淺談科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展建設(shè)

姜海龍

【摘? 要】科技創(chuàng)新是促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的重要維度之一，有重要助推作用。論文從當(dāng)前檔案管理工作面臨的痛點問題，以及科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的生成路徑等幾方面展開解析，還原其應(yīng)有的學(xué)術(shù)機(jī)理和邏輯架構(gòu)，為科技創(chuàng)新助力檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展提供新的理論和實踐支撐。

【Abstract】Scientific and technological innovation is one of the important dimensions to promote the high quality development of archives management and plays an important role in boosting it. This paper analyzes the pain points faced by the current archives management work， and the generation path of scientific and technological innovation to promote the high quality development of archives management work from several aspects， restore its due academic mechanism and logical framework， and provide new theoretical and practical support for the high quality development of archives management work assisted by scientific and technological innovation.

【關(guān)鍵詞】科技創(chuàng)新;檔案管理工作;生成路徑

【Keywords】scientific and technological innovation; archives management work; generate path

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）09-0019-03

1 引言

檔案管理工作的基本內(nèi)容是對各部室文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案資料;做好檔案利用服務(wù)工作，編制檔案檢索工具，積極提供利用;開發(fā)檔案信息資源，編研參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、機(jī)關(guān)建設(shè)服務(wù);做好檔案統(tǒng)計工作，按規(guī)定報送上級部門和自治區(qū)檔案局;辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)的工作。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的痛點問題

2.1 歸檔工作不健全

當(dāng)前檔案管理工作還存在一些不科學(xué)、不合理的狀況，制約了檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。突出的問題是歸檔率比較低。一些重要的檔案信息，數(shù)據(jù)資源沒有注意記錄保存，甚至沒有歸檔。反映出歸檔工作不健全。

2.2 檔案利用率不高

當(dāng)前檔案的利用率過低，和現(xiàn)實需求存在差距。產(chǎn)生此種傾向的誘因，主要是在檔案公安工作中各環(huán)節(jié)缺乏有效銜接，無法從本質(zhì)上實現(xiàn)統(tǒng)籌安排。從科技創(chuàng)新的角度來說，對檔案管理工作提出了更新更高的要求，提高對軟硬件設(shè)施的契合度和適應(yīng)性，才能保證檔案信息化的有序推進(jìn)。當(dāng)前，這方面工作仍然存在缺陷。科技創(chuàng)新工作進(jìn)展緩慢，對此相適應(yīng)的檔案管理模式和服務(wù)體系還沒有有效構(gòu)建。

2.3 檔案呈現(xiàn)分散管理模式

很多單位都認(rèn)為分散管理模式更為快捷和便利，甚至很多人員想把科技檔案成果占為己有，很多檔案文件分散在各個部門甚至各個人員手中。從屬性上看，這樣的分散管理模式會導(dǎo)致檔案的關(guān)鍵信息被篡改或被遮蔽，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的可信度降低，威脅檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.4 沒有相應(yīng)的法律支撐

當(dāng)前檔案管理法制建設(shè)比較薄弱，還不適應(yīng)現(xiàn)實生活和工作的需求。檔案管理工作還缺失相應(yīng)的法律支撐和制度保障。

2.5 單位領(lǐng)導(dǎo)重視不足

縱觀當(dāng)前的檔案管理工作，部分單位的領(lǐng)導(dǎo)重視不足，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的戰(zhàn)略牽引作用，檔案管理效能被嚴(yán)重制約。由于單位領(lǐng)導(dǎo)重視不足，資源投入和組織保障都相應(yīng)滯后，無法使檔案管理工作的效能得到充分發(fā)揮。

2.6 管理模式和時代要求脫節(jié)

梳理當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)實，我們會發(fā)現(xiàn)很多地區(qū)和單位的檔案管理工作還處于比較原始的狀態(tài)。很多檔案還處于完全保密狀態(tài)，很難發(fā)揮更好的助力作用。管理模式相對原始和滯后，無法滿足時代的需要，無法及時跟上時代的步伐，很難發(fā)揮應(yīng)有的功用。

3 科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展建設(shè)的生成路徑

3.1 加大科技創(chuàng)新的融入力度

在當(dāng)今這個科技發(fā)展日新月異的時代，科技力量日益融入檔案管理工作?？萍紕?chuàng)新日益要求與檔案管理進(jìn)行有效整合。內(nèi)凝外聯(lián)，實現(xiàn)整體推進(jìn)。在檔案管理工作中，應(yīng)該加大融入科技創(chuàng)新的力度。從另一個角度講，歸檔比較復(fù)雜，借閱查詢也需要花費大量時間，這都需要引入科技創(chuàng)新。加大科技對檔案管理工作的改造力度，實現(xiàn)數(shù)字化查閱，進(jìn)一步推動檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2 實現(xiàn)檔案資源的共享

在互聯(lián)網(wǎng)時代做好檔案管理工作越來越重要，它不僅要求傳統(tǒng)的進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)重復(fù)，而是需要構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)檔案查詢平臺，實現(xiàn)虛擬網(wǎng)絡(luò)和檔案管理的有效融合，創(chuàng)造出新的發(fā)展業(yè)態(tài)和管理范式。

我們要將科技創(chuàng)新的積極成果引入其中，檔案管理工作已不再是各個單位的自主項目，而是要轉(zhuǎn)變?yōu)槿鐣闹匾?wù)內(nèi)容，要求資源共享?？萍紕?chuàng)新可以為檔案管理工作提供全方位的科技支撐和技術(shù)平臺。為實現(xiàn)檔案的共享提供了有利條件，能滿足新時代對檔案管理工作的新要求。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用建設(shè)

實現(xiàn)檔案資源的共享，就要促進(jìn)檔案管理的科技創(chuàng)新改造，加大檔案的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用建設(shè)力度。隨著新時代的到來，必須要提高其內(nèi)在的信息化水平，推進(jìn)信息化檔案建設(shè)，有助于更好地實現(xiàn)資源共享和查詢以及利用工作。為推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)應(yīng)用力度，我們可以做到以下幾點：①通過信息查詢軟件來保證檔案信息的快捷查詢。信息查詢軟件的構(gòu)建是檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的一個重要路徑。只有科學(xué)地使用信息查詢軟件來助力使用者的快速便捷查詢，才能挖掘出檔案的潛在價值，更好地實現(xiàn)管理效能和使用效能。②完成對檔案的信息化處理。通過對檔案的信息化編制處理，助力檔案管理工作的內(nèi)涵式發(fā)展。注意在進(jìn)行信息化處理時，要以網(wǎng)頁的方式生成，保證檔案信息成果的可靠性和可視化。③要不斷拓展信息化的升級路徑。當(dāng)前要著重對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化改造和網(wǎng)絡(luò)化升級。數(shù)字化升級是需要多維構(gòu)建的。例如，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺的搭建，檔案管理數(shù)據(jù)庫的搭建和檔案信息檢索系統(tǒng)的營造等。不斷拓展信息化的升級路徑，可以更好地賦能檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展，從而為檔案管理提供技術(shù)支撐。

3.4 提升檔案管理人員的信息化管理水平

提升檔案管理人員的信息化管理水平，首先要注意提升檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效能。這對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作效能提出了更高的要求。在我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷推進(jìn)的今天，隨著檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模普及，結(jié)合當(dāng)前的檔案管理工作實際需要，要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的管理規(guī)定，具備更豐富的專業(yè)知識，練就更扎實的專業(yè)技能。因此，要強(qiáng)化對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，創(chuàng)新培訓(xùn)形式，豐富創(chuàng)新內(nèi)涵，發(fā)展創(chuàng)培路徑，可以利用網(wǎng)絡(luò)研修、外出交流學(xué)習(xí)等，增強(qiáng)人員服務(wù)和管理意識，保證服務(wù)質(zhì)量的提升與管理效能的釋放。

此外，還要注意提高檔案管理人員的專業(yè)水平。檔案管理的數(shù)字化升級需要檔案管理人員具備更高的專業(yè)能力和水平，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專業(yè)業(yè)務(wù)技能和綜合工作素養(yǎng)，制定和完善相應(yīng)的考核制度。定期或不定期地進(jìn)行考核，保證在檔案管理崗位上每一位工作人員都具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。同時，企業(yè)要將選拔制度和技術(shù)培訓(xùn)結(jié)合起來，在人員招聘上首先要選擇技術(shù)能力過關(guān)、能夠適應(yīng)檔案管理崗位需求的工作人員，還要具備細(xì)致謹(jǐn)慎負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，在遵守單位相關(guān)制度規(guī)范的基礎(chǔ)上，明確自身工作職責(zé)。檔案管理人員要明確分工，將責(zé)任落實到人落實到崗，對于在崗人員要定期對其進(jìn)行檔案管理知識考核，培養(yǎng)其正確的管理技能。

3.5 保證科技創(chuàng)新檔案管理的進(jìn)程化

現(xiàn)代的工作要求和經(jīng)濟(jì)環(huán)境傳統(tǒng)。紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需求。要通過建立科技電子化檔案來保證檔案管理工作效率的提升。檔案管理人員應(yīng)該建立完善的檔案管理服務(wù)平臺和管理體系，通過標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，形成一個高品質(zhì)的檔案管理資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，最終實現(xiàn)檔案管理的智能化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。此外，還要積極建立檔案管理數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)管理體系。通過數(shù)據(jù)庫的打造和數(shù)據(jù)管理體系的錘煉，助力檔案管理的可視化檢索和高標(biāo)化使用。最后再進(jìn)行檔案管理、收集，歸檔時還要嚴(yán)格落實相關(guān)制度，確保檔案的安全管理效果，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

3.6 使用科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理的體制機(jī)制完善

科技創(chuàng)新日益要求檔案管理的體制機(jī)制升級完善，這是在科技創(chuàng)新境遇下搞好檔案管理工作的題中應(yīng)有之義。當(dāng)前要著重完善檔案管理的檢索機(jī)制、保管機(jī)制和電子端口對接機(jī)制，要設(shè)立電子統(tǒng)計臺賬，建立信息化的檔案管理細(xì)則。通過檔案管理信息查詢系統(tǒng)，以大數(shù)據(jù)處理和云計算為相應(yīng)的技術(shù)支持，搜集整理檔案的使用熱點、使用痛點和檔案管理的工作盲區(qū)，從而更好地完善檔案管理的長效工作機(jī)制。

3.7 搭建檔案管理云計算信息處理平臺

云計算技術(shù)對新時代檔案管理工作起到重要的支撐作用。當(dāng)前檔案管理工作要突出數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)點。根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的內(nèi)外環(huán)境和工作需求，我們應(yīng)該積極搭建檔案管理云計算信息處理平臺。根據(jù)用戶的操作指令，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搜索引擎等搜集大量的信息和資料，用虛擬的語言形式將檔案資料推送給用戶，而實現(xiàn)檔案資料的共享。建立云平臺可以及時更新信息，實現(xiàn)資料的快速共享和傳播，提高檢索檔案和檔案管理的便利性。

3.8 強(qiáng)化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化建設(shè)的一個重要特征就是資源共享、網(wǎng)絡(luò)共享和信息共享。網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)是不容忽視的，要想實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，就必須強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)下的軟硬件建設(shè)。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管力度，打造能夠抵抗高風(fēng)險的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)信息內(nèi)容資料數(shù)據(jù)等的安全防護(hù)，繼而規(guī)避各種風(fēng)險漏洞，推進(jìn)數(shù)字化檔案的有效使用。

3.9 推動檔案管理手段創(chuàng)新

新時代的檔案管理工作需要推動檔案管理手段的創(chuàng)新和發(fā)展。結(jié)合實際工作需要，助力各項工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，推動檔案管理手段創(chuàng)新和升級能夠使各種現(xiàn)代化設(shè)備和工具更便捷地應(yīng)用于檔案管理工作。例如，在內(nèi)部網(wǎng)站建設(shè)上增設(shè)檔案管理網(wǎng)頁，實現(xiàn)檔案資料的共建共享，可以使使用者高效檢索檔案信息。同時借助信息技術(shù)來歸檔和處理電子文件，提供在線咨詢和交流服務(wù)，實現(xiàn)檔案價值的深入挖掘和集中呈現(xiàn)，依托于豐富化、多樣化的服務(wù)手段，提升檔案管理水平的同時，可以充分發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有效能。

3.10 優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理人才培養(yǎng)模式

結(jié)合當(dāng)前實際，除了引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備外，還要注重檔案管理人員素養(yǎng)的培育，在扎實專業(yè)技能的基礎(chǔ)上，具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。為達(dá)成此目標(biāo)，應(yīng)定期組織技術(shù)人員培訓(xùn)，注重先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段，提升檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)水平。管理人員要樹立團(tuán)隊意識和協(xié)作精神，相互借鑒學(xué)習(xí)共享工作經(jīng)驗，充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)優(yōu)勢，推動檔案管理工作的扎實開展。同時要注意政策和資金的傾斜力度，強(qiáng)化檔案部門職能，確保有的放矢地展開工作。

4 對于科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展建設(shè)的新思考

4.1 檔案管理人員要及時更新理念

在當(dāng)前的技術(shù)信息社會，工作人員必須及時豐富和更新自身的工作理念。唯有如此，才能適應(yīng)變動的工作需要。樹立“現(xiàn)代化”觀念，理念是行動的先導(dǎo)，理念也是一面旗幟。理念是方向，理念是形象。只有樹立正確的理念才能激發(fā)工作動力，激發(fā)自身的工作責(zé)任感、價值認(rèn)同感和崗位認(rèn)同感。

4.2 檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)

當(dāng)前是知識經(jīng)濟(jì)時代，也是學(xué)習(xí)時代。我們只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，具備實踐性的創(chuàng)新思維能力，適應(yīng)變動的工作現(xiàn)實，提升自我綜合素養(yǎng)，才是適應(yīng)科技創(chuàng)新型社會的需要，才能更好地做好檔案管理工作。

4.3 檔案管理人員的工作思路要創(chuàng)新

科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展還必須要注重檔案管理人員的工作思路創(chuàng)新。工作思路創(chuàng)新不僅是一種思維能力，也是一種實踐能力和情境能力。新時代要求我們不能再滿足于過去原始的工作思路和思維模式，要轉(zhuǎn)變思維方式，要意識到自己的崗位是一個價值轉(zhuǎn)換的崗位，自己是鏈條中的關(guān)鍵一環(huán)。我們不僅要提供信息的查詢，還要提供一種價值的重構(gòu)。除此以外，我們自身的功能定位也應(yīng)該發(fā)生切實轉(zhuǎn)變，做好智囊團(tuán)和后備軍的作用。決策者提供重要的參考依據(jù)，幫助有關(guān)人員便捷有效地查詢檔案，推動各方面工作的有序推進(jìn)。注意工作思路創(chuàng)新的檔案管理人員就能知道本崗位未來適應(yīng)科技創(chuàng)新型社會必須具備的素養(yǎng)和能力，也就是檔案管理人員需要在科技創(chuàng)新工作理念的指導(dǎo)下，不斷學(xué)習(xí)檔案管理工作模式創(chuàng)新相關(guān)的新知識和新技能。例如，檔案管理的電子化、信息化的理論知識，還有數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)搭建或平臺構(gòu)筑技術(shù)。同時，科技發(fā)展的日新月異，也要求檔案管理人員保持相應(yīng)的學(xué)習(xí)進(jìn)度，不能固步自封甚至是原地踏步。檔案管理崗位應(yīng)該成為一個學(xué)習(xí)型崗位、服務(wù)型崗位。只有在學(xué)習(xí)中，檔案管理人員才能始終立于不敗之地。

4.4 檔案管理人員要注重工作手段創(chuàng)新

檔案管理人員還要注重工作手段的創(chuàng)新。換言之，就是檔案管理人員必須使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為信息化、系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化，無論是何種類型或者形式的檔案都要進(jìn)行數(shù)字化升級和轉(zhuǎn)型，只有進(jìn)行這種升級轉(zhuǎn)型，才能具備可控化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的可能。只有具備了可控化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的可能，我們才能為創(chuàng)新工作手段深化工作內(nèi)涵提供物質(zhì)前提和基礎(chǔ)條件。

當(dāng)前檔案管理的諸多工作細(xì)節(jié)都已經(jīng)與科技創(chuàng)新進(jìn)行了深度整合。我們在檔案管理工作當(dāng)中也可以引入搜索引擎式思維，最大限度地保證檔案資源的電子化和信息化。不斷升級檔案管理信息系統(tǒng)，保證檔案進(jìn)行實時的采集、存儲、匯總、篩選、分析、使用。

4.5 檔案管理人員要樹立團(tuán)隊意識和協(xié)作精神

當(dāng)前的檔案管理工作更需要各職能部門檔案管理人員統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通力配合，形成工作合力，更需要檔案管理人員樹立團(tuán)隊意識和協(xié)作精神。檔案共享的信息流其實也是人才流、資源流的整合和再造。在這個當(dāng)前信息化技術(shù)支撐下的工作環(huán)境中，要想發(fā)揮信息檔案資源最大的共享效能，就應(yīng)該搭建一種跨平臺、跨區(qū)域的交流機(jī)制和協(xié)同機(jī)制，達(dá)成全要素保障?？萍紕?chuàng)新工作賦予了檔案管理工作以新的效能和新的含義，但管理人員要不辱使命，不負(fù)重托，就應(yīng)該更加快速地提升自我綜合工作素養(yǎng)，熟悉掌握各種現(xiàn)代化應(yīng)用手段，特別是要掌握檔案管理的電子化、信息化的理論知識，還有數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)搭建或平臺構(gòu)筑技術(shù)，轉(zhuǎn)變工作意識、工作態(tài)度和工作作風(fēng)，提升職業(yè)認(rèn)同感和價值向心力。依托技術(shù)手段的同時切實轉(zhuǎn)變自身的崗位角色，打造服務(wù)品牌和標(biāo)桿，提升服務(wù)質(zhì)量。

總之，科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展有諸多的發(fā)力點，需要我們以后細(xì)細(xì)品味、揣摩加以利用。

【參考文獻(xiàn)】

【1】白秀琴.新時期高校檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)研究[J].中小企業(yè)管理與科技，2014（1）：58-59.

【2】李乃英.淺析檔案的現(xiàn)代化管理[J].教學(xué)與管理，2001（2）：13-14.

【3】趙晏.探討信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2012（35）：195-196.