智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理機(jī)制研究

海杰

摘要：為了讓高校檔案管理工作更順利地開展，可以借助大數(shù)據(jù)打造“智慧校園”。對(duì)此，需明確智慧校園及高校檔案管理的基本內(nèi)容，找出現(xiàn)行檔案管理工作中存在的不足，并分析在智慧校園背景下高校檔案管理機(jī)制的構(gòu)建。針對(duì)當(dāng)前在高校檔案管理中存在的技術(shù)不過關(guān)、硬軟件建設(shè)不到位、檔案管理制度不完善以及安全性需要加強(qiáng)等問題，在智慧校園建設(shè)背景下，高校需要從加強(qiáng)硬軟件建設(shè)、培訓(xùn)檔案管理工作者的素養(yǎng)、構(gòu)建合理的數(shù)據(jù)檔案內(nèi)容、構(gòu)建量化、具體化的檔案管理制度、構(gòu)建檔案防護(hù)體系幾方面入手，提升高校檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：智慧校園；高校檔案管理機(jī)制；研究

中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-7164（2021）01-0133-02

新時(shí)代高校檔案需要高效化管理，不僅收錄和調(diào)取高效化，更要挖掘檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，進(jìn)而讓教育或高校管理更加高效準(zhǔn)確。就目前來看，高校檔案在存儲(chǔ)和調(diào)取方式、檔案內(nèi)容、檔案管理制度、檔案管理人才等方面都存在一定問題，有必要針對(duì)人事檔案的管理工作進(jìn)行全方位革新。本文將首先分析智慧校園及高校檔案管理的內(nèi)涵，其次探討當(dāng)前高校檔案管理中存在的問題，最后根據(jù)問題提出相應(yīng)的對(duì)策和建議。

一、智慧校園概述

“智慧校園”理念指的是充分利用大數(shù)據(jù)的特性以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，用數(shù)據(jù)來反映教師與學(xué)生的教學(xué)、科研、管理、校園生活以及其他活動(dòng)，并運(yùn)用云存儲(chǔ)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等高新技術(shù)，充分利用好師生的教學(xué)或生活數(shù)據(jù)，挖掘校園數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，構(gòu)建融合多種高新技術(shù)的智慧型、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化、協(xié)作型的一體化教學(xué)環(huán)境，最終目的是用數(shù)據(jù)來助推教學(xué)，讓教學(xué)更加先進(jìn)化，例如，為學(xué)生開通“校園一卡通”，可用于借閱圖書，系統(tǒng)給學(xué)生推薦合適的類目及借閱時(shí)間；也可以用來上課打卡，促使學(xué)生學(xué)習(xí)；還能作為出入校的憑證，加強(qiáng)校園管理。再例如建立學(xué)生的成績(jī)系統(tǒng)，更加直觀、具體的分析學(xué)生的成績(jī)數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)的不足，發(fā)現(xiàn)具體在哪一方面有所欠缺，幫助學(xué)生更好地提高[1]。

二、構(gòu)建高校檔案管理機(jī)制需明確的幾個(gè)要點(diǎn)

對(duì)于“智慧校園”與“高校檔案管理機(jī)制”的聯(lián)系，要明確高校檔案管理是所有數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)空間和源頭，是智慧校園能順利建設(shè)的基礎(chǔ)，圍繞高校檔案管理，應(yīng)從以下三點(diǎn)開展工作。

第一，電子檔案的建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、出行均有數(shù)據(jù)化的信息記錄，高校應(yīng)將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成信息化的電子檔案，從而更方便對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、調(diào)取、應(yīng)用。

第二，電子檔案的內(nèi)容。其作用對(duì)象不僅是教師，也是學(xué)生，數(shù)據(jù)的內(nèi)容應(yīng)包括教學(xué)、科研、管理、校園生活等多方面，高校所有師生的電子檔案內(nèi)容繁多，且隨時(shí)隨地動(dòng)態(tài)生成，因此對(duì)檔案管理與構(gòu)建技術(shù)層面的要求非常高[2]。

第三，如何利用好師生的數(shù)據(jù)檔案，充分挖掘師生的數(shù)據(jù)價(jià)值。其價(jià)值包括教學(xué)、科研、管理和生活等各個(gè)方面，應(yīng)及時(shí)推送有用的信息，充分提高數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，加大利用效率，才有助于提升高校的教育和管理水平。

三、高校檔案管理存在的問題

（一）技術(shù)不過關(guān)，硬軟件建設(shè)不到位

智慧校園建設(shè)下的數(shù)據(jù)檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)生成，管理人員必須具備相應(yīng)的數(shù)據(jù)采集、管理、分析及處理能力，但目前部分高校檔案管理在技術(shù)層面不過關(guān)，硬軟件建設(shè)不到位，導(dǎo)致高校的數(shù)據(jù)收集不全，僅對(duì)重要數(shù)據(jù)及人事檔案等進(jìn)行收錄，并未充分利用校園中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不全面，數(shù)據(jù)價(jià)值也大打折扣，檔案的優(yōu)勢(shì)并未發(fā)揮出來。

（二）檔案管理制度不完善

標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度是保障檔案管理及應(yīng)用能順利進(jìn)行下去的根本，部分高校并未建立起完善的檔案管理制度，檔案管理往往沒有效率，雖然對(duì)于常規(guī)性的數(shù)據(jù)檔案存儲(chǔ)問題并不大，但一旦出現(xiàn)特殊情況，并無合適的解決措施，隨著時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)都要朝著更高效化、精細(xì)化的方向發(fā)展，高校應(yīng)建立完善的檔案管理制度，將管理制度量化、細(xì)化、具體化、規(guī)范化。

（三）高校檔案信息安全性需要加強(qiáng)保障

在建設(shè)智慧校園背景下，將學(xué)生的大多數(shù)行為以數(shù)據(jù)的方式加以呈現(xiàn)，從而推動(dòng)校園教育和管理高效化發(fā)展。挖掘、整合和利用高校的數(shù)據(jù)檔案資源的作用較為明顯，但檔案管理的安全性應(yīng)格外重視，目前，部分高校忽視了檔案管理的安全性問題，對(duì)檔案的保護(hù)并不嚴(yán)格。

四、高校檔案管理機(jī)制的改革路徑

（一）明確數(shù)據(jù)檔案的重要性，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

以往是由資源決定人的行為，在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的時(shí)代，卻是由人的行為來決定資源分配，這種本質(zhì)的改變，能夠大大提升管理和教學(xué)的效率[3]。在智慧校園建設(shè)背景下，高校電子化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)必不可少，需要具備良好的軟硬件技術(shù)支持才能完成龐大的數(shù)據(jù)收集與利用工作。高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)明確數(shù)據(jù)檔案管理的重要性，投入更多人力、物力、財(cái)力資源組建檔案部門，加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)的軟硬件支持，構(gòu)建現(xiàn)代化、信息化的數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)；應(yīng)配合校園物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，更好地完成數(shù)據(jù)檔案的采集工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作者的素養(yǎng)培訓(xùn)

檔案管理工作者是高校信息化檔案系統(tǒng)的實(shí)際操作者和控制者，他們的工作素養(yǎng)優(yōu)秀與否，直接決定檔案信息能否順利挖掘和管理，其素養(yǎng)主要包括職業(yè)素養(yǎng)和工作能力素養(yǎng)兩方面。第一，職業(yè)素養(yǎng)。這里的職業(yè)素養(yǎng)更偏向于精神層面，數(shù)據(jù)檔案工作者應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)一方面在于樂于奉獻(xiàn)的精神，檔案管理屬于“幕后工作”，雖然有信息系統(tǒng)的幫助，但大量數(shù)據(jù)的收錄、調(diào)度、編目、整理等，仍是繁瑣且大量的工作，需要檔案管理者具備甘于寂寞、樂于奉獻(xiàn)的精神[4]。另一方面，檔案管理工作者要具備保密意識(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)檔案要做到妥善保管，不能私自泄露檔案數(shù)據(jù)。第二，工作能力素養(yǎng)。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案管理工作者應(yīng)根據(jù)不同的崗位需要，具備相對(duì)應(yīng)的工作能力。

對(duì)于檔案工作者個(gè)人素養(yǎng)的提升，需要從兩方面入手。一方面，高校在聘用人才時(shí)應(yīng)嚴(yán)格要求，提高檔案工作者的準(zhǔn)入門檻。另一方面，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)在職的檔案工作人員的培訓(xùn)，通過舉辦講座等形式，讓其實(shí)現(xiàn)自我能力的提升。

（三）構(gòu)建更合理的數(shù)據(jù)檔案內(nèi)容

首先，高校應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)劃分，明確教師和學(xué)生的哪些教學(xué)活動(dòng)、科研、管理、校園生活是需要數(shù)據(jù)化的，而哪些內(nèi)容則不必?cái)?shù)據(jù)化；哪些是重要的、可利用的，哪些是不重要的、但也有一定利用價(jià)值的等等，應(yīng)創(chuàng)設(shè)分類分層制度，構(gòu)建合理的數(shù)據(jù)檔案內(nèi)容，針對(duì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜的數(shù)據(jù)檔案，應(yīng)整理出具體框架和有效類別。

其次，高校應(yīng)對(duì)各種數(shù)據(jù)檔案的格式進(jìn)行管理，使其標(biāo)準(zhǔn)化、格式化，讓數(shù)據(jù)檔案趨于準(zhǔn)確、完善，讓人能夠一目了然[5]。加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)檔案的利用，更好地為智慧校園建設(shè)而服務(wù)。

（四）構(gòu)建量化、具體化的檔案管理制度

高校有必要構(gòu)建量化、細(xì)化、具體化、規(guī)模化的高校檔案管理制度，包括檔案內(nèi)容細(xì)化、檔案收錄工作流程、檔案修改工作流程、檔案讀取權(quán)限等級(jí)、檔案管理任務(wù)分配、檔案管理登記、應(yīng)急備案、獎(jiǎng)懲措施等，完善的檔案管理制度能讓相關(guān)工作者工作起來更加方便、高效，讓工作有據(jù)可循、有理可依。而檔案管理制度作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)和行為準(zhǔn)則，需要具備極強(qiáng)的公信力。高?？梢宰寵n案管理工作者參與進(jìn)來，多方協(xié)同，共同制定出一套量化、具體化的檔案管理制度，并要求每一位檔案管理工作者必須嚴(yán)格遵守檔案管理制度，讓檔案管理過程變得更加嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。

（五）構(gòu)建檔案防護(hù)體系

構(gòu)建完善的檔案防護(hù)體系可以從兩方面入手，一方面是物理安全，應(yīng)建立物理安全體系，包括保證機(jī)房的物理環(huán)境良好，避免火災(zāi)、水災(zāi)、電路泄露、靜電、灰塵堵塞等災(zāi)害造成的系統(tǒng)宕機(jī)，同時(shí)也要避免人力損壞、人力偷竊的現(xiàn)象[6]。

另一方面則在于網(wǎng)絡(luò)安全，應(yīng)打造網(wǎng)絡(luò)安全體系，包括構(gòu)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)防火墻、防病毒等措施，細(xì)化登陸賬戶、檢測(cè)和權(quán)限，完善用戶操作行為鏈，對(duì)所有數(shù)據(jù)文件進(jìn)行加密，需采用口令、密碼技術(shù)、生物技術(shù)等兩種或兩種以上的鑒別技術(shù)才能獲取使用權(quán)限，并且應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份，在系統(tǒng)宕機(jī)或系統(tǒng)受到攻擊后，保證數(shù)據(jù)不被破壞。

五、結(jié)語

綜上所述，高校師生數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，為保證數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)生成，就必須提高檔案管理工作人員數(shù)據(jù)采集、管理、分析以及處理的能力，這也對(duì)檔案管理技術(shù)提出了更高要求，對(duì)于檔案管理機(jī)制、檔案管理措施、檔案管理環(huán)境、檔案管理人員素養(yǎng)等亦有很高的要求，高校應(yīng)從多方入手，改革高校檔案管理機(jī)制。

參考文獻(xiàn)：

[1]余鵬，李艷.智慧校園視域下高等教育數(shù)據(jù)生態(tài)治理體系研究[J].中國(guó)電化教育，2020（05）：94-106.

[2]于莎莎.智慧校園背景下高校檔案館建設(shè)的若干思考[J].黑龍江檔案，2017（03）：61.

[3]劉清.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校智慧檔案館建設(shè)研究[J].黑龍江檔案，2018（04）：42-43.

[4]趙立倫.大數(shù)據(jù)背景下的高校智慧校園建設(shè)策略研究[J].信息與電腦，2019（09）：233-234.

[5]韓國(guó)曄.新時(shí)期如何做好高校檔案管理工作[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2018（06）：161.

[6]侯瀟.信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理芻議[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（04）：14-15.

（薦稿人：袁秋寶，喀什大學(xué)體育學(xué)院副教授）（責(zé)任編輯：胡甜甜）