嚴(yán)格的合同管理是增強(qiáng)企業(yè)管理效能的法寶

白靜

摘要：合同管理，從單項(xiàng)合同角度，是指合同管理者對(duì)每一份合同從啟動(dòng)到談判、簽訂、履行再到合同關(guān)閉的全部過(guò)程所進(jìn)行的全面、系統(tǒng)和動(dòng)態(tài)的管理;從企業(yè)角度，合同管理是指企業(yè)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)部規(guī)章制度，在單項(xiàng)合同管理的基礎(chǔ)上對(duì)本企業(yè)全部合同進(jìn)行的整體和全面的管理。本文從企業(yè)的角度，分析了合同管理中普遍存在的問(wèn)題，并提出加強(qiáng)合同管理的措施。

關(guān)鍵詞：合同;管理;企業(yè)

隨著當(dāng)今社會(huì)的不斷完善和發(fā)展，人們的法律意識(shí)也在不斷增強(qiáng)和提高，利用法律手段維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，防止財(cái)產(chǎn)損失，提高經(jīng)濟(jì)效益，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要手段和有效保障。對(duì)市場(chǎng)而言，企業(yè)合同管理的重要性和必要性在于：實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的承諾，體現(xiàn)企業(yè)的誠(chéng)信，提升企業(yè)的品牌和形象，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。一方面把企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與市場(chǎng)聯(lián)系起來(lái)，滿足市場(chǎng)的重要性，提高企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)、參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的能力;另一方面，使企業(yè)在履行合同的過(guò)程中維護(hù)自身的合同權(quán)益，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。實(shí)踐證明，完善的合同管理機(jī)制是一個(gè)企業(yè)健康運(yùn)作的重要標(biāo)志，更是增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的管理效能。

一、企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題分析

合同管理是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)工作的一個(gè)基本前提，也是企業(yè)在整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中與其他經(jīng)濟(jì)主體進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來(lái)的必備條件。但是就目前而言，很多企業(yè)在合同管理方面存在不少問(wèn)題，表現(xiàn)在：

（一）對(duì)合同管理認(rèn)識(shí)上的偏差

企業(yè)管理層經(jīng)常會(huì)認(rèn)為，合同管理是法律部門(mén)的事，我不太清楚。事實(shí)上，這是錯(cuò)誤的。在企業(yè)內(nèi)部，合同管理絕不僅僅是一個(gè)法律部門(mén)或律師的問(wèn)題，也不是一個(gè)或兩個(gè)部門(mén)或職位的問(wèn)題。在企業(yè)內(nèi)部，合同管理是各部門(mén)、各崗位面臨合同時(shí)，要相互配合、相互監(jiān)督，認(rèn)真進(jìn)行合同的法律、經(jīng)濟(jì)、專業(yè)評(píng)審。企業(yè)的合同管理要由各有關(guān)部門(mén)和崗位從頭到尾參與，這樣才能保證企業(yè)的合同利益。

（二）合同管理制度不健全

合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。但實(shí)際上，很多企業(yè)的合同沒(méi)有歸口管理，無(wú)備案，各部門(mén)各自為戰(zhàn)，各自管理本部門(mén)的合同，甚至沒(méi)有專職的合同管理人員。在企業(yè)里，如果沒(méi)有規(guī)定嚴(yán)謹(jǐn)統(tǒng)一的合同管理制度，就會(huì)因?yàn)槿狈y(tǒng)一的制式，造成各部門(mén)權(quán)責(zé)不分明，制度規(guī)定條款沖突，合同經(jīng)辦部門(mén)和經(jīng)辦人員無(wú)所適從的局面。最后容易導(dǎo)致把合同管理只局限于文本審查和合同檔案管理，不能將合同簽訂前的選商談判和資質(zhì)審查、簽訂中的審查授權(quán)、簽訂后的履行監(jiān)控等工作有效地銜接起來(lái)。這樣會(huì)往往給企業(yè)帶來(lái)重大的經(jīng)濟(jì)損失和法律隱患。

（三）缺乏專業(yè)的合同管理人員

眾所周知，合同與法律通常是緊密聯(lián)系的，互不可分。合同管理主管人員在進(jìn)行合同管理工作時(shí)，需同時(shí)具備合同和法律專業(yè)知識(shí)。合同管理員應(yīng)當(dāng)熟悉各種不同類型合同的主要內(nèi)容，熟悉與企業(yè)有關(guān)的法律法規(guī)，具備相應(yīng)的貿(mào)易、金融、工程等方面的知識(shí)，具有相應(yīng)的合同管理經(jīng)驗(yàn)。但在很多企業(yè)里，合同管理員不是科班出身，合同和法律知識(shí)欠缺，語(yǔ)言組織不嚴(yán)謹(jǐn)，往往導(dǎo)致合同條款不完備或約定不規(guī)范、用詞不準(zhǔn)確。

（四）合同審批過(guò)程過(guò)于復(fù)雜

從擬定合同文本，到合同管理人員修定，再到各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，最后簽訂合同，需要多個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)。有些企業(yè)合同審批程序過(guò)于復(fù)雜，辦事拖拉，效率低下，往往會(huì)造成合同在較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)無(wú)法簽訂，延誤時(shí)間。

二、加強(qiáng)企業(yè)合同管理的措施分析

（一）制定和完善合同管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

企業(yè)合同管理制度作為現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要組成部分，它是把在合同管理中行之有效的、符合客觀規(guī)律的措施和方法，以規(guī)章、規(guī)程、規(guī)定和制度的形式固定下來(lái)，使之成為企業(yè)合同管理人員在合同管理中必須遵守和執(zhí)行的規(guī)范。合同管理工作的開(kāi)展不能離開(kāi)制度的約束，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)踐和本企業(yè)的實(shí)際情況，制定適合本企業(yè)的合同管理規(guī)定及其實(shí)施細(xì)則等一系列規(guī)范性文件。同時(shí)，還應(yīng)制定從委托代理、資信調(diào)查、簽約、合同履行，到檔案管理、合同管理員職責(zé)、監(jiān)督機(jī)制等多種單項(xiàng)合同管理制度。這些制度的制定，不僅為所屬各部門(mén)制定了辦理合同的原則，也為合同管理工作的全面貫徹實(shí)施提供了有利條件，更為合同管理提供了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)和教育，培養(yǎng)合同管理人才

合同管理人員的主要職責(zé)有：參與企業(yè)合同的談判并提出相應(yīng)意見(jiàn)和建議;審查和核實(shí)合同另一方的資質(zhì)、信譽(yù)等;組織企業(yè)各項(xiàng)合同的評(píng)審;起草、審核各項(xiàng)合同文本;提出合同問(wèn)題的相關(guān)法律意見(jiàn)和專業(yè)建議;協(xié)助檢查、監(jiān)督各項(xiàng)合同的履行;處理合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的各種爭(zhēng)議;組織并處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的變更及違約索賠等工作;提供合同的條款與法律解釋服務(wù)等。在合同管理工作中負(fù)有合同的審查、監(jiān)督、跟蹤和處理等管理責(zé)任。因此，要選擇素質(zhì)高、能力強(qiáng)、知識(shí)面廣、責(zé)任心強(qiáng)的人員作為合同管理員，并鼓勵(lì)合同管理人員參加法律和經(jīng)濟(jì)管理等方面的學(xué)習(xí)，提高他們的理論水平和業(yè)務(wù)水平，并引導(dǎo)合同管理人員相互交流、相互促進(jìn)、取長(zhǎng)補(bǔ)短。

（三）強(qiáng)化監(jiān)督和結(jié)算管理

簽約的主要目的是保障合同及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生。因此，企業(yè)必須通過(guò)監(jiān)督機(jī)制對(duì)合同履行情況實(shí)施有效管理。對(duì)合同的監(jiān)督管理包括：審查監(jiān)督、招標(biāo)監(jiān)督、預(yù)算監(jiān)督、驗(yàn)收付款監(jiān)督等。通過(guò)監(jiān)督管理和跟蹤管理，及時(shí)掌握各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響合同履行的因素，以便隨時(shí)向相應(yīng)部門(mén)反饋。另外，合同結(jié)算是合同履行的重要環(huán)節(jié)，合同管理部門(mén)應(yīng)與合同發(fā)起部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)密切配合與聯(lián)系，把好合同的結(jié)算關(guān)。

總之，合同管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要工作，是一種全過(guò)程、全方位、科學(xué)的管理，在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)生活中扮演了極其重要的作用，良好的合同管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。我們通過(guò)不斷加強(qiáng)企業(yè)的合同管理，建立健全企業(yè)的合同管理制度，進(jìn)而規(guī)范合同管理流程，最大限度地降低企業(yè)潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)企業(yè)在合同簽訂過(guò)程中的監(jiān)管，可以有效地避免合同糾紛給企業(yè)造成的合同法律律風(fēng)險(xiǎn)，從而規(guī)范企業(yè)的經(jīng)濟(jì)行為，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。