新時期檔案管理工作規(guī)范化的新途徑探究

王斌

摘 要：在我國的院校不斷發(fā)展的進(jìn)程中，檔案管理越發(fā)受到關(guān)注。檔案管理在單位管理中是非常重要的一部分，可以保證單位工作順利運(yùn)行。當(dāng)前大部分院校的檔案管理工作都在規(guī)范化進(jìn)程中，可以滿足上級的需求，但是檔案管理工作也存在許多困境，需要不斷研究工作方法，從而提高檔案管理工作的效果，這樣才能讓單位得到良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理工作規(guī)范化;新途徑

在檔案管理工作進(jìn)行中，可以充分考量自己學(xué)校的管理模式，并吸收其他學(xué)校的管理方式，創(chuàng)新檔案管理工作措施。但是，當(dāng)前檔案管理工作并不能滿足學(xué)校的發(fā)展，效果也比較差，不能緊跟時代發(fā)展的進(jìn)程。因此，山東省平原中等師范學(xué)校應(yīng)該對從事檔案管理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高其辦事效果。

一、學(xué)校檔案管理工作存在的困境

1.沒有制定完善的檔案管理制度

現(xiàn)今，大部分學(xué)校都有檔案室，但是并沒有制定完善的檔案管理制度，工作人員素養(yǎng)比較低，設(shè)備也不是非常完善，這樣檔案管理工作就是不完善的，工作人員的責(zé)任并沒有嚴(yán)格區(qū)分，學(xué)校應(yīng)該注重對檔案管理制度有足夠的關(guān)注，不斷完善檔案管理制度，這樣才能提高檔案管理工作的效率。

2.管理控制工作沒有緊密相連

檔案管理工作主要分為收集、整理、存儲與分類等環(huán)節(jié)，其中收集與整理是非常重要的，特別是收集與整理和學(xué)生相關(guān)的資料，這需要學(xué)校中的所有部門一起努力，將每個部門與學(xué)生相關(guān)的資料發(fā)送給檔案室，讓檔案室進(jìn)行整理。不過，當(dāng)前大部分學(xué)校在對檔案進(jìn)行管理的環(huán)節(jié)中，一般都認(rèn)為檔案管理是檔案室的工作，其他部門不需要參與。因此，相關(guān)部門就不會配合檔案室的工作，這給檔案室的工作提供了難度，給檔案收集增加了難度，而且在發(fā)展的過程中也會出現(xiàn)困境。

3.管理方式滯后

在科技不斷發(fā)展的進(jìn)程中，信息技術(shù)被運(yùn)用到了各行各業(yè)中，這也是社會發(fā)展的大趨勢。信息技術(shù)給檔案管理提供了大量契機(jī)，不僅可以減少大量人力與時間成本，還能提高管理效果。不過，大部分學(xué)校的檔案都是運(yùn)用紙張記錄，沒有緊跟時代的發(fā)展，這樣就不能將檔案細(xì)化，檔案內(nèi)容也非常缺乏，這給檔案工作的發(fā)展帶來了阻礙。

二、新時期檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

1.找到工作效率低的因素

因為大部分中專院校中的檔案管理工作人員并沒有相關(guān)工作管理經(jīng)驗，或者是依然采用以往的檔案管理方式，沒有緊跟時代的發(fā)展，也就沒有及時更新檔案管理的思想，對檔案管理工作沒有足夠的關(guān)注。這樣檔案管理工作就沒有認(rèn)真進(jìn)行部署，也沒有完備的工作設(shè)備，更沒有專人負(fù)責(zé)檔案管理，這樣檔案管理工作的安全就得不到保障。大部分院校都沒有關(guān)注檔案管理工作，這樣就不能促進(jìn)檔案管理工作的順利實施，這也會阻礙學(xué)校其他工作的實施。

在信息化時代，檔案管理工作迎來了新的發(fā)展契機(jī)，大部分工作人員都可以借助電子文件對檔案進(jìn)行管理。另外，信息技術(shù)設(shè)備比較快捷，傳輸速度比較快，也方便攜帶，雖然大部分文件也需要轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)文檔進(jìn)行管理，但是二元制管理模式更能保障檔案管理的安全，并且工作效率也會有所提高。各大院校都在運(yùn)用紙質(zhì)文檔，沒有適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用電子文檔，這樣也就沒有適應(yīng)時代的發(fā)展。因此，學(xué)校應(yīng)該緊跟時代發(fā)展，這樣才能推動檔案管理工作順利發(fā)展。

在一些規(guī)模小、民辦學(xué)校中，因為資金或其他方面的影響，檔案管理工作有時不能及時完成。另外，一些院校在學(xué)校工作考核中并沒有將檔案室建設(shè)融入其中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也不關(guān)注檔案室的建設(shè)。因此，在學(xué)校的經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，對檔案室建設(shè)也沒有投入適當(dāng)?shù)馁Y金，沒有在科研與學(xué)術(shù)研究中有所投入，這樣檔案室就不能得到擴(kuò)建，設(shè)備也比較缺乏。檔案室的建設(shè)如果沒有大量的資金投入，軟硬件設(shè)備也就不夠完備，不能保證檔案素材的完備性。

2.保證檔案管理工作的規(guī)范性

學(xué)校中的科研、學(xué)生以及教學(xué)信息都是由檔案工作人員進(jìn)行管理，是學(xué)校發(fā)展的第一手資源。但是，大部分學(xué)校還在運(yùn)用以往的檔案管理形式，都是運(yùn)用紙質(zhì)文檔對資源進(jìn)行管理，這樣的管理形式會消耗大量的人力與時間，還需要大量的保存空間，在尋找檔案時也需要一定的時間，也不能保證檔案的完整性，這樣檔案資源就容易丟失。在信息化時代，推動檔案管理工作規(guī)范化主要是運(yùn)用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，這也是當(dāng)前一種保存檔案的潮流方式，同時也可以提高學(xué)校的教學(xué)效率，保證檔案管理工作的效果。因此，在新形勢下，對檔案管理工作嚴(yán)格進(jìn)行約束，將檔案管理工作落到實處，也可以保證管理工作的嚴(yán)密性，推動學(xué)校中的其他工作的辦事效果，提高學(xué)校的整體發(fā)展水平。

現(xiàn)今，我國的中專院校主要是給社會培養(yǎng)大量實用性人才，推動我們國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在滿足社會需求的狀況下，技術(shù)型人才越來越少，中專院校的發(fā)展越發(fā)受到國家關(guān)注，并向中專學(xué)校撥入了一定的資金，這樣學(xué)校才會有大量的資金保證校園建設(shè)。在這樣的基礎(chǔ)上，學(xué)校檔案管理工作的要求也變得越來越高。為了推動中專院校的可持續(xù)性發(fā)展，給社會發(fā)展提供大量的能量，檔案管理人員應(yīng)該緊跟時代的發(fā)展，滿足社會的需求，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的模式。

3.及時更新檔案管理工作的思想

為了保證中專院校的可持續(xù)性發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)該不斷創(chuàng)新。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理工作有足夠的關(guān)注，檔案管理工作人員應(yīng)該及時更新管理思想，樹立端正的檔案管理觀念，將檔案管理工作看作是學(xué)校工作中的一部分。在具體情況中，在學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中，應(yīng)該將檔案管理工作內(nèi)容融入其中，并規(guī)劃好檔案管理工作的細(xì)則，對相關(guān)工作人員進(jìn)行考評，給工作人員提供完備的場地和設(shè)施，并投入一定的經(jīng)費(fèi)。另外，檔案管理應(yīng)該以專業(yè)人員為主，但是為了促進(jìn)檔案管理工作的順利實施，教師和學(xué)生也應(yīng)該樹立一定的管理檔案的觀念。

首先，學(xué)校應(yīng)該對相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，這樣才能有效提高檔案管理工作的效果。其次，在平常的生活中，學(xué)校還要注重對檔案管理工作的宣傳，讓教師和學(xué)生都對檔案管理有足夠的關(guān)注，并配合相關(guān)專業(yè)工作人員的工作，從而推動學(xué)校檔案管理工作的實施。只要學(xué)校中的教師和學(xué)生都意識到檔案管理工作的重要性，相關(guān)工作人員才能得到教師和學(xué)生的支持，并且在教學(xué)環(huán)節(jié)中幫助檔案工作人員進(jìn)行記錄，留住那些優(yōu)秀成果，并不斷對學(xué)校中的檔案素材進(jìn)行拓展，一起促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。