新時(shí)期醫(yī)院電子檔案管理策略探析

劉世佳

摘 要：社會(huì)不斷發(fā)展，我國(guó)的醫(yī)改也在不斷深入，隨著醫(yī)院管理活動(dòng)的增加，其對(duì)應(yīng)的電子檔案數(shù)量與日俱增，檔案管理工作面臨著全新的挑戰(zhàn)。在這一發(fā)展背景下，如何系統(tǒng)且全面地管理醫(yī)院所有的電子檔案，是當(dāng)下醫(yī)院電子檔案管理者需要關(guān)注的重要問(wèn)題。文章在分析醫(yī)院電子檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，提出了具體的管理策略，旨在為相關(guān)醫(yī)院提供具有實(shí)踐意義的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;電子檔案;信息化管理

中圖分類號(hào)：R197.322 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1064（2021）01-114-02

DOI：10.12310/j.issn.1674-1064.2021.01.050

隨著互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的電子檔案建設(shè)也迎來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)，管理模式以及管理理念、管理內(nèi)容都改變。醫(yī)院電子檔案管理工作能夠?yàn)獒t(yī)院內(nèi)部的各項(xiàng)決策提供參考依據(jù)，電子規(guī)范化檔案管理能夠提升檔案利用率，讓內(nèi)部資源充分發(fā)揮實(shí)際價(jià)值，從而提升醫(yī)院的整體實(shí)力，促進(jìn)醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與規(guī)范管理的必要性

1.1 開(kāi)發(fā)利用電子檔案，提升醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力

要想創(chuàng)造更多社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益，當(dāng)代醫(yī)院一定要重視自身的內(nèi)控管理工作，保證各項(xiàng)工作能夠健康穩(wěn)定運(yùn)行。電子檔案建設(shè)工作是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展、保證信息安全的重要前提。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在辦理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)具備規(guī)范且標(biāo)準(zhǔn)的管理模式，能夠減少歸檔過(guò)程中產(chǎn)生的人為偏差，有效提升內(nèi)部管理的實(shí)際作用。

此外，電子檔案與醫(yī)院的各項(xiàng)日常工作以及業(yè)務(wù)相關(guān)，能夠促進(jìn)電子檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。醫(yī)院管理層以及各項(xiàng)事務(wù)決策者也能根據(jù)電子檔案信息，開(kāi)展更加科學(xué)的決策分析，提升決策制定的有效性，在日漸激烈的市場(chǎng)環(huán)境中促進(jìn)企業(yè)獲得穩(wěn)步發(fā)展[1]。

1.2 做好檔案服務(wù)工作，節(jié)約檔案管理成本

醫(yī)院電子檔案涉及的內(nèi)容主要包括醫(yī)院日常業(yè)務(wù)開(kāi)展、內(nèi)部管理流程等，也涉及部分規(guī)章制度、法律法規(guī)等。比如，對(duì)于電子類的公文檔案來(lái)說(shuō)，涉及內(nèi)容包括醫(yī)院改革、當(dāng)下政策等，這些信息對(duì)醫(yī)院的內(nèi)部管理工作具有十分重要的參考價(jià)值。當(dāng)檔案需求主體在對(duì)所需資料進(jìn)行查閱時(shí)，電子檔案的服務(wù)功能得以充分顯現(xiàn)。此外，醫(yī)院電子檔案的規(guī)范化以及科學(xué)化管理，也能夠有效提升檔案的真實(shí)性，保證檔案的完整性，為管理人員的業(yè)務(wù)創(chuàng)新提供重要參考依據(jù)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，能夠減少人工操作的繁重壓力，避免重復(fù)勞動(dòng)，有效節(jié)約管理成本。

2 醫(yī)院電子檔案管理存的不足

2.1 缺乏大數(shù)據(jù)管理意識(shí)

與傳統(tǒng)檔案相比，檔案管理人員在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，一定要具備足夠的大數(shù)據(jù)意識(shí)。但是從實(shí)際情況來(lái)看，大部分醫(yī)院都沒(méi)有充分意識(shí)到電子檔案管理的重要性，管理者也不具備足夠的大數(shù)據(jù)管理意識(shí)。第一，很多管理人員在進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)部檔案管理時(shí)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能，雖然提升了工作效率，但是其并沒(méi)有轉(zhuǎn)變思維模式，工作方法仍然比較傳統(tǒng)。這種思維模式也在一定程度上限制了檔案管理工作中大數(shù)據(jù)的實(shí)際價(jià)值。第二，部分醫(yī)院在對(duì)內(nèi)部資料進(jìn)行處理時(shí)，采用的仍然是人工分析的方式，沒(méi)有充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，其分析結(jié)果的準(zhǔn)確性也有待提升。第三，部分醫(yī)院的電子檔管理工作的云存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)挖掘以及托管等功能尚不完善，大數(shù)據(jù)的實(shí)際價(jià)值沒(méi)有與檔案管理工作充分融合。

2.2 管理人員綜合素質(zhì)有待提升

提高管理人員的綜合素質(zhì)，能夠有效提升工作效率，但從實(shí)際情況來(lái)看，部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)仍有待提升，具體表現(xiàn)為：首先，隨著醫(yī)院檔案電子化的發(fā)展，對(duì)應(yīng)的檔案管理模式也發(fā)生了改變，不僅需要管理人員充分了解并且掌握與大數(shù)據(jù)相關(guān)的各種理論及實(shí)踐知識(shí)，還要具備一定的管理能力。但實(shí)際上大部分管理人員在掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)方面，特別是在云存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)挖掘等層面較為吃力。其次，部分管理人員工作能力良好，但思想素質(zhì)水平較低，在大數(shù)據(jù)應(yīng)用等方面極易對(duì)檔案管理質(zhì)量造成負(fù)面影響[2]。

2.3 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)不足

目前，我國(guó)大部分的醫(yī)院在實(shí)際工作中比較重視大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)以及應(yīng)用層面，創(chuàng)建了對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化了相關(guān)的信息管理力度，但是仍然有部分檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存在缺陷，需要盡快改進(jìn)：第一，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的功能不夠完善，很多大數(shù)據(jù)庫(kù)只具備基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)整理以及分析等功能，缺乏數(shù)據(jù)挖掘、云存儲(chǔ)等功能，很多環(huán)節(jié)依然需要依靠人工完成，這直接導(dǎo)致大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能難以充分發(fā)揮。第二，在對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入時(shí)，部分工作人員采用的是手動(dòng)錄入的方式，容易造成人工失誤進(jìn)而產(chǎn)生信息誤差。第三，醫(yī)院的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)仍然存在運(yùn)行及安全等方面的問(wèn)題，信息也可能面臨泄露，安全性亟待提升。

2.4 管理制度滯后

要想讓大數(shù)據(jù)在醫(yī)院電子檔案管理過(guò)程中發(fā)揮實(shí)際價(jià)值，管理人員一定要建立與之對(duì)應(yīng)的科學(xué)管理制度，借助規(guī)范化、制度化管理，把大數(shù)據(jù)合理科學(xué)地運(yùn)用到實(shí)際工作中。但是從目前的情況來(lái)看，仍然有大部分的醫(yī)院都沒(méi)有意識(shí)到該工作的重要性，沒(méi)有對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行科學(xué)及時(shí)地調(diào)整。管理人員不具備充足的大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)，也導(dǎo)致大數(shù)據(jù)的價(jià)值被“雪藏”。此外，大部分的醫(yī)院在實(shí)施管理時(shí)，懲罰措施較多，激勵(lì)機(jī)制較少，無(wú)法有效激發(fā)管理人員在大數(shù)據(jù)應(yīng)用方面的積極性、主動(dòng)性，使電子檔案管理難以實(shí)現(xiàn)理想的效果。

3 醫(yī)院電子檔案管理的整改方案

3.1 改善傳統(tǒng)管理意識(shí)

大數(shù)據(jù)能夠?qū)n案管理工作提供十分有力的支持，要想提升電子檔案管理質(zhì)量，醫(yī)院一定要根據(jù)自身實(shí)際，提升管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)。

從領(lǐng)導(dǎo)層面來(lái)看，領(lǐng)導(dǎo)者要積極轉(zhuǎn)變陳舊觀念，積極參加各種學(xué)術(shù)會(huì)議，學(xué)習(xí)與大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)相關(guān)的理論知識(shí)。在實(shí)際工作中，指導(dǎo)管理人員利用這些知識(shí)開(kāi)展大數(shù)據(jù)管理工作，更加科學(xué)合理地應(yīng)用大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能。

從醫(yī)院內(nèi)部層面來(lái)看，醫(yī)院各部門要加大大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的宣傳力度，督促每位職工能深入了解相關(guān)理論知識(shí)，使電子檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展時(shí)能夠提高大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的應(yīng)用效率，有效保障電子檔案的管理質(zhì)量。

此外，醫(yī)院方還要重視數(shù)據(jù)挖掘、云存儲(chǔ)以及托管等方面的實(shí)際價(jià)值，把這些先進(jìn)知識(shí)與自身管理工作有機(jī)融合。

3.2 構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的管理人才隊(duì)伍

為了讓大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在電子檔案中發(fā)揮實(shí)際價(jià)值，醫(yī)院一定要重視管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。首先，制定科學(xué)完善的人才招聘制度，在招聘時(shí)要求管理人員具備足夠的管理能力及與大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的知識(shí)，提升管理隊(duì)伍的整體質(zhì)量。其次，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，鼓勵(lì)其積極參與更多學(xué)習(xí)，通過(guò)培訓(xùn)掌握更多與大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的知識(shí)，使其在實(shí)際工作中更好地應(yīng)用大數(shù)據(jù)。比如，在培訓(xùn)內(nèi)容方面，醫(yī)院可以在現(xiàn)有的理論基礎(chǔ)之上，在院內(nèi)引入數(shù)據(jù)挖掘、云存儲(chǔ)以及托管等內(nèi)容，拓寬管理者的知識(shí)層面，并在培訓(xùn)完成后檢驗(yàn)培訓(xùn)效果。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)

為有效提升電子檔案的管理質(zhì)量，醫(yī)院要充分利用信息化以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)工作。首先，科學(xué)識(shí)別專業(yè)研發(fā)機(jī)構(gòu)，結(jié)合自身管理需求，開(kāi)發(fā)出功能更加完善、性能更加良好的數(shù)據(jù)庫(kù)。除了具備傳統(tǒng)的基礎(chǔ)功能，這些新建數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)挖掘、云存儲(chǔ)以及托管等功能。其次，在對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行使用以及管理時(shí)，醫(yī)院要重視數(shù)據(jù)庫(kù)的更新和維護(hù)，借助更新環(huán)節(jié)使數(shù)據(jù)庫(kù)的各種功能得到擴(kuò)充，通過(guò)維護(hù)環(huán)節(jié)有效保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，提升管檔案管理質(zhì)量，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供助力[3]。

3.4 制定完善的管理制度

為了更好地開(kāi)展電子檔案管理工作，醫(yī)院要完善內(nèi)部各項(xiàng)管理制度。首先，要重視大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)應(yīng)用，借助當(dāng)下的管理模式，引入更多與大數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)內(nèi)容相關(guān)的內(nèi)容，比如大數(shù)據(jù)應(yīng)用原則、應(yīng)用流程等，保證工作的順利開(kāi)展。其次，要完善相應(yīng)的激勵(lì)管理制度，使激勵(lì)與懲罰制度能夠達(dá)到平衡，從而有效約束管理人員的實(shí)際行為，提升其應(yīng)用大數(shù)據(jù)的積極性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與醫(yī)院電子檔案管理的融合能夠促進(jìn)電子檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，但是就目前的情況來(lái)看，很多醫(yī)院在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、人員管理制度等方面仍然存在一定缺陷，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)無(wú)法發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值。為有效提升電子檔管理工作的整體質(zhì)量，醫(yī)院一定要用更加先進(jìn)的理念，改善傳統(tǒng)的管理模式，提升人才隊(duì)伍的質(zhì)量，加大檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)力度，使內(nèi)部的管理制度更加科學(xué)完善。

參考文獻(xiàn)

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[2] 殷顯英.加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策探討[J].信息記錄材料，2020，21（10）：67-68.

[3] 黃健秀.醫(yī)院電子檔案管理的不足與提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（6）：141-142.