虛擬團隊對歐洲汽車企業(yè)管理與發(fā)展影響研究

王雪 王貞 賈偉玲 于淼 杜陽陽

【摘? 要】作為一種新型的管理組織形式，虛擬團隊在企業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。論文在分析虛擬團隊利弊及其對企業(yè)影響的基礎(chǔ)上，以歐洲汽車企業(yè)為研究案例，著眼于降低成本、推進跨區(qū)域技術(shù)投資的企業(yè)項目，通過分析虛擬團隊在歐洲汽車企業(yè)中的作用，從個體責(zé)任、獎懲制度、工作效率等方面出發(fā)，對虛擬團隊在企業(yè)發(fā)展中潛在的問題提出建議，以期進一步豐富虛擬團隊在企業(yè)管理與發(fā)展中應(yīng)用的相關(guān)理論。

【Abstract】As a new organizational form of management， virtual teams are playing a more and more important role in enterprises. Based on the analysis of the advantages and disadvantages of virtual teams and their influence on enterprises， taking European automobile enterprises as a research case， this paper focuses on reducing costs and promoting enterprises' projects of cross regional technology investment. By analyzing the role of virtual teams in European automobile enterprises， this paper starts from the aspects of individual responsibility， reward and punishment system and work efficiency， puts forward suggestions on the potential problems of virtual teams in enterprises' development， so as to further enrich the relevant theories of the application of virtual teams in the management and development of enterprises.

【關(guān)鍵詞】虛擬團隊;歐洲汽車企業(yè);管理;發(fā)展

【Keywords】virtual teams; European automobile enterprises; management; development

【中圖分類號】F272.92? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）10-0037-03

1 引言

在當(dāng)前全球競爭環(huán)境下，企業(yè)必須適應(yīng)技術(shù)變革的速度。虛擬團隊作為一個跨空間、跨時間和跨組織界限的團體，通過具有不同地理位置和時間的多個成員基于共同目標(biāo)而相互獨立工作所實現(xiàn)[1]，其可以被認(rèn)為是由團體成員通過信息技術(shù)完成一個或多個組織任務(wù)[2]，在生活和工作發(fā)揮越來越重要的作用[3]。目前，虛擬團隊在企業(yè)管理與發(fā)展中已逐漸受到重視，未來將成為一種普遍的工作模式。國網(wǎng)浙江公司通過建立虛擬團隊，整合有效資源，實現(xiàn)成員間優(yōu)勢互補和有效合作，提高了工作效率，柔性工作模式也極大降低了工作成本[4]。李燕玲針對虛擬團隊特征及企業(yè)在績效管理方面存在的難題，圍繞企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)制定團隊OKR，最終較大程度解決虛擬團隊的管理難題，為團隊提升績效提供參考[5]。陳文暉等基于工程咨詢發(fā)展中的問題，通過虛擬團隊建立高效溝通機制、管控機制和績效反饋機制，最終形成高效運作的信息共享平臺[6]。歐洲汽車市場長期供過于求，使汽車行業(yè)面臨生存危機。虛擬團隊以其靈活性可以增強企業(yè)組織學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力。然而，虛擬團隊也存在一些局限性，如信任、文化差異、溝通障礙等[7]。本文旨在分析虛擬團隊在歐洲汽車企業(yè)中的作用，并對虛擬團隊在企業(yè)發(fā)展中潛在的問題提出建議。該研究基于虛擬團隊豐富了公司管理理論，對企業(yè)未來發(fā)展和市場開拓具有現(xiàn)實意義。

2 文獻綜述

2.1 虛擬團隊的利弊

虛擬團隊可以通過電話、電子郵件、公告板、音頻/視頻/數(shù)據(jù)會議、自動工作流、電子投票和協(xié)作寫作等技術(shù)進行同步或異步通信和工作。馬丁斯等人指出，除了少數(shù)例外，所有的組織團隊在某種程度上都是虛擬的[8]。靈活性是虛擬團隊的主要優(yōu)勢之一，它可以解決成員不在同一時間或地點工作，面臨時間緊迫或需要立即執(zhí)行的情況[9]。面對不斷變化的商業(yè)環(huán)境，虛擬團隊能夠做出快速反應(yīng)[10]，更好地應(yīng)對全球化的挑戰(zhàn)[11]。同時，虛擬團隊可以吸引更多的人才來顯示其競爭優(yōu)勢，在工作場所創(chuàng)造平等機會，且有利于團隊成員之間的知識獲取和經(jīng)驗分享[12]。特別是對于軟件項目，虛擬團隊的優(yōu)勢包括產(chǎn)品開發(fā)周期中的定量勞動力、速度和資源分配的更大靈活性[13]，還可以減輕企業(yè)培訓(xùn)成本的負(fù)擔(dān)，加快團隊成員的學(xué)習(xí)速度，改善客戶服務(wù)[14]。

盡管虛擬團隊存在諸多優(yōu)勢，但面對面交流仍然是最可靠和有效的方式[15]。其過于依賴電子通信技術(shù)可能導(dǎo)致許多交流異步[16]，容易受到?jīng)_突或溝通突然中斷的影響。由于虛擬團隊成員之間的文化差異，可能導(dǎo)致思維上的差異與不信任[17]，很可能導(dǎo)致虛擬團隊的失敗。虛擬團隊面臨的主要障礙一方面來自技術(shù)支持，另一方面來自分布式環(huán)境中的協(xié)作。作為一種新的組織形式，通過不斷應(yīng)對新環(huán)境的獨特挑戰(zhàn)，進而滿足虛擬團隊相應(yīng)期望[18]。

虛擬團隊的一些弊端也可能帶來一些積極的影響。虛擬團隊的成員可能由于文化差異而難以溝通。然而，文化差異會帶來不同的視角，這可能會為團隊成員帶來靈感和啟發(fā)，幫助企業(yè)開發(fā)新產(chǎn)品。虛擬團隊的正負(fù)效應(yīng)都是相對主觀的，需要根據(jù)實際情況進行討論和分析。

2.2 對企業(yè)團隊的影響

在激烈競爭的市場環(huán)境下，一般團隊的創(chuàng)新過程受到許多限制，如時間和地點，這些限制大多是在實體辦公室和工作時間內(nèi)出現(xiàn)的。企業(yè)管理者的虛擬發(fā)展可以減少對有形資產(chǎn)的投資，從而將更多的投資投入新產(chǎn)品的開發(fā)中，提高競爭力。由于中小企業(yè)資源匱乏，組建虛擬團隊可以更好地支持分散化團隊的協(xié)同工作，促進中小企業(yè)之間的知識共享和研發(fā)合作。然而，在企業(yè)間構(gòu)建虛擬研發(fā)團隊的基礎(chǔ)設(shè)施還需要做大量的工作，這對于中小企業(yè)來說可能是一個挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展是前所未有的。大量電子通信設(shè)備的出現(xiàn)將對跨國公司虛擬團隊的概念賦予新的意義。虛擬團隊可以利用現(xiàn)有的技術(shù)能力解決最復(fù)雜的問題，企業(yè)可以在合作中實現(xiàn)競爭協(xié)同效應(yīng)，同時，利用技術(shù)和信息進步提高創(chuàng)造力，大大降低資金成本和時間成本，使大型企業(yè)有更多的選擇來完成工作。利用虛擬團隊使組織協(xié)同合作時，管理者通過分析成員更好地適應(yīng)組織，更有效地利用相關(guān)技術(shù)，提高成員的歸屬感，可以立足全球進一步擴展人才儲備，提高公司的競爭力。在全球化背景下，跨國虛擬團隊意味著研究的重點是跨國的，同時又是虛擬的，即地理上分散或分布在多個區(qū)域，并配合電子通信設(shè)備?？鐕惨馕吨鴪F隊由2個或多個民族組成，包括民族多樣性，而不僅僅是文化多樣性。虛擬團隊為企業(yè)的研發(fā)和創(chuàng)新提供了良好的發(fā)展環(huán)境，形成了聯(lián)系企業(yè)時間和地點的紐帶。目前，建立虛擬研發(fā)團隊并不是一種選擇，而是當(dāng)前經(jīng)濟、服務(wù)和商業(yè)全球化環(huán)境下的一種趨勢。

3 案例研究

3.1 研究背景

汽車產(chǎn)業(yè)是全球規(guī)模最大的產(chǎn)業(yè)，為降低成本、提高生產(chǎn)效率、縮短產(chǎn)品投放市場的時間，歐洲生產(chǎn)區(qū)面臨著來自亞太地區(qū)和美國地區(qū)的競爭壓力。汽車制造總成本的60%是供應(yīng)商成本。為提高供應(yīng)商的競爭力，供應(yīng)商必須進行一些變革，如并行工程（CE）。由于開發(fā)成本相對較大，也存在一定的風(fēng)險。CE技術(shù)需要虛擬團隊的支持，在虛擬團隊之間，企業(yè)所需的信息技術(shù)與遠程通信技術(shù)（IT&T）是提高汽車行業(yè)績效的關(guān)鍵。

3.2 研究方法

為明確產(chǎn)品引入流程（PIP）期間汽車供應(yīng)鏈的IT&T需求，本項目對用戶需求進行了初步分析。該項目首先通過TEAM（TEAM-based European Automotive Manufacture）分析了用戶需求，然后開發(fā)了一個演示程序和一個評估計劃。TEAM是歐盟資助的一項高新技術(shù)工具，主要研究IT&T及其如何幫助汽車供應(yīng)鏈中的虛擬團隊成員相互協(xié)作，從而降低開發(fā)成本，提高生產(chǎn)質(zhì)量，縮短上市時間。通過計算機支持協(xié)同工作（CSCW）技術(shù)對團隊進行演示和評估，描述IT&T幫助來自不同公司或國家的個人或團體進行合作。根據(jù)實際情況，本項目采用不同的基本評價標(biāo)準(zhǔn)進行成本效益分析。用戶測試涉及30多名工程師，這些工程師和供應(yīng)商需要定期與不在同一地理區(qū)域的同事交換信息。他們用于交流的主要工具是電子郵件、CAD/CAM電子數(shù)據(jù)管理工具或視頻電話會議等。具體實施期限為2年，首先用戶與制造商和供應(yīng)商一起在PIP期間完成并制定要求;通過結(jié)合技術(shù)和資源的實際情況，開發(fā)滿足客戶需求的演示器，隨后制定完善的評價標(biāo)準(zhǔn)，滿足國內(nèi)用戶的需求;最后結(jié)合實際情況使用評價標(biāo)準(zhǔn)進行成本效益分析。項目合作伙伴共同開發(fā)團隊演示，為演示提供聯(lián)系工具，幫助不同地區(qū)的廠商、工程師和供應(yīng)商進行溝通與合作。演示者提供的功能包括：多媒體會議，如面對面通信、音頻和共享白板功能;應(yīng)用程序共享、可存儲數(shù)據(jù)的產(chǎn)品庫、訪問和管理、可視化工具。

3.3 評估標(biāo)準(zhǔn)和評價方法

案例研究評估的具體標(biāo)準(zhǔn)為：虛擬團隊工作的效率，實際實施團隊技術(shù)的要求，實際環(huán)境下軟硬件的可靠性，與現(xiàn)有方法相比，預(yù)期效益、用戶及其他相關(guān)人員對虛擬團隊的滿意度，以及虛擬團隊對企業(yè)的影響。評價方法如下：①以上標(biāo)準(zhǔn)制作成表格由與會工程師填寫，并記錄所有會議細節(jié)。②對選定合作會議的觀察是非正式的。③上次會議后進行結(jié)構(gòu)化訪談，確定團隊工具在支持協(xié)作和溝通方面是否有效，然后評估這些工具的優(yōu)缺點。同時，對供應(yīng)商和制造商關(guān)系產(chǎn)生影響的相關(guān)其他問題也被考慮在內(nèi)。④根據(jù)團隊工具提供的額外工作能量計算時間成本。

3.4 結(jié)果和影響

3.4.1 工程師反饋

在PIP不同階段，虛擬團隊提高了工程團隊的工作效率，潛在的省時成本為10%～50%。對于成本而言，20%的潛在節(jié)約可使銷售額增加10億英鎊，成本減少9000萬英鎊。虛擬團隊還減少了大約40%的產(chǎn)品設(shè)計時間和20%的整體上市時間。供應(yīng)商的工程師和制造商的工程師之間進行同步協(xié)作，供應(yīng)商和制造商的工程師在線討論，雙方采取措施重新開啟并重新測試修改后的設(shè)計。在協(xié)同工作的過程中，共享白板和數(shù)據(jù)管理等工具得到了很好的使用。對于工程師來說，隨著新技術(shù)逐漸得到應(yīng)用，設(shè)計工程師可以在項目早期參與和管理項目。在供應(yīng)商公司內(nèi)部，供應(yīng)商和客戶之間的聯(lián)系可能會分配給工程師一些責(zé)任。虛擬團隊的應(yīng)用提高了供應(yīng)鏈協(xié)作的效率，縮短了產(chǎn)品的上市時間。CSCW在高效PIP領(lǐng)域具有諸多優(yōu)勢，在前期工作中，其可以節(jié)約時間，在線協(xié)作使多個工程師能夠理解彼此的問題。它可以減少系統(tǒng)兼容性問題，方便供應(yīng)商和客戶之間的數(shù)據(jù)傳輸，虛擬團隊還可以改善公司內(nèi)部的溝通。這將使工程師更容易獲得標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性大大提高。

3.4.2 管理者反饋

大多數(shù)管理者認(rèn)為在虛擬團隊中工作的好處大于壞處。然而對于管理者來說，遠距離工作仍然存在許多挑戰(zhàn)，在沒有太多身體互動或跨時區(qū)的情況下虛擬團隊可以更好地幫助企業(yè)內(nèi)部建立融洽關(guān)系和共同理解。由于虛擬團隊定期使用視頻會議，管理人員表示，公司的預(yù)算已經(jīng)大幅削減。在虛擬團隊的工作中，由于使用現(xiàn)代傳播技術(shù)，視覺傳達還需要考慮到文化和性別差異，考慮到即使是來自同一文化區(qū)域的人，也可能會產(chǎn)生誤解。然而，大多數(shù)管理者和管理理論都不能適應(yīng)技術(shù)更新的速度。管理者需要接受培訓(xùn)，并為溝通工具制定明確的規(guī)則，一旦規(guī)則制定，管理者就需要持續(xù)監(jiān)控團隊中的溝通。對此，虛擬團隊合作使工作和生活的界限變得不清晰。信息和通信技術(shù)的變化極大地改變了工作環(huán)境，這使得一個組織或公司能夠擺脫地域限制完成一個項目或處理同一個問題。然而如果想發(fā)揮協(xié)同IT&T的優(yōu)勢，企業(yè)內(nèi)部需要進行文化變革或充分變革，使虛擬團隊能夠很好地融入企業(yè)，同時，需要根據(jù)實際業(yè)務(wù)流程重新定義PIP。首先，雖然CSCW環(huán)境在汽車環(huán)境中是有利的，但目前只能在重大項目中使用。為確保通信所用的硬件和軟件充足，需要大量的資本投資。其次，網(wǎng)絡(luò)運營中存在很多問題亟待解決。最后，由于目前主要使用紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)，基于一些技術(shù)原因，視頻會議等通信工具可能沒有得到充分利用。當(dāng)CSCW在復(fù)雜的環(huán)境中運行時，它可能需要考慮實際的環(huán)境和實際的用戶和組織。

4 結(jié)論

在世界經(jīng)濟的大環(huán)境、大背景下，為保持自身的競爭力，企業(yè)迫切需要通過可行性技術(shù)來實現(xiàn)現(xiàn)代管理的優(yōu)勢。本文結(jié)合高科技技術(shù)，分析如何幫助虛擬團隊在企業(yè)項目中實現(xiàn)跨地區(qū)、跨文化的溝通與合作，通過案例分析了虛擬團隊?wèi)?yīng)用對企業(yè)的影響，得出如下結(jié)論：虛擬團隊對歐洲汽車企業(yè)成本降低、服務(wù)水平提高以及跨職能或跨區(qū)域技術(shù)投資的企業(yè)項目推進具有積極的促進作用，但仍需要明確解決現(xiàn)有技術(shù)問題的策略。項目的管理能力、文化和人際意識對虛擬團隊的成功運用具有重要影響。汽車企業(yè)在虛擬團隊方面首先要明確虛擬團隊成員之間的分工，強調(diào)成員個體的責(zé)任，設(shè)計符合實際情況的個體發(fā)展規(guī)劃。其次，明確虛擬團隊的獎懲制度。虛擬團隊成員需要自覺遵守和嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的各項規(guī)章制度，企業(yè)也需要逐步開展如算機或其他多媒體相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)和項目演練。積極鼓勵團隊成員溝通，減少不和諧沖突，幫助提高團隊績效。最后，管理者需要根據(jù)自身企業(yè)實力，認(rèn)真把握虛擬團隊的規(guī)模。根據(jù)成員的文化背景和能力，保證虛擬團隊的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。

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