事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的分析

王詩萌

摘要：事業(yè)單位檔案客觀、真實(shí)地記錄事業(yè)單位的發(fā)展歷程，是事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的規(guī)范化直接關(guān)系到事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是各項(xiàng)工作開展的重要基礎(chǔ)，對企業(yè)管理一直是十分重要的，對于事業(yè)單位檔案管理來說，標(biāo)準(zhǔn)化可以有效保證和提高檔案管理的效率和質(zhì)量。事業(yè)單位各方面精心工作，減少各種決策失誤。因此，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及如何加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化成為事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化分析

引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理也進(jìn)入了一個(gè)新的階段。必需的。通過完善檔案管理模式，實(shí)施檔案管理系統(tǒng)信息化，可以有效提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量?；诖耍疚膶κ聵I(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行分析，幫助開展相關(guān)工作。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案是歷史情況最客觀的記錄，是決定性的原始資料和歷史證據(jù)。對于事業(yè)單位來說，檔案管理在業(yè)務(wù)管理中起著非常重要的作用。事業(yè)單位檔案不僅是事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展的直接信息，也是評價(jià)事業(yè)單位從業(yè)人員職業(yè)發(fā)展的重要參考資料。事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)匯總，促進(jìn)事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展通過事業(yè)單位檔案信息的應(yīng)用，為事業(yè)單位內(nèi)部管理提供重要參考資料，判斷和幫助事業(yè)單位部門負(fù)責(zé)人更客觀地評價(jià)員工，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀員工科學(xué)合理調(diào)整事業(yè)單位各類從業(yè)人員。因此，做好事業(yè)單位檔案管理工作，對于促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展，進(jìn)一步提高事業(yè)單位工作質(zhì)量，提高事業(yè)單位職工工作積極性具有重要作用。隨著我國事業(yè)單位檔案管理任務(wù)數(shù)量不斷增加，任務(wù)難度不斷加大，必須不斷推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，以更好地適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要。只有這樣，事業(yè)單位才能穩(wěn)定健康發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 各環(huán)節(jié)操作系統(tǒng)運(yùn)行不正常

所謂標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)重要體現(xiàn)就是健全的制度，只有把健全的制度做成約束、方針和要求，相關(guān)工作的開展自然會有更高的標(biāo)準(zhǔn)。目前，許多政府機(jī)構(gòu)在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，如數(shù)據(jù)收集、信息人口、訪問和召回等方面仍然存在不健全的操作系統(tǒng)，顯得相對隨機(jī)，沒有嚴(yán)格的制度約束。因此，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平嚴(yán)重不足，實(shí)際檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都可能存在疏漏。例如，檔案館內(nèi)信息內(nèi)容收集不全，信息內(nèi)容不明確，訪問和調(diào)用存在疏漏等。

2.2 建檔信息慢

現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案信息管理方式是必然的發(fā)展趨勢，必須將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，是提高檔案管理質(zhì)量和效率的有效手段。雖然越來越多的事業(yè)單位正在采購先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，加大資金投入，但這些設(shè)備檔案并沒有充分發(fā)揮其作用，變得閑置，沒有充分體現(xiàn)其作用。因此需要有效提高檔案管理效率。分析原因，可以看出檔案管理人員對信息技術(shù)應(yīng)用不熟練，沒有有效體現(xiàn)各種先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的作用。當(dāng)然，也有很多事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設(shè)，手動管理檔案，忽視改善辦公條件，這是信息技術(shù)應(yīng)用過程中的一大障礙。

三、規(guī)范優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理辦法

3.1提升事業(yè)單位檔案管理的重要性

為了適應(yīng)社會發(fā)展的速度，高效、快速地管理事業(yè)單位檔案，首先要從思想上加以重視。一是樹立新的管理理念，事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)提高檔案管理宣傳水平，讓全體員工充分認(rèn)識檔案管理的重要性，鼓勵(lì)員工積極發(fā)言，聽取員工意見，參與管理。其次，為了提高業(yè)務(wù)部門經(jīng)理對檔案管理的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)層必須確保每個(gè)員工都能充分發(fā)揮作用并營造積極的工作氛圍，讓每個(gè)員工都愿意為部門做出貢獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)員工的才能和價(jià)值觀。

3.2檔案管理人員綜合素質(zhì)提升

檔案保管人是檔案管理的主體，其素質(zhì)決定其工作質(zhì)量。一是要提高職業(yè)道德，樹立真誠為人民服務(wù)的心態(tài);二是要不斷學(xué)習(xí)，多讀書，更新知識體系，提高職業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，還必須學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識和文件管理。必須精通軟件知識和現(xiàn)代信息管理技術(shù)，才能成為既懂檔案管理知識又精通計(jì)算機(jī)操作技能的綜合型人才。因此，檔案管理人員的整體素質(zhì)提升是檔案管理工作順利進(jìn)行的必要條件。

3.3加強(qiáng)電子檔案規(guī)范化管理

近年來，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，很多行業(yè)都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用到工作中，改變了傳統(tǒng)的工作方式，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量。將信息技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，滿足現(xiàn)代社會對事業(yè)單位檔案管理的要求。機(jī)構(gòu)還應(yīng)通過在電子文件和檔案管理中采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度和管理方法，并加強(qiáng)對電子文件和檔案管理所需的硬件和軟件設(shè)施的資金投入，為電子文件和檔案管理提供便利。的條件。加強(qiáng)電子檔案和檔案的規(guī)范化管理，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、分類、組織的標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化。

3.4使用最新的管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件管理

提高管理信息化和備案管理水平要充分發(fā)揮備案管理的信息化作用，必須運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行管理。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)適合自身發(fā)展的現(xiàn)代管理設(shè)備，在利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件信息快速傳遞的條件下，實(shí)現(xiàn)文字、圖片等紙質(zhì)文件信息化。與數(shù)據(jù)格式共存的管理模式進(jìn)一步保證了歸檔信息的安全性和完整性。此外，事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新管理技術(shù)，利用互聯(lián)網(wǎng)向社會提供檔案信息，優(yōu)化資源，實(shí)現(xiàn)共享，提高管理水平。

結(jié)束語

綜上所述，可以看到，隨著我國科學(xué)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)和機(jī)遇，需要抓住時(shí)代機(jī)遇，進(jìn)行改革創(chuàng)新。切實(shí)改革思想觀念和制度，根據(jù)人才市場發(fā)展需要，采取切實(shí)有效的改進(jìn)措施，創(chuàng)新現(xiàn)有管理模式，將傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理模式，切實(shí)提高事業(yè)單位工作質(zhì)量.

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