新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略探究

王茹

摘要：檔案管理是事業(yè)單位運(yùn)營期間的重要工作，其管理質(zhì)量與事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展息息相關(guān)。立足新形勢下，為了有效加強(qiáng)檔案管理工作的開展質(zhì)量，使其保障事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展，檔案管理部門需積極創(chuàng)新工作方法、優(yōu)化工作模式，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)管理法的弊端，明確管理現(xiàn)狀存在的不良問題，通過針對性整改，切實(shí)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的開展質(zhì)量。下文圍繞事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了相關(guān)的優(yōu)化、創(chuàng)新策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;信息技術(shù);軟件建設(shè)

檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要影響。立足新形勢下，事業(yè)單位需要積極創(chuàng)新檔案管理模式，以應(yīng)對新形勢下的各項(xiàng)工作要求。其中，傳統(tǒng)的檔案管理模式相對落后，無法有效應(yīng)對各項(xiàng)問題，難以保障事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。對此，檔案管理部門要明確部門職責(zé)，需跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展、明確新形勢發(fā)展趨勢，應(yīng)高度重視檔案管理工作的創(chuàng)新，通過提升管理人員的綜合素質(zhì)、落實(shí)信息化管理，進(jìn)一步提升檔案管理工作的開展水平。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）未能高度重視檔案管理工作

結(jié)合實(shí)際情況而言，部分事業(yè)單位未高度重視檔案管理工作，在保管檔案、整理檔案時(shí)缺乏健全的管理制度、管理體系，致使管理工作未能嚴(yán)格落實(shí)，阻礙了事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展。其原因在于，部分管理者認(rèn)為檔案管理無法產(chǎn)生直接利潤，因此不需要花費(fèi)過多精力關(guān)注檔案管理，影響了檔案管理工作的開展質(zhì)量。

（二）管理人員綜合素質(zhì)有待加強(qiáng)

檔案管理屬于系統(tǒng)化的專業(yè)管理工作，因此需要管理人員耐心、細(xì)心，可以嚴(yán)格保障檔案的管理質(zhì)量與安全性。但結(jié)合實(shí)際情況而言，部分檔案管理人員的工作積極性低下，在實(shí)際工作中存在懈怠心理，不僅不具備豐富的專業(yè)知識(shí)與工作經(jīng)驗(yàn)，且未能嚴(yán)格開展檔案分類、文件管理工作，最終影響了檔案管理工作的開展質(zhì)量，阻礙事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

（三）管理方法的科學(xué)性有待提升

立足新形勢下，事業(yè)單位需積極引進(jìn)信息技術(shù)，借助信息技術(shù)提高檔案管理工作的便捷性與系統(tǒng)性，即落實(shí)信息化檔案管理模式。但結(jié)合實(shí)際情況而言，部分事業(yè)單位對信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍較小，沒有充分發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，部分事業(yè)單位的管理效率低下，依舊采取傳統(tǒng)管理法，在管理工作中不夠規(guī)范、科學(xué)，甚至存在檔案信息雜亂無章的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案使用效率。

二、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新

（一）高度重視檔案管理工作

首先，事業(yè)單位要高度重視檔案管理工作，應(yīng)明確此項(xiàng)工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要意義。立足互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，事業(yè)單位需整改紙質(zhì)管理模式，開展電子信息化檔案管理。其次，事業(yè)單位需健全檔案管理制度，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，用創(chuàng)新思維創(chuàng)新檔案管理模式，通過更新檔案管理信息、優(yōu)化管理系統(tǒng)，結(jié)合本單位發(fā)展特點(diǎn)構(gòu)建管理體系，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理效率。最后，事業(yè)單位要激發(fā)管理人員的工作積極性，使其明確自身職責(zé)，高效落實(shí)管理任務(wù)[1]。

（二）提升管理人員綜合素質(zhì)

首先，事業(yè)單位要積極開展培訓(xùn)工作，加強(qiáng)管理人員對信息技術(shù)的應(yīng)用水平，可鼓勵(lì)管理人員出外學(xué)習(xí)，積累豐富的實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)?；蛘撸聵I(yè)單位可定期開展講座，邀請優(yōu)秀的管理專家分享管理經(jīng)驗(yàn)，不斷加強(qiáng)管理人員對信息技術(shù)的應(yīng)用能力。其次，事業(yè)單位要加強(qiáng)招聘力度，需嚴(yán)格篩選高素質(zhì)專業(yè)人才，確保事業(yè)單位檔案管理工作煥發(fā)新的活力與生機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的開展質(zhì)量。最后，檔案管理人員需嚴(yán)格遵循規(guī)章制度開展各項(xiàng)工作，要嚴(yán)格規(guī)范工作行為，通過科學(xué)化管理，充分發(fā)揮檔案管理效能，助力事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展[2]。

（三）應(yīng)落實(shí)信息化檔案管理

首先，事業(yè)單位要落實(shí)軟件建設(shè)與檔案保密工作。事業(yè)單位可結(jié)合自身情況，購買合適的檔案管理軟件，或自主開發(fā)設(shè)計(jì)。其中，軟件需具備檔案管理功能，應(yīng)保證軟件的運(yùn)行速度與內(nèi)在容量。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)不斷拓展軟件功能，持續(xù)加強(qiáng)信息化管理的技術(shù)性，提高管理水平。其次，檔案管理部門要嚴(yán)格保障檔案信息的安全性，應(yīng)做好信息防御工作，定期維護(hù)管理系統(tǒng)、檢查系統(tǒng)漏洞，通過不斷升級(jí)、持續(xù)優(yōu)化，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息的保密性與安全性。最后，事業(yè)單位應(yīng)積極整合各項(xiàng)資源，如ERP等，通過資源整合，在事業(yè)單位管理平臺(tái)中，同步管理檔案信息，通過此種方式，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的開展質(zhì)量，發(fā)揮管理效能[3]。

三、結(jié)束語

總結(jié)上文所述，立足新形勢下，事業(yè)單位在創(chuàng)新檔案管理工作模式時(shí)，需給予檔案管理工作足夠重視，應(yīng)樹立新的工作理念，不斷加強(qiáng)檔案管理的有效性。同時(shí)，檔案管理人員要堅(jiān)持提升個(gè)人綜合素養(yǎng)，需加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)、保證工作效率。最后，事業(yè)單位需落實(shí)信息化的檔案管理模式，通過運(yùn)用信息技術(shù)，充分發(fā)揮信息化管理的開展效能。

參考文獻(xiàn)：

[1]王玲玲，呂峰.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019，000（012）：174-175.

[2]范巍山.互聯(lián)網(wǎng)背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究[J].城建檔案，2021（05）：37-38.

[3]鄢明芳.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略[J].科技風(fēng)，2021（21）：68-69.