“無(wú)紙化辦公”致工作量翻倍？

近段時(shí)間紙張價(jià)格上漲，無(wú)紙化辦公再次引發(fā)關(guān)注。記者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，無(wú)紙化辦公看上去很美，但實(shí)際推行中卻常陷入不好用、不管用的尷尬。紙質(zhì)版、電子版“兩條腿走路”，線上線下雙辦公的現(xiàn)象，不僅有違原來(lái)節(jié)約成本、提高效率的初衷，有時(shí)還導(dǎo)致基層工作量翻倍。

紙質(zhì)版要送，系統(tǒng)也得報(bào)

早在2013年，中央印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)厲行節(jié)約反對(duì)浪費(fèi)條例》，要求積極利用信息化手段，推行無(wú)紙化辦公，減少一次性辦公用品消耗。

中部某鄉(xiāng)鎮(zhèn)一名黨政辦工作人員介紹，當(dāng)?shù)責(zé)o紙化辦公主要通過(guò)3個(gè)渠道：一個(gè)是傳統(tǒng)的微信、QQ、商用郵箱;二是依靠電子政務(wù)外網(wǎng)，可用來(lái)開(kāi)線上會(huì)議、為村民提供服務(wù);三是專(zhuān)門(mén)的電子公文傳輸系統(tǒng)。

“與其說(shuō)節(jié)約了紙張，不如說(shuō)原本縣里或上級(jí)打印的那一部分開(kāi)銷(xiāo)現(xiàn)在轉(zhuǎn)移到鄉(xiāng)鎮(zhèn)頭上?！痹摴ぷ魅藛T表示，一是因?yàn)槲募€上傳來(lái)后，他們還得自行下載打印，供領(lǐng)導(dǎo)班子簽閱;二是許多業(yè)務(wù)需簽字蓋章審批，但鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本還沒(méi)有可驗(yàn)證的、可信的電子簽名和電子印章，電子檔沒(méi)辦法簽字蓋章。

西部某鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦的一名負(fù)責(zé)人對(duì)此也深有感觸。“紙質(zhì)版要送，郵箱要發(fā)，辦公系統(tǒng)也得報(bào)，中間稍微有變動(dòng)，又得全部重來(lái)，有時(shí)一箱紙一天就沒(méi)了?！彼f(shuō)，許多時(shí)候明明電子檔已經(jīng)蓋章掃描上傳系統(tǒng)，但相關(guān)部門(mén)還得要紙質(zhì)版。報(bào)送材料一次次反復(fù)打印修改，提倡的無(wú)紙化辦公沒(méi)法真正實(shí)現(xiàn)，事實(shí)就是增添更多的麻煩，該怎么報(bào)的文還是怎么報(bào)，該送的紙質(zhì)版還是得送。

為何形成“兩張皮”

打印機(jī)吞吐紙張的聲音依然在耳畔，垃圾桶里的廢紙仍舊在眼前，無(wú)紙化辦公的效果并未立竿見(jiàn)影，諸多因素影響著理想狀態(tài)的實(shí)現(xiàn)。

——傳統(tǒng)習(xí)慣難改，學(xué)習(xí)接受需要過(guò)程?！半娮愚k公系統(tǒng)必須專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，而且得具備基本的操作技能?！辈糠粥l(xiāng)鎮(zhèn)干部提出，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件目前來(lái)看效果更好。一是許多村干部不會(huì)弄，比如要設(shè)置專(zhuān)門(mén)IP號(hào)段，有的要更新殺毒軟件、打開(kāi)防火墻;二是有些材料要給老百姓，他們拿到紙質(zhì)的才放心。

——業(yè)務(wù)流程使然，存檔備案最好紙質(zhì)。中部某省一名市局干部告訴記者，需要領(lǐng)導(dǎo)簽字、各科室單位蓋章的文件，仍然需要打印出來(lái)落實(shí)處理，紙質(zhì)簽批有時(shí)還能從筆跡等留痕看出領(lǐng)導(dǎo)字面意見(jiàn)之外的其他想法。不少基層干部有類(lèi)似的看法：“電子文件在保密、安全性上更有挑戰(zhàn)，在真實(shí)性和權(quán)威性上不如紙質(zhì)實(shí)體文件?！薄凹堎|(zhì)檔能保存更久、方便查閱，現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)電腦做不到數(shù)據(jù)備份?！?/p>

——考核迎檢必備，臺(tái)賬少了會(huì)挨批評(píng)。中部某省直機(jī)關(guān)的一名工作人員說(shuō)，各級(jí)督查、檢查很少會(huì)查電子資料，為落實(shí)責(zé)任和隨時(shí)迎檢，單位準(zhǔn)備的也基本都是紙質(zhì)材料。而且一眼就能看出紙質(zhì)材料頁(yè)數(shù)的厚薄，要是準(zhǔn)備少了，還可能會(huì)被說(shuō)是工作不力。

不少基層干部也說(shuō)，考核組來(lái)檢查時(shí)，總不能端著手機(jī)或電腦給領(lǐng)導(dǎo)看，顯得不嚴(yán)肅，所以這些臺(tái)賬資料仍會(huì)根據(jù)檢查所需打印多份。而且最怕考核督查時(shí)，不同時(shí)間領(lǐng)導(dǎo)來(lái)考察類(lèi)似項(xiàng)目，為加上最新數(shù)據(jù)，他們可能就要把相關(guān)材料重做一遍。

——軟件層出不窮，部分功能“雞肋”無(wú)用。記者從一些政企事業(yè)單位了解到，除了內(nèi)部OA，各級(jí)各部門(mén)往往還委托外面公司開(kāi)發(fā)了眾多的電子辦公軟件，但在后期運(yùn)維更新、安全防護(hù)上難以為繼。

一些在黨政機(jī)關(guān)辦公室工作的干部反映，電子公文只能在特定的設(shè)備上、利用特定的系統(tǒng)進(jìn)行處理，不同單位的系統(tǒng)、文件類(lèi)型、文書(shū)格式可能不兼容、不互通。一些辦公軟件整體設(shè)計(jì)比較粗糙，問(wèn)題頻出，對(duì)使用者十分不友好，有些平臺(tái)只具備單一功能，用起來(lái)十分不方便。

受訪人士認(rèn)為，無(wú)紙化辦公提出了多年，有成效也有問(wèn)題，但這是一個(gè)大趨勢(shì)，不能因?yàn)槔щy停下腳步，而是要讓整個(gè)辦公流程更加便捷高效、低碳環(huán)保。

（摘自《半月談》2021年第13期 向定杰 熊家林 張格/文）