企業(yè)檔案的管理需求，購(gòu)置電子信息化的檔案管理設(shè)備，采用先進(jìn)的電動(dòng)密集架代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案架、文件架，增大檔案庫(kù)房存儲(chǔ)量，以滿足日益增大的檔案接收數(shù)量。引進(jìn)電子信息化的檔案管理設(shè)備的同時(shí)，還要進(jìn)一步引進(jìn)先進(jìn)的管理模式，從而充分利用先進(jìn)的檔案管理模式和管理設(shè)備的相關(guān)功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案高質(zhì)量、高效率的管理和實(shí)現(xiàn)更加便利的檔案查詢服務(wù)。

4.4 加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

當(dāng)前，要想在檔案電子信息化上滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需求，就必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。首先，要重視本企業(yè)內(nèi)局域網(wǎng)的建設(shè)工作，即構(gòu)建一套適合本企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化管理體系，重視運(yùn)用5G技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公上云，將傳統(tǒng)的工作模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楦蝇F(xiàn)代化的工作模式。其次，管理人員要重視對(duì)檔案的互聯(lián)網(wǎng)共享工作，例如可以構(gòu)建一個(gè)線上檔案共享平臺(tái)，企業(yè)內(nèi)部所有人員可以通過(guò)辦公自動(dòng)化網(wǎng)登錄檔案系統(tǒng)平臺(tái)查閱所需檔案。最后，應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的整合工作，進(jìn)而提升企業(yè)檔案的利用率。

4.5 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的軟硬件建設(shè)

現(xiàn)在很多企業(yè)雖然引進(jìn)了一些檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)軟件設(shè)施和現(xiàn)代化的硬件設(shè)備，但是對(duì)于這些軟硬件的使用方法上還需要加強(qiáng)掌握，從而讓這些軟硬件能夠真正地促進(jìn)檔案的高質(zhì)量和高效率管理。首先，要及時(shí)更新相關(guān)軟硬件設(shè)施設(shè)備，滿足企業(yè)對(duì)這些設(shè)施的多樣化需求。其次，要提高工作人員使用這些軟硬件設(shè)施的技能及提升這些設(shè)施的利用率，可以通過(guò)開展相關(guān)培訓(xùn)工作強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的建設(shè)工作。

5 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

5.1 減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度

檔案人員的工作強(qiáng)度在傳統(tǒng)的檔案管理上是非常大的，檔案管理人員需要手工做很多事情，在檔案的收集、整編、查詢上都會(huì)消耗大量的時(shí)間和精力，并且其效率還得不到保證。實(shí)行檔案管理電子信息化，可以使整個(gè)檔案管理工作更加自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，避免員工做很多重復(fù)性的工作，并且降低了工作時(shí)的犯錯(cuò)概率，方便公司員工平時(shí)查詢和檔案管大大降低理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次利用，在后續(xù)的檔案使用中，只需借助互聯(lián)網(wǎng)工具即可。

5.2 檢索查詢快捷方便

電子信息化有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，檔案管理實(shí)現(xiàn)電子信息化后，我們就可以充分利用信息技術(shù)快速高效地檢索到自己所需的信息。與傳統(tǒng)的檢索方式相比，不僅減輕工作強(qiáng)度，還大大提高了查找的效率和準(zhǔn)確率，為企業(yè)的發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

5.3 便于安全和保密性工作

企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子信息化后，保證了其檔案信息的保密性和安全性。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案保存不能做到十分安全，紙質(zhì)的文檔就容易遺失，加上公司員工復(fù)雜就更加難以管理。企業(yè)檔案是企業(yè)十分重要的機(jī)密文件，對(duì)于整個(gè)企業(yè)的發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)力都有直接的影響，一旦泄露，將會(huì)給企業(yè)造成很大的損害。企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子信息化后，企業(yè)的檔案信息可以隨時(shí)錄入，也可以方便快捷地查詢信息，與過(guò)去的紙質(zhì)文檔相比，其安全性、保密性更強(qiáng)。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)的檔案管理必須合理利用電子信息化技術(shù)，努力打造好電子信息平臺(tái)，使得企業(yè)的檔案管理水平能夠顯著提升，讓電子信息技術(shù)與企業(yè)的檔案管理工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，讓企業(yè)的檔案管理需求能夠得到滿足，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。總之，在企業(yè)檔案管理當(dāng)中使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，既可提升企業(yè)工作效率，又能減輕企業(yè)員工的工作壓力，對(duì)整個(gè)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行了優(yōu)化，也提升了整個(gè)企業(yè)檔案的保密性。電子信息化技術(shù)使得整個(gè)檔案管理工作從采集、錄入、整理、上傳、歸檔入庫(kù)等全生命周期的管理都有機(jī)地統(tǒng)一起來(lái)。企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)有序管理后，企業(yè)員工對(duì)檔案的借還申請(qǐng)、借還登記、提醒事項(xiàng)等工作更加滿意，使得檔案的作用能夠充分發(fā)揮出來(lái)，高效地協(xié)助員工開展工作。真正做到企業(yè)檔案管理的信息化，將高質(zhì)量的檔案信息呈現(xiàn)給每一位員工，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]唐麟娜.談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2012（3）：105.

[2]司徒俊萌.新時(shí)期檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)探究[J].卷宗，2014（3）：56.