從基層檔案管理現(xiàn)狀談如何做好基層檔案管理工作

張啟軍

摘 要：基層單位檔案室內(nèi)會(huì)存放各種各樣的檔案，這些檔案工作的管理直接影響到了單位整體工作的發(fā)展。做好檔案的維護(hù)工作，延長(zhǎng)它的使用壽命長(zhǎng)，能夠幫助檔案開(kāi)發(fā)和利用，讓檔案資源實(shí)現(xiàn)全面共享。本文從基層檔案管理現(xiàn)狀著手，分析做好基層檔案管理工作的有效方法。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理現(xiàn)狀;基層檔案管理;途徑

強(qiáng)化基層單位的檔案管理工作，有助于增強(qiáng)基層單位整體的管理水平，從而提高基層單位的綜合實(shí)力，因?yàn)榛鶎訂挝坏臋n案管理不僅包括對(duì)基礎(chǔ)信息的統(tǒng)計(jì)，還包含著整個(gè)基層單位發(fā)展的情況和運(yùn)營(yíng)的狀況等各方面的資料。還有基層單位跟隨著國(guó)家政策不斷開(kāi)展的各種嘗試，在這些檔案資料中都能夠進(jìn)行詳細(xì)的記載，為未來(lái)基層單位的發(fā)展指明方向，在基層單位需要做重大決策時(shí)，可以通過(guò)對(duì)基層單位檔案進(jìn)行查閱，從宏觀和微觀雙方面把握。基層單位檔案管理水平的高低直接影響著整個(gè)基層單位的管理水平，要求基層單位的檔案管理工作要做到與時(shí)俱進(jìn)，立足于當(dāng)今社會(huì)科技不斷發(fā)展的要求，跟上時(shí)代的步伐，為基層單位的管理水平進(jìn)步提供動(dòng)力。

1 基層檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 忽略檔案管理的重要性

當(dāng)前大多數(shù)基層單位更重視發(fā)展經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)，檔案管理的水平非常落后。很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視度不夠，認(rèn)為檔案管理只是對(duì)檔案進(jìn)行保存整理的一個(gè)空閑部門，忽略檔案管理工作與整個(gè)單位的相關(guān)性，與單位未來(lái)發(fā)展的相關(guān)性，導(dǎo)致檔案工作在基層單位處于一種尷尬的狀態(tài)中，在檔案管理部門的工作人員也都是一些缺乏相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，年齡偏大的退休返聘人員，這樣的情況就嚴(yán)重阻礙了基層單位管理工作的開(kāi)展和進(jìn)步，也制約了整個(gè)基層單位事業(yè)的發(fā)展[1 ]。

1.2 檔案管理意識(shí)和途徑薄弱

檔案管理中管理意識(shí)的重要性非常突出，這里的重要性主要是指在綜合建設(shè)中，利用地理位置優(yōu)勢(shì)達(dá)到突出的成效。一般情況下該區(qū)域需要明確具體位置，最好可以在非人員頻繁經(jīng)過(guò)的區(qū)域設(shè)置檔案管理室，讓整個(gè)檔案室處在一個(gè)半封閉區(qū)域內(nèi)，門窗設(shè)置好相關(guān)的防盜設(shè)施，檔案室的鑰匙要由專人保管。在當(dāng)前雖然一些基層單位已經(jīng)用了現(xiàn)代化信息技術(shù)，但運(yùn)用得不夠透徹，在檔案檢索時(shí)較為落后，沒(méi)有圍繞著檔案的入庫(kù)、出庫(kù)做好全面保護(hù)，這樣會(huì)導(dǎo)致檔案磨損，縮短檔案的壽命，人為使用檔案時(shí)也會(huì)造成一些影響。對(duì)于檔案室沒(méi)有做好嚴(yán)格把關(guān)，不符合保護(hù)要求的檔案也進(jìn)入到檔案室內(nèi)。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案庫(kù)房中因?yàn)闆](méi)有及時(shí)地進(jìn)行檢查，導(dǎo)致一些有害物質(zhì)進(jìn)入到庫(kù)房，給檔案工作帶來(lái)威脅。大部分傳統(tǒng)的基層單位檔案室都是由普通的辦公房簡(jiǎn)單改造，有些沒(méi)有進(jìn)行改造，放置幾個(gè)架子就作為了檔案庫(kù)房，檔案室的門窗嚴(yán)密度和屋內(nèi)的潮濕情況給檔案安全造成極大的危害。

1.3 缺乏科學(xué)化的檔案管理途徑

隨著信息化的到來(lái)，基層單位的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，但很多基層單位的檔案管理工作缺乏信息化的管理方式。當(dāng)前基層單位檔案檔案管理還停留在于傳統(tǒng)的人工管理方式中缺乏先進(jìn)的管理方法，這樣嚴(yán)重阻礙了當(dāng)前基層單位檔案管理工作開(kāi)展。傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存工作都是以紙質(zhì)的檔案為主，但在檔案檔案儲(chǔ)存的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)檔案遺失泄漏的情況，同時(shí)相關(guān)人員進(jìn)行翻閱也非常的不方便，這樣就給檔案的管理工作造成很大的困難[2 ]。

2 做好基層單位檔案管理工作的途徑

2.1 提升基層單位對(duì)檔案管理工作重視

要想讓基層單位檔案管理工作得到發(fā)展，就需要基層單位上層領(lǐng)導(dǎo)重視基層單位管理工作，充分認(rèn)識(shí)到基層單位檔案管理工作會(huì)給基層單位管理以及基層單位未來(lái)的發(fā)展帶來(lái)的積極影響，在這樣的前提下才會(huì)為基層單位檔案管理提供充足的資金和技術(shù)支持，讓基層單位的檔案管理工作能夠更好地開(kāi)展。要意識(shí)到基層單位檔案管理工作重要性，最好讓領(lǐng)導(dǎo)在工作過(guò)程中，能體會(huì)到基層單位檔案所帶給基層單位的積極作用，例如單位領(lǐng)導(dǎo)要想做出重大決策的時(shí)候，就可以通過(guò)基層單位檔案中儲(chǔ)存的重要數(shù)據(jù)為決策提供一定的數(shù)據(jù)支持，只有基層單位領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)在重要決策中，借助于基層單位檔案管理的數(shù)據(jù)，為決策提供了支持，才能夠真正的從內(nèi)心深處重視對(duì)基層單位檔案工作的管理[3 ]。

2.2 提升檔案管理人員的水平

基層單位檔案管理水平的高低與檔案管理工作人員的素質(zhì)有著直接關(guān)系，所以基層單位在選擇檔案管理人員的時(shí)候要進(jìn)行嚴(yán)格的選拔，在選拔人員后要定期地對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行檔案管理的技術(shù)培訓(xùn)，讓他們接觸和了解到最新的檔案管理知識(shí)，學(xué)習(xí)和利用現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，促進(jìn)基層單位檔案管理水平的提高，讓信息化的科技設(shè)備可以更好地與基層單位檔案管理制度相結(jié)合，這樣通過(guò)掃描將基層單位所有檔案集中化放置在檔案管理系統(tǒng)中，基層單位檔案管理工作借助于現(xiàn)代信息化的手段變得更加方便，在網(wǎng)絡(luò)上也方便其他人員對(duì)基層單位檔案信息的查閱，讓基層單位檔案管理工作更好地符合現(xiàn)代化社會(huì)的要求，更好地為人民服務(wù)，為基層單位的未來(lái)發(fā)展指明方向?；鶎訂挝粰n案管理人員還要與基層單位各個(gè)部門緊密聯(lián)系，因?yàn)闄n案管理工作是涉及到基層單位整體的事情，所以檔案管理人員要與基層單位各個(gè)部門保持良好的聯(lián)系，了解各部門對(duì)檔案的真實(shí)需求，例如在基層會(huì)涉及相關(guān)的人事部門和財(cái)務(wù)部門，這些部門對(duì)于具體的檔案信息都會(huì)有所應(yīng)用，例如人事部門在對(duì)個(gè)人升職情況進(jìn)行全面了解時(shí)需要運(yùn)用到人事檔案，財(cái)務(wù)部門在對(duì)財(cái)務(wù)進(jìn)行分析時(shí)也需要用到財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，只有通過(guò)這些數(shù)據(jù)，才能夠?yàn)楹笃诘墓ぷ鞔蛳聢?jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.3 建立完善的檔案管理制度

要讓基層單位檔案管理工作更加的科學(xué)化系統(tǒng)化，就需要一個(gè)完善的檔案管理制度。一個(gè)良好的管理制度對(duì)檔案管理工作是有非常積極的促進(jìn)作用，建立一個(gè)科學(xué)的檔案管理體系和完善的檔案管理制度，也是保障整個(gè)基層單位檔案管理工作向著系統(tǒng)化，科學(xué)化方向發(fā)展的重要保障[4 ]?？茖W(xué)制度的建立要以法律體系作為基礎(chǔ)，將基層單位實(shí)際黨員管理工作與法律體系更好地結(jié)合，制定出與基層單位實(shí)際相符合的檔案管理制度，檔案管理制度的制定不是短期的事情，不是一蹴而就的，需要在長(zhǎng)期到基層單位實(shí)際發(fā)展變化中，根據(jù)基層單位的實(shí)際情況做出調(diào)整，不斷完善檔案管理制度，讓檔案管理制度更好地為基層單位的檔案管理工作服務(wù)，將檔案管理制度的作用充分發(fā)揮出來(lái)。制定一個(gè)完善的檔案管理制度要聯(lián)系整個(gè)基層單位的實(shí)際情況，耐心地傾聽(tīng)基層單位上下所有人員的意見(jiàn)，將這些意見(jiàn)更好地收集起來(lái)為檔案管理制度的建立和完善提供重要的支持，也能讓檔案管理更好地為基層單位各個(gè)部門提供幫助，讓基層單位的檔案管理工作發(fā)揮積極的作用。