推進高校設備采購的信息化建設

薛迪斯

摘要：隨著高校購買設備數(shù)量的逐漸增加，原有的設備采購管理制度不能較好的適應信息時代的變化，針對目前傳統(tǒng)高校設備連續(xù)申購延期管理系統(tǒng)存在的一些問題，應對其進行積極地研究，在信息技術背景下，創(chuàng)建信息化的管理。本文從采購申報、審批、采購、結算個四大環(huán)節(jié)詳細講解介紹高校采購信息化管理過程，在分類采購管理環(huán)節(jié)，介紹種類化采購管理方式。要想完建立在一起生產采購的高校信息化制度管理模式，應該要繼續(xù)建立完善生產采購制度管理信息系統(tǒng)，建立更加完善的采購制度體系來用以保證儀器設備生產采購管理活動地有序規(guī)范進行。

關鍵詞：高校;設備采購;信息化建設;策略

引言：隨著國民經(jīng)濟快速健康發(fā)展，教育裝備投入不斷加大，經(jīng)濟社會發(fā)展需要，高校教學科研建設經(jīng)費逐年快速增長，這也直接導致高校教學設備產品采購量的快速增加。不少高校覺得自己原有的設備采購管理模式難以有效適應一些大型設備類高校的采購管理任務繁重。因此，完善高校設備采購管理機制，建立更加科學完善的信息采購管理服務體系迫在眉睫，在如今信息化管理的背景下，實現(xiàn)設備采購工作全過程中的信息化高效管理，使得設備采購管理流程更加公開、透明、高效和更加規(guī)范。因此，在高校設備采購以及管理的過程中，建立信息化的管理制度對于促進高校的綜合發(fā)展十分有利。

一、傳統(tǒng)設備申購管理存在的問題

傳統(tǒng)的電子設備使用和采購主要是通過每位采購員填寫一張紙質設備使用和采購表。主要操作流程如下：（1）設備采購期間，采購員填寫紙質設備采購申請單和紙質借出單，經(jīng)校級部門審核登記后，送學校設備資產管理采購部，（2）學校財務部門辦理設備轉移登記手續(xù)，再將貸款發(fā)回學校設備資產管理與采購部，（3）審核登記學校設備管理與采購貸款臺賬，開始合理安排設備采購。在上述流程中產生的主要問題有：（1）申請流程繁瑣，采購者經(jīng)常在多個不同的采購部門來回奔波，效率低。（2）紙質、數(shù)字或手寫申請單不規(guī)范，修改過程沒有詳細記錄，而用戶往往無法實時準確了解自己和申請人購買的電子設備的實際購買進度，申請表上的數(shù)據(jù)難以溯源;由于信息和數(shù)據(jù)利用技術正處于相對初級的發(fā)展階段，采購訂單從早期傳統(tǒng)的手工計算賬簿進入采購控制活動，再到后來的單機控制，全過程的手工核算賬簿不能轉變?yōu)槿嬎銠C核算賬簿。信息化發(fā)展水平低，主要體現(xiàn)在采購管理手段落后。在采購管理過程中，如何從存儲的采購數(shù)據(jù)庫中動態(tài)、準確地提取出相關的采購數(shù)據(jù)，使相應的采購信息在短時間內得到充分反映，是當前采購信息管理更重要的發(fā)展方向。由于傳統(tǒng)的設備采購流程都是依靠手工記賬，會導致采購訂單信息書寫模糊、丟失等技術問題容易導致采購數(shù)據(jù)不準確，導致設備采購管理財務部門與采購財務部門之間的聯(lián)系無法及時傳遞絕對準確的采購信息數(shù)據(jù)。[1]

二、高校設備采購信息化建設的相關流程

1、設備申報

在申報階段，用戶通過瀏覽器進入申報系統(tǒng)。用戶登錄后，在申購設備的界面按照系統(tǒng)里已設計好的表格輸入申購設備的技術指標、品牌、擬選廠商、使用人聯(lián)系方式以及使用的經(jīng)費卡信息、該采購該設備轉賬的金額等信息，確認無誤之后，點擊”提交”，用戶所在的院級單位審核人便能看到用戶的申購單。之后，用戶登錄申報系統(tǒng)既可在校園網(wǎng)內登錄，也可在校園網(wǎng)外登錄，并且在任意時間都可登錄系統(tǒng)進行申報。申購航空設備真正首次做到了徹底打破國際時間域和國際空間域對地域的嚴格限制。

2、設備申報審批

當用戶提交之后，就進入了院級審核環(huán)節(jié)。此時院級審核人可看到申報用戶的所有申購信息院級審核人將核對各項信息，尤其是核對轉賬資金的卡號。若有填寫不規(guī)范或者錯誤審核人可不予審批通過，返回并給出修改意見指導用戶修改申報信息若審批通過，申報單審批便進入到校級設備管理部門審批環(huán)節(jié)。設備管理部門審批管理員在采購管理系統(tǒng)（申報系統(tǒng)與此系統(tǒng)端口對接、數(shù)據(jù)互傳〉里能看見院級審批通過的申購單，根據(jù)申報的信息再次審核，此時若發(fā)現(xiàn)申報錯誤，則不予審批通過，返回用戶修改并給出修改意見;若審批通過，設備管理部門管理員按照相應經(jīng)費類型，進行申購單編號，編號之后采購計劃單便自動生成。此時，用戶在申報系統(tǒng)可看到采購計劃單和預付款借支單（財務處將根據(jù)此單據(jù)將用戶設備申購金額轉賬至設備管理部門賬戶），若經(jīng)費卡余額不足，將導致財務操作時借款失敗，系統(tǒng)將自動返回用戶修改補充經(jīng)費，若借款成功，則將采購單轉至設備管理部門，進入到下一步的采購工作。

3、設備采購

所有已在財務部門完成借款手續(xù)的采購單都將轉設備管理部門，在采購管理系統(tǒng)里分配相應的采購業(yè)務員進行采購，此時，采購管理系統(tǒng)顯示該筆采購計劃單正處于“采購進行中”狀態(tài)。根據(jù)采購設備類別和金額的不同，進行不同的采購方式，目前采用兩種采購方式，分別為網(wǎng)上競價、詢價和招標。

（1）部分大學對采購設備金額不足或低于10萬元的高校學生計算機、打印機、數(shù)碼產品等設備分別設計進行"網(wǎng)上競價"，采用的信息平臺主要是中山大學全新開發(fā)設計并正在進行應用推廣的“高校網(wǎng)上競價系統(tǒng)”，該系統(tǒng)主要為高校進行小金額的設備采購提供便利。經(jīng)過這幾年的運行，系統(tǒng)功能逐步完善，解決了傳統(tǒng)采購模式不透明、不公開、效率低、難以監(jiān)督等問題。網(wǎng)上采購競價活動是在泛指高校采購代理人直接通過移動互聯(lián)網(wǎng)直接發(fā)布高校采購報價信息，而后供應商直接通過移動互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布報價、采購銷售過，整個流程由高校計算機通過網(wǎng)絡競價系統(tǒng)自動進行采購管理和競價記錄、采購競價結果在網(wǎng)上展開公布等各種采購競價活動的一個全過程。通過網(wǎng)上競價交易系統(tǒng)實時發(fā)布產品采購報價信息，所有具備資質的供應商可以不受限制的在同一時間看到發(fā)布的采購信息。在參與競價期間，采購方無權了解某家供應商參與了報價，也無從了解多少家供應商參與了競價，而供應商也不了解有多少競爭對手參與了競價，直至競價結束才能揭曉。最后的競價結果則根據(jù)相關管理原則（符合原則的前題下，價低者中標）選擇供應商。中標結果在網(wǎng)絡上公開，監(jiān)管部門能有效監(jiān)督，實現(xiàn)了采購的公平公正。申報管理系統(tǒng)與招標競價管理系統(tǒng)的完美結合，實現(xiàn)了零星機電設備開發(fā)采購的招標申請、審核、競價、中標的全方位網(wǎng)絡化流程管理，改變了傳統(tǒng)紙質化管理模式落后的局面，開創(chuàng)了工作流程痕跡化、信息化管理的新模式。申報競價用戶網(wǎng)上可以實時不受申報地點時段限制通過全國網(wǎng)絡競價申報，供應商可以不受申報時間地段限制在網(wǎng)上實時參與網(wǎng)絡競價，職能部門競價審批人員審核也在全國網(wǎng)絡競價系統(tǒng)中實時進行，所有數(shù)據(jù)信息都可登錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查詢到。

（2）對于實驗室內技術規(guī)格復雜、沒有通用標準且難以用價格來評判的教學科研儀器設備，目前我們采取的是用戶初步向供應商詢價，填寫擬選設備管理部門采購人員進一步多方詢價的采購辦法。在設備管理部門人員詢價采購的過程中，原則是盡量降低價格，替用戶節(jié)省資金，以不高于用戶申購設備金額預算的前提下成交。

（3）對于單筆金額超過10萬元的采購計劃單，根據(jù)天津大學相關規(guī)定，必須進行公開招標首先由用戶提出設備技術指標，設備管理部門審核，確認沒有頃向性，則通過中國政府采購網(wǎng)和大學設備信息網(wǎng)發(fā)布招標公告;若有超過家供應商應標，則在開標時公開唱標;若有家應標，則進行競爭性談判;若只有家應標，此時，設備管理部門要求用戶做深度調研，向招標小組領導闡述充分理由申請單一來源談判采購。通過以上種采購方式采購，確認賣方單位，完成簽合同手續(xù)。簽完合同之后，采購員把合同號輸入采購管理系統(tǒng)，此時采購單處于"簽訂合同中"的狀態(tài)。

4、金額結算

完成采購流程之后，就進入到了金額結算階段。此時，在用戶采購設備管理財務系統(tǒng)之后將自動記錄所用戶簽訂合同的重要事項信息，如果用戶合同付款金額已經(jīng)超過用戶轉入時的經(jīng)費，系統(tǒng)將自動顯示經(jīng)費不足，則自動返回對應用戶并在進行合同修改時如補款，請返回用戶進行追加轉入經(jīng)費，在用戶追加后的經(jīng)費結算過程中，不必通過相關院級會計審核和校級公用設備采購管理財務部門進行審批，根據(jù)合同金額選擇結算時經(jīng)費不足的轉入經(jīng)費，追加后的經(jīng)費信息提交用戶頁面之后，即可直接用戶進行管理財務系統(tǒng)轉賬;如果用戶經(jīng)費充足，則此時在用戶采購設備管理財務系統(tǒng)里將會輸入合同付款相關信息，包括合同付款人、收款管理單位及財務聯(lián)系人等，完成合同余額入賬結算，系統(tǒng)將會自動記錄合同余額入賬結算的截止時間，并自動顯示用戶采購設備狀態(tài)編號為"余額結算"，財務處理部會計根據(jù)用戶采購設備管理財務系統(tǒng)的結算信息，完成對設備供應商的所有付款結算手續(xù)，完成所有合同余額入賬結算后，設備原始采購發(fā)票余額會直接發(fā)至對應用戶手中，進行用戶設備固定資產余額登記結算入賬。入賬流程完成之后，去公司財務處或者會計中心報賬，完成這個產品采購入賬流程。

5、采購過程短信提醒服務

該系統(tǒng)首次將短信提醒服務融入采購流程。在“采購進行中”和“合同簽訂余額結算”三種狀態(tài)下，采購管理系統(tǒng)會根據(jù)用戶預留的聯(lián)系方式自動向用戶發(fā)送相應的提醒短信，告知用戶設備采購的各種狀態(tài)，以便用戶實時了解所申請設備的采購進度。短信提醒服務不僅體現(xiàn)了服務意識，而且提高了辦公效率，避免了用戶經(jīng)常詢問采購進度，對設備采購業(yè)務人員起到了間接的監(jiān)督作用。[2]

三、信息化采購達到的效果

1、通過高校整體采購信息化流程設計，使得高校采購管理過程更加規(guī)范化

作為推進我國高校采購行業(yè)系統(tǒng)管理化和信息化的一個組成整體及其系統(tǒng)設計者從技術理念而言，基本質上已經(jīng)實現(xiàn)了我國采購業(yè)務申報、審批、采購、結算四個系統(tǒng)一體化，明確了采購流程，清晰了審批、采購的權限界定，在審批環(huán)節(jié)就實現(xiàn)了采購信息的痕跡化管理。采購過程中網(wǎng)上競價、詢價、公開招標的方式都使得采購信息公開，相關采購記錄信息都能在采購管理系統(tǒng)“追根溯源”，實現(xiàn)采購動態(tài)信息化管理。

2、節(jié)省資金，提高采購效率

網(wǎng)上競價、公開招標以及多方詢價能讓更多供應商參與競爭，充分體現(xiàn)了公平競爭的原則，而正由于得到了充分競爭，保證了設備采購的價格處于合理的水準，在較大程度上避免出現(xiàn)貪污腐敗問題，在一定程度上節(jié)約了投入資金。采購各方工作通過網(wǎng)絡化的信息化，可以有效縮短高校采購各方的工作時空點和距離，縮短了高校采購工作周期，從而有效地提高采購工作效率。由于管理職責明確，辦公十分明確，項目一旦正式啟動，沒有特殊管理原因，元法推脫管理責任，可以顯著有效提高項目辦公工作效率。

3、實行有效監(jiān)督，杜絕腐敗滋生

設備產品采購的招標申請、審批、采購、中標以及貨款結算等一系列行業(yè)信息都希望能在的數(shù)據(jù)庫當中找尋的蹤跡，采購招標工作辦理流程公開透明，能夠隨時調取相關的數(shù)據(jù)信息。在采購信息管理系統(tǒng)中充分使用質量數(shù)據(jù)采掘、統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析等信息技術，對采購歷史數(shù)據(jù)資料進行深入的分析處理，使高校采購管理工作的質量管理體系實現(xiàn)高度信息化、智能化。由于采購網(wǎng)絡的信息開放性、共享性，采購相關監(jiān)管部門不僅可以實現(xiàn)全程實時跟蹤網(wǎng)上網(wǎng)下采購的執(zhí)行全過程，上級部門和其他采購相關監(jiān)管部門也同樣可以同時實現(xiàn)網(wǎng)上采購監(jiān)督，此外，還可以有效避免采購監(jiān)管人員進行暗箱操作，防止人員接受非法賄賂的危險可能。

四、采購文檔的電子化

作為一套信息化的管理系統(tǒng)還必須具備另外一個重要優(yōu)勢，就是對商品采購管理過程中可能涉及的大量文件或者資料信息進行實時電子數(shù)字化采集管理。在每次采購操作流程設計結束之后，采購部的業(yè)務員應會把每次采購操作過程中可能涉及的采購文件作為資料，上傳至采購管理系統(tǒng)中的合同文檔管理模塊，最后完成整個的采購進程。例如：用戶在使用經(jīng)費采購設備結束后，會遇到用戶項目結題或者其他事情，需要和以前完成的采購設備對賬，往往需要設備發(fā)票和合同，此時，需從檔案館查詢相應的紙質化資料中，非常繁瑣。電子化管理后，將直接從系統(tǒng)中打印，獲取相關的數(shù)據(jù)信息，對辦公效率的提升具有重要的意義。[3]

結語：采購流程是一個高度統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)。在采購管理系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)采購信息查詢、統(tǒng)計分析等功能，根據(jù)關鍵詞可以查詢到任意一條采購信息。因此，要完全掌握建立支撐起高校采購的資源信息化高校管理模式，應對高校采購管理過程中可能出現(xiàn)的新技術問題，進行不斷的完善。此外，還需建立更加完善規(guī)范的制度來保證設備采購活動的有序進行，從而確保學校的政府采購管理工作有章可循。

參考文獻：

[1]賈延江，胡國慶，李達亮.高校網(wǎng)上競價采購管理系統(tǒng)的建立與實施 [JJ.實驗室研究與探索 2010 29（4）：181-182.

[2] 邱煒韜，回傳軍.網(wǎng)上競價在高校儀器設備采購中初探[1].實驗室 研究與探索 2010 29（11）：348-350.

[3]師秀清，余成格.實行科學管理，提高資產管理效率[1].實驗室研究 與探索， 2010 ， 29（3） ： 164-165.