電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的對比

胡娟

摘要：本文旨在通過三方面的敘述來對電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行對比，首先指出了電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理之間的相同部分，隨后分析了電子檔案管理的與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，之后總結(jié)了電子檔案管理的優(yōu)點，最后結(jié)束語部分對文章進(jìn)行了總結(jié)與概括。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;傳統(tǒng)檔案管理

引言

伴隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，電子計算機(jī)技術(shù)也迎來了一次次的發(fā)展，各種信息技術(shù)應(yīng)用也有了更多的應(yīng)用領(lǐng)域。而在檔案管理領(lǐng)域，得益于這些電子信息技術(shù)技術(shù)的發(fā)展，也有了很多的電子檔案管理的對應(yīng)應(yīng)用，這種應(yīng)用方式可以令整體的辦公效率和辦公效果有著較大的提升，同時在減少人工勞動力，解放成本方面也有著獨到的作用，但傳統(tǒng)的檔案管理也有著其獨特的地點，而兩種方式又有著相同的特點，那是否可以將兩種方式進(jìn)行并駕齊驅(qū)的應(yīng)用呢？本文便對電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理這兩種不同的管理方式進(jìn)行了對比。

一、電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理之間的相同部分

（一）電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的管理原則基本類似

在現(xiàn)在的社會之中，電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理都有著其自身的特殊應(yīng)用，而無論是其中的哪一種，都需要依靠統(tǒng)一的檔案管理原則。這一管理原則也就代表了電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理都需要在整體的檔案管理之中通過利用類似或相同的工作技術(shù)來進(jìn)行對應(yīng)的檔案信息處理，同時在此基礎(chǔ)上對各自所擁有的技術(shù)與方式進(jìn)行符合時代的創(chuàng)新，不能一直滿足現(xiàn)狀、墨守成規(guī)。由此不難看出在目前階段之內(nèi)，電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理對于檔案數(shù)據(jù)的整體管理措施和方法都是類似的，也都是從方便生活和工作的角度進(jìn)行工作展開的。

（二）電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的管理基礎(chǔ)相同

雖然我們將電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行了專業(yè)術(shù)語層面的區(qū)別，但仍舊要認(rèn)識到在實際的發(fā)展中，電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的整體管理基礎(chǔ)是相同的。傳統(tǒng)檔案管理的職責(zé)主要是整理、分類、保存，進(jìn)而保證所負(fù)責(zé)的檔案材料的完整性。電子檔案管理的職責(zé)可以理解為與傳統(tǒng)檔案管理一樣的三個步驟，只是電子檔案管理更加注重將所有的檔案信息進(jìn)行電子化處理和檔案錄入，通過這樣的方式來確保最終檔案信息的持久性和安全性。所以從某些角度上來進(jìn)行分析，電子檔案管理系統(tǒng)甚至可以算作是傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的一種進(jìn)步或是擴(kuò)展，這也就注定了兩者會有相同的基礎(chǔ)。

（三）電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的管理目的相同

無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，它們的工作對象都是對應(yīng)的檔案信息，而它們的最終工作目的也是相同的，那就是對這些檔案信息進(jìn)行必要的整理和保存，確保在進(jìn)行后續(xù)的使用時可以輕松、快捷的找到需要的檔案信息，而不論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，都具備這樣的工作目的，雖然這兩種方式在工作形式上有著很大的不同，但在實際的檔案管理目的之上，還是有著比較大的相同點的。

以上三點就是電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理所具有的相同點，這些相同點從多個角度證明了這兩種檔案管理方式有著千絲萬縷的聯(lián)系，而這其中最重要的就是這兩種模式的目的和具體的基礎(chǔ)都是相同的，既然如此，又為何要大力的推進(jìn)電子檔案管理呢？

二、電子檔案管理的與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的工作模式不同

電子檔案管理的工作模式是將需要進(jìn)行處理的信息進(jìn)行電子化的處理，也就是將其錄入到計算機(jī)等電子設(shè)備之中，通過一系列的智能化、電子化的錄入、保存，來將對應(yīng)的檔案信息進(jìn)行長時間的、高效率的保存。而傳統(tǒng)檔案管理模式則是在通過人工記錄的方式來進(jìn)行檔案收集、整理、保存的，整個過程之中消耗最多的就是人力。

（二）電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的操作形式不盡相同

電子檔案管理的操作形式主要是通過計算機(jī)等信息設(shè)備進(jìn)行的操作，大部分時候人力并不起到主導(dǎo)的作用，所需要的人力操作也比較少，比較依賴電子系統(tǒng)的操作。傳統(tǒng)的檔案管理則需要有專業(yè)的、一定數(shù)量的檔案管理人員進(jìn)行主要操作，無論是最開始的信息收集，還是最后的編號整理，都需要一定數(shù)量的人員進(jìn)行參加，由此不難看出兩者操作形式的不同。

三、電子檔案管理的優(yōu)點

雖然電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理之間存在著相同與不同，且在當(dāng)前階段內(nèi)我國的電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理都有著適用于各自發(fā)揮的領(lǐng)域，但電子檔案管理還是憑借著其圖特的優(yōu)點和長處成為了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展風(fēng)向。

（一）電子檔案管理的檔案信息保存時間長

傳統(tǒng)檔案管理的媒介大多都是通過打印和書寫等方式進(jìn)行記錄，但無論哪一種都有著一個重要的特點，就是其最后都需要落到紙上，而紙本身又是一種比較脆弱的物品，在檔案的管理過程中十分容易出現(xiàn)風(fēng)化、破損、丟失等問題。但是電子檔案管理就幾乎不會受到這種問題的干擾和影響，通過電子儲存、云端儲存的方式，可以將檔案信息進(jìn)行長久的、安全的儲存。

（二）電子檔案系統(tǒng)可以解放人工

傳統(tǒng)的檔案管理工作之中，需要較多的工作人員進(jìn)行工作的開展。首先要進(jìn)行信息的整理和收集，隨后開始對信息進(jìn)行分類，之后按照對應(yīng)的規(guī)則將其進(jìn)行安放和保存，這些過程中都需要人力的參與，無形之中增加了成本。而電子檔案系統(tǒng)，大多數(shù)情況下對于人工的數(shù)量并沒有較多的要求，很多時候都是由一到兩個人進(jìn)行整體的檔案信息處理的，從最開始的整理到最后的保存都只需選擇對應(yīng)的設(shè)備和軟件就可以，以此來達(dá)到解放人工的目的。

四、結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)階段的檔案管理工作之中，存在著電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理兩種形式，這兩種形式有著其獨特的特性使其存在了不同的特點，而這些特點之外，兩種方式又有著類似的相同點，但在信息化的時代背景之下，電子檔案管理還是具有更多的使用空間，也將成為這一行業(yè)的發(fā)展方向。

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